Stratejiye zaman yok

Günde 12, haftada 60 saat çalışan CEO’ların geleceği planlamaya yeterince vakitleri var mı?

17.07.2015 20:48:270
Paylaş Tweet Paylaş
Stratejiye zaman yok
Corporate Transformation’ın başkanı ve aynı zamanda Monitor Group’ta şirket dönüşüm projeleri grubunda kıdemli danışman olarak görev yapan Robert H. Miles, Harvard Business Review’da yayınlanan “Kurumsal Dönüşümlerin İvmelendirilmesi” adlı makalesinde, CEO’ların zaman yönetimi konusunda yaptıkları hatalardan birine şöyle dikkat çekiyor: “Üst düzey karar vericiler, müthiş fikirler peşinde koşmak ve devasa sonuçlar hedeflemek yerine büyük hatalar yapmaktan kaçınmaya çalışır. Kendilerinin şirketin tamamını yeniden hayal etme işiyle uğraşamayacak kadar günlük faaliyetlerle ilgilenmek zorunda ve meşgul olduklarına inanarak kendi sorumluluk alanlarının altına saklanırlar. Burada sorun olan ise bir kurumun dönüştürülmesinin ancak yöneticiler arasındaki yoğun bir işbirliğiyle gerçekleştirilebileceği gerçeğidir.” CEO’ların günlük ajandası her zaman çok konuşulur ve tartışılır. CEO’ların zaman yönetimi, bir günü nasıl geçirdikleri, günü etkin geçirip geçirmedikleri, ağırlık verdikleri konular uzmanlar tarafından sürekli incelenir. Uzmanların en önemli eleştirilerin başında ise Miles’ın da dikkat çektiği gibi CEO’ların gereğinden fazla günlük işlerle meşgul olması, gelecek stratejilerine yeterince eğilememesi gelir. Türkiye’de de bu eleştiri uzmanlarca sık sık dile getirilir. Odgers Berndtson Yönetici Ortağı Ayşe Öztuna da bunlardan biri. Öztuna, Türkiye’de yöneticilerin uzun vadeli stratejiler oluşturmak yerine daha çok günlük işlere ve operasyona ağırlık verdiğine dikkat çekiyor. “Pek çok araştırma da CEO’ların strateji oluşturma yerine operasyona daha yakın olduklarını ortaya koyuyor” diyor.

GÜNLÜK İŞİN KAPSAMI
CEO’lara günlük işlerinin neler olduğu sorulduğunda, iletişim kanallarından gündemi takip etmek, e-mailleri kontrol etmek, toplantılara girmek, rapor okumak, sahaya inmek, müşteri ziyaretlerinde bulunup çalışanlarla bir araya gelmek şeklinde yanıtlar veriliyor. Türkiye’de birçok yönetici, zamanının çoğunu bu işlerin aldığını itiraf ediyor. Zamanla adeta bir yarış içinde olduklarını, kimi zaman günde 12, haftada 50 saati aşkın bir süre çalıştıklarını söylüyorlar. Neyi farklı yapmalı, ne tür stratejiler oluşturmalı noktasına zaman ayıramamaktan şikayetçi olanlar arasında iş seyahatlerini ya da hafta sonlarını bu konuları düşünmek için fırsat bilenler de var. Bu tablo yönetim uzmanlarına göre çok sağlıklı değil. Uzmanlar, günlük operasyonlara çok fazla odaklanılmasının resmin bütünü oluşturacak unsur olan stratejiye ve gelecek planlarına yeterince zaman ayrılamaması sonucunu doğurduğunu söylüyor. Egon Zehnder International Yönetici Ortağı Murat Yeşildere, “Bir CEO’nun görevinin sonuç odaklılık, stratejik düşünme ve değişimi yönetme olduğu unutulmamalı. CEO pozisyonundaki yöneticiler, günlük işlerden ziyade bu konulara ağırlık vermeli” diyor. Ayşe Öztuna da bir CEO’nun zamanının en azından yüzde 10’unu strateji oluşturmaya ayırması gerektiğini savunuyor. Uzmanlar, CEO’ların günlük operasyonlara fazla zaman ayırma nedenini delegasyon sorununa bağlıyor. Öztuna, bu konuyla ilgili şöyle bir saptamada bulunuyor: “Her pozisyonda yetişmiş yönetici olmadığı için üst düzey yöneticiler, bir alt kadronun işini de yapıyor. Bazen de güvenilmediği için delegasyonda problem yaşanabiliyor. Üst düzey yönetici işin operasyon kısmına giriyor. Stratejiye ayrılacak zaman günlük iş tarafına kanalize ediliyor.” ~

