İŞ DÜNYASI

ŞİRKETLER VE YÖNETİCİLER

Verimli toplantı taktikleri

Cep telefonları kapanıyor, laptoplar odanın dışında bırakılıyor ve beyin fırtınası başlıyor...

Bu manzara, iş hayatındaki herkese tanıdık gelir. Şirket toplantılarının verimli geçmesi adına pek çok şirket yöneticisinin yaptığı aksiyonlardır bunlar. Ama öyle isimler var ki mesailerinin yarısı böyle toplantılarda geçiyor. Tabii bu olağanüstü trafiği verimli ve etkin yönetmek başlı başına bir meziyet. İş dünyasının önde gelen isimlerine, toplantı ajandalarını nasıl yönettiklerini sorduk. Basit ama ilginç taktikler ortaya çıktı. İş insanları, verimli toplantılarının sırlarını paylaştı. Bir toplantı salonunu düşünün. Toplantıya gireli 49 dakika olmuş ve tam bir dakika sonra teneffüs zili çalıyor. Bu zil, 10 dakikalık molayı haber veriyor. Yorulanlar, zihni dağılanlar, konsantrasyonu düşenler 10 dakikalık molayla tazeleniyor. Bu örnek, şirketlerin "verimli toplantı" taktiklerinden sadece biri. Uygulayıcısı ise Tofaş. Tofaş'ın "50+10" formülü, bir saati geçen tümtoplantılarda uygulanıyor. Amaç net: Verimliliğin ve konsantrasyonun düşmesini engellemek. Zaten yine bu nedenle, cep telefonu, laptop gibi iletişim araçları da toplantı süresince kapalı tutuluyor. Aydınlı Grup'un toplantı salonunda ise başrolde masadaki kum saati var. Kum saati, söz alanların 5 dakikadan fazla konuşmasını engelliyor. Böylece konu dışı sohbetlere imkan verilmiyor. IBM'in verimlilik taktiği ise "toplantı polisleri". Bu kişiler, hazırladıkları checklist yardımıyla, toplantı sonunda bir karar alınıp alınmadığını, üretilen çözümleri, toplantı için ayrılan süreyi, toplantı kurallarına uyulup uyulmadığını takip ediyor. Verilen geri bildirimlerle, bir sonraki toplantının yöntemi ve yönetiminde iyileştirmeler yapılıyor. Tüm örnekler, aslında tek bir amaca hizmet ediyor. Toplantıları daha etkin ve verimli kılmaya. Capital, iş dünyasının önde gelen isimlerine etkin toplantı stratejilerini sordu.

GEÇ KALANA CEZA!
Aydınlı Grup Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı Ahmet Said Kavurmacı, toplantılar konusunda oldukça hassas. Şirkette, toplantı süresinin aşılmasına müsaade edilmiyor. Yürütme kurulu toplantılarında ise "geç kalana ceza" uygulaması var. İlk 5 dakika gecikme 50 TL, 5-15 dakika arası gecikme ise 100 TL ile cezalandırılıyor. "Rutin toplantılar 1-2 saat arasında bitirilmeli. Ama aylık üst düzey toplantılar 3-4 saat sürebilir" diyen Kavurmacı, sözlerini şöyle sürdürüyor: "Mühim olan katılımcıların o toplantı konusuyla ilgilerinin olması. Toplantıların mutlaka bir sekreteryası olur ve notlar alır, başlangıç ve bitiş saati olur. 5 dakikalık kum saati masamızda bulunur. Toplantılara telefon alınmaz, laptop, iPad türü cihazlar bulundurulmaz. Sadece sekreteryayı yapan kişinin önünde bilgisayar açıktır. Sunum yapacak olanlar o bilgisayarı kullanır. Toplantının uzaması durumunda başkan veya yardımcısı ayağa kalkar. Bu, 5 dakika içinde toplantı bitecek anlamındadır ve bitirilir. Toplantılardaki en büyük sıkıntılar, zaman planına uyulmaması ve konuyla ilgisi olmayanların toplantılarda kalmaya devam etmeleridir. Toplantının bir amacı bilgilendirme, diğer bir amacı da istişaredir. Bu amaçlara etkin olarak katılım sağlamayan kişiler toplantıda bulundurulmamalı."

1 2 3 4 5