Ofisimin yerini kim değiştirdi?

İşbirliğini gerçekten teşvik eden çalışma ortamları yaratmak Anne-Laure Fayard ve John Weeks

1 EYLÜL, 20110
Paylaş Tweet Paylaş
Ofisimin yerini kim değiştirdi?


Sanal ofislerin 7/24 bazında açık tutulması onların gayri resmi kullanılabileceğine müsaade edildiğinin sinyalini gönderir. Toplantı molalarında ve sonrasında video bağlantılarının açık bırakılması da benzer bir mesajın verilmesini sağlar.


Prensipleri hayata geçirmek

Gayri resmi etkileşim için gerekli olan üç öğeyi anlamak işin daha başıdır. Onları aslında nasıl tasarlamalısınız? İşe, kendinizi onların kendi aralarındaki dengeye ayak uydurarak başlayabilirsiniz; bunlardan birine veya ikisine sahip olmak genellikle yeterli değildir ve üçünden herhangi birini aşırı abartmak veya küçümsemek de ters tepebilir. Tasarımınıza öylesine bir esneklik katın ki çeşitli permütasyonları test edebilesiniz ve tasarımın etkilerini ölçebilesiniz. Bizim deneyimimize göre bunu yapan şirket sayısı çok az. Bu arada görünürde küçük değişikliklerin son derece büyük etkileri olabileceğini ve istenmedik sonuçlarla çok sık karşılaşılabileceğini de unutmayın. New York Üniversitesi'nin Politeknik Enstitüsü'nde saygın öğretim üyesi Bojan Angelov'un yanı sıra ofislere kahve cihazları ile malzemeleri satan bir şirkete de danışmanlık hizmetleri sunmuştuk. Oradaki çalışmamız sırasında etkileşim alanlarına kıyasla kahve odalarının çok daha sohbet tetikleyici ortamlar olduklarını keşfetmiştik. Burada yakınlık bir sorun değildi; gözlemlediğimiz odalar çok iyi konumlandırılmış-lardı. Onlar ne mahremiyet sağlayacak şekilde tasarlanmışlardı, ne de insanların oraya girip çıkmak için izin istemelerine gerek vardı. Çalışanlar sıklıkla sohbetlerine kahve odalarında başlıyor ve sonra konuşmalarını sürdürmek için daha özel bir alana geçiyorlardı. Ancak pek çok sohbet onlar daha bir sonraki aşamaya geçemeden dışarıdan yapılan müdahalelerle sona eriyordu. Daha özel bir yer bulma ihtiyacı ortaya çıktığı an yani geçiş anı bu etkileşimleri kırılgan bir hale getiriyordu. Araştırmalarımızdan bir diğeri ise tasarım değişikliklerinin öngörülemez etkileri ile onların etkilerinin izlenmesinin önemini gün ışığına çıkarmıştı. Bir üniversitenin psikoloji laboratuva-rındaki araştırmacıların bir kahve takımları vardı ve her öğleden sonraları kahveyi satın alma ve yapma sırası birine geliyordu. Meslektaşları tarafından görevlendirilmiş bu kişi mutfağa giderken ofislere uğruyor ve diğerlerine 5-10 dakika sonra kahvenin hazır olacağını söylüyordu. 10 dakika sonra herkes mutfakta toplanıyor ve kahvelerini yudumlarken gerek kişisel olaylar gerekse de araştırma projeleri hakkında sohbet ediyordu. Bu laboratuvarın başkanı, kahve molalarının işbirliği kurulması bakımından ne kadar önemli olduğunun farkına varmıştı. Derhal onu daha da teşvik etmek için eski kahve takımının yerine üstün kaliteli çeşit çeşit sıcak içecek hazırlayabilen ama tek kişilik servis yapabilen yeni bir makine almıştı. Bu sayede insanların mutfağa daha sık gidebileceklerini düşünmüştü. Oysa artık kahveye ücretsiz ve zahmetsiz erişilebildiği için insanlar farklı zamanlarda mutfağa uğramaya ve kahvelerini aldıktan sonra da doğru kendi odalarına gitmeye başladı. Gayri resmi öğleden sonrası toplantıları artık yapılmıyordu. Bu laboratuvar direktörü, yığınla müsaade ve mahremiyet sunmuştu (çalışanlar istedikleri takdirde kendi ofislerine çekilebiliyorlardı) ve yakınlaşmanın artırılarak iletişimin canlandırılacağını varsaymakta haklıydı. Maalesef ki o istemeden de olsa yakınlaşmayı azaltarak üç öğenin arasındaki dengeyi bozmuş ve rastgele etkileşimin yok olmasına neden olmuştu. Her ne kadar çalışanlarının her öğleden sonrasını kahve odalarında aylaklık yaparak geçirmesini isteyecek yönetici sayısı çok azsa da onlardan hiçbiri çalışanlarının doğaçlama sohbetlerini kısa kesmelerini istemez. İnsanların etkileşimlerini, hafif bir sohbetten çok daha özlü bir şeylere dönüştürebilmeleri için zamana ihtiyaçları vardır. Biz genellikle bu sohbetlerin kahve makinelerinin başında başladığını, sonra çalışma odalarında veya modern iş yerlerinin "arizi duvar aralıkları" olan oda kapılarında devam ettiğinigözlemledik. Kahve odaları ve diğer gayri resmi alanlar için tasarımda tek dikkate alınması gereken sıklıkla yakınlık oluyordu. Ancak aynı zamanda mahremiyet (mesela gerçek duvar aralıkları yaratarak) ile uygun bir müsaade sistemi kurmadığınız takdirde, muhtemelen çok az meyve veren geçici etkileşimleri tetikleyen bir alanla yetinmek zorunda kalırsınız. Son olarak da müsaadenin çok farklı şekillere bürünebileceğini unutmamak çok önemli. Yöneticilerin kendi rol modellerinin yanı sıra çalışanların davranışlarına olan tepkilerinin de sadece müsaade ifadelerinden çok daha büyük bir etkisi olabilir. Pek çok yöneticiden aslında gayri resmi etkileşimlere çok değer verdiklerini, ama gerçek hayatta şahit olduklarında yaptıkları olumsuz yorumlarla ve bazı vakalarda vücut diliyle onaylamadıklarını belirterek onları ezdiklerini söylediklerini işitmiştik. İşbirliğini ateşleyen etkileşimleri cesaretlendirmek için söylediğiniz ile yaptığınız aynı çizgide olsun. (Üç ögenin nasıl dengeleneceği hakkında detaylı bilgi için "Etkileşimi Özendiren Tasarımlar" kutusuna bakabilirsiniz.)

İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz




Veri politikasındaki amaçlarla sınırlı ve mevzuata uygun şekilde çerez konumlandırmaktayız. Detaylar için veri politikamızı inceleyebilirsiniz.