GÜNLÜK İŞ ENGEL DEĞİL!
Günlük işler, üst düzey yöneticilerin oldukça fazla zamanını alıyor. Örneğin hazır giyim sektöründe, birçok yönetici haftada ortalama 50 saat çalışıyor. Şirket içi toplantılar ve saha çalışmalarına oldukça fazla zaman ayırıyor. Buna karşın yöneticilerin ortak görüşü, günlük işlerin kendileri için engel oluşturmadığı yönünde. Bu sektörde yer alan Silk&Cashmere’in patronu Ayşen Zamanpur için de yoğun bir tempo söz konusu. Zamanpur, güne yapılacaklar listesini revize ederek başlıyor. Sonrasında her gün belli raporları inceliyor. Şirket içi toplantılarını sabah erken saatlerde yapmayı tercih ediyor. “Satış ve finansman departmanıyla ofiste olduğum her gün mutlaka toplanırım” diyor. Zamanpur, toplantıları olmadığı günlerde ise sahada olmayı tercih ediyor. “Özel bir şeyler yoksa ofiste olmak yerine sahada olmak çok daha iyi. Blackberry zaten mobil ofis imkanı sağlıyor” diye konuşuyor. Mağaza ziyaretlerini genellikle habersiz gerçekleştiren Zamanpur, yorumlarını da hiç vakit kaybetmeden tüm ekiple mail yoluyla paylaştığını ifade ediyor. Birçok günlük işin kendisi için hiçbir engel oluşturmadığını belirten Zamanpur, bunu da iyi bir ekiple çalışmasına ve günlük işleri dengede tutup strateji oluşturmaya odaklanmasına bağlıyor. Gün içindeki iş akışına ilişkin şöyle konuşuyor: “Haftada ortalama 50 saat çalışıyorum. Tabii seyahatlerle bu bazen uzuyor. İşim perakende, cironun yarısı cumartesi ve pazar günleri olduğu için hafta sonu da mağazaları ziyaret ediyorum. Mesaim her akşam saat 22:00’de cep telefonuma gelen günlük bütçe ve mağaza ciroları ile bitiyor.”

İŞTEN BOĞULMAMA FORMÜLÜ
Bazı yöneticiler ise tempoları ne kadar yoğun olursa olsun işleri delege ederek bu yoğunluğun üstesinden gelmeyi başarıyor. Böylelikle hedeflerine odaklanmayı sürdürüyorlar. Tekstil sektörünün en başarılı girişimcilerinden Hey Tekstil’in patronu Aynur Bektaş, yoğun bir tempoda kimi zaman günde 12 saat çalışıyor. Bu tempo içinde imalat toplantılarına katılmak, raporları ve e-postaları okumak günlük rutin işleri arasında. TOBB Kadın Girişimciler Başkanı olarak üyelerle sıklıkla toplantılar gerçekleştiriyor. Zamanının yaptığı işlere göre dağılımında ise müşteri ve tedarikçi toplantıları gününün yüzde 30’unu, strateji toplantıları ve geri kalan günlük işler de yüzde 40’ını alıyor. “Kurumsal bir yapımız olduğundan günlük işleri delege ediyorum” diyor. Bektaş, günlük işlerin bir yönetici olarak hedeflerini engellemediğini söylüyor. Akman Holding Yönetim Kurulu Başkanı Ali Akman da işleri delege ederek kendini hedefe odaklayanlardan… Akman’ın zamanının yüzde 10’unu iç toplantılar, yüzde 15’ini müşteri ziyaretleri ve yüzde 10’unu rapor okumak alıyor. Geri kalan yüzde 65’lik zaman dilimini aktif pozisyonları belirlemede kullanıyor. Akman, sorumlulukları delege edebildiği ve iş hayatında joker özelliğini koruyabildiği için zamanını iyi kullanabildiği görüşünde. Günlük işlerinin hedeflere ulaşmasını engellememesi için teknolojiden de önemli ölçüde yararlandığını belirtiyor. “İnternet, Blackberry, görüntülü görüşme ve takip kullandığım teknolojilerden bazıları” diyor. ~

STRATEJİYE VAKİT KALIYOR MU?
İş dünyasında birçok isim zamanı yönetmek konusunda kendi iş süreçlerine göre hareket ediyor. Ancak dönem dönem doğru dengeyi kurmak konusunda istedikleri kadar başarılı olamayabiliyorlar. Örneğin Ceva Lojistik Türkiye ve Balkanlar Genel Müdürü Aslan Uzun, günlük çalışma temposunda, zamanının yüzde 50’sini müşterilerine, yüzde 30’unu çalışanlarına ve yüzde 20’sini de rapor, e-posta ve iş seyahatlerine ayırıyor. Günde en az 3 müşteri ile konuşmaya ve en az biriyle bir araya gelmeye çalıştığını belirten Uzun, “Tabii müşterinizi mutlu etmek çalışanlarınızı da mutlu etmekten geçiyor. Bu yüzden günde en az 15-25 arkadaşımız ile gerek toplantıda gerek telefonda gerekse yüz yüze konuşuyorum. Geri kalan zamanı toplantı ve e-maillere ayırıyorum” diyor. Uzun hafta içi en geç 7:15’te iş yerinde oluyor. Akşamları da 20:00-20:30 gibi ofisten çıkıyor. Haftada en az 1-2 gece de evde e-postalar ile boğuştuğunu söylüyor. İDO Genel Müdürü Ahmet Paksoy da günlük koşuşturmaca içinde işin nerede başlayıp nerede bittiği konusunun bazen karıştığını söylüyor. Paksoy’un haftada 50 saati aşan bir çalışma rutini var. Bazı dönemlerde pazar gününü bile ailesiyle geçirebilmenin kendisi için lüks olduğunu ifade ediyor. Genel olarak planlı çalışmaya özen gösterdiğini belirten Paksoy, “Günlük işler yüzde 50, diğer işler yüzde 50 zamanımı alıyor. Hemen her gün bir iş planım var. Bazen ayrıntılar, ana tablodaki zamandan çalsa da genel olarak planlı çalışmaya, zaman yönetimine çok önem veriyorum. Olağan dışı durumlar hariç, zamanımı iyi yönettiğimi düşünüyorum, kişilere değil konulara odaklanıyorum” diye konuşuyor.

ANA İŞ RAPOR OKUMAK
Bazı yöneticiler için günlük iş denildiğinde akla ilk olarak raporları okumak geliyor. Büyük tabloyu raporlar aracılığıyla görmeye çalışıyor, bu konuya özel bir önem veriyorlar. Bu isimlerden biri de Şölen Çikolata Yönetim Kurulu Başkanı İsmail Çoban. Güne gazeteleri okuyup ziyaret takvimine göz atarak başlayan Çoban, ardından ekonomi ile ilgili yapılan araştırmaları inceliyor ve e-postalarını kontrol ediyor. Haftada ortalama 35-40 saat çalışan Çoban, günlük işlerini de finansla ilgili toplantılara ağırlık vererek düzenliyor. Müşteri ve tedarikçilerle yapılan toplantıların sonuçlarından düzenli raporlarla haberdar olduğunu belirtiyor. “Gün içinde bu raporları okumaya özel bir zaman mutlaka ayırırım. Bu raporlar yapılan birçok çalışmanın özetidir ve büyük resmi görmeyi kolaylaştırır” diyor. Günlük işler kapsamında Çoban’ın zamanını en fazla alan konu çalışanlarla ilgili raporları takip etmek. Bunun sonrasında da yapılan işlerin verimliliğini değerlendirmek. “Sonuçta ekipler halinde yapılan çalışmanın birleştiği noktaları bulmak ve ayrıştığı noktalarda ekibi buluşturmak adına gözlemlerim ve denetimlerimin önem taşıdığına inanıyorum” diye konuşuyor. Çoban günlük işlerin asıl yapılması gerekenler konusunda bir engel olduğunu düşünmüyor. Bu konuya da şöyle bir açıklama getiriyor: “Çünkü her işin bir takipçisi var. Bu nedenle herkes profesyonelleştiği alandaki işlerde hedeflerine ilerlemeli.” ~

