Capital'e abone olun.
SÜREÇLERE ODAKLANIN

Süreçlere Odaklanın

Prof. Dr. Arman Kırım / Yönetim Uzmanı Yönetim uzmanı Prof. Dr. Arman Kırım, yaşadığımız krizlerin, süreç odaklı bir yönetim anlayışına geçmek için önemli bir fırsat olduğunu söylüyor. Böylece ve...

Son Güncelleme: 01.04.2001

Prof. Dr. Arman Kırım / Yönetim Uzmanı

Yönetim uzmanı Prof. Dr. Arman Kırım, yaşadığımız krizlerin, süreç odaklı bir yönetim anlayışına geçmek için önemli bir fırsat olduğunu söylüyor. Böylece verimliliğin sağlanması,  maliyetlerin azaltılması ve karlılığın artırılmasının mümkün olabileceğine dikkat çekiyor. Ona göre, insanları değil süreçleri yönetmeyi hedef alan bu yönetim anlayışı, şirketlerin gelecekteki konumları için de çok önemli rol oynayacak.

Yaşanan krizlerin ardından Türkiye’de şirketler ve piyasalar bir durgunluk sürecine girdi. Ancak, uzmanlar, bu ortamın şirketlerin bünyelerinde yapısal değişimler gerçekleştirmeleri için büyük bir fırsat olduğunu vurguluyor. Bazı uzmanlar ise yapılması gerekeni, “süreçlerin” yeniden yapılanması, süreç odaklı bir yaklaşımın uygulanması şeklinde tarif ediyor. Böylece maliyetlerin uzun vadeli biçimde azaltılabileceği, kârlılığın da yükseltilebileceğine dikkat çekiliyor.  

İşletmelerin yapılanmalarını bir süreçler bütünü olarak ele almaları yeni bir anlayış değil. ”Süreç-odaklılık”, analitik düşünceyi gerektiriyor ve disiplini yakalamış işletmeler bu işi zaten yapıyor. Sistematik düşünen, süreçlerini belirleyip, üzerinde düşünen işletmelerin daha başarılı olduğu gözleniyor. Fakat Türkiye’deki şirketlerin çalışmasında “süreçlerle” ilgili bilinçli davranıldığını söylemek mümkün değil.

Süreçlerin iyileştirilmesi aslında bir kriz yönetim modeli değil. Ancak, uzmanlar, Türkiye için süreçlerin iyileştirilmesi anlayışının bugün en iyi kriz yönetim modeli olabileceğini ifade ediyor. FED Finansal Eğitim ve Danışmanlık Şirketi Başkanı Prof. Dr. Arman Kırım, "Bu dönemde her şirket önce kritik iş alanlarını tanımlamalı sonra bu alanları oluşturan süreçleri ele almalı, aksaklıkları bulup iyileştirmeli" derken, kriz ortamının şirketlerin yeniden yapılanmalarında, hiç olmazsa sistemlerini yeniden gözden geçirmelerinde bir fırsat olabileceğinin altını çiziyor. 

Prof. Dr. Arman Kırım ile, “süreç odaklı” olmanın ne anlama geldiğini, süreçlerin nasıl iyileştirildiğini ve bunun neler sağlayacağını konuştuk, başarılı örnekleri tartıştık. Kırım'ın Capital'in sorularına verdiği yanıtlar şöyle:
 
Süreçlerin iyileştirilmesi kavramını açıklar mısınız. Tam olarak neyi ifade ediyor?

Bu yeni bir kavram değil aslında. Benim düşünceme göre ülkede tamamen enflasyona dayalı bir büyüme süreci izlediğimizden, uzun yıllardır hiçbirimiz verimlilik diye bir şeye odaklanmadık, düşünmedik bile. Kimsenin verimli çalışma kaygısı olmadı. Kâr marjları çok güzeldi ve bu hem kurumlar hem de ülke açısından verimlilik getirdi.

Oysa genel olarak baktığımızda bu ülke verimsiz çalışıyor. Süreçlerle yönetim, yeni bir konu olmamakla beraber çok önemli bir konu. Genelde şirket yönetimi dediğimizde, çoğumuzun anladığı insanları yönetmek oluyor.Yani yukarıdan aşağıya kişileri yönetmek. Oysa yapılan her iş bir süreçtir. Şimdiye kadar işin akışına süreç olarak bakıp, aradaki boşlukları, nerede aksamalar  var nerede sakatlıklar var inceleme yönünde pek fazla bir şey yapmadık.

"Managing Sideway" dediğimiz süreçlerle yönetim olgusu, şirkette soldan sağa yönetimi iddia eden bir yaklaşım. Burada işinizin temel özelliğini etkileyecek her süreci alıp, o süreci baştan aşağıya inceliyor, o sürecin mükemmel olmasına çalışıyorsunuz ve kişileri yönetmekten ziyade süreçleri yönetiyorsunuz.

Mesela teslimat sürecini düşünün. Teslimatta aksama oluyor, zamanında yerine ulaşmıyor diyelim. Bunun nereden kaynaklandığını anlamak için en baştan en sona kadar önce bu sürecin hangi aşamalardan geçtiğini incelemeniz ve bundan sonra da hataların nereden kaynaklandığını ortaya çıkarmanız ve nihayet baştan aşağıya tüm süreci optimum hale getirmek gerekiyor.

Şirketin teslimat problemi varsa, bu problem ortadan kalkıyor ve en büyük fayda ise maliyetlerde karşımıza çıkıyor. Süreçlerin iyileştirilmesi sayesinde maliyetler de oldukça düşürüyor. Bu işi yapan şirketler arasında altı ayda 10-50 milyon dolar arasında tasarruf edenler var.

Şirkete süreç olarak bakmak gerekiyor. Belirli kaynaklar var, belirli aşamalardan geçiyor ve nihai sonuca ulaşıyor. Bu süreçte aksamaların nerede olduğuna bakmak gerekiyor. İşe süreç olarak bakmadığınız zaman aksamaları göremezsiniz.

Şirketler bu anlamda ne gibi uygulamalara gidebilirler? Birkaç örnekle anlatabilir misiniz?

Önce sizin için önemli olan unsurları belirlemeniz gerekiyor. Bunlara "Critical business issues" diyoruz. Yani maliyetiniz mi yüksek, iş yapma zamanınız (cycle time) mı uzun, teslimatta mı problem var... Sonuçta ana probleminiz nedir onu belirliyorsunuz.

Önce stratejik olarak bakıp, "Benim nerede problemim var?" diye soruyorsunuz. Örneğin bir mal bir haftada ortaya çıkıyor. Burada "Neden 7 günde çıkıyor da, 4 gün de çıkmıyor?" diye sorabilirsiniz. 7 günde çıkması rekabeti etkiler, maliyeti artırır. 7 günde üretimi tamamlanan bir ürünü 4 günde ortaya çıkarmak için, işin akışına bakmanız gerekiyor. Burada mutlaka bir aksaklık bulunur. Dolayısıyla şirketler, işleri için önemli olan her kritik unsuru etkileyen sürece bakabilir, o süreçteki aksaklıkları tespit edebilirler.

Sürecin tanımını yapmak önemli. Bir süpürme işine bile bir süreç olarak bakılabilir. Bunun içinde de yan yana dizilmiş pek çok "task", yani görev söz konusudur. Süpürgeyi aldınız duvardan 1, faraşı aldınız 2, yeri süpürdünüz 3, faraşın içine topladınız 4, faraşı boşalttın 5, süpürgeyi koydun 6, faraşı yerine koydun 7. Görüyorsunuz, bu iş bile bir süreç. Süreç olarak bakıp işini etkileyecek ne varsa onu düzeltmek lazım. Temel mesele bu.  

Türkiye'deki şirketlerin yapısında, süreçlerde ne gibi sorunlar var. Gözlemleriniz doğrultusunda neler söyleyebilirsiniz?

Türkiye'deki şirketlerde işe süreç olarak bakmak pek yaygın bir alışkanlık değil. Türkiye'de karşımıza çıkan en yaygın sorun verimsizlik. Verimsizliğin altında yatan şey de süreç odaklı düşünmemek. Benim gözlemlerime göre nadir yerde "Önce süreci ele alalım aksaklıklarına bakalım düzeltilmesi için neler yapalım" türünde bir yaklaşım var.

Türkiye kötü bir kriz yaşadı ve bir durgunluk dönemine girdi. Şirketler durgunluk ve kriz sonrası dönemlerini kendi yapılanmalarını gözden geçirmek için bir fırsat olarak değerlendirebilirler mi?

Fırsat olarak değerlendirilir ama daha çok mecburiyet olarak değerlendirilir. Elbette bir fırsattır ama zorunlu olarak gelmiş olan bir fırsattır. Kriz iyi bile oldu diyebiliriz. İnsanların oturup kendilerine çeki düzen vermesi, nerede aksama var, nerede hata yapıyorum diye sorması açısından krizin iyi bir fırsat sağladığını söyleyebiliriz. İnsanlar şimdi verimlilik üzerine düşünmeye başlarlar ve bir verimlilik kültürü gelişirse krizin ülkeye son derece önemli bir fayda getirmesi de beklenebilir.

Krizin her şirkete fayda getireceğini söylemekse yanlış olur. Bana kalırsa sadece akıllı olanlara fayda sağlayacaktır. Örneğin, içinde bulundukları zor durumu, sadece çalışanını işten çıkarmakla çözümlemeye çalışan şirketlere fazla bir şey getireceğini zannetmiyorum.

Peki şirketler bu dönemde hangi alanlara odaklanmalı. Öncelik üretim, satış, pazarlama, finans ya da insan kaynaklarından hangi fonksiyonlara verilmeli?

Her şeyden önce verime odaklanmalı. Süreçlerin iyileştirilmesi evin içiyle ilgili bir şey ve burada evin içini mükemmelize etmek, mümkün olduğunca aksaklıkları, verimliliğe ters etki eden unsurları ortadan kaldırmak yönünde hareket etmek gerekiyor.

Örneğin, satış dışarısıyla ilgili bir fonksiyon. Sonuçta şirket içerisinde maliyeti etkileyecek tüm süreçlere bakmak lazım. Bu üretim süreci olabilir, siparişin alınıp yüklenme süreci olabilir, tahsilat süreci olabilir. Satış sürecine de bakılabilir tabii. Hepsine yeni baştan yeni bir gözlükle bakmak gerekiyor. En önemlisi problemlerin tespit edilmesi ve daha sonra o problemle ilgili sürece bakıp o sürecin optimize edilmesi gerekiyor.

Kriz ve durgunluk dönemlerini yeniden yapılanma ya da süreçlerin iyileştirilmesi gibi stratejilerle geçirip başarıyı yakalayan şirketlere örnek verebilir misiniz?

Süreçlerin iyileştirilmesi, işi tıkır tıkır işleyen bir makineye dönüştürmektir. ABD'de pek çok şirket bu mantıkla yönetiliyor. Örneğin ABD'li bir petrol şirketi olan Chevron'u ele alalım. 1995 yılında rafineri piyasasında rekabet had safhadayken Chevron, ham madde işlemeden, pazara yönelik olma kararı alıyor. Bu dönüşüm sürecinde de süreçlerine bakıyor. İlk olarak problemleri tanımlıyor, bu iş iki ay sürüyor.

Dört ayda, dokuz kişilik bir ekiple ham madde işleme, tedarik ve dağıtım odaklı olmak üzere tüm süreçleri ele alıyor ve bir yeniden tasarım geliştiriyor, üç ayda ise uygulama süreci gerçekleşiyor ve sonuçta, süreçlerin iyileştirilmesi mantığıyla hareket etmek bu şirkete ilk altı ay içinde 50 milyon dolar tasarruf sağlıyor.

Süreçlerin iyileştirilmesi zor bir uygulama olarak tanımlanabilir mi?

Evet biraz zor. Detaylı çalışmayı gerektiriyor. Sadece süreçlerin iyileştirilmesi için, bir ekip oluşturmayı gerektiriyor. Bu ekibin çok ciddi olarak süreç odaklı düşünmesi, ardı ardına toplantılar, tartışmalar yapması gerekiyor. Çok ciddi bir iş, çünkü şirketi baştan aşağıya her tarafı incelemeye-analize tabi tutmanız gerekiyor. Kolay iş değil.

Zorluklarına bakılırsa maliyetli bir iş gibi de görünüyor..

Aslında değil. Ne verdiğiniz, ne aldığınız açısından baktığınızda ucuza geldiğini bile söyleyebilirsiniz. Ancak, tabii bu işin bir yatırım maliyeti var. Bir ekip oluşturmak söz konusu. "Big five" dediğimiz beş büyük danışmanlık şirketi var biliyorsunuz. Özellikle finans sektöründen çeşitli firmalar, süreçlerin iyileştirilmesi konusunda bu şirketlerden birinden yardım alıyorlar. İşte o zaman maliyet artabiliyor. Süreçlerin iyileştirilmesi konusunda şirketlerin kendi kendilerine çalışmaları daha avantajlı.

Sizce Türkiye'de hangi sektörlerdeki şirketler süreçlerin iyileştirilmesi ya da bir başka deyişle yeniden yapılanma uygulamalarına daha fazla ihtiyaç duyuyor?

Her sektör için gerekli ama birinci planda imalat sektörünü görüyorum. İmalat sektörü için bunun elzem olduğunu düşünüyorum. Sektöre süreç odaklı bakıldığında çok da açık bulunacağı kanısındayım.

İYİ SÜREÇ YÖNETİMİ KARLILIĞI ARTIRIYOR

Peki süreçlerin iyileştirilmesi stratejisi nasıl kâra dönüşür?

Süreçlerin iyileştirilmesi kâra çok kolay dönüştürülüyor. Örneğin müşteri şikayetiniz varsa, müşteri şikayet sürecine bakıyorsunuz ve şikayeti ortadan kaldırmakla kâr elde ediyorsunuz. İkincisi maliyetleri çok düşüyor. Şimdi sürekli işten insan çıkartıyoruz. Acaba bu insanlar süreçte kritik yer işgal eden adamlar mı... değil mi; bunu sormak lazım. Çoğu zaman farkında olmadan son derece kritik noktalarda bulunan insanları işten çıkartabiliyoruz.

Pritchett Rummler-Brache danışmanlık şirketi kurucularından ve ünlü bir yazar olan Price Pritchett bir kitabında, "Bir organizasyon sadece insanlardan oluşmaz, süreçlerin toplamıdır. Bizim çoğu zaman yaptığımız işimizi sadece insanlardan oluşan bir organizasyon olarak görüp sadece insanları yönetmek " diyor. İşte bu nedenle işlerin iyileştirilmesi felsefesi soldan sağa yönetimi hedefliyor. Bill Gates de "Kötü bir süreç o işin gerektirdiği zamanı 10 misline çıkartır" derken zaman israfını ortadan kaldırmanın önemine işaret ediyor. 

SÜREÇLERİ İYİLEŞTİREREK MALİYETLERİ DÜŞÜRDÜLER

Bu konuda başka örnekler de var mı?

8 milyar dolarlık pazar payı ve 10 milyon telefon hattıyla Kanada'nın en büyük telekomünikasyon şirketi olan Bell Canada da süreçlerin iyileştirilmesi mantığıyla başarı elde eden şirketler arasında. 1994 yılında deregülasyonun ekisiyle içine düşülen zorlu rekabet ortamı ve düşen pazar payları Bell'i değişime itiyor ve şirket süreçlere odaklanma yolunu seçerek mevcut her bir sürecini ele alıyor, tümüyle yapısal bir değişime gidiyor. Ocak 1995'de Bell Canada operasyon maliyetlerini üçte bire düşüreceğini iddia ederek işe başlayan şirket süreçlerini ele alıp iyileştirerek operasyon maliyetinde1.7 milyar dolarlık bir düşüş yakalıyor.

Chevron ve Bell Canada'nın süreçlerin iyileştirilmesi konusunda kılavuz seçtiği Pritchett Rummler-Brache danışmanlık şirketi, ölçülebilir sonuçlara, ortaklar ve müşteriler için somut değer yaratan gelişimlere odaklanan süreçlerin iyileştirilmesi anlayışıyla pek çok başka şirketin de çeşitli başarılara imza attığını kaydediyor. Bu şirketlerin arasında, petrol çıkarma maliyetini 250 milyon dolar azaltan bir petrol şirketi, müşteri memnuniyetinde hiçbir eksiklik olmaksızın siparişlerinin tesliminde vakitlilik ve maliyetlerde yarı yarıya düşüş elde eden bir telekomünikasyon şirketi, işi tamamlama süresini yüzde 80 azaltan bir kimya şirketi, kredi başvuru sürecinde yüzde 65 zaman kazanan bir finansal kuruluş, üretim süresini 17 haftadan 5 güne düşüren bir ham madde üreticisi, tedarik maliyetlerinde 5 yıl içinde 49 milyon dolar kazanç sağlayan bir elektrik şirketi var.


 

  

Etiketler:

İsminiz:

Yorumunuz:


FOTO HABER