Hazırlık Taktikleri

Herkesin yöntemi farklı. Kimi Kemal Şahin gibi yatırım yapılacak ülkeyi karış karış geziyor. Kimi Cem Kozlu gibi otobüs duraklarının, metronun nabzını tutuyor. Sami Şener gibi gidilecek ülkenin tarihini çalışanlar da var. Osman Arar gibi titiz profesyoneller ise katılımcıların karakter analizini dahi yapıyor. Özetle iş dünyasının patron ve profesyonelleri, kritik toplantılara girmeden önce saatler, günler, hatta aylarca süren ciddi bir hazırlık süreci yaşıyor.

TAV’ın CEO’su Sani Şener, Makedonya ihalesine girerken Balkan tarihi çalışıyor. Gama Holding Yönetim Kurulu Başkanı Erol Üçer, bir projeye başlamadan önce o projenin gerçekleşeceği ülkenin sosyolojik fotoğrafını çekiyor, riskleri ve fırsatları belirliyor. Orka Genel Koordinatörü Osman Arar, önemli toplantılarda iş yapacağı kişilerin, güçlü ve zayıf yönlerini analiz ediyor.

Coca-Cola Avrasya ve Afrika Grup Danışmanı Cem Kozlu ise araştırmayı öyle ileri boyuta götürüyor ki iş yapacağı ülkelerde ara sokakları geziyor, toplu taşıma araçlarında insan davranışlarını gözlemliyor. Hatta bazen ev ziyaretleri bile yapıyor. İşte dünyasında başarıya imza atmış her yönetici önemli toplantılar, projeler ya da kararlar öncesinde mutlaka ciddi bir hazırlık süreci geçiriyor.

Örneklerden de görüldüğü gibi hazırlık süreci kimi zaman bir ülkenin tarihini öğrenmeyi gerektiriyor kimi zaman kişilik analizine kadar gidiyor. Birkaç günden birkaç yıla uzanan bu süreçlerde, en kritik noktalar saptanıyor, en değerli deneyimler elde ediliyor. Milyar dolarlık işbirliklerinin, projelerin ve yatırımların önündeki en önemli basamak olan hazır sürecinin nasıl yapıldığı ise kişiden kişiye ve şirketten şirkete değişiyor.

Kolbaşı’nın Kontrol Yöntemi
Arzum Genel Müdür Murat Kolbaşı, önemli toplantılara girmeden önce ciddi bir hazırlık süreci yaşıyor. İlk iş olarak kendisiyle birlikte toplantıya girecek kişilerle bir ön görüşme gerçekleştiriyor. Bu görüşmede toplantının amacı, toplantıdaki hareket tarzı ve yapılacaklar konuşuluyor. Eğer toplantı daha önce çalışılan bir şirketle yapılacaksa o şirketle gerçekleştirilmiş 2-3 yıllık çalışmaların raporları çıkarılıyor.

Kolbaşı, “Böylece geçmiş dönemde yaşanan sorunlar veya başarılar, gelecek planlamasında yardımcı oluyor. Bu ön çalışmalar sayesinde toplantıya girdiğinizde hazırlıklı olduğunuz için kontrol gücünüz artıyor” diyor. Kolbaşı, toplantının önemine göre hazırlık süresinin 1-2 gün veya 1 hafta sürdüğünü belirtiyor.

Murat Kolbaşı, işine daha iyi hakim olmak için kişisel gelişimine de önem veriyor. Sektörü ilgilendiren bütün fuarlara, seminerlere ve etkinliklere katılmaya çalışıyor. İşle ilgili kitapları mutlaka inceliyor. Mümkün olduğu kadar da başarılı iş insanlarının hayatını konu alan biyografileri okuyor. Kolbaşı, okuma performansıyla ilgili olarak şöyle konuşuyor:

“Günün yoğunluğu içerisinde çok fazla kitap ve dergi okumak için zamanım olmuyor. Ama ayda en az bir kitabı, tam anlamıyla okuyup işle ilgili birçok kitabı da göz ucuyla inceliyorum.”

Hamamcıoğlu’nun Araştırması
Sodexho Türkiye Genel Müdürü Eşref Hamamcıoğlu’nun toplantılar öncesinde başvurduğu en önemli hazırlık yöntemi, katılımcılar hakkında bilgi sahibi olmak. Olası katılımcılara dair detaylı bilgi toplamanın her zaman pek çok avantajını gördüğünü belirten Hamamcıoğlu, bu avantajlardan birini yaşadığı bir örnekle anlatıyor:

“Geçmişte çok önemli bir müşterimizle ilişkilerimizde kriz dönemine girdik. Bu durumu çözmek için de bir toplantı gerçekleştirmeye karar verdik. Toplantı öncesinde 2 gün süren bir hazırlık yaptım. Katılımcılarla ilgili bilgiler topladım. Bu sayede verimli bir iletişim kurdum ve toplantıda durumu lehimize sonuçlandırdık.”

İş toplantılarında kendisine başarıyı getiren formülü böyle açıklayan Hamamcıoğlu, kişisel gelişimi için de okumaya ağırlık veriyor. Periyodik yönetim dergilerini takip ediyor. Günde 2 yerli gazete okuyor, Fransız basınından her daim haberdar olmaya çalışıyor. Ayda ortalama bir otobiyografi kitabı bitiriyor. Uluslararası toplantılara katılıyor.

Eşref Hamamcıoğlu, bugünlerde ise değişim karşısında liderlik ve etkileyici iletişim konularına odaklanmış durumda. İşte daha başarılı olmak için bu iki konuda kendisini geliştirmeye çalıştığını belirtiyor.

Bener’in Toplantı Manevrası
Danone Bebek Beslenmesi Türkiye ve Ortadoğu’dan sorumlu bölge genel müdürü Özer Bener, önemli toplantılara gitmeden önce toplantıya katılacak kişilerin özellikleri ve beklentileri konusunda bilgi topluyor. Söz konusu toplantı yeni bir ülkeyi konu alıyorsa o ülkenin kültürünü internetten araştırıyor.

Ancak Bener, hazırlığın yanında önemli olanın toplantı sırasındaki farkındalık olduğunu belirtiyor. “Toplantının gidişatı sırasında havadaki elektriği hissedip ona göre manevralar yapmak çok kritik. Bunun için toplantı sırasında, konuya ve genel havaya çok iyi odaklanmak gerekiyor. Tabii ki en kısa zamanda karşılıklı güven havasının oluşması, sonuca ulaşmayı hızlandıran en önemli faktörlerden bir tanesi” diyor.

Bugüne kadar özellikle başka ülkelere gitmeden önce yapılan hazırlıklar, Bener’in kişisel gelişimine ciddi katkıda bulunmuş. Kendine kültürel zenginlik kattığını belirttiği bu hazırlıklar sonucunda, daha o ülkeye gitmeden çok iyi bilgi sahibi olduğunu ifade eden Bener, bir saptamasını da şöyle paylaşıyor: “Çok yakın zannettiğiniz ülkeler bile birbirinden çok farklı çıkıyor.”

Bektaş, Bir Ay Hazırlanıyor
Hey Tekstil’in sahibi Aynur Bektaş, çok önemli bir görüşmeye giderken bir ay önceden gideceği ülkenin tarihi, kültürü, iş yapış şekli ile ilgili hazırlık yapıyor. İşle ilgili sunumunu bir hafta önce hazırlıyor. Bugüne kadar iş yaptığı farklı ülkelerden şirketlerin, kendine pek çok katkıda bulunduğunu belirten Bektaş, bu ülkeler ve katkılarına ilişkin olarak şöyle konuşuyor:

“İlk dönemde İngiltere’deki müşterilerimizle yaptığımız görüşmeden sonra kalite anlayışım farklılaştı ve şirketteki yapılanmayı değiştirdim. Uzakdoğulu iş ortaklarımızın da yönetim anlayışından etkilendim. Hong Kong’un üretimden çıkıp tedarik zincirinin hizmetlerini sağlama konusundaki konumlanması, Türkiye ve özellikle İstanbul için örnek olabilir. İstanbul, hem Türkiye hem Orta Asya hem de Kuzey Afrika’daki üretim için hizmet merkezi olabilir.”

Aynur Bektaş, işle ilgili kendini beslemek için otobiyografiler okuyor. Gündemi de gazete ve televizyondan takip etmeye çalışıyor.

Bektaş’ın bugünlerdeki gündemine gelince… Bektaş, gündemini şöyle paylaşıyor:
“Son dönemde organik tarım ile ilgiliyim. Kendimize ait 80 dönümlük arazide organik ceviz üretimi yapmayı planlıyoruz. Bunun çocuklarımıza bırakacağımız en güzel miras olacağını düşünüyorum.”

Çelik’in Kırmızı Çizgileri
Seana Enerji Yönetim Kurulu Başkanı Erdal Çelik, toplantıya giderken mutlaka konusunu çalıştığını, alternatif çözüm senaryoları hazırlayıp kırmızı çizgileri belirlediğini söylüyor. “Toplantıya katılacak diğer kişileri ve temsil ettikleri kurumu tanımaya çalışırım. Bu hazırlık birkaç saat ile birkaç gün arasında zaman alabilir” diyor. İhaleye katılma halinde ise hazırlık daha da çetrefilleşiyor. Bu durumda Çelik, öncelikle şartnameye odaklanıyor. İhalenin başka ülkelerde yapılması halinde ise o ülkeyle ve ilgili şirketle ilgili bilgi topluyor. Tüm bu süreç, projenin ve ihalenin şartlarına bağlı olarak birkaç hafta ile birkaç ay arasında bir zamana yayılıyor.

Çelik’e göre hazırlığın iş hayatındaki önemi hayati.  “Çünkü iyi hazırlık, şirketin, hem fiyatta rekabetçi olmasını hem müşterinin beklediği teklif dokümanında yeterli bilgiyi bulmasını sağlar” diye konuşuyor. Bugüne kadar en çok Avrupa ve Asya ülkelerinde yaptığı iş görüşmelerinin kendisine deneyim kazandırdığını belirten Çelik, bu deneyimlere dayanarak yaptığı çıkarımları da şöyle sıralıyor:

“İş yaparken sizin öngördüğünüz takvim değil, müşterinin takvimi esastır. Ayrıca başarılı iş ve projeler, mutlaka kazan-kazan çözümü ile mümkün olabilir.” Erdal Çelik, işinde gündemi takip etmek için her gün 5-6 gazete ve 3-4 dergiyi okuyor. Yabancı kaynaklı 3 gazete ve 4 dergiyi izlemeye çalışıyor. Ayrıca özel konularla ilgili kaynaklar için de haftada ortalama 5-8 saatini ayırıyor.

Şahin, Mısır’ı Dolaştı
Şahinler Holding Yönetim Kurulu Başkanı Kemal Şahin, önemli toplantılarda öncelikle konunun uzmanı çalışma arkadaşlarının bir hazırlık yapmasını istiyor. Ardından onlarla ön toplantı gerçekleştiriyor. Beyin fırtınasının yapıldığı, eksik noktaların saptandığı bu toplantının sonrasında da asıl hazırlık süreci başlıyor. Şahin, ihale, şirket alma ya da yeni bir sektöre girme durumunda, hazırlığın bazen aylar sürdüğünü söylüyor. Bu süreçle ilgili olarak yapılanları şöyle aktarıyor:
“Eğer yeni ülkelerde şirket kuracaksak ya da ciddi iş bağlantıları gerçekleştireceksek o zaman ilk yaptığımız hazırlık, o ülkenin ekonomik verilerini incelemek oluyor. Kişi başı alım gücünden işçilik maliyetlerine kadar her türlü veriyi topluyoruz. Bizden bir heyet inceleme için ülkeye gidiyor. Ardından benim ve yönetim kurulunun katıldığı bir ekip, araştırma için ülkeyi ziyaret ediyor. Mesela Mısır’ı, yatırım yapmadan önce bir yıl boyunca gezdim. Bakanla görüştük. Hatta bir arkadaşımız orada 3-4 ay çalıştı. O hazırlık sürecinin ardından Mısır’ın farklı bölgelerine birkaç fabrika kurma kararı aldık.”

Kemal Şahin, Şahinler Holding’in fikir üreten lideri olarak gündemi en iyi şekilde takip etmek için ağırlıklı olarak ekonomi dergileri okuyor. Almanya ve Türkiye’deki pek çok derginin düzenli okuyucusu. Yönetim kitaplarını da ihmal etmiyor. Zamansızlık yüzünden okuyamama problemini de Ipod’la çözmüş. Ipod’a yüklediği kitaplarını her ortamda dinlediğini söylüyor.

Arar’ın SWOT Analizi
Orka Grup Genel Koordinatörü Osman Arar, bir toplantıya gitmeden önce mutlaka katılımcı tarafların güçlü ve zayıf yönlerini saptayan SWOT analizini çıkarıyor. Toplam 15 gün alan bu analiz sürecinde, daha çok zayıf yönlere odaklanıyor. Arar, “Bu analizi yaparak toplantıya gitmek, işi bitirmede çok yardımcı oluyor” diyor. Hatta toplantıları bir boks karşılaşmasına benzeterek şu yorumu yapıyor:

“Toplantıda amaç kazanmaktır. Boksörler kazanmak için yumuşak karına vurur. Biz de yumuşak karına odaklanarak toplantıyı kendi lehimize çeviriyoruz.”

Her yönüyle hazırlandığı toplantılarda ise Osman Arar’ın yaklaşımı, karşısındakine para kazandıracağını hissettirmek oluyor. Bu noktanın özellikle çok önemli olduğunun altını çizen Arar, “İş yapmak demek para kazanmak demek. Onun dışında yapılacak işlerde gerisi hikaye. Siz karşı tarafa para kazandırdığınızı hissettirdiğinizde işinizi yapabiliyorsunuz. Bunun formüllerini ortaya koyuyor, karşı tarafa anlatıyor, ikna ediyoruz ve sonra da kapı açılıyor” diye konuşuyor.

Arar, işle ilgili bilgilerini sürekli güncel tutmak ve piyasayı daha iyi koklayabilmek için de sürekli moda ile ilgili kitaplar okuyor, moda portallerini takip ediyor. Ekonomi, magazin dergilerinin yanında seyahat şirketlerinin dergilerini de okumaya çalışıyor. Özellikle havayolu dergilerinin, dünyanın nabzını tutması açısından önemli olduğunu belirtiyor.

Cem Kozlu/Coca-Cola Avrasya ve Afrika Grup Danışmanı 

“Rusya’da Ev Ziyaretleri Yaptık”

Odaklanma Kararı Aldık
Coca-Cola’nın Orta Avrupa, Avrasya ve Ortadoğu grubu başkanı olarak 51 ülkeden sorumluydum. En kârlı operasyonumuz İtalya’da olduğu için bu ülkeye, ana şişeleyicimizin merkezi olan Yunanistan’a, en hızla büyüyen pazarımız Rusya’ya ve Orta Asya’ya odaklanmaya karar verdim. Orta Asya hariç bu, kurumsal bir odaklanmaydı.

Sosyal Empatiyi Artırdık
Yani ekibimle beraber, bu ülkelere daha sık gittik, onları daha yakından tanımak için sistem ve süreçler geliştirdik. Örneğin bu ülkelerde yaptığımız iş toplantıları için çoğu kez kültürel mekanlar seçtik ve toplantıları şehir turu, müze ziyareti, konser gibi etkinliklerle birleştirdik. Seçkin rehberlerle yaptığımız müze ziyaretleri, o ülke halklarının çektiklerini, korkularını, önyargılarını da hissetmemize yardımcı oldu. Sosyal empatimizi artırdı.

Orta Sınıfı Gözlemledi
Ayrıca piyasa ziyareti yaptığım kentlerde, değişik toplu taşıma araçlarına binerim. Metro, otobüs ve tramvayda orta sınıfın davranışlarını, durakta ne içtiğini, araçta ne okuduğunu, nasıl giyindiğini görürsünüz. Rusya’da organize ev ziyareti yapıp ailelerle sohbet imkanı da yaratırdık. Ben ve ekibim toplantı ve seyahatlerimize Financial Times, The Economist gibi yayınların ülke ekleri ve Coca-Cola’nın kaynaklarından yararlanarak hazırlanırdık.

Ülkeleri Öğreten Yazarlar
Zaman zaman ben veya arkadaşlarım bazı kitapları da önerir, paylaşırız. Örneğin Burckhardt’ın Rönesans’ı İtalya’yı, Solzhenitsyn’in Ivan Denisovitch’i Rusya’yı, Peter Hopkirk’in yapıtları Orta Asya’yı anlamaya yardımcı olan temel eserler arasında. Toplantı ve ziyaretlerimizin sonunda da ekip olarak bir değerlendirme yaparken ülke ve geleceğiyle ilgili izlenimleri de paylaşırdık. Bu yaklaşımın bizim vizyon, analiz ve kararlarımıza olumlu katkısı olduğunu düşünüyorum.

Erol Üçer/Gama Holding Yönetim Kurulu Başkanı

“Ön Hazırlık En Az 5 Ayımı Alıyor”

250’nin Üzerinde Proje Yaptık
50 yıllık bir şirket olan Gama, bugüne kadar dünyanın çeşitli bölgelerinde 250’nin üzerinde projeye imza attı. Yıllardır çeşitli yabancı ortaklarla çalışmaya ve çeşitli coğrafyada iş yapmaya başlayınca, her ülkenin farklı olan yapısına, hızla adapte olmayı öğreniyorsunuz ve önemli bir farklılık yaşamıyorsunuz. Bu beceri sayesinde, başarınız artıyor ve dünyanın çeşitli yerlerinden teklif almaya başlıyorsunuz.

Teklif Hazırlığı Aylar Sürüyor
Bizim için önemli ihalelere hazırlık süreci, projenin gündeme gelmesiyle başlıyor. Öncelikle projenin yapılacağı ülkenin politik ve ekonomik yapısını, çalışma hayatı ile ilgili yasal mevzuatını ve piyasa koşullarını inceliyoruz. Karşılaşabileceğimiz riskleri ve mevcut imkanları belirliyoruz. Projede işbirliği yapacağımız şirketleri değerlendiriyor, üstlenmek istediğimiz kapsamı oluşturuyoruz. Bu bilgiler ışığında teklif hazırlığı için detay çalışmalara giriyoruz. Büyük ölçekli  projelerin ön inceleme ve teklif hazırlama süreci, 5-6 aydan az olmuyor. Bazı projelerde, özellikle de finansman sağlanması gerekenlerde, hazırlık dönemi biraz uzuyor.

Gündemi Nasıl Takip Ediyorum?
1959’dan bu yana fiilen işin içinde olan bir inşaat mühendisi olarak, sektörle ilgili yayınlanan birçok yayını takip etmeye çalışıyorum. Ayrıca şirketimizde çalışan genç arkadaşlarımın da bu konuda faydası oluyor. Gündemi günlük gazetelerden takip ediyorum. Asistanım, şirketimizle ve sektörümüzle ilgili günlük haberlerin takibini yaparak, bilgileri bana iletiyor. Yeni bir iş söz konusu olduğunda, yönetici arkadaşlarımızın teknik ve finansal raporlarını okuyup bilgi alıyorum.

Rıza Işık / Işıklar Holding Başkanı 

“Rapor Hazırlar, Tetkik Yaparım”

Hazırlık 1 Hafta Sürüyor
Işıklar Holding’de, ihalelere ön hazırlık sürecimiz, minimum 4-6 hafta. İş toplantılarına ise en az bir hafta önceden hazırlanırım. Toplantı ile ilgili rapor hazırlar gerekli tetkikleri yaparım. Örneğin bugünlerde Işıklar Ambalaj şirketimizin bağlı ortaklığı Özışık İnşaat ve Enerji’nin geliştirdiği 200 MW gücünde bir hidroelektrik santral projesine yoğunlaşmış durumdayım. Murat Nehri üzerinde Alpaslan II barajını inşa edip işletecek, üretilecek elektriği de satacağız. Bu boyutta bir hidroelektrik baraj ve santralinin kurulumu ile işletilmesine dair çalışmalarımı sürdürüyorum. Şu aşamada finansman da dahil projeyi, tüm boyutlarıyla etüt ediyorum.

Yönetim Kitapları Okuyorum
İşimde başarılı olmama katkıda bulunması, kişisel gelişimimi desteklemesi için büyük işadamlarının otobiyografilerini ve yönetim kitaplarını okumayı tercih ediyorum. Bunun yanında her gün muhakkak farklı gruplardan 4 gazete okurum. Haftalık dergileri takip ederim. Aylık bazda okuduğum kitap sayısı 2-3’ü buluyor. Tabii yönetim kitaplarının yanında 6 ciltlik Osmanlı Tarihi gibi kitapları da başucumdan ayırmıyorum. En sevdiğim yazarlar ise Dostoyevski, Stendhal ve Hemingway.

Bulgaristan Öğretici Oldu
Bugüne kadar birçok projede bulundum, pek çok ülkede faaliyet gösterdim. Ama özellikle hangi ülkeler ve çevrelerle iş yapmanın bana ve işime katkıda bulunduğuna gelince… Bulgaristan’da özelleştirmeden 2 bin 200 kişinin çalıştığı bir kağıt fabrikası alıp 5 yıl işlettik ve IFC/EBRD’ye devrettik. O ülkenin şartları ve mantalitesini yaşamak kesinlikle çok öğretici oldu.

Serhan Süzer/Süzer Holding İcra Kurulu Başkan Yardımcısı

“İspanyolca Öğreniyorum”

Ülkeyi Her Yönüyle Çalışırız
Her toplantıdan önce hazırlık yapmak çok önemli. Elbette toplantılarda bazen konular kendiliğinden gelişebiliyor. Ancak çerçeveyi belirleyip o çerçevede hazırlık yapmak toplantıların verimini artırıyor. Hazırlık süreci ise yapılacak işe bağlı olarak değişiyor. Eğer toplantı, farklı bir ülkede ise o zaman söz konusu ülkeyi her yönüyle çalışıyoruz. Ülkeyle ilgili bütün ekonomik, jeopolitik, sosyolojik verileri topluyoruz.

İşteki Başucu Kitabım
Bir de bütün bu toplantılarda, benzer süreçlerden geçmiş tanıdıklarımızdan da deneyimlerini bizlere aktarmalarını talep ederiz. Kitaplar da bu konuda çok yardımcı oluyor. Benim farklı ülkelerle ilgili ilk başvurduğum kitaplardan biri Terri Morrison ve Wayne Conaway tarafından yazılmış “Kiss, Bow or Shake Hands-Öp, Selamla ya da El Sıkış”. Bu kitapta ülkelerle ilgili kültür, davranış stilleri, pazarlık teknikleri, protokol ve iş alışkanlıklarıyla ilgili detaylı bilgiler veriliyor.      

Ayda 2-3 Kitap Bitiriyorum
Genelde akşamları yatmadan önce işle veya kişisel gelişimle ilgili kitapları okurum. İşle ilgili kitaplar finans, pazarlama, iletişim ve ekonomi alanlarını kapsıyor. Ayda genelde 2-3 kitap bitiriyorum. Bu kitaplar bahsettiğim gibi işimle veya kişisel gelişimimle ilgili kitaplar. Ayrıca ileride İspanya ve Latin Amerika’da faaliyet göstereceğimizi düşünerek İspanyolca dersi alıyorum. Akşamları da faaliyet alanımızla ilgili sektörleri temsil eden vakıf, dernek ve şirketlerin etkinliklerine katılıyorum.

İyi Hazırlık Yapmanın Sonucu
İşe hazırlıklı olmanın sonuçları da olumlu oluyor. Örneğin geçtiğimiz yıl KFC, Pizza Hut ve Taco Bell’in dünya başkanı Türkiye’ye geldiğinde, önemli konuları masaya yatırmamız gerekiyordu. Şirketin performansını ve operasyonel konuları içeren bir sunum yaptık. Ciddi emek verdiğimiz bu sunumun her bir sayfası, şirketin geçmişi ve geleceği hakkında çok önemli bilgiler içeriyordu. Tüm gün süren bu toplantının sonucunda, talep ettiğimiz konuların yüzde 80’ini elde etmeyi başardık, kalan yüzde 20’sin de ise ileriki günlerde tekrar konuşulmak üzere sözleştik.

Nilüfer Gözütok
[email protected]