MURAT YEŞİLDERE / EGON ZEHNDER INTERNATIONAL

“CEO OPERASYONEL KONULARA GİRMEMELİ” EN ÖNEMLİ ÖNCELİK
Egon Zehnder olarak CEO ya da tepe yönetici aradığımızda, kritik olarak gördüğümüz 3 tane yetkinlik var: Sonuç odaklılık, stratejik düşünme, değişimi yönetme ve liderlik etme. Bu 3 önemli kritik yetkinlik bence, CEO’ların da zamanlarının çoğunu harcaması gereken alanlar. Sonuç odaklılık, en tepedeki insanın birincil önceliklerinden bir tanesi.
OPERASYONDAN UZAKLAŞ Operasyonel konulara girmemesi, takıma doğru liderlik yapmak, takımın hem kendi içinde hem kendisiyle olan ilişkisinde pozitif bir algı yaratması önemli. Üçüncü olarak sonuçlara yönelik, kritik müşteriler ya da kritik tedarikçilerle ilişkiyi yönetiyor olması önemli. Kritiğin altını tekrar çizmek istiyorum. Her müşteri toplantısında değil, büyük ve stratejik önem taşıyan toplantılarda aktif olmalı.

YÖNETİCİ ORTAĞI STRATEJİK DÜŞÜNME
Stratejik düşünmek için CEO’nun anlamlı bir zaman ayırması lazım. Çünkü şirketin bugününü sonuç odaklılıkla sağlıyor. Geleceğini ise stratejik düşünerek yaratabilir. Yani şirket, bundan sonra nereye gidiyor, hangi hedeflerin peşinde, dünya nereye gidiyor sorularına yanıt vermeli, buna göre aksiyonlar almalı.

DEĞİŞİMİN LİDERİ
Değişime liderlik etmeli. Bir de şirketin içinde bulunduğu duruma göre CEO’nun öncelikli konuları da değişebilir. Eğer şirket inorganik büyümesi gereken bir dönemde ise o zaman şirketin strateji tarafına daha fazla zaman harcaması gerekir. Son olarak da CEO’nun önemli bir görevi de yönetim kurulunu yönetmesi. ~

ZAMAN AYIRMALI
Başarılı CEO’lar, yönetim kurullarının etkin çalışması ve icraatla yönetim kurulu arasında başarılı bir iletişimin sağlanması noktasında hareket etmeli. Örneğin 3 farklı ortaklık yapısındaki Turkcell’de CEO, bu ortaklar için de zamanının önemli bir kısmını harcıyor olmalı.

TURGUT YILDIZ / TNT EXPRESS TÜRKİYE ÜLKE MÜDÜRÜ

“ASIL RESMİ İHMAL ETMEMELİ” GÜNLÜK RİSK TAKİBİ
Günlük işlerim arasında e-postaları okumak, varsa toplantıları tamamlamak ve bilgi almak var. Bilgiyi gazete ve internetten alarak güncel hale getiriyorum. Ayrıca olabilecek risk analizini de günlük yapıyorum. Örneğin uçakta bir teknik sorun olmuş mu veya olabilir mi, dünyanın hangi ülkesinde havaalanı veya gümrükte grev var veya olacak ve bu bizim müşterilerimizi nasıl etkiler gibi riskler üzerinde duruyorum. Toplantılarım için hazırlanacak sunumlar varsa bunların içeriğini oluşturmak da günlük işlerimin arasında.

ZAMANIN ÇOĞU ORTAKLARA
Haftada 50-55 saat fiili çalışıyorum. Görev sorumluluğum 24 saat sürüyor. TNT’de iş ortaklarımız müşterilerimiz, çalışanlarımız, hissedarlarımız, toplum ve tedarikçilerimiz. Bu paydaşlarla ilişkiler aslında yönetimin esasını oluşturuyor. Bu nedenle zamanımın yüzde 60-70’ini bu gruba ayırıyorum. Bu iş ortaklarının kendi içinde zaman dağılımına gelince… En yüksek oranı müşteriler ve çalışanlar alıyor. Bütün bunların dışında idari ve yönetim işlerine ayırdığım zaman yüzde 30-35 seviyesinde. Bana göre ideal seviye de bu. DOĞRU DENGE Ancak mutlaka asıl resmi ihmal etmeden rutin günlük işlerle de yeterince ilgilenmek gerekiyor. Bu doğru bir denge işi. Çünkü çok fazla günlük iş, asıl hedefi kaçırmaya neden olabilir. Fakat günlük işlerle hiç ilgilenmemek de asıl hedefin başarısını azaltır. Bu nedenle günlük işleri diğer yardımcılara delege ederken bunun konudan kopmayacak bir dengede olması gerekir.

GÜLFEM ÇAKMAKÇI / DELL TÜKETİCİDEN SORUMLU ÜLKE MÜDÜRÜ

“GÜNÜN YÜZDE 20’Sİ STRATEJİYE AYRILMALI”

Haftada ortalama 50 saat çalışıyorum. Günlük işlerim arasında telefonla ve yüz yüze toplantılar, günlük olası çözüm bekleyen konuların yönetimi, e-posta ve günlük yayınların takibi yer alıyor. Tüm bu işler arasında zamanımın yüzde 35’ini telefon görüşmeleri ve toplantılara, yüzde 10’unu müşteri görüşmelerine, yüzde 35’ini e-posta yazışmalarına, yüzde 15’ini pazar, Dell ve ürünler hakkındaki yayınların takibine, yüzde 5’ini de strateji oluşturmaya ayırıyorum.

İDEAL BİR İŞ PLANI
Ama bence günlük işler için ideal denge oranı yüzde 20 toplantılar, yüzde 15 müşteri ziyaretleri, yüzde 30 e-posta yazışmaları, yüzde 15 yayın takipleri ve yüzde 20 strateji oluşturma şeklinde olmalı. Bazı zamanlarda şirket içi telefon toplantıları ve e-postalar günlük işleri etkileyebiliyor. Çok fazla günlük konuların içerisinde kaldığım zaman tabii ki aksamalar olabiliyor. Ancak önceliklerimi belirlediğim noktada zamanımı da ona göre yönetip olası aksamaları engelleyebiliyorum. Telefon ve e-postalar zamanımın çoğunu alıyor.

ÖNCE ÖNCELİKLER
En ideal gün, günlük planlamanın ve yapılacak işlerin dışında, iş geliştirmek ve neyi farklı yapabiliriz konusunu düşünebildiğim zaman. Genelde o gün için bitirmem gereken öncelikli maddeleri belirledikten sonra tüm günü planlarım. Yapacaklarımı bitirene kadar farklı konularda çok acil olmadığı sürece kalmamaya dikkat ederim. Teknolojik olarak Blackberry’imi ve outlook takvimimi etkin bir şekilde kullanmaya çalışıyorum. Teknoloji artık bedenimin bir parçası, o nedenle telefon ve notebook’uma oldukça bağımlıyım.

Türkiye ve dünya ekonomisine yön veren gelişmeleri yorulmadan takip edebilmek için her yeni güne haber bültenimiz “Sabah Kahvesi” ile başlamak ister misiniz?


İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz