Ofisimin yerini kim değiştirdi?

İşbirliğini gerçekten teşvik eden çalışma ortamları yaratmak Anne-Laure Fayard ve John Weeks

1 EYLÜL, 20110
Paylaş Tweet Paylaş
Ofisimin yerini kim değiştirdi?

Dershanelerden birinin Fontainebleau'da bir diğerinin ise dünyanın diğer ucundaki Singapur'da olduğu ve ortak bir medya alanının paylaşıldığı bir ders vermiştik. Video bağlantıları, etkileşimli beyaz tahtalar ve diğer teknolojilerle her iki kampüsteki öğrencilerin birbirlerini gerçek dünyadaymışçasına görmelerini, işitmelerini ve yazışmalarını sağlamıştık. Burada gayri resmi bir sanal iş ortamı kurmanın ve geliştirmenin olağanüstü bir planlama ve deney yapma süreci gerektirdiğini anlamıştık. Keşfettiğimiz anahtarlardan biri de video bağlantısını daha ders başlamadan önce açmamız ve onu ders aralarında ve sonrasında da açık tutmamız gerektiğiydi. Yaratılan bu yakınlaşma duygusuyla özendirilen öğrenciler, ders dışı saatlerde de derhal tesadüfi etkileşimlere girmeye başlamışlardı, hatta bir yerlere birlikte gitmek için arkadaşlarını davet edenler ve diğer kampüsteki arkadaşlarına sadece merhaba diyenler bile vardı.

Sanal mahremiyetin korunması
Şayet çalışanlar kendi şirketlerinin elektronik bilgi alışverişlerini izleniyor olabileceğini ve yaptıkları sohbetlerin sistemden asla silinmedi-ğini anlarlarsa, haliyle sanal kanallarda gayri resmi ilişkiler kurmaya isteksiz olacaklardır. Yöneticilerin ve BT direktörlerinin, iletişimleri filtrelemek arzusu ile güven tesis edilmesi ve işbirliği yaratılmasının temel koşulu olan mahremiyet zorunluluğu arasında iyi bir denge kurmaları gerekir. Organizasyonlar, asla mutlak bir mahremiyet sunamaz. Ancak elektronik iletişimlere kimlerin ve hangi şartlarda erişebileceğini belirleyen net iletişim politikalarıyla önemli bir teminat sunulabilirler. Xerox, sanal bir iş ortamında hem yakınlaşma hem de mahremiyet sunulması meydan okumasıyla yaratıcı bir şekilde başa çıkmıştı. EUROPARC'ı (İngiltere, Cambridge'deki AR-GE merkezini), Palo Alto'daki ilk Araştırma Merkezi'ne bağlamak için çok sayıda video bağlantısı kurmuştu. Başlangıçta bu bağlantılar sürekli olarak açık tutuluyordu, ancak sistem tasarımcıları aniden, eğer bu bilim insanlarının bu teknolojiyi kullanmalarını istiyorlarsa onlara istedikleri zaman kapatabilecekleri sanal bir kapı da sunmaları gerektiğini fark etmişlerdi. Nihayetinde üç farklı seviyede mahremiyet sunulmasına karar verilmişti: Bir video bağlantısı, açık, kapalı veya aralık durumda yani ofis içindeki insanların dışarıya göz atabilmelerine ve ofis dışındakilerin de içeri girebilmek için izin istemek üzere başlarını uzatabilmelerine olanak sağlayan yarı açık bir kapı... Bu bağlantılar sayesinde samimi işbirlikçilere diğerleri hakkında çevresel bir farkındalık kazandırılmış ve onların rastgele sohbet etme fırsatları artırılmıştı. Örneğin İngiltere'deki ofiste her gün saat 4:00'da çalışanlar, bu bağlantı ile kafeteryada kimlerin çay içtiğine bakıyor ve o gruba katılıp katılmamaya karar veriyorlar.

Sanal müsaade etmek

Kahve makinesinin başında birisine denk geldiğinizde, hava hakkında yorum yapmak çok doğaldır. Bu, ortak sızlanmaların veya iyi şansın paylaşılmasıyla ve sıklıkla çok daha temelli bir sohbete doğru kayarak sosyal bağların güçlenmesini sağlar. Oysa sanal bir iş ortamında, birileriyle sırf hava durumunu konuşmak için çat kapı iletişim kurmak absürd kaçar. Burada tesadüfi etkileşimler çok daha azdır. Öyleyse bu gibi etkileşimleri daha doğal ve konforlu hissettirmek için nasıl bir müsaade yaratmalıyız?Araştırdığımız şirketlerden biri bu soruna bir yanlışlıktan istifade ederek çözüm bulmuştu. Londra'da yaşayan bir yönetici, insanları köşe başındaki barda vereceği veda partisine davet etmek için yanlış bir e-posta dağıtım listesi kullanmıştı. Aslında sadece yerel meslektaşlarından gelmelerini istiyordu ama onun yerine dünyanın dört yanındaki 25 ofisten herkesi davet etmişti. Bu yüzden sadece bu etkinlik için Londra'ya uçakla gitmek konusunda dünyanın ücra köşelerindeki meslektaşlarından yığınla komik e-postalar yağmıştı. Ertesi gün bu şirketin liderleri, bu e-postalardan bazılarını arzu ettikleri gayri resmi ve birleşik kültürün örneği olarak göklere çıkararak şirketin haber bültenindeyayınladı. Verdikleri mesajla bu gibi çevrim içi alışverişlere sadece izin verilmediğinin üstelik onların teşvik edildiğinin sinyalini gönderdiler. Sanal ekip üyeleri, birbirlerini iş sınırları dışında da iyi tanırlarsa o zaman o ekip daha da güçlü olur. Sanal ekipleşmede oldukça başarılı bir şirket olan ve bunun farkına varan Nokia, sadece çalışanların kendi aralarında fotoğraflarını ve şahsi bilgilerini paylaşabilmeleri için sosyal paylaşım araçları ile diğer çevrim içi kaynaklar sunmuş ve 7/24 açık olan sanal "ofisler" kurmuştu.

İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz




Veri politikasındaki amaçlarla sınırlı ve mevzuata uygun şekilde çerez konumlandırmaktayız. Detaylar için veri politikamızı inceleyebilirsiniz.