Daha az bürokrasi

Aslında bütün CEO’ların ortak bir hedefi var: Kurum içi bürokrasiyi azaltmak. Ancak hepsi bunun için farklı yöntemler kullanıyor. Örneğin CarrefourSA ve Yemeksepeti’nde yönetici odalarının kapıları kaldırıldı. Limak Yatırım Başkanı Ebru Özdemir ile İnci Holding’in başkanı Perihan İnci ise daha az bürokrasi için daha az toplantı yapıyor. Torunlar Holding’in patronu Aziz Torun gibi bazı işadamları da yöneticilerine daha fazla yetki vererek bürokrasiyle mücadele ediyor.

20.08.2015 12:34:130
Paylaş Tweet Paylaş
Daha az bürokrasi
Virgin Group’un kurucusu Richard Branson, “Bir şirket, ne kadar çok büyürse çalışanlara o kadar az sorumluluk ve özgürlük verilir. Buna karşılık yönetime bürokrasi ve hiyerarşi hakim olur” diyor. Branson’a göre bürokrasiye karşı çalılıklar arasından çıkmanın yaratıcı yollarını bulmaktan başka yapabilecek çok fazla bir şey yok. Ancak, bu şekilde bürokrasiyi yenmek ve daha hızlı bir şirket yaratmak mümkün… Bugün birçok CEO ve patron, tıpkı Branson gibi yönettikleri şirketlerde bürokrasiyi aşmanın yaratıcı yollarını arıyor. Dünyaca ünlü yönetim danışmanı Larry Farrell, bir CEO’nun şirket içinde bürokrasiye yol açan uzun toplantılardan şikayet ettiğini, bunu aşmak için toplantı odasından sandalyeleri kaldırdığını söylüyor. Bu sayede 3 saatte alınan kararlar, dakikalar içinde alınmaya başlanmış. Bürokrasiyi aşma konusunda Türkiye’de de CEO’ların yaratıcı ve inovatif çözümleri var. Bunlar arasında ofis tasarımını değiştirmekten özel saha ekipleri görevlendirmeye kadar birçok değişik yöntem kullanılıyor. CEO’lar tarafından en çok uygulanan yöntemlerden biri de yönetim ekibinin yetkilerini artırmak. Toplantı periyotlarını ve sürelerini azaltmak da sık kullanılan uygulamalar arasında. CEO’lar kurum içi bürokrasiyi azaltmak için teknolojinin de nimetlerinden yararlanıyor.
AYDIN’IN ŞEFFAF OFİS STRATEJİSİ Bürokrasinin önüne geçmek için önlem alan CEO’lar, açık ve şeffaf iletişime odaklanıyor. Bunlardan biri de Yemeksepeti’nin kurucusu ve CEO’su Nevzat Aydın. Geçtiğimiz ay Türkiye tarihinin en büyük satışlarından birine imza atan Aydın, 15 yıl önce arkadaşlarıyla sıfırdan kurduğu şirketini 1 milyar TL’nin üzerinde bir değerle Delivery Hero’ya sattı. Satıştan sonra CEO olarak görevinde kalan Aydın’ın başarısında Yemeksepeti’nde oluşturduğu hızlı ve bürokrasiden uzak yönetim modeli etkili oldu. Aydın, bürokrasiyi aşma konusunda kurum kültürlerini yansıtan yeni ofislerinin payının büyük olduğunu söylüyor. 
~
Yemeksepeti’ni 3 yıl önce Balmumcu’daki yeni kampüsüne taşıyan Aydın, “Yeni binanın iç tasarımını bürokrasiden uzak, kurum kültürüne ve çalışanların karakterine uygun olacak şekilde baştan ayağa yeniden kurguladık” diyor. Aydın, uyguladığı yöntemi şöyle anlatıyor: “Esneklik, bürokrasiden uzaklık gibi şirket iş yapış kültürümüzün temel özelliklerini, yeni ofisimizin mimarisine yansıtmaya dikkat ettik. Ofisimizi ekibimizdeki herkesin birbiriyle maksimum seviyede iletişim kurabileceği şekilde tasarladık. Toplantı ve üst kademe yöneticilerin odalarında dahi tüm duvarları camla kapladık. Bu da şeffaflığı sağladı.” Kiğılı’nın CEO’su Hilal Suerdem, çalışanlar arasındaki açık, şeffaf ve bürokrasiden uzak iletişimin başarıyı getirdiğine inanıyor. Suerdem, bunun için kapısını her zaman açık tutuyor ve bu davranışın şirketteki diğer yöneticilere de örnek teşkil ettiğini söylüyor. Suerdem, “Çalışanlarımızın üst yönetimle rahat, şeffaf ve açık iletişim kurabilmesi, iş verimliliği konusunda büyük fayda sağlıyor. Her türlü sorunlarını ya da önerilerini rahatlıkla söyleyebiliyorlar. İletişimsizliği çözmek sorunları da çözüyor” diyor. 
DHL, SAHA EKİBİ KURDU Türkiye’deki ofislerini bürokrasiyi azaltacak şekilde 2 yıl önce yeniden tasarladıklarını söyleyen DHL Express Türkiye CEO’su Markus Reckling de bu süreçte yönetim ekibinin odalarının kapılarını kaldırmış. Reckling, “Artık ofiste çalışanların yöneticilere ulaşmak için bürokratik yol izlemesi gerekmiyor” diyor. Reckling’in daha az bürokrasiyle çalışmak için yaptıkları arasında kıyafet yönetmeliğini değiştirmek, saha ekipleri kurmak da bulunuyor. Bir yıldır isteyenin kotla bile işe gelebildiğini söyleyen Reckling, şöyle konuşuyor: “Çalışanlarımız, toplantıları ve müşteri ziyaretleri olmadığı müddetçe işe rahat giyinip (smart casual) gelebiliyor. Kurum içi bürokrasiyi azaltmak için oluşturduğumuz saha ekipleri, Gemba Yürüyüşü (Yalın düşünce felsefesinin bir unsuru kabul ediliyor) yapıyor. Böylece iş süreçlerimizi iyileştirip gereksiz bürokratik süreçleri ortadan kaldırıyorlar.” Reckling, bürokrasi konusunda yaptıkları bir diğer uygulamanın da yönetim ekibinin yetkilerini artırmak olduğunu söylüyor. Reckling, “Satış müdürlerimiz, en ufak bir fiyat indirimi için bile genel müdüre kadar çıkan bir onay sürecine tabiyken şimdi belli limite kadar kendi inisiyatifleri dahilinde karar verip ilerleyebiliyorlar��� diyor. 
DAHA FAZLA YETKİ Onur Grup CEO’su Cemal Özen de şirket içi bürokrasiyi azaltmanın yolunun karar alma süreçlerindeki gereksiz durakları ortadan kaldırmaktan geçtiğini söylüyor. Özen, “Şirket içi onay verme sürelerini uzatmak yerine sorumlu kişinin yetki ve inisiyatif kullanmasına olanak tanıyoruz” diyor. Richard Branson da şirketi yönetirken tepeden kontrol dayatmasının bürokrasiyi artırdığı kanısında. Branson, “Yöneticilerinizi tepeden kontrol etmeye kalkarsanız yönetici ekiplerinizin her birini, kendilerine has hedefleri ve farklı vizyonları olan gerçekten farklılaştırılmış şirketler kurmaktan alıkoyarak boğmuş olursunuz” diyor. Markus Reckling de yönetim ekibine daha fazla yetki vererek çalışanları ve müşterileri memnun ettiğini söylüyor. Reckling, “Çalışanlarımız gereksiz onay sürecine takılmadığı için müşterilerimizse daha hızlı geri dönüş aldığı için memnun oluyor” diyor. Torunlar Holding patronu Aziz Torun, grup şirketlerinde bürokrasiyi aşmak için profesyonel yöneticilere daha fazla yetki verdiğini söylüyor. Grup şirketlerinin yönetiminde bürokrasinin getirdiği hantallığı azaltmak ve daha hızlı karar almak için az sayıda kişiden oluşan küçük icra kurullarının şirketlerin karar alma süreçlerini hızlandırdığını söyleyen Torun, “Bu sayede işin alt kademelerde beklemesini önlüyoruz” diyor. 
~
CEO’NUN YENİ HEDEFİ AZ TOPLANTI Bürokrasiyi azaltmak için yönetim ekibinin yetki ve sorumluluğunu artıran şirketlerden biri de Mudo. Şirketin CEO’su Barış Karakullukçu, bürokrasiyi organizasyonda inovatif değişikler yaparak aştıklarını belirtiyor. Karakullukçu, “Şirket içinde bürokrasiyi en aza indirmek için ‘Chart of Authority’ (Yetki grafiği) projesini hayata geçirdik. Onay sorumluluğunu tüm seviyeler için etkin olacak şekilde konumlandırdığımız için şirket içi bürokrasi ortadan kalktı ve ekipteki arkadaşlarımızın yetkileri üst seviyelere taşındı” diyor. Pek çok CEO da uzun ve sonuca bağlanmayan toplantıların kurumu bürokrasiye ittiğini belirtiyor. Artık birçok şirkette bu nedenle çok katılımlı yönetim kurulu toplantıları yerini, daha az üyenin bulunduğu ve daha kısa sürelerde bitirilen toplantılara bırakıyor. Big Chefs kurucusu ve Yönetim Kurulu Başkanı Gamze Cizreli, ucu açık yönetim kurulu toplantılarının verimi düşürdüğünü belirtiyor. Cizreli, “Toplantı uzadıkça verim düşüyor. En fazla 2 saatte toplantımızı bitiriyoruz” diyor. Kısa sürede Türkiye’nin en büyük banyo malzemeleri üreticileri arasına giren Tema Banyo da bu başarısını bölge yöneticilerine daha fazla yetki vererek ve toplantı sayısını azaltarak sağladı. Geçen yılı 180 milyon TL ciroyla kapattıklarını söyleyen Tema Banyo Genel Müdürü Oğuz Odabaşı, “Kurum içi bürokrasiyi aşmak için işe önce toplantı periyotlarını haftada 1’den ayda 1’e indirdik. Yönetim kademelerini azaltıp yöneticilerimizin yetki ve sorumluluklarını artırdık” diyor. Bürokrasiyi azaltmak için merkezi yapıyı azaltıp yerel yönetimi güçlendirdiklerini belirten Odabaşı, bölge temsilcileri arasında uygulamaya koyduğu dönüşümlü liderlik modelinin de karar alma süreçlerini hızlandırdığını söylüyor. 
KURUM İÇİ GİRİŞİMCİLİK Şirketler büyüdükçe yeni kademeler ve pozisyonlar ortaya çıkıyor. Bu nedenle hantal ve yavaşlayan bir yapı oluşuyor. Buna karşın daha küçük yapıdaki şirketler veya yeni kurulan girişimler büyük rakiplerine göre çok daha hızlı ve rekabetçi olabiliyor. Makro Yönetim Kurulu Başkanı Mehmet Songör, bürokrasinin büyük şirketlerde daha fazla yaşandığını düşünenlerden. Songör, “Hiyerarşi zinciri uzun olursa onay süreçleri de uzar. Bu da gereksiz bürokrasiye ve hantallığa neden olur” diyor. Orka Holding Yönetim Kurulu Başkanı Süleyman Orakçıoğlu da konvansiyonel iş yapma biçiminin bürokrasiyi artırdığı görüşünde. Orakçıoğlu, “Bizim grubumuzda çalışanlarımızın kendi sorumluluk alanlarında kendi başlarına karar alma, aynı zamanda aldıkları bu kararları yönetme özgürlüğü bulunuyor” diyor ve ekliyor: “Yönetim olarak onların bu alanlardaki karar alma süreçlerine ve kararlarına çok fazla karışmıyoruz.” Temsa’nın eski CEO’su Mehmet Buldurgan da büyük şirketlerin en büyük dezavantajının artan kademe sayısı olduğunu belirtiyor. 32 yıl büyük şirketlerde yöneticilik yaptıktan sonra danışman ve yatırımcı olarak KOBİ ve start up’larla çalışan Buldurgan, bürokrasinin hantallığından kurtulmak isteyen büyük şirketlere “girişimci” gibi çalışmalarını öneriyor. Buldurgan’a göre bunun formülü şirket içi girişimcilik departmanı kurmaktan geçiyor. 
~
SIRA DIŞI UYGULAMALAR CEO ve patronların kurum içi bürokrasiyi azaltmak ve hızlı karar almayı gerçekleştirmek için sıra dışı ve farklı yöntemleri bulunuyor. Uludağ İçecek İcra Kurulu Üyesi Ömer Kızıl, bürokrasiyi azaltmak ve daha hızlı karar alınması sağlamak için şirket içerisinde daha mobil ve sosyal bir kültür yarattıklarını söylüyor. Kızıl, bürokrasiyi artırdığı için gereksiz e-mail atmayı da yasaklamış. Kızıl, “Mail atmak yerine iş arkadaşlarımızla bir araya gelerek yapılması gerekenleri daha kısa sürede sonuca bağlamak oldukça işe yarıyor. Yalnızca çay-kahve molası süresinde veya yemek arasında yapılan 5 dakikalık fikir alışverişleri, kimi zaman bir düzine elektronik postadan daha efektif olabiliyor” diyor. Kızıl, son 15 yılda sağladıkları büyümeyi, pratiklik ve sosyal çalışmayı teşvik eden çalışma kültürleriyle elde ettiklerini belirtiyor. Onur Grup’ta da bürokrasiyi azaltmak için e-posta kullanımı sınırlı. Uzun süren toplantılar yok. CEO Cemal Özen, “Uzun süren toplantılar yerine konuları belirlenmiş ve gündemi olan konular üzerinde hızlıca kararlar alıyoruz. Gereksiz kağıt israfını önlemek amacıyla tüm şirket arşivini bulutta tutuyoruz. E-posta trafiğini en aza indirmek içinse kurum içi intranet sistemiyle iletişim kuruyoruz” diyor. Yönetim danışmanı Hüseyin Karslıoğlu da kısa ve net iletişim kurmanın bürokrasiyi azalttığını söylüyor. Kısa ve net iletişim kurma konusunda kendi ekibiyle eğitimlere katıldıklarını söyleyen Karslıoğlu, “Evet, hayır, tamam gibi cevapları çok seviyorum. Toplantılarımızın yüzde 50’sinden fazlası, 15 ila 30 dakika arasında sürüyor. Bu oranı artırmayı amaçlıyoruz” diyor. 
TEKNOLOJİYİ KULLANIYORLAR Bazı şirketler de teknolojiyle bürokrasiden kurtulmaya çalışıyor. BSH CEO’su Norbert Klein, teknoloji sayesinde 10 yıl öncesine göre çok daha az raporlama yaptıklarını söylüyor. Makro Yönetim Kurulu Başkanı Mehmet Songör de bürokrasiyi azaltmak için teknolojik gelişimleri sürekli takip edip şirket içinde uyguladıklarını söylüyor. Gelişen teknik altyapıların bürokrasiyi büyük ölçüde azatlığını belirten Songör, şöyle konuşuyor: “İletişim konusunda birçok alternatif iletişim kanalını kullanarak hızlı ve engelsiz haberleşmeyi sağlıyoruz. Böylece hareket kabiliyetimizi artırıyoruz. Kağıda dayalı kayıt ve takip anlayışını neredeyse sıfıra indirdik. Gelişmiş veri merkezimiz sayesinde eskiden günler alabilen büyük raporlar dakikalar içinde alınabiliyor. Call center, e-mail, Facebook, Twitter gibi kanallarla da müşterilerimizle hızlı ve sağlıklı iletişim sağlayabiliyoruz.” Mudo CEO’su Barış Karakullukçu, kurum içi bürokrasiyi aşmak için Webconference ve Lync gibi program ve araçları kullandıklarını söylüyor. Karakullukçu, bu sayede şirket toplantılarına fiziki katılım yerine mobil olarak dahil olmayı sağladıklarını belirtiyor ve “Mobil toplantılar sayesinde merkez ofis dışında saha ekibinin katılım oranını yükseltmek ve lokasyona bağlı kalmadan toplantılarımızı gerçekleştirebiliyoruz” diyor. Karakullukçu, katılımcı sayısının yüksek olduğu bu periyodik toplantılara ise zaman kaybını en aza indirmek için tüm ekibin hazırlık yapıp gelmesini istiyor. Karakullukçu, “Hazırlık yapılmadan gerçekleşen toplantılar çok uzun sürdüğü için etkisiz oluyor. Ayrıca şirket için büyük bir zaman kaybı doğuruyor” diyor.
~
EBRU ÖZDEMİR / LİMAK YATIRIM YÖN. KUR. BAŞ.
“UZUN TOPLANTILAR MOTİVASYONU DÜŞÜRÜYOR”
UCU AÇIK DEĞİL
Bürokrasiyi azaltmak ve kurumu hızlandırabilmek için mümkün olduğu kadar az toplantı yapmaya gayret ediyoruz. Toplantı yapmaya mecbur kaldığımız zamanlarda ise başlangıcı ve bitiş saatleri belli olan muhakkak kısa toplantılar yapmaya çalışıyoruz. Yaptığımız toplantıları hedef odaklı ve toplantı sonucunda yapılacaklar listesi ortaya çıkmış şekilde bitirmeye gayret ediyoruz. 
SEYAHAT YÜKÜNÜ AZALTTI Çalışanlarımız üzerindeki seyahat yükünü ve çevreye verdiğimiz zararı azaltabilmek için mümkün olduğunca fiziksel toplantı yerine telekonferans veya video konferans yapıyoruz. Bizde genellikle konular, toplantı sonunda maksimum üç cümlede özetlenir. Tartışılır ve muhakkak bir sonuca ve yol haritasına bağlanır. Uzun, sonuçsuz ve hedefsiz toplantıları pek sevmiyorum. Bu tür toplantıların çalışanların motivasyonunu kırdığını ve iş süreçlerini yavaşlattığını düşünüyorum. 

MEHMET NANE / CARREFOURSA CEO'SU
“YÖNETİCİ ODALARININ KAPILARINI KALDIRDIM” 
AÇIK KAPI UYGULAMASI
Perakende bir takım işi, hızlı kararlar almanızı gerektiren aktif bir sektör. Başarılı olmak için takımınızla birlikte en kısa sürede etkin çözümler sunmak zorundasınız. Biz de yönetim olarak karar alma süreçlerinde hızlı bir şekilde ilerlemek adına “açık kapı” uygulamasını başlattık. 
GERİ BİLDİRİM ÖNEMLİ “Açık Kapı” uygulamamız, çalışanlarımızın görüş, şikayet ve önerilerini istediği herhangi bir yöneticiye, istediği zaman aktarabileceği bir iletişim modeli. Geri bildirim almanın yanı sıra iş süreçlerine çalışanların entegrasyonunu ve olası sorunlar için hızlı çözüm kabiliyetimizi artırıyor. 
Z KUŞAĞINA HAZIRLIK Açık kapı uygulamamızın sürdürülebilirliğini ve kolaylığını sağlamak adına üst düzey yöneticilerimizin odalarında kapı yok. İş yaşamına önümüzdeki yıllarda atılacak “Z kuşağı”, çok küçük yaşlarından itibaren kendi kararlarını vermesi, fikir ve önerilerinin alınması kültürüyle yetiştirildi. Bu kuşakla iş sonuçları üretmek için “açık kapı uygulaması” organizasyonların vazgeçilmez bir modeli olacak. 
~
PERİHAN İNCİ / İNCİ HOLDİNG YÖN. KUR. BAŞ.
"İMZA YETKİSİ AŞAĞIYA İNMELİ"
NET OLMALI
Grup içinde bürokrasiyi azaltıp karar sürecini hızlandırmak için yetki ve sorumlulukların iyi belirlenerek alt kademelere doğru aktarılması gerekiyor. Hangi kararın hangi yönetim kademesinin yetkisinde olduğu bir kez belirlendikten sonra kararı almak son derece hızlanıyor.
PROBLEM NEREDE? Pek çok şirkette imza yetkileri karar mekanizmasının ne kadar alt kademelere indirilebildiğinin de bir göstergesi. Eğer her tür imza şirkette belli bir-iki kişiye bağlanmışsa problem var demektir.
KÜÇÜK TOPLANTILAR Büyük toplantılar yerine konuyla doğrudan ilgili kişilerle daha küçük toplantılar düzenlenmesi, bence daha uygun. Hatta toplantı düzenlemek yerine hemen iletişim ve anında kısa telekonferanslarla karar oluşturmayı tercih ediyorum. 

MARKUS RECKLING / DHL EXPRESS TÜRKİYE CEO'SU
"HANIM VE BEY DİYE KONUŞMAYI YASAKLADIK
HİYERARŞİ YOK
Kurum kültürümüzün doğası gereği hiyerarşiden uzak bir yapımız var. Şirketimizde en alt kademeden en üst kademeye kadar bütün çalışanlarımız birbirine hanım ya da bey unvanlarını kullanmadan hitap ediyor. Bu hitap şekli, insanların aralarındaki bariyerleri kaldırıyor ve birbirleriyle daha rahat iletişim kurmalarına katkı sağlıyor. 
DAHA AZ BÜROKRASİ Bürokrasiyi azaltmak adına uyguladığımız en somut yöntemse First Choice Way (İlk seçim yolu) dediğimiz model. Özellikle iş süreçlerimizdeki bürokrasinin azaltılması için bu modeldeki danışman arkadaşlarımızdan bir ekip “az bürokrasi” sorumluluğunu yürütüyor. Uyguladığımız bu yöntemle azalttığımız bürokrasi sayesinde müşterilerimize dokunan iş süreçlerimizi yüzde 30’un üzerinde hızlandırdık.

Türkiye ve dünya ekonomisine yön veren gelişmeleri yorulmadan takip edebilmek için her yeni güne haber bültenimiz “Sabah Kahvesi” ile başlamak ister misiniz?


İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz