Şirketler 'kurumsal hafıza kaybı' riski ile karşı karşıya

Dünyada büyük şirketlerde veri ihlalinin ortalama maliyeti 2021'de 4,24 milyon dolar iken yüzde 2,6 artışla 2022'de 4,35 milyon dolara yükselmiş durumda. Bilgi ve teknoloji varlık güvenliği ihlalleri hızla artıyor. Bu noktada şirketlerin ‘elimiz kolumuz’ diye nitelendirdiği e-posta gibi dijital iletişim araçları için doğru güvenlik yatırımları yapmaları önem taşıyor. Elektronik posta temelli tehditler ve bunların oluşturacağı zararların önlenmesinin e - posta’ya özel siber güvenlik ürünleri ve eposta arşivleme sistemlerinden geçtiğini söyleyen Uzman Posta CEO’su Gökalp Çakıcı, “Şirketlerde, dijital geçmiş, süreçler ve projelerle birlikte bir ‘kurumsal hafıza’ oluşuyor. Hem elektronik posta iletişimi sırasında önlenebilecek tehditleri engellemek hem de kullanıcı veya saldırı tabanlı oluşacak kurumsal hafıza kayıplarının önüne geçecek arşivleme hizmetleri ile öne çıkıyoruz” diyor.

Dijitalleşme artıyor. Hangi büyüklükte olursa olsun her şirket hayat döngüsü boyunca sürekli veri üretiyor. Bu veriler şirketlerin işleyişine göre farklı tip ve büyüklükte. Sadece al sat operasyonu yapan ve hiç bir üretimi olmayan şirketler dahi yasal olarak finansal veri üretmek zorunda. Son yıllarda vergisel e-dönüşüm sebebi ile irili ufaklı serbest defter sahibi veya küçük şirketler ayrım yapılmadan e-fatura, e-defter gibi ortamlara zorunlu olarak taşındı. Çok kullanılan “Veri olmadan şirket olunmuyor” sözü artık “Dijital olmadan şirket olunmuyor” haline geldi. E-dönüşüm-n ise sonu gelmez bir süreç olduğuna vurgu yapan Uzman Posta CEO’su Gökalp Çakıcı, “Bir çok firma iş akışlarını dijitalle dönüştürürken ürettikleri kurumsal veri de artıyor. Tüm firmalar işlerini dijital ortamda yapmak konusunda hemfikir, bu konuda güncel ve eksiksiz olmak istiyorlar. Kurumlar arası iletişimin tümüyle dijital mecrada gerçekleşmesi, şirketler arasındaki veri takasının her geçen gün daha fazla olması ile sonuçlanıyor” diyor.

DİJİTAL GEÇMİŞ ‘KURUMSAL HAFIZA’ OLUŞTURUYOR

Potansiyel müşteriler ile olan iletişimin ticarete dönüşmesinden önceki tüm süreçlere ait CRM iletişimi neredeyse tamamen dijital iletişim kanallarda oluşuyor. Her firma müşteri adaylarına anında mesajlar, kısa mesajlar ve e-posta kampanyaları ile ulaşmak istiyor, onlarla olan ilişki potansiyellerini ekonomiye çevirmek istiyor. Dönüşümün önemli bir göstergesinin de ‘dijital işyeri’ kavramı olduğunu söyleyen Çakıcı, “COVID sonrası iş hayatı uzaktan çalışma ve sanal toplantılar üzerine kuruldu. Bu ister istemez yüz yüze toplantıları ve birlikte iken konuşulanların daha kolay akılda kaldığı kişisel iletişimi azaltıyor. Kurumlar arası dökümanlar, hesap tabloları veya projenin mahiyetine özel üretilmiş dosyalar (çizimler, tasarımlar, 3d modeller vb.) sürekli dijital yollar ile alınıp veriliyor. Tüm bunlar projelerin ilk gününden itibaren birleşerek, revize edilerek nihai hallerini alırken en sonunda belirli bir i��in veya projenin geçmişini oluşturuyorlar. Projenin veya işin hafızası yürüten kişiler ile değil bu dijital çıktılar ile ifade edilir hale geliyor. İş sona erdiğinde bu dijital geçmiş, süreçler ve projeler birlikte bütünleşerek bunları hayata geçiren yapıların ‘kurumsal hafıza’sını oluşturmaya başlıyor” diye anlatıyor.

VERİYİ KULLANMAK REKABETTE ÜSTÜNLÜK GETİRİYOR

Zaman geçtikçe piyasada kalan her şirket gelecekte yapacağı yeni işleri, eskiden bitirdiği işler ve bunları yaparken ürettiği know-how üzerine kurguluyor. Bu doğal bir süreç. Yeni yapacağı işleri ve oluşturacağı ekonomiyi bu kurumsal hafızası ve ürettiği know-how modelleri ile yürütecekler. Kurumu işi ürettiği gün sahip olduğu iş gücüne yeni dönemde sahip olmasa dahi, saklanan ve ‘kurumsal hafıza’yı oluşturan bu geçmişin, yeni dönemde kuruma benzer işler yapma imkanı sağladığını belirten Çakıcı, “Veriyi kullanan şirket rekabet üstünlüğüne sahip oluyor” diyor.

ŞİRKETLERDE YENİ KAVRAM: ‘DİJİTAL OLGUNLUK ENDEKSİ’

Şirketlerin hayatında artık ‘Dijital Olgunluk Endeksi’ adı verilen yeni bir kavram da var. Ürettiğiniz verinin olabildiğince dijital ortamda ve sürekli erişilebilir olması endeksin en önemli parametrelerinden birisi. Çok fark edilmiyor olsa da iş yaparken bu dijital verilerin taşındığı en önemli mecranın elektronik posta mesajları olduğuna dikkat çeken Çakıcı, “Gün içinde farkında olmadan onlarca eposta mesajı alıp veriyoruz. Anında mesajlaşma yazılımları çok iş görseler dahi kurumsal seviyede iş yapmak yazılı ve bir nevi kanıt olacak kayıtlı bir kurumsal iletişim ortamı gerektiriyor. Bu konuda dünyanın ortak iletişim aracı aslında elektronik posta. Birbirini takip eden eposta mesajları ile biriken geçmiş yazışmalar ve en basit hali ile mesaj ekleri şirketin ‘kurumsal hafızası’nın birincil kaynağı oluyorlar. Bu ‘kurumsal hafıza’nın uğrayacağı her türlü zarar veya tümüyle yaşanabilecek veri kaybı dijital platformlar üzerinde yoğun iş yapan şirketler için büyük bir doğal felaketten farksız” diye anlatıyor.

E-POSTA’YA ÖZEL SİBER GÜVENLİK GEREKLİ

Şirketler, fiziki felaketlere (deprem yangın sel vb.)”  ‘FKM’ adı verilen ‘Felaket Kurtarma Merkezleri’ ile hazırlanmaya çalışırken, tatbikatlar ve birçok hazırlıklar yapıyorlar ama aslında sanal dünyada oluşabilecek zararlı yazılım ve siber saldırı merkezli tehditlere aynı şekilde hazırlanmıyorlar. Oysa felaketler artık sanal ortamda çok daha yoğun ve tehditler sürekli artmakta. Kullanıcıların organizasyon dışından aldığı verilerin birinci kaynağı ise bilindiği gibi elektronik posta iletişimi ve bu mesajlar ile takas edilen dosyalardan oluşuyor. Elektronik posta temelli tehditler ve bunların oluşturacağı zararların önlenmesi ise eposta’ya özel siber güvenlik ürünleri ve eposta arşivleme sistemlerinden geçiyor. Türkiye’de bu konuda lider konumda olan yerli siber hizmet üreticilerinden olduklarının altını çizen Çakıcı, öyle devam ediyor:  “Hem elektronik posta iletişimi sırasında önlenebilecek tehditleri engellemek hem de kullanıcı veya saldırı tabanlı oluşacak kurumsal hafıza kayıplarının önüne geçecek arşivleme hizmetleri ile öne çıkıyoruz. Dijital olgunluğa ulaşma yolunda her şirketin ihtiyacı olan felaketlere karşı hazır olmak için yerli servisler üreterek ülkemizin veri politikalarına uygun saklama yolları ile bunlar irili ufaklı tüm kurumlara sunuyoruz.”

TEKNOLOJİK VARLIK GÜVENLİĞİ ÖNE ÇIKIYOR

Veri kayıplarının ekonomiye etkilerine global bir bakış ve raporlar ile bakıldığında; IBM’in yayınladığını yakın tarihli bir rapor, tek bir veri ihlalinin ortalama maliyetinin dijital ortamda artan işler sebebi ile tüm zamanların en yüksek seviyelerine ulaştığını gösteriyor. Rapora göre; büyük şirketlerde veri ihlalinin ortalama maliyeti 2021'de 4,24 milyon dolar iken yüzde 2,6 artışla 2022'de 4,35 milyon dolara yükselmiş durumda. Birleşmiş Milletler Sermaye Kalkınma Fonu UNCDF United Nations Capital Development Fund finansman kuruluşunun raporuna göre ise; 2020'de bilgi ve teknoloji varlık güvenliği ihlallerinin dünya geneline ekonomik maliyeti 4 trilyon dolar gibi şaşırtıcı bir rakam ve bu rakam küresel GSYİH'nin yaklaşık yüzde 4,6’sına denk geliyor. Yüzdelere göre 2022 yılında yaklaşık maliyetin 5.2 trilyon dolar olduğunu belirten Çakıcı, şunları anlatıyor: “Elbette firmaların büyüklüklerine göre bu etkiler ölçeklenecek ama zararın kaçınılmaz olduğu bir gerçek.Temelde farkında olmamız gereken şey kurumsal hafızanızı neyin oluşturduğunu bilmek. Her gün elimizin altında olduğu için belki de kanıksadığımız epostalarımıza ve bu ortamda iletilen mesajlarımıza gereken değeri vermemiz gerekiyor. ‘Elimiz kolumuz’ diye nitelendireceğimiz e-posta gibi dijital iletişim araçları için doğru güvenlik yatırımları, arşivleme yatırımları veya kayıp durumunda kurumsal hafızamızı rahatça eski haline geri getirebilme adına yapacağımız her türlü iş sürekliliği yatırımı, hem veri kaybımızı ortadan kaldıracak hem de şirketimizin kurumsal hafızasını koruyacak.”