Yeni toplantı kuralları

“STATÜ DİKKATE ALINMADAN DÜŞÜNCELER İFADE EDİLMELİ”
HAYRETTİN ÇAYCI / SARKUYSAN YÖNETİM KUR. BŞK.
ÇERÇEVE İYİ ÇİZİLMELİ
Şüphesiz toplantılar iş hayatımızda önemli yer tutuyor. Ancak her konuda olduğu gibi bu konunun da çerçevesinin iyi çizilmesinin gerektiğine inanıyorum. Aksi halde toplantılar verimsiz, zaman kaybına sebebiyet veren ve ilişkilerin gerilmesine yol açan sonuçlar verir. Toplantılar için önemsediğim belli başlı kurallarım şunlar: Gündem katılımcılara önceden bildirilmeli, katılımcıların hazırlık yapmalarına imkan sağlanmalı. Toplantı mekanı uygun olmalı.
GELECEĞE YÖNELİK OLMALI
Geçmiş kısaca analiz edilmeli, bu çerçevede gelecekteki strateji oluşturulmalı. Sadece geçmişe takılıp kalmak bir toplantının hedefi olmamalı. Katılımcı sayısı çok zorunluluklar dışında 10–12’yi aşmamalı. Toplantı süresi önceden belirtilmeli, bu süreye bağlı kalmak üzere gerekirse konuşmalara sınır konulmalı. Uzun ve uzayan toplantıların verimli olmadığı biliniyor. Kural olarak toplantı süresi iki saati aşmamalı.
DEMOKRATİK ORTAM SAĞLANMALI
Toplantılarda amaçlı; öneri ve düşüncelerin demokratik bir ortamda ortaya konulması olmalı. Kişilerin tartışılacağı, suçlanacağı, katılımcıların korku ve endişe içinde olacağı bir ortam yaratılmamalı. Herkes statüleri dikkate alınmadan konuşma ve düşüncelerini ifade etmede kendilerini eşit konumda hissetmeli. Sık sık yapılacak gereksiz toplantılardan kaçınılmalı. Geniş katılımlı toplantıları yılda iki defa yapıyoruz. Bunun dışında küçük katılımlı toplantılar ihtiyaç duyuldukça yapılıyor.

KISA SÜRELİ AYAKTA TOPLANTILAR BAŞLATIYORUZ 
MERAL EREDENK AVIVASA EMEKLİLİK VE HAYAT CEO'SU
GENİŞ BAKIŞ AÇISI 
Yoğun ajandam nedeniyle gün içinde zamana karşı yarışıyorum. Yapılacak toplantıların başlama ve bitiş saatlerine de tüm ekipler tarafından uyulması önceliğim. Toplantılara önceden hazırlanırım. Toplantıya katılacak tüm ekip arkadaşlarımdan da toplantı içeriği konusunda hazırlıklı olmalarını, konuyla ilgili muhtemel soruları geniş bir bakış açısıyla değerlendirmiş olmalarını ve yapılan istişarelerde proaktif davranmalarını beklerim. 
1 SAAT SINIRLANDIRMASI 
Ortaklarımızdan Aviva, 2014 yılı itibarıyla “Mükemmele Yolculuk” adını verdiği özel bir değişim programı başlattı. Mükemmele Yolculuk’un Türkiye’deki ilk adımı olarak bir çalıştay düzenledik. Çalıştayın sonucunda önümüzdeki dönem için 4 yeni projenin başlatılmasına karar verdik. Sonuç kararlarını da “Dur-Devam Et-Başla” şeklinde tanımladık. “Dur” dediğimiz uygulamalardan bir tanesi de toplantı kurallarımızla ilgili. Şirket içi toplantı sürelerinin maksimum 1 saatle sınırlandırılmasına ve sunum yapacak kişi dışında toplantı katılımcılarının elektronik cihazlarını toplantıya getirmemesine karar verdik.
SANDALYELER KALKACAK 
Kısa, sonuç odaklı ve verimli toplantılar yapmak önceliğim. Bu sebeple toplantı öncesi gereken hazırlıkları yapmak, toplantı notu tutmak ve iş takiplerinin yapılabilmesi için de görev dağılımları yapmak rutinlerimiz arasında yer alıyor. Önümüzdeki dönemde toplantı odalarımızdan bazılarında masa ve sandalyeleri kaldırarak, ayakta, daha kısa sürelerle sonuca ulaşılmasını sağlayacak toplantı mekanları oluşturacağız. Çalışanlarımızın bir araya gelip, kısa sürede sonuca ulaştırabilecekleri konuların dağılmadan çözümlenmesini sağlayacağız.