Ofisimin yerini kim değiştirdi?

İşbirliğini gerçekten teşvik eden çalışma ortamları yaratmak Anne-Laure Fayard ve John Weeks

1.09.2011 00:00:000
Paylaş Tweet Paylaş
Ofisimin yerini kim değiştirdi?

YÖNETİCİLERİN HEVESLERİ KIRILMAYA GÖRSÜN
, her ne kadar yasaklanmış olsa da çalışanlar arasında aslı astarı olmayan dedikodular anında başlar. Eskiden pek çok patron, su ve kahve makinelerinin başındaki laklakları işten kaytarmanın bir yolu olarak görürdü. Bugün ise böylesi bir fırsatın ve iş hakkındaki sohbetlerin yardımlaşma ile inovasyonu desteklediğini ve şirketlerin kat planlarıyla kültürlerini tasarlarken bunu göz önünde bulundurduklarını gayet iyi biliyoruz. Bu arada alınan sonuçlar bazen son derece şaşırtıcı olmakla birlikte genellikle bir hayli de moral bozucu. Scandinavian Airlines'ın (SAS) deneyimine bir bakalım. Bu şirket 1987 yılında kendi genel müdürlük binasını, içinde bir kafeterya, mağaza, sağlık merkezi, spor salonu ile konforlu mobilyalara, kahve, faks ve fotokopi makinelerine sahip birkaç "çoklu oda" olacak şekilde merkezi bir "cadde" biçiminde yeniden tasarlamıştı. Bu yeni tasarım özellikle gayri resmi etkileşimleri teşvik etmeyi hedefliyordu ve yönetim de çalışanların bu yeni alanda "doğaçlama toplantı" ve "yaratıcı rastlantı" fırsatları bulmaları gerektiği mesajını veriyordu. Peki sonuçta ne oldu? Çok az şey. Çalışanların etkileşimleri hakkındaki bir araştırma, bu etkileşimlerin sadece yüzde 9'unun caddede ve sadece yüzde 27'sinin diğer kamuya açık alanlarda yapıldığını gözler önüne serdi. Bu yeni tasarımı oluşturan onca düşünceliliğe ve iyi niyete rağmen, etkileşimlerin üçte-iki-si halen kişiye özel ofislerle sınırlıydı. Nerede yanlış yapılmıştı? İş, etkileşim için tasarım yapmaya geldiğinde sağduyunun yetersiz bir rehber olduğu ortaya çıkmıştı. Topluluğu ve işbirliğini cesaretlendirmek için kişiye özel ofislerin, açık kat plan-larıyla değiştirilmesinde artan yoğun ilgiye bir göz atalım. Bu gibi yeniden tasarımların davranışsal etkilerini inceleyen bir düzineden fazla araştırma yapılmıştır. Fiziksel engelleri ortadan kaldırmanın ve insanları birbirlerine daha fazla yakınlaştırmanın, tesadüfi etkileşimleri artırdığına dair birtakım kanıtlar mevcuttur. Ancak açık alanların mahremiyeti sınırlandırdığı için gayri resmi alışverişleri teşvik etmediği ve aslında onları engellediğine dair de eşit sayıda kanıt vardır. Bazı araştırmalar, açık plan alanlarda kendilerinin söylediklerine kulak kabartılabileceğini veya laflarına karışılabileceğini düşünen çalışanların, tartışmalarını normalde yaptıklarından çok daha kısa ve yüzeysel tuttuklarını gösteriyor. Aslında her iki bulgu seti de doğruları söylüyor. Açık kat planları ya da herhangi türden bir tasarım, sundukları karmaşık fiziksel ve sosyal imalara bağlı olarak, gayri resmi etkileşimleri teşvik edebilir de etmeyebilir de... Son 12 yıl boyunca, Amerika Birleşik Devletleri, Avrupa ve Asya'daki organizasyonları inceleyerek, etkileşim üzerinde tasarımın etkilerini araştıran dokuz tane çalışma yaptık. Bu konuyla ilgili yaygın literatür anketleri yürüttük ve düzinelerce yöneticiyle kendi ofislerinin yeniden tasarlanması konusunda söyleşi gerçekleştirdik. Araştırmalarımızın sonucunda, bir alanın hem fiziksel hem sosyal yönü olan üç boyutu yani "sağlayıcıyı" nasıl dengelediğine bağlı olarak etkileşimi teşvik edebileceğini de etmeyebileceğini de gördük: Yakınlık, mahremiyet ve müsaade. (Sağlayıcılar hakkında daha fazla bilgi için "Tasarımın Gönderebileceği Sinyaller" kutusuna bakabilirsiniz.) En etkin alanlar, engelleri ortadan kaldırarak insanları bir araya getiren ve onların söylediklerine kulak kabartılacağından veya müdahale edileceğinden korkmalarına gerek bırakmayacak derecede mahremiyet sunan alanlardır. Bununla birlikte onların, özgürce bir araya gelinmeye ve konuşulmaya verilen müsaadeyi de pekiştirmeleri gerekir. Bizim bulduğumuz bu zorunluluklar, her ne kadar onların sanal göstergeleri bir hayli farklı olsa da hem fiziksel alanlar hem de sanal alanlar için geçerlidir. SAS'da yaşanan tasarım başarısızlığının nedenleri hakkında henüz resmi bir araştırma yapılmamış olsa da orada da bu gibi bir dengesizliğin tüm işaretleri görülüyor ve yeniden tasarım hakkında düşünen herhangi bir şirket için ibret alacağı bir örnek vaka durumunda.~

Fotokopi makineleri etkileşimi nasıl artırıyor?
Her ne kadar fotokopi makineleri görünüşte herhangi biri tarafından kolaylıkla kullanılabilecekmiş gibi yapılmış olsa da onların karmaşık özellikleri ve arayüzleri bir hayli kafa karıştırıcı ve sinir bozucu olabilir. Onlara uzmanlaşmış bilgi gerektiren (toner kartuşunun nasıl takılacağı veya sıkışmış bir kağıdın nasıl çıkarılacağı gibi) bir iş olan periyodik bakımların yapılması gerekir ve bu iş genellikle kullanıcılar arasında dengesiz bir şekilde paylaştırılır. Bu karakteristikler, gayri resmi etkileşimler için bulunmaz tetikleyicilerdir, çünkü onlar
insanlara bir sohbete başlamaları için doğal nedenler sunar. Yardım almak için bir diğerinin yüzüne bakan, makine hakkında daha fazlasını öğrenebilmek için bir diğerini izleyen, çalıştırılması konusunda (genellikle küçümseyici) yorumlarda bulunan pek çok çalışan görmüşüzdür. Bu kendiliğinden sohbetler, sonunda bazıları işle ilgili diğer konulara doğru kolaylıkla kayabilir. Sonuçta kopyası çıkarılan şey kopyalama süreci kadar önemli hale gelebilir. Bir araya toplanmış insanlar, fotokopi makinesine gelen belgelerde yazılanları, meslektaşlarının projelerindeki kendi işleriyle ilgili yazışmaları ya da kendilerini etkileyebilecek yeni bir şirket politikasını burada keşfedebilir. Ardından sıklıkla zengin tartışmalar gelir. Aslında şayet fotokopi makinesi özel olarak sosyal etkileşimi özendirmek için tasarlanmış olsaydı, bundan daha başarılı olması beklenemezdi.

Bir alanda küçükmüş gibi görünen değişikliklerin devasa etkileri olabildiğini ve istenmeyen sonuçlara çok sık rastlanabildiğim unutmayın.

Yakınlığın özellikleri
İnsanlar sıklıkla yakınlığın, fiziksel faktörlerin bir fonksiyonu olduğunu varsayar. Çalışanlar birbirleriyle hangi mesafede oturuyorlar ya da dinlenme odası ne kadar uzakta gibisinden... Ama, mesafe önemlidir. MIT'den organizasyo-nel psikoloji profesörü Thomas Allen, araştırdığı bir AR-GE kompleksindeki çalışanların etkileşim frekansının, kendi ofisleri arasındaki mesafeyle orantılı olarak geometrik bir şekilde düştüğünü keşfetmişti ve sonra bu etkiye Allen eğrisi adı verilmişti. Aynı binada olmalarına rağmen ofisleri farklı katlarda olan araştırmacıların gayri resmi olarak neredeyse asla birbirleriyle etkileşime girmediklerini görmüştü. Ancak gayri resmi etkileşimleri belirleyen sadece alanın fiziksel özellikleri değildir; bizim kullandığımız anlamıyla "yakınlık", çoğunlukla sosyal ve fiziksel yönlerle şekillendirilen trafik alışkanlıklarına bağlıdır. Aslında fiziksel merkezilik sıklıkla, giriş-çıkış kapıları, dinlenme odaları, merdiven boşlukları, asansörler, fotokopi ve kahve makineleri ve elbette soğuk su otomatları gibi şeylere yakınlık anlamına gelen "işlevsel merkezilikten" daha az öneme sahiptir. Allen, laboratuvar direktörlerinin fikirlerin paylaşılmasını ve yayılmasını artırmak için, içinde paylaşılan birkaç kaynağın olduğu alanlar yaratmaları gerektiğini ileri sürüyor. Bir alanın sosyal coğrafyası, onun fiziksel yerleşim planının kritik bir bileşenidir.

Sanal ortamlarda, dinlenme odasına gitmek veya kendine kahve almak gibi iş dışı faaliyetler, insanları bir araya getirmek yerine aksine onları birbirlerinden uzaklaştırır.~

Mahremiyetin önemi

Araştırmalarımızdan biri, içinde kahve ve otomat makinelerinin, bir yazıcının ve bir fotokopi makinesinin olduğu merkezi ortak alanın, şirketin girişi ile özel ofislerin arasına yerleştirildiği bir medya ajansıyla ilgiliydi. Herkes oradan geçmek zorundaydı, ancak hiç kimse uğramıyordu bile. Sebebi ise çalışanların çoğunun orada özel sohbetlerin yapılmasını engelleyecek kadar çok trafik olduğuna inanmalarıydı. Bilhassa da bu ajansın direktörü sık sık kahve almak için buraya geliyordu ve insanlar onun kendi konuşmalarına kulak misafiri olmasını istemiyordu. Mahremiyet için gerekli fiziksel zorunluluklar en önemli olanlardır. İnsanların en azından kendi konuşmalarına kulak kabartılmadan konuşabildiklerinden emin olmaları gerekir. Böylesi bir mahremiyetin sağlanması için de alanların görünebilirlik ve akustik kurallarına göre tasarlanmaları şarttır; mahremiyet ancak diğerlerinin sizin kimlerle konuştuğunuzu göremediği ve sizin kimlerin yaklaştığını ya da kulak misafiri olma menziline girdiğini görebildiğiniz ortamlarda sağlanır. Burada temel bir öngörü yatar: Gerçek mahremiyet, sizin diğerlerinin erişimini onlarla etkileşime girip girmeme tercihinize göre kontrol edebilmenize olanak sağlar. Her ne kadar mantık dışıymış gibi görünse de bu araştırma, insanların istemedikleri halde etkileşime girmek zorunda kaldıkları durumlarda gayri resmi etkileşimlerde ilerleme sağlanamayacağını gösteriyor. Binalar ve şehirlerdeki kullanım alışkanlıkları hakkında çok sayıda makalesi olan mimar Christopher Alexander, gayri resmi etkileşimler için en ideal yer olarak duvar aralıklarını gösteriyor: Oraları rastgele buluşmalar için yeterince halka açıktır ama özel sohbetler için de yeterince mahremiyet sunar. Duvar aralıkları ayrıca insanların sohbetlerinin bir başkasının müdahalesiyle sona erdirilmemesi için kapısı olan bir oda aramalarına gerek kalmaksızın ortalıkta bir yerde, mesela koridorda başlayıp sonra daha özelbir alanda sürdürülmesine de olanak sağlar. Gelin şimdi mahremiyet yoksunluğunun Xerox'un Wilson Araştırma ve Teknoloji Merkezi'ndeki etkileşimlerin altını nasıl oyduğuna bir bakalım. Yöneticiler, farklı gruplardaki çalışanlar arasında gayri resmi etkileşimi teşvik etmek için "LX Common" adında bir sistem kurmuş. Common ile fazla yakınlaşma sağlanıyordu: Merkezi olarak konumlandırılmıştı ve ana giriş kapısından kendi laboratuvarlarına veya bir laboratuvardan diğerine ya da konferans salonuna giden çalışanların muhakkak geçmek zorunda oldukları bir alandı. İçinde bir mutfak, fotokopi ve yazıcılar ile kilit referans malzemeleri vardı ve bu işlevsel merkezilik, trafiği de artırıyordu. Ancak ekipler orada sohbet ve toplantılar yapmaya başladıkça, insanlar giderek yollarını uzatmak pahasına oraya uğramamaya başladılar. Sorun neydi? Common, o kadar fazla yakınlaşma ve az mahremiyet yaratmıştı ki mühendisler artık bir toplantıya veya gayri resmi bir sohbete katılma riskini almadan oradan geçemez hale gelmişlerdi. Böylece hep birlikte o alandan uzak durmaya başlamışlardı. Laboratuvar yöneticisi, çalışanların bu yeni alanda kiminle ve ne zaman etkileşime gireceklerini kontrol edebilmelerini sağlayan üç tane kural belirleyerek bu soruna bir çözüm bulmuştu: Common'a günün herhangi bir saatinde giriş ve çıkış serbesttir; insanlar oradaki tartışmalardan herhangi birine katılıp katılmamakta özgürdür ve eşlik edilen tartışmalardan istenildiği zaman ayrılmak serbesttir. Bu kurallara riayet edilmeye başlandığı andan itibaren de gayri resmi etkileşimler anında artmıştı.

Bazı araştırmalar, açık plan alanlarda kendilerine kulak misafiri olunabileceğinin farkında olan çalışanların, normalde olduğundan çok daha yüzeysel sohbetler yaptıklarını gösteriyor.
~

Müsaade etmenin gücü
Müsaade etmenin sosyal boyutu, fiziksel olanından çok daha ağır basar, ancak her ikisi de önemlidir. Belirli bir ortamda uygun davranış tarzlarının neler olabileceği hakkındaki bakış açımızı, kültür ile gelenekler şekillendirir. Bir ofis ortamını, insanların etkileşim için konforlu ve doğal bir alan olarak görebilmeleri için genellikle yönetim tarafından pekiştirilen şirket kültürünün orasını o anlamda tasarlamış olması gerekir. Bu durum, "gerçek işlerin" birilerinin masalarında veya toplantı odalarında yapıldığı ve bizim araştırdığımız bir danışmanlık firmasında apaçık görülebiliyordu. Lüks kafeteryası genellikle bomboştu: Çalışanlar içeri giriyor, bir fincan kahve kapıyor ve derhal orasını terk ediyordu. Şirket kültürü onlara orada durup konuşma müsaadesini vermiyordu. Aksine, gözlemlediğimiz yaratıcı bir işbirliği ortamında, merkezi konumlandırılmış bir kafeteryadaki kanepelerin üzerine yayılmış sohbet eden ve ortak bir ofis alanını paylaşan tasarımcılar, reklamcılar ve mimarlar ise yaratıcı bir sürecin bir parçası ve ürünü gibi duruyorlardı. Bazen bir alandaki insan eliyle yapılmış şeyler de orasının sosyal sıfatını güçlü bir şekilde etkileyebilir. Üç tane Fransız şirketinin fotokopi odalarındaki etkileşimleri inceleyen bir araştırmamızda, kendi sıralarının gelmesi için diğerlerinin işlerini bitirmelerini beklemekle birleşen can sıkıcı fotokopi çekme işinin insanlar arasında gayri resmi etkileşime girmeleri için kendiliğinden bir müsaade yarattığını görmüştük. Burada müsaade anlayışı, fotokopi çekmenin bir iş olarak algılanması gerçeğinden hareketle güç kazanmıştı. Yönetim, çalışanların kafeteryada "dedikodu" yapmalarını yasaklamış olabilirdi, ancak aynı türden sohbetlerin fotokopi odasında yapılmasında hiçbir sorun yoktu. Müsaade olayı, fiziksel alan, insan eliyle yapılanlar ve şirket kültürü arasındaki karşılıklı etkileşimleri yansıtır. Bu bileşenlerin harmanlanmasında en mükemmel uygulamaları IDEO ile Zappos'da görmüştük. IDEO'nun açık plan ofisindeki hareketli mobilyalar sayesinde çalışanlar işbirliği yapacakları insanların yanına kolaylıkla tekerleklerin üzerinde kayarak gidip gelebiliyordu. Zappos'da ise yöneticiler zamanlarının yüzde 20'lik kısmını sosyalleşmeye ve ekip kurmaya harcamaya teşvik ediliyorlardı. CEO Tony Hsieh'in, bu şirketin Las Vegas'taki çalışma mekanının tam ortasında, herkese orada bulunabileceğinin ve etkileşime açık olduğunun sinyalini verecek şekilde küçücük bir çalışma odası vardı.

Tasarımın gönderebileceği sinyaller
Psikolog James Gibson tarafından geliştirilmiş "sağlayıcılar" kavramı, bir nesnenin veya ortamın kendi hedefiyle nasıl iletişim kurduğunu açıklar ve eylem olasılıkları sunar. Tutacaklar kavrama sağlar, kapılar girip çıkmaya yarar, yollar hareket kabiliyeti sağlar. Gibson, bir nesneye veya ortama baktığımızda, her ne kadar onun sunduğu işlevsellikleri tam olarak görmeyebilir veya yanlış yorumlayabilir olsak da ya da bilhassa gözden saklandıklarından ancak ortamdaki bir değişiklikle görünebilir hale gelinceye kadar onları göremesek de onun şekli veya rengi gibi özelliklerini fark etmeden önce sağladığı olanakları algıladığımızı ileri sürer. Bizim araştırmamızın kapsamında iş alanları, yakınlık, mahremiyet ve müsaadeyi ya sağlarlar ya da sağlamazlar. Sağlama teorisi, bir nesnenin tasarımının, insanların onu kullanma şekillerini nasıl etkileyebildiğini anlamamıza yardımcı olur. Genel olarak bir nesne, ancak onun tasarımının kendi amacını belirttiği durumlarda, tasarlanmış kullanım amacına göre kullanılır. İtilmesi mi çekilmesi mi gerektiği anlaşılmayan garip şekilli kapılardan tutun da işlevlerine dair en ufak bir ip ucunun bile olmadığı birbirinin aynısı tuşlarla dolu ama estetik anlamda bir hayli çekici kontrol panellerine kadar, sağladıkları faydayı karartan yığınla kötü tasarım örneği vardır. Bu
gibi durumlarda, insanların bir nesnenin işlevlerini ve nasıl kullanılacağını anlamaları için bilinçli düşünmeye ve bazen bir parça eğitime ihtiyaçları olur. Araştırmalar, nesnelerin ve iş alanlarının onları gerçekten kullananların algıladıkları şekliyle sağladıklarının, tasarımcılar veya yöneticiler tarafından ilk başta fark edilmeyebileceğini gösteriyor. Örneğin bilişsel bilim insanlarından Edwin Hutchins ile Don Norman, uçaktaki pilotlar ve yardımcı pilotlar tarafından kullanılan birbirine bağlı kumanda direksiyonlarının yerine birer kumanda kolu (joystick) koymanın etkilerini incelemişlerdi. Bu kumanda kolları, eski kumanda direksiyonlarındaki bütün işlevselliklere ve daha da fazlasına sahip olacak şekilde tasarlanmışlardı. Ancak Hutchins ile Norman, tasarımcıların eski sistem tarafından sunulan çok önemli bir işlevi atladıklarını keşfetmişlerdi: Pilot, kumanda direksiyonunu çevirdiğinde yardımcı pilotun direksiyonu da aynı yönde çevriliyordu. Bu aslında planlanmış bir işlevsellik değildi, ancak arada gereksiz sohbete ve ekstra enstrümana mahal bırakmadan pilotun hareketleri yardımcı pilota aktarılıyordu ve pilotlar bu sisteme güveniyorlardı. İster bir uçakta, ister bir iş alanında, isterse de başka bir yerde olsun, önemli sağlayıcıları dikkate almayan tasarımlardan istenmedik sonuçlar çıkabilir.~

Sanal ofislerin 7/24 bazında açık tutulması onların gayri resmi kullanılabileceğine müsaade edildiğinin sinyalini gönderir. Toplantı molalarında ve sonrasında video bağlantılarının açık bırakılması da benzer bir mesajın verilmesini sağlar.


Prensipleri hayata geçirmek

Gayri resmi etkileşim için gerekli olan üç öğeyi anlamak işin daha başıdır. Onları aslında nasıl tasarlamalısınız? İşe, kendinizi onların kendi aralarındaki dengeye ayak uydurarak başlayabilirsiniz; bunlardan birine veya ikisine sahip olmak genellikle yeterli değildir ve üçünden herhangi birini aşırı abartmak veya küçümsemek de ters tepebilir. Tasarımınıza öylesine bir esneklik katın ki çeşitli permütasyonları test edebilesiniz ve tasarımın etkilerini ölçebilesiniz. Bizim deneyimimize göre bunu yapan şirket sayısı çok az. Bu arada görünürde küçük değişikliklerin son derece büyük etkileri olabileceğini ve istenmedik sonuçlarla çok sık karşılaşılabileceğini de unutmayın. New York Üniversitesi'nin Politeknik Enstitüsü'nde saygın öğretim üyesi Bojan Angelov'un yanı sıra ofislere kahve cihazları ile malzemeleri satan bir şirkete de danışmanlık hizmetleri sunmuştuk. Oradaki çalışmamız sırasında etkileşim alanlarına kıyasla kahve odalarının çok daha sohbet tetikleyici ortamlar olduklarını keşfetmiştik. Burada yakınlık bir sorun değildi; gözlemlediğimiz odalar çok iyi konumlandırılmış-lardı. Onlar ne mahremiyet sağlayacak şekilde tasarlanmışlardı, ne de insanların oraya girip çıkmak için izin istemelerine gerek vardı. Çalışanlar sıklıkla sohbetlerine kahve odalarında başlıyor ve sonra konuşmalarını sürdürmek için daha özel bir alana geçiyorlardı. Ancak pek çok sohbet onlar daha bir sonraki aşamaya geçemeden dışarıdan yapılan müdahalelerle sona eriyordu. Daha özel bir yer bulma ihtiyacı ortaya çıktığı an yani geçiş anı bu etkileşimleri kırılgan bir hale getiriyordu. Araştırmalarımızdan bir diğeri ise tasarım değişikliklerinin öngörülemez etkileri ile onların etkilerinin izlenmesinin önemini gün ışığına çıkarmıştı. Bir üniversitenin psikoloji laboratuva-rındaki araştırmacıların bir kahve takımları vardı ve her öğleden sonraları kahveyi satın alma ve yapma sırası birine geliyordu. Meslektaşları tarafından görevlendirilmiş bu kişi mutfağa giderken ofislere uğruyor ve diğerlerine 5-10 dakika sonra kahvenin hazır olacağını söylüyordu. 10 dakika sonra herkes mutfakta toplanıyor ve kahvelerini yudumlarken gerek kişisel olaylar gerekse de araştırma projeleri hakkında sohbet ediyordu. Bu laboratuvarın başkanı, kahve molalarının işbirliği kurulması bakımından ne kadar önemli olduğunun farkına varmıştı. Derhal onu daha da teşvik etmek için eski kahve takımının yerine üstün kaliteli çeşit çeşit sıcak içecek hazırlayabilen ama tek kişilik servis yapabilen yeni bir makine almıştı. Bu sayede insanların mutfağa daha sık gidebileceklerini düşünmüştü. Oysa artık kahveye ücretsiz ve zahmetsiz erişilebildiği için insanlar farklı zamanlarda mutfağa uğramaya ve kahvelerini aldıktan sonra da doğru kendi odalarına gitmeye başladı. Gayri resmi öğleden sonrası toplantıları artık yapılmıyordu. Bu laboratuvar direktörü, yığınla müsaade ve mahremiyet sunmuştu (çalışanlar istedikleri takdirde kendi ofislerine çekilebiliyorlardı) ve yakınlaşmanın artırılarak iletişimin canlandırılacağını varsaymakta haklıydı. Maalesef ki o istemeden de olsa yakınlaşmayı azaltarak üç öğenin arasındaki dengeyi bozmuş ve rastgele etkileşimin yok olmasına neden olmuştu. Her ne kadar çalışanlarının her öğleden sonrasını kahve odalarında aylaklık yaparak geçirmesini isteyecek yönetici sayısı çok azsa da onlardan hiçbiri çalışanlarının doğaçlama sohbetlerini kısa kesmelerini istemez. İnsanların etkileşimlerini, hafif bir sohbetten çok daha özlü bir şeylere dönüştürebilmeleri için zamana ihtiyaçları vardır. Biz genellikle bu sohbetlerin kahve makinelerinin başında başladığını, sonra çalışma odalarında veya modern iş yerlerinin "arizi duvar aralıkları" olan oda kapılarında devam ettiğinigözlemledik. Kahve odaları ve diğer gayri resmi alanlar için tasarımda tek dikkate alınması gereken sıklıkla yakınlık oluyordu. Ancak aynı zamanda mahremiyet (mesela gerçek duvar aralıkları yaratarak) ile uygun bir müsaade sistemi kurmadığınız takdirde, muhtemelen çok az meyve veren geçici etkileşimleri tetikleyen bir alanla yetinmek zorunda kalırsınız. Son olarak da müsaadenin çok farklı şekillere bürünebileceğini unutmamak çok önemli. Yöneticilerin kendi rol modellerinin yanı sıra çalışanların davranışlarına olan tepkilerinin de sadece müsaade ifadelerinden çok daha büyük bir etkisi olabilir. Pek çok yöneticiden aslında gayri resmi etkileşimlere çok değer verdiklerini, ama gerçek hayatta şahit olduklarında yaptıkları olumsuz yorumlarla ve bazı vakalarda vücut diliyle onaylamadıklarını belirterek onları ezdiklerini söylediklerini işitmiştik. İşbirliğini ateşleyen etkileşimleri cesaretlendirmek için söylediğiniz ile yaptığınız aynı çizgide olsun. (Üç ögenin nasıl dengeleneceği hakkında detaylı bilgi için "Etkileşimi Özendiren Tasarımlar" kutusuna bakabilirsiniz.)~

Sanal alanlardaki tesadüfi etkileşimler
Fiziksel dünyadaki gayri resmi etkileşimleri teşvik etmek zordur. Onları sanal ortamlarda cesaretlendirmek ise daha zordur. Fiziksel iş alanlarını anlamak için onlarca yıl boyunca araştırmalar yapmıştık, oysa sanal iş alanlarındaki gayri resmi etkileşimlerin doğasını ve onlar için nasıl tasarımlar yapılması gerektiğini henüz yeni yeni kavramaya başlıyoruz. Araştırmamız, çevrim dışında geçerli olan üç sağlayıcının çevrim içinde de geçerli olduğunu öneriyor, ancak onların sanal permütasyonları gerçek dünyadakilerden çok daha farklı olabilir ve onların tanımlanıp kontrol altına alınmaları da çok daha zor olabilir. Sanal bir ortamda yakınlık ne anlama gelir? Bir telekonferans sırasında mahremiyeti nasıl sağlayabilirsiniz? Bir şirket bloğunda müsaade nasıl oluşur? Her ne kadar sanal çalışmanın hacmi patlıyor olsa da şirketler sanal ortamlardaki rastgele volta atmanın değerini kavramakta yavaş kalıyor. Onların çoğu halen Facebook ve Twitter gibi sosyal paylaşım ağlarını dikkat dağıtıcı birer unsur olarak gördüklerinden kullanımlarını yasaklamakla meşgul. Oysa sayısız araştırma bu ağların, başarılı sanal ekiplerin vazgeçilmez bileşenleri olan ortak bir zemini yaratabileceklerini ve güveni tesis edebileceklerini gösteriyor. Yöneticilerin burada elektronik su soğutucuları veya sanal koridorlar ile fotokopi odaları kurmaları gerekmiyor, çünkü biz bu gibi benzetmelerin hiç bir işe yaramadıklarını gördükalışanlar onları oldukları gibi görüyor: Sahte ve aptalca. Yöneticilerin bunun yerine yakınlık, mahremiyet ve müsaadenin mantığı ve onların her birinin sanal ortamlara nasıl uyarlanabilecekleri hakkında daha yaratıcı düşünmeleri gerekiyor.

Sanal yakınlığın cesaretlendirilmesi

Sanal ortamlarda, dinlenme odasına gitmek veya kendine kahve almak gibi iş dışı faaliyetler, insanları bir araya getirmek yerine aksine onları birbirlerinden uzaklaştırır. Fiziksel dünyadaki iletişimde son derece yaşamsal olan tesadüfi etkileşimlerin bir kopyasını çevrim içinde nasıl yaratabiliriz? Araştırmamız iki ve bazen de üç koşulun gerekli olduğunu ileri sürüyor: Sanal alanda diğer insanların ciddi bir şekilde farkında olmak; gönüllü olarak dahil olunmayı sağlayacak inandırıcı nedenler ve ara sıra da olsa katılım kuralları. Etkileşimi artıran fiziksel iş alanlarındaki çalışanlarda, meslektaşlarının orada ve elinin altında olduğu duygusu olan, bir çevredeki insanlar farkındalığı vardır. Sanal alanlarda da benzer bir duygunun yaratılması gerekir. Anında mesajlaşma, Skype, ve Twitter gibi uygulamalar, bunu başarabilirler, ancak gerek masaüstünde gerek akıllı telefonlarda ya da diğer türden mobil cihazlarda sürekli olarak açık tutulmaları gerekir. Burada anahtar kesintisiz erişilebilirliktir. Araştırmalarımız, bir ekip üyesine çevrimiçinde bağlanmanın bir tıklamadan fazlasını gerektirdiği durumlarda gayri resmi etkileşimin gerçekleşmediğini gösteriyor. Bu, insanların gerçek dünyada nasıl davrandıklarından çok da farklı değildir: Başka bir kattaki meslektaşınızın odasına tesadüfen gitmezsiniz. Bazı ekip liderleri kendi üyelerinden herhangi bir anda gayri resmi etkileşimlere davet etmek veya reddetmek için IM statülerini veya Skype durumlarını özelleştirmelerini ister. Bu, kahve makinesi başında durmanın veya ofis kapınızı kapatmanın sanal uyarlamalarıdır. Bir bilgi yönetim sisteminin kullanılmasını teşvik etmek isteyen herkes, sistemde faydalı bilgiler olmadığı müddetçe trafiğin azaldığını ama enteresan ve yardımsever insanlar olduğunda artığını gayet iyi bilir. Aynısı sanal ekip ortamları ve tartışma forumları için de geçerlidir. Kamuya açık çevrim içi forumlarla ilgili araştırmalarımızda, başarılı toplulukların diğerlerinin katılmalarını sağlamak için nedenler ve kaynaklar sunan aktif katılımcılardan oluşan birer çekirdek grupları olduğunu keşfettik. Fiziksel dünyada gayri resmi etkileşimleri ateşlemek için bir fotokopici çekirdek grubuna ihtiyaç duymazsınız, ancak orada onların eşdeğerleri olan kolaylaştırıcılar ve teşvik ediciler vardır. Bu durum ortaya bir civciv, yumurta problemi çıkarır. Çekirdek bir grup olmaksızın çevrim içi sosyal bir ortamı ilginç kılmak çok zordur, ancak çekici bir ortam olmadan çekirdek bir grubun oluşması da çok zordur. Rutinler ve kritik bir etkinlik yığını gelişinceye kadar katılımı zorunlu tutmak gerekebilir. Dağıtılmış çalışma hakkında dersler verirken, bir ders bloğu kurmuştuk ve öğrencileri gönüllülük tabanında burada tartışmaya davet etmiştik. Kimse yüzüne bile bakmamıştı. Ardından katılımı zorunlu tutarak, burada bizim yayınladıklarımızla görmek istediğimiz davranış ve iletişim tarzlarının kalıbının çıkarılmasını sağlamıştık. Başlangıçta öğrenciler minimum seviyede ilgi gösterdi. Ancak kısa bir süre sonra, birbirlerinin yazılarına cevaplar yazarak, dersle ilgili filmler önererek veya sınıfta unutulan bir çanta hakkında soru sorarak, burasını daha tesadüfi bir alana çevirdiler. Bir yakınlaşma duygusu yaratmak bilhassa sanal ekip üyelerinin birbirlerinden bir hayli farklı olduğu ortamlarda çok zordu. ~
Dershanelerden birinin Fontainebleau'da bir diğerinin ise dünyanın diğer ucundaki Singapur'da olduğu ve ortak bir medya alanının paylaşıldığı bir ders vermiştik. Video bağlantıları, etkileşimli beyaz tahtalar ve diğer teknolojilerle her iki kampüsteki öğrencilerin birbirlerini gerçek dünyadaymışçasına görmelerini, işitmelerini ve yazışmalarını sağlamıştık. Burada gayri resmi bir sanal iş ortamı kurmanın ve geliştirmenin olağanüstü bir planlama ve deney yapma süreci gerektirdiğini anlamıştık. Keşfettiğimiz anahtarlardan biri de video bağlantısını daha ders başlamadan önce açmamız ve onu ders aralarında ve sonrasında da açık tutmamız gerektiğiydi. Yaratılan bu yakınlaşma duygusuyla özendirilen öğrenciler, ders dışı saatlerde de derhal tesadüfi etkileşimlere girmeye başlamışlardı, hatta bir yerlere birlikte gitmek için arkadaşlarını davet edenler ve diğer kampüsteki arkadaşlarına sadece merhaba diyenler bile vardı.

Sanal mahremiyetin korunması
Şayet çalışanlar kendi şirketlerinin elektronik bilgi alışverişlerini izleniyor olabileceğini ve yaptıkları sohbetlerin sistemden asla silinmedi-ğini anlarlarsa, haliyle sanal kanallarda gayri resmi ilişkiler kurmaya isteksiz olacaklardır. Yöneticilerin ve BT direktörlerinin, iletişimleri filtrelemek arzusu ile güven tesis edilmesi ve işbirliği yaratılmasının temel koşulu olan mahremiyet zorunluluğu arasında iyi bir denge kurmaları gerekir. Organizasyonlar, asla mutlak bir mahremiyet sunamaz. Ancak elektronik iletişimlere kimlerin ve hangi şartlarda erişebileceğini belirleyen net iletişim politikalarıyla önemli bir teminat sunulabilirler. Xerox, sanal bir iş ortamında hem yakınlaşma hem de mahremiyet sunulması meydan okumasıyla yaratıcı bir şekilde başa çıkmıştı. EUROPARC'ı (İngiltere, Cambridge'deki AR-GE merkezini), Palo Alto'daki ilk Araştırma Merkezi'ne bağlamak için çok sayıda video bağlantısı kurmuştu. Başlangıçta bu bağlantılar sürekli olarak açık tutuluyordu, ancak sistem tasarımcıları aniden, eğer bu bilim insanlarının bu teknolojiyi kullanmalarını istiyorlarsa onlara istedikleri zaman kapatabilecekleri sanal bir kapı da sunmaları gerektiğini fark etmişlerdi. Nihayetinde üç farklı seviyede mahremiyet sunulmasına karar verilmişti: Bir video bağlantısı, açık, kapalı veya aralık durumda yani ofis içindeki insanların dışarıya göz atabilmelerine ve ofis dışındakilerin de içeri girebilmek için izin istemek üzere başlarını uzatabilmelerine olanak sağlayan yarı açık bir kapı... Bu bağlantılar sayesinde samimi işbirlikçilere diğerleri hakkında çevresel bir farkındalık kazandırılmış ve onların rastgele sohbet etme fırsatları artırılmıştı. Örneğin İngiltere'deki ofiste her gün saat 4:00'da çalışanlar, bu bağlantı ile kafeteryada kimlerin çay içtiğine bakıyor ve o gruba katılıp katılmamaya karar veriyorlar.

Sanal müsaade etmek

Kahve makinesinin başında birisine denk geldiğinizde, hava hakkında yorum yapmak çok doğaldır. Bu, ortak sızlanmaların veya iyi şansın paylaşılmasıyla ve sıklıkla çok daha temelli bir sohbete doğru kayarak sosyal bağların güçlenmesini sağlar. Oysa sanal bir iş ortamında, birileriyle sırf hava durumunu konuşmak için çat kapı iletişim kurmak absürd kaçar. Burada tesadüfi etkileşimler çok daha azdır. Öyleyse bu gibi etkileşimleri daha doğal ve konforlu hissettirmek için nasıl bir müsaade yaratmalıyız?Araştırdığımız şirketlerden biri bu soruna bir yanlışlıktan istifade ederek çözüm bulmuştu. Londra'da yaşayan bir yönetici, insanları köşe başındaki barda vereceği veda partisine davet etmek için yanlış bir e-posta dağıtım listesi kullanmıştı. Aslında sadece yerel meslektaşlarından gelmelerini istiyordu ama onun yerine dünyanın dört yanındaki 25 ofisten herkesi davet etmişti. Bu yüzden sadece bu etkinlik için Londra'ya uçakla gitmek konusunda dünyanın ücra köşelerindeki meslektaşlarından yığınla komik e-postalar yağmıştı. Ertesi gün bu şirketin liderleri, bu e-postalardan bazılarını arzu ettikleri gayri resmi ve birleşik kültürün örneği olarak göklere çıkararak şirketin haber bültenindeyayınladı. Verdikleri mesajla bu gibi çevrim içi alışverişlere sadece izin verilmediğinin üstelik onların teşvik edildiğinin sinyalini gönderdiler. Sanal ekip üyeleri, birbirlerini iş sınırları dışında da iyi tanırlarsa o zaman o ekip daha da güçlü olur. Sanal ekipleşmede oldukça başarılı bir şirket olan ve bunun farkına varan Nokia, sadece çalışanların kendi aralarında fotoğraflarını ve şahsi bilgilerini paylaşabilmeleri için sosyal paylaşım araçları ile diğer çevrim içi kaynaklar sunmuş ve 7/24 açık olan sanal "ofisler" kurmuştu. ~
Bu gibi ofisleri her daim açık tutmak, onlara bu sistemi iş dışı etkileşimlerinde de kullanabilecekleri müsaadesini vermektir. Fontainebleau ve Singapur'daki bağlantılı sınıflarımızda olduğu gibi, sanal bir toplantıdan önce video bağlantısını açmak ve verilen aralar boyunca ve sonrasında da onu açık tutmakla da benzer bir mesaj gönderilebilir. Açık bağlantılar ile coğrafyasal anlamda uzak grupların kendilerini gayri resmi bir alanı paylaşıyor hissetmeleri sağlanabilir ve gerçek dünyadaki ortak alanlardayaşanan tesadüfi etkileşimlere burada da müsaade edildiği duygusu yaratılabilir.
GÜNÜN BÜYÜK BİR KISMINI bilgisayarlarının başında oturarak geçiren akıllı telefon bağımlısı bilgi işçileri, her geçen gün fiziksel ve sanal alanlar arasında daha fazla iki arada bir derede kalıyor. İlk bakışta, bu hiper bağlanabilirliğin sadece yaratıcı işbirliğini ateşleyen gayri resmi etkileşimleri artırdığını düşünebilirsiniz. Ancak bizim araştırmamız, önemli olanın gerçek veya sanal alanların sunduğu yakınlaşmanın, mahremiyetin veya verilen müsaadenin seviyesinin olmadığını ama bu sağlayıcıların birbirleriyle nasıl dengeleniyor olduğunu gösteriyor. Asimetrik bir dağılımın faydalı etkileşimleri teşvik etmek yerine baltalama ihtimali çok yüksek. Çalışanların kendilerini dünyanın dört bir köşesindeki meslektaşlarıyla daha yakın hissetmelerini sağlamalarında teknolojinin faydası olabilir, ancak sürekli bağlı kalmak da onların mahremiyetini erozyona uğratarak nihayetinde onları ambale edebilir. Linkedln, Lotus Notes, IdeaJam, ve Twitter gibi paylaşım uygulamaları, duvarları yıkabilir, ancak başka duvarlar yaratabilirler: Yanı başındaki insanlarla bile asla etkileşime girmeyecek kadar kendisini dijital dünyaya kaptırmış o kadar çok sanal ekip üyesi gördük ki... Bilhassa da fiziksel ve sanal dünyalar arasındaki sınırlar giderek belirsizleştiğinden, üç öğenin dengelenmesinde kullanılabilecek basit bir formül yoktur. Ancak işin temellerini ve tasarımını zihinlerinde dengeli bir şekilde tutabilen yöneticiler, etkileşimlerde alanların etkilerini anlamak ve öngörmek için daha iyi donanımlı olacak ve kaçınılmaz hatalarla başarılardan çok daha iyi dersler çıkaracaklardır.

Türkiye ve dünya ekonomisine yön veren gelişmeleri yorulmadan takip edebilmek için her yeni güne haber bültenimiz “Sabah Kahvesi” ile başlamak ister misiniz?


İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz