Capital'e abone olun.
YAŞAYAN BÜTÇE NASIL YARATILDI?

Yaşayan Bütçe Nasıl Yaratıldı?

Alarko Topluluğu, turizmden inşaata 6 sektörde faaliyet gösteriyor. Tam 35 şirketi olan grup, şimdiye kadar bütçelerini klasik yöntemle hazırlıyordu. Ancak, Eczacıbaşı Bilgi İletim şirketiyle gerçe...

Son Güncelleme: 01.06.2004

Alarko Topluluğu, turizmden inşaata 6 sektörde faaliyet gösteriyor. Tam 35 şirketi olan grup, şimdiye kadar bütçelerini klasik yöntemle hazırlıyordu. Ancak, Eczacıbaşı Bilgi İletim şirketiyle gerçekleştirdiği işbirliği, yeni bir dönemi başlattı. Topluluğun Bütçe ve Planlama Müdürü Ayhan İmamoğlu, hayata geçirdikleri “Yaşayan Bütçe” projesiyle, büyük bir dönüşüm gerçekleştirdiklerini söylüyor. İmamoğlu, “Artık değişen iş ve ekonomi koşullarına daha hızlı adapte olabiliyoruz” diye konuşuyor.  
 
Alarko Topluluğu 6 farklı sektörde 35 şirketi ile Türkiye’nin en köklü kuruluşlarından biri. Geçmişten bu yana edindiği birikimle süreçlerini kendine özgü yöntemlerle gerçekleştiriyor. Bütçe konusunda da bugüne kadar böyle yaptı. Ancak zaman içinde kurumsallaşmanın gereği olan altyapı sistemlerinin gerekliliğini hissetti. Ve bütçeleme konusunda tüm sektörlerdeki şirketlerini kapsayan dinamik bir çözümü hayata geçirdi. Eczacıbaşı Bilgi İletim ile gerçekleştirilen proje ile, bugüne kadar Excel üzerinde yaptığı bütçeleme işini değişik sektör ve iş yapma tekniklerine uygun olarak geliştirilmiş güvenilir bir ortama taşıdı.  
 
Mali tasarım projesi Alarko Şirketler Topluluğu tarafından gerçekleştirilen bütçe ve uzun dönemli planlama programı EBI’nin yazılım teknolojisi ile geliştirildi. Eczacıbaşı ve Alarko topluluklarının bütçe ve süreç sistematikleri doğrultusundaki deneyimleri bir araya geldi ve ortaya sürdürülebilir bir bütçe çözümü çıktı. Alarko yeni çözümüyle artık değişen iş kurallarına daha kolay ve hızlı adapte olabiliyor. Değişen hedeflerine göre bütçe simulasyonları yapabiliyor. Modüler olarak geliştirilen sistem sayesinde satıştan üretime stok yönetiminden insan kaynaklarına tüm süreçlerini bütçeye entegre edebiliyor.  
Alarko Şirketler Topluluğu Bütçe ve Planlama Müdürü Ayhan İmamoğlu ile projenin gelişim sürecini, hedeflerini ve sağlanan faydaları konuştuk. İmamoğlu’nun sorularımıza verdiği yanıtlar şöyle:  
 
EBI ile gerçekleştirdiğiniz proje Alarko Topluluğu'nun hangi ihtiyaçlarından doğdu? Böyle bir projeyi gerçekleştirmeye nasıl karar verdiniz?  
 
Alarko Şirketler Topluluğu’nda bugüne kadar değişik sektör ve iş yapma tekniklerine uygun olarak geliştirilmiş, Excel tabanlı bütçe programları kullanılıyordu. Kullanılan program diline bağlı olarak, genel değişikliklerin, bütçe programlarına işlenmesi gerekiyordu. Bütçe programları, değişik kişiler tarafından geliştirildiği için, çeşitli sorunlar yaşanıyordu.  
 
Ayrıca, açık bir sistem kullanmanın neden olduğu bazı sıkıntılar söz konusuydu. Zaman zaman ortaya çıkan değişiklik gereksinimleri, bütçe programının içinde yapılamıyordu. Dışarıda yapılan çalışmaların sonuçları, bütçe programına giriliyordu. Bu durum, bütçe programına ek olarak yardımcı program ve dosyalara gereksinim yaratıyordu.  
 
Merkezi bütçe ve mali analiz departmanı tarafından istenen standart raporlar için, bütçe programlarının dışında, ek çalışmaların yapılması gerekiyordu. Bu sorunlar etrafında projenin hayata geçirilmesine karar verildi. Ve bu projeyle, topluluk şirketlerinin değişik sektörler ve farklı iş yapma tekniklerine uygun olarak geliştirilmiş, Excel tabanlı bütçe programlarını daha güvenilir bir platforma taşımak hedeflendi.  
 
Proje süreci nasıl gelişti? Bu süreçte Alarko’nun ve EBI’nin üstlendiği sorumluklar neler oldu?  
 
Öncelikle topluluğun sektörler bazında şirket bütçelerinin detaylı bir analizini yaptık. Bu analiz sonucunda da ihtiyaç duyulan isterler listelerini oluşturduk. Hazırlanan listeler değerlendirildi ve genel bir liste ortaya kondu. Bu listeyi de EBI’ye ilettik.  
 
Onlar ise gerekli incelemeleri yaptıktan sonra, ortak bir proje planı ve ekibi oluşturdular. Proje ekibinin, plan kapsamında çalışarak bütçe yazılımını tamamlamasını sağladılar. Bütçe yazılımı tamamlandıktan sonra birlikte sistemin kurulumunu gerçekleştirdik.  
 
Alarko Şirketler Topluluğu ve Eczacıbaşı Bilgi İletişim’in projeye bakış açıları ve kullandıkları metodolojiler birbiriyle son derece uyumluydu. Burada Eczacıbaşı Topluluğu ile Alarko Topluluğu’nun  benzer yapılanmaları ve deneyimlerinin de etkili olduğunu düşünüyorum.  
 
Bu proje ile ne gibi faydalar sağladınız?  
 
Alarko Şirketler Topluluğu, çok çeşitli avantajları sağlayan güçlü bir bütçe yazılımına kavuştu. Yeni sistemle birlikte değişen iş kurallarına ve farklı sektörlere kolay uyum sağlama imkanı kazandık. Harici sistemlerle entegrasyon kolaylaştı. Bütçe varsayımlarının kolay yapılandırılmasına olanak sağlayan sistem, bütçe versiyonlamaları ve simulasyonları yapma imkanı da sağladı.  
 
Örneğin satışlar yüzde 10 azaldığında, bütçenin nasıl etkileneceğini görebiliyoruz. Yeni yazılım esnek raporlama ve analiz çalışmalarına yardımcı olan bir yazılım da oldu. Etkin kaynak kullanımına olanak sağladı. Bu sayede daha az bilgi işlem desteğine ihtiyaç duymaya başladık.  
 
Bütçe elemanlarının yetiştirilmesine de imkan tanıdı. Muhasebede çalışan arkadaşlar yeni sisteme çok kolay adapte oldular. Nihayetinde kurumsallaşmanın bir gereği olan sistem altyapısına dayanan bir sisteme kavuştuk. Topluluk bünyesinde değişik sektörlerde faaliyet gösteren kuruluşların birbirinden farklı bütçe sistematikleri genelinde standartlaşma sağladık. Böylece, bütçemizi daha kolay yönetilmeye başladık.  
 
Bugün artık topluluğa bağlı kuruluşlar, sonuçlarını kontrol edip raporlarken maliyetlerini de sorgulayabiliyorlar. Hızlanan süreçler ve insan kaynağı tasarrufu ve maliyet avantajı da sağlanıyor.  
Ayrıca, bilgilerin güvenli bir ortamda saklanması, sistem çökmelerinden kaynaklanan kayıplara son veriyor. Bütçe yöneticisi, bütçeleme sürecinde, topluluğa bağlı kuruluşların ihtiyaç duyduğu ortak bilgileri kolaylıkla yaygınlaştırabiliyor ve tüm organizasyon, tek ve doğru bir bilgi seti üzerinden işlem yapabiliyor.  
 
Satış, üretim, stok, satın alma gibi süreçlere etkileri nasıl oldu?  
 
Öncelikle modüler yapıda bütçe tasarımı söz konusu. Önceden tanımlanmış fonksiyonlar ve grafiksel arayüz yardımıyla, ihtiyaç duyulan satış, masraf ve kredi gibi modüller kolayca tasarlanabiliyor.  
Sabit Kıymet Modülü adı verilen modül, hem birimlerin sahip olduğu, hem de bütçe dönemi içinde alınan ve satılan sabit kıymetlerin yeniden değerlemesi ve cari amortisman hesaplanmasına olanak sağlıyor.  
Çek Senet Modülü ile çek ve senetlerin giriş, çıkış ve kur farkı değerlemeleri, senetlerin pul masrafı ve reeskont hesaplamaları yapılabiliyor.  
 
Personel Modülü, kullanıcı tarafından tanımlanan ek gelir ve kesintiler de dikkate alınarak tüm personelin netten brüte ya da brütten nete bordro hesaplamalarını yapıyor.  
Mali Tablolar Modülü ile bilanço, fon akımı, KDV, hesap tablosu, vb. gibi tasarlanan mali tabloların satırlarına girilmiş formüllere dayanılarak kesilmiş fişlerden toplanan değerleri raporlamak mümkün oluyor.  
 
Simulasyon özelliği daha önce hazırlanmış bir bütçedeki kullanıcı girdilerinin verilen bir oranla değiştirilerek bütçe setinin tekrar çalıştırılması ve bütçenin yeni bir versiyonunun oluşturulmasına olanak sağlıyor.  
 
Muhasebe Modülü sayesinde, kullanıcı tanımlı modüller ya da personel, sabit kıymet, çek, senet gibi gömülü modüller çalıştırıldığında, kesilen yevmiye fişleri borç ve alacak bakiyeleri kümüle ya da aylık hesap planı bazında görüntülenebiliyor.  
 
Raporlama Modülü, kullanıcı tarafından tasarlanan ya da gömülü modüllere kaydedilen ve hesaplanan verilerin, grafiksel arayüzden girilen kriterlere göre filtrelendikten sonra yazdırılabilir rapor formatında ekrana getirilmesini sağlıyor.  
Üretim Planlama Modülüyle programa girilen ürün ve ürün reçeteleri göz önünde bulundurularak bütçe aylarında kapasitenin planlanması; eldeki makine ya da adam/saat kapasitesinin yetersiz olduğu ayların görüntülenmesi mümkün oluyor.  
 
Son olarak Otomatik Kredi, Repo Hesaplama özelliği bütçe ayları boyunca elde bulunması gereken minimum nakit miktarının altına düşüldüğünde, kullanıcının tanımladığı koşullarda otomatik kredi alınmasını sağlıyor. Aynı şekilde minumum nakit miktarının üzerine çıkıldığında, aynı koşullarda otomatik repo yapılmasını sağlıyor. Ayrıca şirkete özgü çeşitli modüller de programa kolayca entegre edilebiliyor.  
 
Bir sonraki adımda neler planlıyorsunuz, bu proje ile başka ne gibi faydalar sağlayacaksınız?  
 
Bundan sonrasında bütçe sonuçlarını fiili veriler ile otomatik olarak karşılaştırabilmek istiyoruz. Ayrıca bütçe sonuçlarının Uluslararası Muhasebe Standartlarında ve SPK standartlarında raporlanmasını da sağlayacağız.  
 
Projenin Alarko'ya maliyeti ne oldu?  
 
Bu proje Alarko’nun yıllar itibariyle biriken bilgi ve deneyiminin doğal ürünü. Maliyeti sadece harcanan adam saat olarak değerlendirmek gerçeği ifade etmeyecektir. Bu açıdan baktığımızda söz konusu bilginin buna göre değerlendirilmesinde ve cevabının bizde kalmasında fayda var.  
 
BÜTÇELEMEDE YAŞANAN ZORLUKLAR  
 
Suavi Akar /Eczacıbaşı Bilgi İletim Satış Ve Pazarlama Müdürü  
 
Türkiye’de şirketler, bütçelemeyi genellikle Excel ile yapıyorlar. Satış bütçelerine bağlı olarak üretim bütçeleri, üretim bütçelerine bağlı satın alma bütçesi gibi birbirine bağlı yürüyen bütçeler yaratmak Excel gibi gereçlerle çok zor. Bütçeye başlarken bir varsayım yapılıyor. Sonuçta, koyulan hedef kârlılık getirmeyince, yeni bir senaryo kuruluyor. Farklı senaryolardaki etkileşimleri gerçekleştirmek aylar sürüyor. Bittiğinde yapılan bütçe eski bile kalabiliyor.  
 
Ayrıca şirketler yıl içinde, bütçelerini revize etmek ihtiyacı duyuyorlar. Yaşanan zorluklar revizyonda da geçerli oluyor.  
 
PLANIUM YAŞAYAN BÜTÇELER SUNUYOR  
 
Bizim sunduğumuz teknoloji, hem kısa sürede bütçe oluşturulmasını, hem de değişiklik yapılmasını  kolaylaştırıyor. Yaşayan bütçelere olanak sağlıyor. Bu çözüm, özellikle, topluluk şirketlerinin ortak bir bütçe metodolojisine göre çalışmaları gereken ortamlarda kolaylık sağlıyor. Servis sağlayıcı ve proje bazlı gelir elde eden ve gelirleri mevsimsellik arz eden şirketlerde de katma değeri yüksek oluyor. Bütçeleme yapmanın zor ve karmaşık olduğu bu sektörlerde Planium karmaşıklığı ortadan kaldırıyor.  
 
HER SEKTÖRDE KULLANILABİLİR  
 
Planium, aslında kullanıcının kendi kendine kurup çalıştırabileceği bir paket değil. Mutlaka, şirkete özel uyarlamalara ihtiyaç var. Maliyet de buna bağlı olarak değişiyor. Planium çözümü, kompleks bütçe çözümlerinin sunduğu işlevselliği sağlıyor. Maliyeti ise bu çözümlerin yaklaşık yarısı civarında. Bir sektöre özel bir uygulama değil. Esnek yapıya sahip bir çözüm olduğu için, her sektöre uygulanabilir. Ancak uygulandığı sektörün gereklerine göre farklı uyarlamalara ihtiyaç olacağı için kullanıcıya göre farklı maliyetler söz konusu olacaktır.  
 
 
 
 
 
  

Etiketler:

İsminiz:

Yorumunuz:


FOTO HABER