Yeni toplantı kuralları

İş dünyasında başarının anahtarlarından biri de toplantı düzenleri...

19.01.2016 16:49:410
Paylaş Tweet Paylaş
Yeni toplantı kuralları
Amerika Birleşik Devletleri’nde iş dünyası toplantılarda yapılan hatalar nedeniyle her yıl 37 milyar dolarlık bir kayıp yaşıyor. Ancak sektöründe önde gelen şirketler ve onların etkili liderlerinin bu rakamda payı yok. Örneğin Apple bu şirketlerden biri… Efsane lideri Steve Jobs’un yarattığı toplantı kültürü sayesinde şirket, verimli toplantılar konusunda öncü kuruluşlar arasında... “Insanely Simple/Delice Basit” kitabının yazarı eski Apple çalışanı Ken Segal, kitabında Jobs’un toplantıları mümkün olduğunca az kişiyle yaptığını belirtiyor ve şöyle anlatıyor: “Toplantıları olabildiğince az kişiyle yapardı. Sadece işin ana muhatapları katılırdı. Jobs resmi prezantasyonlardan da nefret ederdi. Her çarşamba öğleden sonra pazarlama ve reklam takımıyla kısa süreli toplanırdı. Bu toplantılarda slide show’lar yasaktı. Çünkü toplantılarda teknolojiye bağlı olmadan eleştirel bir tartışma ortamı yaratılmasını isterdi, hatta ‘Düşünmek yerine PowerPoint yapan insanlardan nefret ediyorum’ derdi.”
MÜKEMMELLİK FORMÜLLERİ
İş dünyasına baktığımızda sektörünün dâhisi denilebilecek isimlerin de aslında kendisine özel toplantı kuralları olduğu dikkat çekiyor. Amazon’un CEO’su Jeff Bezos, toplantı konusuna hassas yaklaşıyor. Sadece gerçekten ihtiyaç olduğunda toplantı yapılması taraftarı olan Bezos, toplantılarında da “2 Pizza” adını verdiği kuralı uyguluyor. Bu kurala göre Bezos’un yer aldığı toplantılarda 2 pizzanın doyurabileceğinden fazla kişi yer alamıyor. Başarılı iş insanı, “Bence bir toplantı ne kadar kalabalıksa ondan verim alma ihtimali o kadar düşüyor. Toplantılar az sayıda kişiyle odaklanılmadan, tam bir organizasyon yapılmadan, özgür düşüncelerin rahatça ifade edildiği şekilde gerçekleştirildiğince amaca ulaşır” diye konuşuyor. Google’ın yönetim kurulu başkanı Eric Schmidt ve SVP Kurucusu Jonathan Rosenberg’in de mükemmel toplantı için özel formülleri var. Schmidt, toplantının net bir amacı ve yapısı olması gerektiğini belirtiyor. “Toplantının sonucu özetlenmeli ve her bir katılımcıya e-posta ile bildirilmeli” diyor. Rosenberg de 8 kişiden daha fazla kişiyle yapılan toplantılara karşı. Her toplantının zamanında yapılması gerektiğini düşünüyor ve toplantılarda tam odaklanma sağlanması için iletişim araçlarıyla ilgilenilmesini istemiyor.
MESAİ BAŞLAMADAN TOPLANTI
Türkiye’de de birçok iş insanı kendine özgü toplantı kurallarına sahip. Collezione Yönetim Kurulu Başkanı Ekrem Akyiğit’in bir numaralı kuralı sabah mesai başlamadan toplantı yapmak. Konuyla ilgili kişiyi toplantı moderatörü olarak atayan ve ilgili kişilere konu başlıklarını bir gün önceden e-postayla gönden Akyiğit, diğer kurallarını da şöyle sıralıyor: “Tam vaktinde başlamak ve toplantıyı sonlandırmak, telefonları kapatmak, mutlaka karar alacak şekilde toplantıyı bitirmek, her konu başlığına hak ettiği süreyi verip tartışmak benim için en önemli noktalar. Şirketin ana hedefleri doğrultusunda ayda bir toplantı yapıyoruz. Toplantılarda karar almadan çıkmıyoruz. Rutin toplantıların uzamaması için ön görüş alışverişinde WhatsApp’ı kullanıyoruz.”
HEDEF KARAR ALMAK
Kısa süreli ve verimli toplantılar yapmak Sodexo Avantaj ve Ödüllendirme Hizmetleri İcra Kurulu Başkanı Burçin Ressamoğlu’nun olmazsa olmaz kuralı. Toplantıların bilgi paylaşımından çok aksiyona geçmek ve karar almak için yapılması gerektiğine inanan Ressamoğlu, bu nedenle sadece konuyla ilgili kişilerin toplantıya davet ettiğini vurguluyor ve “Yönettiğim toplantılarda bu kuralı itinayla gözetirken katkı sağlayabileceğim toplantılara davet edilmeyi ve katılmayı önemsiyorum” diyor. Ressamoğlu, sözlerine şöyle devam ediyor: “Her geçen gün daha verimli tartışmaların yaşandığı, farklı fikirlerin görüşüldüğü toplantıları önceki yıllara oranla daha kısa zaman diliminde gerçekleştiriyoruz. Önceleri toplantılarımız için ofis ortamını tercih ediyorduk. Sonra fark ettim ki toplantıları zaman zaman dışarıda gerçekleştirmek katılımcıların verimliliğini artırabiliyor. Edindiğim bu tecrübeyle artık bazı toplantıları ofis dışında yapmayı tercih ediyorum. Önümüzdeki dönemde toplantı odalarını küçültüp açık ofisleri artırarak bilgi paylaşımını hızlandırmayı planlıyor.
VERİMLİLİK İÇİN 3 PRENSİP
Dakiklik, tam katılım ve net bir amaç olması… İşte bu 3 prensip, Dell Türkiye Ülke Müdürü Didem Duru’nun toplantı konusundaki başarı formülü. Muhakkak davetlilerin kabul veya ret yanıtını vermesini beklediğini dile getiren Duru, “Katılamayacak olanlarınsa bu bilgiyi verirken mazeretlerini de sunması beni memnun eder. Katılımcıların vaktini boşa harcayan toplantıların önüne geçmek için bitiş saatlerine özen gösteririm. Benim prensiplerime göre toplantının hedefi, amacı ve katılımcılardan beklentiler toplantıdan önce paylaşılmalı” diyor. Duru, dünyanın en önemli teknoloji markalarından birinin ülke müdürü olarak toplantı sırasında bilgisayar ya da cep telefonuyla ilgilenilmesine karşı. “Bu gibi cihazlar toplantı veriminin düşmesine sebep olurken konuşulanların yeterince anlaşılmasının da önüne geçebiliyor” diye konuşuyor. Duru, önümüzdeki dönemde verimliliği artırmak için sabah erken saatlerde ve 15 dakikayı aşmayan toplantılar yapmayı planlıyor.
~ İNTERAKTİF VE EYLEM ODAKLI
İnteraktif, herkesin fikrini söyleyebildiği ve bir kararla sonlandırılan toplantılar L’Oréal Türkiye Genel Müdürü Claude Rumpler’a göre en ideal toplantılar. L’Oreal’de dinamik bir çalışma ortamı olduğunu belirten Rumpler, toplantıların da buna yanıt verecek şekilde organize edildiğini söylüyor ve şöyle devam ediyor: “İnteraktif, zamanın ve içeriğin herkes için etkin ve verimli bir şekilde yönetildiği toplantılar yapmaya özen gösteriyoruz. Toplantılarımızı karar alarak sonlandırmayı çok önemsiyoruz. Anlık ihtiyaçlar haricindeki toplantıların konusunu, tarih ve içeriğini önceden planlayarak, duyurarak ilerliyoruz. En önemlisi bunları mutlaka belirlenen zamanlamalarda yapmaya çalışıyoruz. Pragmatik ve eylem odaklı notlar aldığımızı söyleyebilirim.” Rumpler’ın önümüzdeki dönemde toplantılara dair bir gündemi de var. Bu da daha az, öz ve etkisi büyük toplantılar yapmak.
“GEREKLİYSE YAPILMALI ”
“Toplantı, gerçekten gerekli olduğu için yapılmalı, yapmış olmak için yapılmamalı” diyen Saica Ambalaj Ülke Müdürü Kaan Özkan için de en önemli toplantı kuralı zamanında başlayıp zamanında bitmesi. Özkan, toplantıya katılanların sadece fiziksel değil zihinsel olarak da tamamen orada olmaları gerektiğini düşünüyor. Bunun için katılımcılardan cep telefonlarından veya laptoplarından e-posta kontrolü yapmamalarını telefonla konuşmamalarını veya başka evraklarını karıştırmamalarını istiyor. Bir toplantıda dikkat ettiği diğer unsurları da şöyle sıralıyor: “Toplantının bir sahibinin olması ve bütün süreci onun yönlendirmesi gerekiyor. Bu sayede toplantının konusu olmayan ve iki kişi arasında olan, toplantı sırasında ortaya çıkan yeni bir konu farklı bir toplantıya ertelenebiliyor. Ve belki de en önemlisi toplantının nasıl bittiği. Toplantının sonunda hedef tekrar hatırlatılmalı ve toplantı notlarında yer alacak aksiyon konuları kısaca özetlenmeli.”
“GÜNDEMİN DIŞINA ÇIKILMAMALI”
British American Tobacco Türkiye Genel Müdürü Gökhan Bilgiç, toplantıya başlamadan önce bir gündem oluşturulması ve bu gündeme sadık kalınmasının en önemli kurallardan biri olduğunu ifade ediyor ve şöyle devam ediyor: “Gündemimizde yer almayan maddeleri başka bir toplantıda görüşmek üzere mutlaka not alıyoruz. Toplantı sırasında ise telefonu kontrol etmek, e-postaları okumak veya yanıtlamak kesinlikle istemediğimiz bir şey. Toplantıda gündem dışında bir şeylerle ilgilenilmesinin dikkat dağıtıcı bir unsur olduğunu düşünüyoruz. Tüm gündem maddeleri tartışıldıktan ve kararlar alındıktan sonra bu kararlara paralel bir eylem planı belirliyoruz. Bu kurallar aslında bizim manifestomuz gibi işimizin doğru şekilde yapılması için birer yol gösterici” diyor. BAT’da bir de yazılı olmayan kurallar var. Bu kuralların başında gerekmedikçe toplantı yapılmaması bulunuyor.
İŞ TAKVİMİNE TEKNOLOJİYLE UYUM
Toplantı kurallarının olmazsa olmazı “etkin zaman yönetimi”. Bu kural, CarrefourSA Genel Müdürü Mehmet Nane için de öyle... CarrefourSA’da tercih edilmeyen bir önemli kural ise toplantı sürelerine olan sadakat. Nane şöyle devam ediyor: “Eskiden ajanda oluşturmak bile bir iş yükü gibi gelirken bugün için mevcut teknoloji sayesinde çok kolay bir şekilde iş takvimimizi düzenleyebiliyoruz. Kültürel anlamda en büyük değişiklik, bahsettiğim teknolojinin hayatımıza entegrasyonu oldu. Örneğin toplantı odalarımızı son teknolojiyle donatarak her anlamda çok daha verimli bir iş akışı olmasına özen gösterdik, göstermeye de devam ediyoruz.” Bir önemli konu ise toplantı öncesi gündem hazırlığı, toplantı notu tutulması ve toplantıya katılan kişilerle paylaşılması.
~“STATÜ DİKKATE ALINMADAN DÜŞÜNCELER İFADE EDİLMELİ”
HAYRETTİN ÇAYCI / SARKUYSAN YÖNETİM KUR. BŞK.
ÇERÇEVE İYİ ÇİZİLMELİ

Şüphesiz toplantılar iş hayatımızda önemli yer tutuyor. Ancak her konuda olduğu gibi bu konunun da çerçevesinin iyi çizilmesinin gerektiğine inanıyorum. Aksi halde toplantılar verimsiz, zaman kaybına sebebiyet veren ve ilişkilerin gerilmesine yol açan sonuçlar verir. Toplantılar için önemsediğim belli başlı kurallarım şunlar: Gündem katılımcılara önceden bildirilmeli, katılımcıların hazırlık yapmalarına imkan sağlanmalı. Toplantı mekanı uygun olmalı.
GELECEĞE YÖNELİK OLMALI
Geçmiş kısaca analiz edilmeli, bu çerçevede gelecekteki strateji oluşturulmalı. Sadece geçmişe takılıp kalmak bir toplantının hedefi olmamalı. Katılımcı sayısı çok zorunluluklar dışında 10–12’yi aşmamalı. Toplantı süresi önceden belirtilmeli, bu süreye bağlı kalmak üzere gerekirse konuşmalara sınır konulmalı. Uzun ve uzayan toplantıların verimli olmadığı biliniyor. Kural olarak toplantı süresi iki saati aşmamalı.
DEMOKRATİK ORTAM SAĞLANMALI
Toplantılarda amaçlı; öneri ve düşüncelerin demokratik bir ortamda ortaya konulması olmalı. Kişilerin tartışılacağı, suçlanacağı, katılımcıların korku ve endişe içinde olacağı bir ortam yaratılmamalı. Herkes statüleri dikkate alınmadan konuşma ve düşüncelerini ifade etmede kendilerini eşit konumda hissetmeli. Sık sık yapılacak gereksiz toplantılardan kaçınılmalı. Geniş katılımlı toplantıları yılda iki defa yapıyoruz. Bunun dışında küçük katılımlı toplantılar ihtiyaç duyuldukça yapılıyor.

KISA SÜRELİ AYAKTA TOPLANTILAR BAŞLATIYORUZ 
MERAL EREDENK AVIVASA EMEKLİLİK VE HAYAT CEO'SU
GENİŞ BAKIŞ AÇISI 

Yoğun ajandam nedeniyle gün içinde zamana karşı yarışıyorum. Yapılacak toplantıların başlama ve bitiş saatlerine de tüm ekipler tarafından uyulması önceliğim. Toplantılara önceden hazırlanırım. Toplantıya katılacak tüm ekip arkadaşlarımdan da toplantı içeriği konusunda hazırlıklı olmalarını, konuyla ilgili muhtemel soruları geniş bir bakış açısıyla değerlendirmiş olmalarını ve yapılan istişarelerde proaktif davranmalarını beklerim. 
1 SAAT SINIRLANDIRMASI 
Ortaklarımızdan Aviva, 2014 yılı itibarıyla “Mükemmele Yolculuk” adını verdiği özel bir değişim programı başlattı. Mükemmele Yolculuk’un Türkiye’deki ilk adımı olarak bir çalıştay düzenledik. Çalıştayın sonucunda önümüzdeki dönem için 4 yeni projenin başlatılmasına karar verdik. Sonuç kararlarını da “Dur-Devam Et-Başla” şeklinde tanımladık. “Dur” dediğimiz uygulamalardan bir tanesi de toplantı kurallarımızla ilgili. Şirket içi toplantı sürelerinin maksimum 1 saatle sınırlandırılmasına ve sunum yapacak kişi dışında toplantı katılımcılarının elektronik cihazlarını toplantıya getirmemesine karar verdik.
SANDALYELER KALKACAK 
Kısa, sonuç odaklı ve verimli toplantılar yapmak önceliğim. Bu sebeple toplantı öncesi gereken hazırlıkları yapmak, toplantı notu tutmak ve iş takiplerinin yapılabilmesi için de görev dağılımları yapmak rutinlerimiz arasında yer alıyor. Önümüzdeki dönemde toplantı odalarımızdan bazılarında masa ve sandalyeleri kaldırarak, ayakta, daha kısa sürelerle sonuca ulaşılmasını sağlayacak toplantı mekanları oluşturacağız. Çalışanlarımızın bir araya gelip, kısa sürede sonuca ulaştırabilecekleri konuların dağılmadan çözümlenmesini sağlayacağız.~SORUN DEĞİL ÇÖZÜM BEKLİYORUM
DAVUT DOĞAN / DOĞANLAR HOLDİNG YÖNETİM KUR. BŞK.
KONUŞMADA DENGE

Bizde toplantılar önceden planlanır, saatinde başlar ve biter, çok konuşanların toparlamasını rica ederim. Hiç konuşmayanlara söz vererek mutlaka herkesin konuşmasını sağlarım. Sorundan ziyade çözüm önerilerini sunmalarını isterim. Toplantı odasında “Sorun değil, çözüm getirin” diye yazar. Çok sorun getiren olursa yazıyı gösteririm.
KÜLTÜR OTURDU
Toplantılarımızı her 3 ayda bir şirket dışında yaparız, bu da genelde Şile, Abant, Sapanca gibi bir tatil beldesi olur. Toplantı kültürümüz oturmuş oldu, her hafta pazartesi günü icra kurulları, komiteler toplantısı olur. Her ayın 3. haftası pazartesi yönetim kurulu olur. Sadece pazartesi günleri toplantı planlanır.
GÜNDEMİN İLK MADDESİ
Toplantıların verimli geçmesi için gündem önceden gönderilir. Kimin hangi konuda rapor sunacağı belirtilir. Son bölümde öneriler alınır. Kıdemce veya yaş olarak en küçük üye toplantı notlarını tutar ve 24 saat içinde ilgililere tutanak dağıtılır, bir sonraki toplantıda gündemin ilk maddesi bir önceki toplantı tutanağının okunmasıyla başlanır. Önümüzdeki dönemde toplantıların uzaktan katılımcılarla da sağlanması için telekonferansa tam olarak geçmek istiyoruz.

HİYERARŞİYİ AZALTARAK HIZ KAZANIYORUZ
BARIŞ KARAKULLUKÇU / MUDO GENEL MÜDÜRÜ
KATI KURALLARIM YOK

Toplantılar konusunda katı kuralları olan biri değilim. Fakat toplantının verimli geçmesi, kısa sürede sonuca varılması, gelecek adımların görülebilmesi benim için büyük önem taşıyor. Bu nedenle toplantılara hazırlık yapılarak, istediğim formatta önceden anlaştığımız şekilde gelinmesini bekliyorum. Hem toplantının süresi kısalıyor hem daha çabuk sonuca varıyoruz. Toplantı saatlerindeki aksamalar, sonuçlara daha geç varmamıza sebep olduğunda toplantı saatlerinden çok sapmamak gerek.
FARKLI PERSPEKTİF
Teknolojik gelişmeler, toplantı kültürüme farklı bir perspektif kazandırdı. Bulunduğumuz sektörde sahada çalışmak büyük önem taşıyor. Teknolojik gelişmeler sayesinde toplantı katılımcıları lokasyona bağlı kalmadan, mobil olarak katılım gösterebiliyor. Böylelikle katılım oranı yükseliyor ve merkezle saha arasında kesintisiz bir iletişim kuruluyor. Toplantı sonlarındaki onay süreçlerini hızlandırmak adına üst yönetimi çok dahil etmeden, hiyerarşiyi azaltarak, daha hızlı karar mekanizmaları kurmaya çalışıyor ve çalışanların karara etki etmelerini sağlıyoruz.
PERİYODİK TOPLANTILAR
Toplantılarda verimliliği maksimum düzeye ulaştırmak çok önemli. Tüm toplantılara, konularla ilgili plan çıkararak, hazırlık yaparak katılıyorum. Tüm ekibin belirlediğimiz formatlar doğrultusunda hazırlık yapıp gelmesini bekliyorum. Hazırlık yapılmadan gerçekleşen toplantıların çok uzun geçtiğini, etkisiz ve şirket için büyük bir zaman kaybı olduğunu düşünüyorum. Yönetim kurulu toplantılarımızı da hızlıca bir araya gelebilmek için merkezi yerlerde, Bebek Baylan ya da Emirgan Sütiş gibi mekanlarda bile yapabiliyoruz.

Türkiye ve dünya ekonomisine yön veren gelişmeleri yorulmadan takip edebilmek için her yeni güne haber bültenimiz “Sabah Kahvesi” ile başlamak ister misiniz?


İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz