"Oyak Holding’in E-Çimento Stratejisi"

Altay Elbek / Oytek Genel Müdürü   Türkiye’de çimento sektörünün öncüleri arasında Oyak Grubu da var. 7 şirketi, çok sayıda fabrikasıyla önemli bir oyuncu…Grup, bu şirketlerde iş süreçler...

17 TEMMUZ, 20150
Paylaş Tweet Paylaş
Oyak Holding’in E-Çimento Stratejisi
Altay Elbek / Oytek Genel Müdürü  
 
Türkiye’de çimento sektörünün öncüleri arasında Oyak Grubu da var. 7 şirketi, çok sayıda fabrikasıyla önemli bir oyuncu…Grup, bu şirketlerde iş süreçlerini kısaltmak, iletişimi artırmak ve maliyetleri düşürmek için bilişim teknolojilerine yatırım kararı aldı. “E-çimento” adı verilen proje, ağustos ayında start aldı, bir bölümü tamamlandı. Projeyi yürüten Oytek’in genel müdürü Altay Elbek, “Bu proje sayesinde piyasadaki rekabet avantajımız artacak” diyor.  
 
Oyak, Türkiye’nin en büyük gruplarından biri. Bu büyük grubun temel işlerinden biri de çimento… Öyle ki, üretimin toplam yüzde 20’si bu alandan geliyor. Grubun 7 çimento şirketi var, 5’inde çoğunluğa sahip. İkisinde ise Sabancı Holding ile ortaklıkları var. Fabrikaları ise Türkiye’nin dört bir yanına dağılmış durumda.  
 
Üretim ve kapasiteleri nedeniyle sektörde önemli bir yeri olan bu şirketlerde, bir süre önce teknolojik yatırım nedeniyle bir çalışma başlatıldı. Bir danışman şirket tarafından gerçekleştirilen analizde, şirketlerde bilişim teknolojisi yatırımının ve kullanımının yok denecek düzeyde olduğu saptandı. İşe ERP ile başlamak isteyen grup, bu nedenle bilişim teknolojisi yatırımına temelden girme kararı aldı. Durum böylece olunca, yatırımın liderliği de grup şirketlerinden Oytek Teknoloji’ye verildi.  
 
“E-çimento” olarak adlandırılan bu proje, çimento grubunda ciddi bir yeniden yapılanmayı ve yatırımı hedefliyor. Amaç, iş süreçlerini kısaltmak, maliyetleri düşürmek ve sonuçta verimliliği artırmak. Doğal olarak şirket bünyesinde iletişimin artırılması ve iş yapış biçimlerinin değiştirilmesi de hedefleniyor.  
 
Bu projenin son durumunu ve hedeflerini, Oytek Genel Müdürü Altay Elbek, DIGITAL’e anlattı:  
 
E-çimento projesine neden karar verildi, hangi etkenler rol oynadı?  
 
E-çimento Projesi’ni Oyak Grubu’na ait çimento şirketlerinde gerçekleştirdik. Çimento şirketleri, Oyak Grubu’ndaki üretimin yüzde 20’sini kapsıyor. Çimento şirketlerinde belirli bir altyapı ve bilgi-işlem merkezleri var. Buradan ihtiyaç duydukları çeşitli raporları üretiyorlar.  
Özellikle Adana fabrikamızda gelişmiş bir altyapı var. Ama şirketlerin birbirleri arasında haberleşme sistemi, çalışanların adam akıllı bir e-postası bile yoktu. Dolayısıyla, haberleşme konusunda çok gerideydik.  
 
İkinci önemli faktör ise eğitim oldu. Bugün, “bilgisayar okur-yazarı” diye adlandırabileceğimiz bir insanın en az Word ve Excel gibi programları kullanmayı bilmesi gerekir. Bu, çalışanın hayatını kolaylaştırması için şart. Şirket içinde bilgisayar okur-yazar sayısının çok az olduğunu gördük. Çalışanlar, bütçelerini bile hazırlamak için günlük operasyonel sistemlerden yararlanıyorlardı. Birçok işi zor yollarla yapıyorlardı. Biz, bunları bir çatı altında toplamak istedik. Projenin başlangıcı da böyle oldu.  
 
E-çimento projesiyle ne amaçlıyorsunuz?  
 
Aslında ilk düşündüğümüz çalışmalar ERP tarafındaydı. Ama temelde birtakım eksiklerimiz olduğunu gördük. Önce temel eksiklerimizi gidermeye karar verdik.  
 
Bugün, bilişimde iletişimin yeri çok fazla. Bizim bazı fabrikalarımızda daha altyapı kablolaması bile yoktu. Bu projede önce elektronik ortamda bilgi paylaşımını sağlamayı amaçladık. Kendimize basit hedefler koyduk.  
 
İletişimi destekleyen çağdaş bir teknoloji oturtmak, sonra çalışanların bu teknolojileri kullanabilmelerini sağlayacak eğitimleri vermek istedik. Bu eğitimin sonucunda, verimliliği ve etkinliği arttırmayı hedefliyoruz. Verimlilik ve etkinlik artınca, maliyetlerimiz de düşecektir. Asıl hedefimiz maliyetlerimizi düşürmek.  
 
Bu, zamanla ve çalışanların talepleriyle olacak. Bu değişikliği yukarıdan baskıyla yapamazsınız. Belirli süreçler tamamlandıktan sonra, çalışanlarımızdan yenilikler, farklı uygulamalar için talepler gelmeye başlayacaktır.  
 
Çimento, zor bir sektör. Diğer sektörlerden farklı bir üretim süreci var. Biz bu proje ile Oyak Çimento Grubu’nu geliştirmeyi ve daha başarılı hale getirmeyi amaçlıyoruz.    
 
Proje ne zaman başladı, hangi aşamalardan geçti?  
 
Her fabrikada önce kablolama problemini çözdük. Local Area Network ve Wide Area Network’lerini kurduk. Daha sonra, teknik altyapıyı geliştirmeye uğraştık. Çünkü, farklı altyapılara sahip noktalar vardı. Hepsini önce belirli bir düzeye çıkardık. Birbirleri arasındaki komünikasyonu sağladık.  
 
Projeyi ağustos ayında başlattık. Hedefimiz, kasım ayında hayata geçirmekti. Kendimize çabuk ulaşılabilecek hedefler koyduk. Hedeflerimizi de gerçekleştirdik. Burada en önemli faktör, Oytek gibi bir şirketin projenin arkasında olmasıydı. Kurulan sistemi de Oytek host ediyor. Her nokta için ayrıca bir web portal da hazırladık, intranet kurduk. Bu sayede farklı noktalar arasındaki haberleşmeyi oturtmuş durumdayız.  
 
Bir sonraki aşamada Office uygulamalarıyla birlikte bir “e-öğrenme” başlattık. Bir pilot “e-öğrenme” çalışması yaptık. Bunun sonuçlarını eğitimler tamamlandıktan sonra, gelecek yıl göreceğiz.    
 
Proje şu anda hangi aşamada? Belli bir sürede tamamlanacak mı, yoksa yaşayan bir proje mi olacak?  
 
Şu anda haberleşme altyapısını tamamen kurmuş durumdayız. Her çalışanın bir e-postası, her farklı noktanın bir portalı ve intraneti bulunuyor. Bundan sonrasında kurulan sistemin içini doldurabilme var.  
 
Bir BT projesi asla bitmez. Kullanıcı talepte bulunmuyorsa, orada hiçbir şey yapamadınız anlamına gelir. BT projeleri, kullanıcıların talepleriyle gelişir. Şu anda öğrenme odaklı talepler alıyoruz. Bu aşamayı da atlayınca, yeni uygulamalar talep edeceklerdir. Eğitim tamamlandıktan sonra mutlaka başka şeyler istemeye başlayacaklar. Örneğin, tabandan bir ERP ihtiyacı gelecektir. Bizim yaptığımız başlangıç adımı. Tedarik ve satış zincirleri için de bazı projeler geliştiriyoruz.  
 
Türkiye’de büyük çimento grupları bunu ERP projeleri ile yaptılar. Onların çok daha oturmuş düzenleri var. Biz kendimizi bir miktar geride hissettik. E-çimento Projesi’nin arkasından mutlaka bir ERP projesi gelecek. Sadece Çimento Grubu’na özgü olmayacak.  
 
ERP Projesi’ni Oyak Grubu içinde yapacağız. E-öğrenme, rahatlıkla bizim gibi büyük bir network’ü olan gruplarda yapılabilir. Bu network üzerinden takım eğitimleri gibi büyük eğitimleri sağlayabiliriz. Oyak Bank’ın 200 şubesi var. Normal şartlar altında 200 şubeye bir anda eğitim veremezsiniz. Biz bu düşünceyi Oyak Grubu olarak benimsedik.  
 
Projenin şu ana kadar ne gibi faydalarını gördünüz?  
 
Şu anda projenin daha ilk aşamasını tamamladık. Çalışanlar artık zaman kaybetmeden birçok işlerini yapabiliyorlar. E-posta ortamında haberleşiyorlar. Bu sayede anında haberleşme gerçekleşiyor. Birçok şirket bilgisi de sisteme giriliyor. İntranetleri üzerinde ortak dosyaları rahatlıkla paylaşabiliyorlar. Yönetim mesajları, güncel bilgiler ve duyurular da bu kanaldan gönderiliyor.  
 
Biz iletişimsizlikten çok zarar gördük. E-çimento projesi ile bu problemi ortadan kaldırdık. Bazı durumlarda birbirinden bağımsız ve habersiz farklı kanallar olabiliyor. Ama bilgiyi herkesle aynı anda paylaşınca, artık iş tek kanaldan yürüyor. Bir portal da geliştirdik.  
Portalın en önemli faydası bilgiye kolay erişim oldu.  
 
Ayrıca, e-ticarete geçişin de adımlarını attık. Bir anda her şeyi değiştiremiyoruz. Koşmak için önce emeklemek, sonra yürümek lazım. Biz, emekleme aşamasını tamamladık. Artık yürümeye başlayacağız.  
 
Proje ile Oyak Grubu’nda neler değişecek? Gruba ne faydası olacak?  
 
Projenin ileriki aşamalarında Oyak Grubu’na da birçok faydası olacak. Bazı anlaşmalara şirketler bireysel olarak girmektense, grup olarak girebileceğiz. Örneğin, Microsoft ile bir anlaşma yaptık. Bu anlaşma Oyak Grubu’nu kapsıyor. 3 yıllık bir anlaşma ile bütün masaüstü bilgisayarlarımızı ve server’larımızı güvenceye aldık. Grup içinde her bir şirketin Microsoft ile farklı bir anlaşma yapması mümkün olamaz. Bu ve benzeri örneklerle Grup içinde de belli standartları oturtmuş oluyoruz.  
 
Bir büyük projemiz daha var. Onu da bu yıl bitirmeyi hedefliyoruz. Oyak.net Projesi, Oyak Grubu içinde yer alan 3 büyük network’ü aynı omurgaya oturtmayı amaçlıyor. Bunlar, OyakBank, Mais ve AxaOyak… Üçünü de aynı omurga üzerine taşıyacağız. Bu, kurumsal intranet ve extranet olacak. Daha sonra, E-çimento’yu da aynı network’e dahil edeceğiz. Tüm Türkiye’ye yayılacağız. Aynı zamanda, ISP de olacağız. Hizmetlerimizi tüm kurumlarımıza teker teker götüreceğiz.  
 
Bu proje sayesinde piyasadaki rekabet avantajımız artacak. Yakın zamanda bir ERP projesi de yapacağız. Teknolojide belli bir standardı yakaladık. Üstüne gereken uygulamaları da geliştireceğiz. Bu sayede Grup içindeki farklı uygulamaları bir standarda, tek bir uygulama haline getirmiş olacağız. Öncelikle tüm çalışanlarımız intraneti ve Office uygulamalarını bilir, kullanır hale gelecek. Daha verimli çalışacaklar. Bu da mutlaka maliyetlere yansıyacaktır.  
 
Grubun bu işten mali bir tasarrufu, kazancı oldu mu? Olacak mı?  
Biz direk bir rakam hedefi ile yola çıkmadık. Teknoloji olarak çok gerideydik. Bu, atılması gereken bir adımdı, bir zorunluluktu. İlk aşamada her çimento fabrikamızda aynı yetkinlik olmasını amaçladık.  
 
Bazı fabrikalarda teknoloji adına hiçbir şey yoktu. Hedefimiz, tüm noktaları teknolojik olarak belirli bir düzeye çıkarmaktı. Projenin ilk aşaması aslında zorunlu bir yatırımdı. Birçok konuda tasarruf edeceğiz. Ama bunu rakamsal olarak göstermek çok zor.  
 
Öncelikle zamandan tasarruf edeceğiz. Bu da tabii ki maliyetlerimize yansıyacaktır. Arkasından gelecek olan ek projelerle kazandıklarımız daha belirgin olacaktır.  
 
İLETİŞİMSİZLİKTEN ÇOK ÇEKTİK  
 
Neden böyle bir projeye ihtiyaç duydunuz? Bu projeyi neler takip edecek?
 
 
E-çimento Proje’sini yapmamızın nedeni iletişimsizlikti. İletişimsizlikten çok çektik. Bir danışman firmaya derin bir araştırma yaptırdık. Şirketlerin tüm iş biçimleri ve süreçleri yeniden değerlendirildi. İhtiyaçlar ve gereksinimler tespit edildi. Bu doğrultuda projeye başlandı.  
 
Çimento sektöründeki en büyük sorun maliyetinizi düşürebilmek, dolayısıyla daha fazla kar edebilmektir. Piyasanın belirlediği bir satış rakamı var. Bu rakama göre maliyetinizi ne kadar düşürseniz rekabete o kadar ortak olursunuz. Daha fazla kâr etmeniz için buna mecbursunuz.  
Teknoloji konusunda merkezi bir otoritemiz yoktu.  
 
Önce bu otoriteyi oluşturduk, tüm fabrikaları belli bir standarda getirdik. Kendimize özgü niteliklerden yararlandık. Önce ihtiyaçlarımızı gidermeye odaklandık. Mesela, projeye başlarken e-ticaret aklımızda yoktu. Bugün altyapımız oturduğu için birçok farklı projeye imza atabilir, farklı uygulamalar geliştirebiliriz. O zaman dünya örneklerine de yer vereceğiz. İşin içine B2B ve B2C projeleri girecek.  
 
DEĞİŞİME YÖNETİM DESTEK VERDİ Mİ?  
 
Projeyi şirketlerde hayata geçirmek, yöneticilere anlatmak zor oldu mu? Ne gibi güçlüklerle karşılaştınız?
 
 
E-çimento’ya başlamadan önce tüm fabrikalarda bir denetleme firması tarafından araştırmalar yapıldı. Proje de yapılan bu araştırma ve analizler sonucunda ortaya çıktı. Üst yönetim konuya çok ılımlı yaklaştı. Biz onlara nasıl olması gerektiğini anlattık. Onlar da bizi proje aşamaları konusunda yönlendirdi. Bilgileri toparladık, araştırmanın sonuçlarını da ilettikten sonra bazı çözümler ortaya çıktı.  
 
Üst yönetim sadece çözümlerin sıralamasını yaptı. Bazı çalışmaların zaten yapılması gerekiyordu. Bugün, çalışanın şirketin isminin geçtiği bir posta adresine sahip olması gerekir.  
Daha önce her çalışanın farklı yerlerden alınmış e-postaları vardı. Kurumsal kimliği oturtmak için de gerekliydi. Projenin ilk aşamaları zaten belli standartları oturtmayı amaçladığı için yöneticiler olumlu yaklaştılar. Bugün efektif çalışmak için belirli koşullar şarttır. Bunlar için belirli bir yatırım yapmanız gerekir. Yatırımların önünü de ancak belirli ölçülerde kesebilirsiniz.  
 

İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz