Yöneticisiz yönetim çok daha başarılı

CEO’nun, müdürün, astüst ilişkisinin, etiketlerin olmadığı herkesin kendi görevi çerçevesinde belirlenmiş yetkileriyle kararları özerk bir şekilde aldığı bir şirket hayal edin… Kulağa nasıl geliyor bilmiyoruz ama biz hayal ederken aslında bir yazılımcı olan Brian Robertson bunu “holacracy” (holakrasi) adıyla teorize edip, Amazon bünyesindeki online ayakkabı ve giyim perakendecisi Zappos’da uygulamaya başlamış bile… Holakrasi özetle; otoritenin dağıtıldığı, örgütlerdeki geleneksel yukarıdan aşağıya veya aşağıdan yukarı yaklaşım yerine herkesin rolleri doğrultusunda hem lider hem de takipçi olduğu yeni ve modern bir yönetim sistemi. “Holacrarcy” (Holakrasi) adıyla bir de kitap da yazan Robertson, şirketlere bu yapıya geçişleri için danışmanlık da veriyor. Robertson’la çok tartışılan sistemi üzerine konuştuk... 
* “Holacracy” (holakrasi) tam olarak nedir? 
* Holakrasi, bir organizasyonu yönetmenin farklı bir yolu… Normalde bir organizasyonda düzen ve birlikteliğin sağlanması için hiyerarşi aranır ve bunu da yöneticilerin sağlamasını bekleriz. Holakraside ise bunu sağlamak için farklı mekanizmalar var. Yöneticilerin akışı yönettiği bir sistem yerine tüm takım üyelerinin etkileşime geçip kimin ne yapması gerektiğini düşünüp sonuca bağladığı bir yönetişim sisteminden bahsediyoruz. İnsanların ne yapması gerektiğine karar veren yöneticiler yerine nasıl bir özerkliğiniz olacağını belirleyen bir dizi kural var. Bu kurallar çerçevesinde size mantıklı gelen konularda kendi kararlarınızı verebiliyorsunuz. Esasen “holakrasi”, yönetim hiyerarşisini şirket içindeki alternatif denetim mekanizmalarıyla ikame eden bütüncül bir sistem. 
* Holakrasi presipleriyle hareket eden bir şirketin resmini çizebilir misiniz? 
* Bu prensiple hareket eden bir şirkette yönetici yoktur. Onun yerine herkes kendi görevini bilir ve herkesin birden fazla görevi vardır. Bu rollerin getirdiği yetkiyi ve bu yetkinin sınırlarını bilirler. Bunu daha çok bir mahalle dayanışmasına benzetebiliriz. Bir mahallede herkesin kendisine ait mülkü ve sınırları vardır ve herkes bu sınırlar içerisinde özerkçe hareket eder. Örneğin bizim şirkette benim sözcülük görevim var ve iş arkadaşımın da web sitesi yöneticiliği rolü var. O, web sitesinin denetiminden sorumlu olduğunu biliyor. Ben de holakrasiyi nasıl temsil ettiğim konusunda bir sorumluluğum olduğunu biliyorum.
~
* Dünya üzerinde holakrasi ile işleyen kaç şirket var?
** Bildiğimiz kadarıyla 300 civarında şirket bu anlayışı uyguluyor… Uygulamaya baktığımızda ise bir tane en iyi yok. Her şirketin kendi güçlü yanları var. Ama bazı örnekler verebilirim. Örneğin “Getting Things Done” (İşlerin Yapılmasını Sağlamak) kitabının yazarı David Allen’ın sahibi olduğu David Allen Company ve Zappos, holakrasi sistemini uygulayan şirketlerden. Çok bilinmeyen başka örnekler de var. Örneğin, Kanada’daki Precision Nutrition adlı online beslenme ve egzersiz şirketi de başarılı bir örnek… Kesinlikle holakrasiyi uygulamakta çok başarılılar. Ancak, holakrasi “Yaptım, oldu” denilebilecek bir sistem değil. Bu, yıllar alan bir yolculuk ve tamamen bitirmek gibi bir şey söz konusu değil. 
* Sizce holakrasi tüm şirketler ve sektörler için uygun mu? 
* Evet. Aslında bunu şöyle görüyorum. Yönetimde hiyerarşi her şirkete uygulanabilir mi? Neredeyse hepsine diyebiliriz. Holakrasi de bunu ikame eden bir sistem olduğuna göre demek ki hiyerarşinin uygulanabildiği her şirkete uygulanabilir. 
* Eğer holakrasi yönetim hiyerarşisini yok ediyorsa, bu sistemde CEO’nun rolü nedir? 
* CEO’lar gereksiz hale geliyor. Holakrasi uygulayan şirketlerde çoğu zaman CEO’ya benzer bir pozisyon olmadığını görüyoruz. Aslında holakrasi sisteminde bir CEO pozisyonu olabilir ama bu kişi daha çok şirketin dış dünyaya gösterdiği yüzü ve sözcüsü haline geliyor. Modern demokratik toplumlarda bir kral olmadığı gibi, CEO da şirket içindeki güçlü, herkesin kendisini kurtarması için danıştığı kahraman rolünü yitiriyor. 
* Holakrasiye göre tüm çalışanlar aynı kurallara tabi olmalı. Bu tamamen uygulanabilir mi? 
* Holakrasinin sihirli bir şekilde ofis politikalarını yok ettiğini iddia etmiyorum. Holakrasi sadece şirkete daha basit ve daha iyi bir kurallar dizisi sağlıyor ve şirketteki kimse o kuralların dışında davranamıyor. Bu kuralları uygulayanlar isteklerine politika yaptıkları zamanlardan daha hızlı ulaşıyor. 
* Bu sistemde titrlerini, ayrıcalıklarını ve hiyerarşi içindeki yerlerini kaybeden yetenekli yöneticileri kaybetme riski var mı? 
* Bu bir risk değil, kesinlikle bazı yöneticiler kaybedilecektir. Bu hem iyi bir şey hem de bir zorluk. Bazen her ikisi de olabilir. Herkes yeni şeyler öğrenmeyi istemez, bazıları halihazırdaki sistemleriyle çok rahattır. Böyle kişiler ya yeni sistemi öğrenip sistem içinde yeni bir fonksiyonları olacağını kabul ederler ya da giderler. Çalışan sayısı 20-30’dan fazla olan şirketlerde bazılarının süreç sonunda gitmesi kesin gibidir. Yöneticilerin zamanının çoğu organizasyon yaparak geçer. Eğer onların yerine organizasyon yapan bir sistem uygularsanız, onlar da daha girişimci olmaya ve değer yaratmaya zaman bulur. Bazı insanlar bu değişimi sever bazıları da sevmez. Bence işin doğrusu çalışanları bu sisteme adapte olmaya teşvik etmek ve süreç sonunda da kalıp kalmamaya kendilerinin karar vermesidir. Aslında birçoğunun gitmesi de kötü bir şey değildir. 
~
* Holakrasi temel olarak çalışanların kendi kendilerini kontrol etmesi demek. Eğer çalışanlar bunu beklendiği ölçüde yapamazsa ve takımlar kendilerini disipline edemezse ne yapılmalı? 
* Bu yeni sistem hakkındaki en büyük yanlış anlamalarından biri budur. Holakrasi yaklaşımını benimseyen şirketlerde çalışanların kendi kendilerini disipline etmesi şart değil. Evet, sistem buna izin verir, çalışanları bunun için cesaretlendirir, bunu kullanışlı hale getirir ama sistem buna dayanmaz. Yani bir çalışan kendini disipline edemezse, holakrasi içinde bu kişinin yetkilerini almanın, hatta kişiyi şirketten uzaklaştırmanın yolları mevcuttur. Yani sistem kişilerin böyle davranmasını sadece ummaz, böyle davranmayan kişileri disipline etmenin, hatta işten çıkarmanın da yollarını içerir.
* Sistem sadece şirketlerin devamlı büyüdüğü zamanlara uygun olmakla eleştiriliyor. Sizce bu eleştiriler haklı mı? 
* Hayır. Bu eleştiriler genelde sistemi yanlış anlayan kişilerden geliyor. Birçok kişi holakrasinin sistemsizlik demek olduğunu zannediyor. Aslında holakrasi hiyerarşik yönetimden çok daha sistemlidir. Böyle diyenler holakrasinin yüzer geçer, ortak karar almalı, sistemsiz olduğunu zannediyorlar ama bu doğru değil. Holakrasi detaylı, sistematik bir yoldur. Sadece hiyerarşik yönetimden farklı bir sistemi vardır. Bu perspektif çalışanların çok verimli olması gereken zor zamanlarda da çok başarılı olur. 
* Titrlerin olmadığı bir sistemde yatırımlar gibi kritik kararları kim alabilir? 
* Holakraside bu tip kararları vermekle yükümlü roller vardır. Örneğin maaşlarla ilgili tüm kararları veya yatırımla ilgili tüm kararları almakla yükümlü roller gibi. Yani holakrasi grup kararı almak değil, kimin ne yapacağını kesin bir şekilde belirlemek ve bu rollere işlerini yapabilecekleri gücü ve bağımsızlığı vermektir. Yine holakrasinin sistemsizlik olduğuna ve her isteyenin istediğini yapabileceğini dair bir yanlış anlama bu… Sonuçta holakrasi canı isteyenin istediğini yaptığı bir sistem değildir. 
* Bu dedikleriniz kriz zamanları için de geçerli mi? Örneğin bu sistemde kriz zamanlarında anlık kararları kim veriyor veya başarısızlığın sorumluluğunu kim alıyor? 
* Bu kararlar hangi alandaysa o alandan sorumlu rol tabii ki… Örneğin web sitesinde bir sorun varsa, web sitesinden sorumlu roldeki kişi o kararları verecek. Kimin sorumlu olacağına gelince; Holakraside yönetim kuruluna karşı sorumlu olan bir “lead link” (lider halka) rolü vardır ve bu rolün sorumluluğu holakrasi sisteminin tüm şirkette geçerli olmasını ve uygulanmasını sağlamaktır. Yani yönetim kurulu açısından hala CEO gibi onlara karşı sorumlu olacak bir şirket çalışanı vardır ancak şirket içinden bu kişi CEO gibi görünmez çünkü o da şirket içi kurallara tabidir. 
* Aslında sorum daha çok makro krizlerle ilgiliydi… 
* Öyle bir durumda yine kriz hangi spesifik alanda belirdiyse ve o spesifik alanın sorumlusu olarak hangi rol belirlenmişse yükümlülük onundur. Yani yine bir grup kararı söz konusu değil. Şirket sözcüsü olan rol, iş planlamasından (fiyatlama ve finanstan) sorumlu rol gibi her alandan sorumlu anahtar kişiler vardır ve bu kişiler hiyerarşik olarak birbirlerinden üstte veya altta değildir. Eğer benim evimde bir kriz varsa benim, sizin evinizde bir kriz varsa sizin kararları almanız gerektiği gibi. 
* Önerdiğiniz bu yeni yönetim sisteminin bir diğer prensibi de anlık, hızlı toplantılar. Geleneksel şirketlerde yapılan toplantıların vakit kaybı olduğunu mu düşünüyorsunuz? 
* Çoğu şirkette girdiğim çoğu toplantı gerçekten vakit, kaynak ve enerji kaybı. Holakrasi şirket toplantılarını disipline ederek çok daha verimli hale getiriyor. 
~
*Size göre hangi global şirketler holakrasi sistemini uygulasa daha başarılı olur? 
* Bence her şirket şu soruyu sormalı ve üzerinde düşünmeli: “Hiyerarşik yönetim bu yüzyılda bizim için doğru olan sistem mi”. Bunun cevabı holakrasi veya başka bir sistem olabilir ama bu çağda artık hiyerarşik yönetimden daha farklı sistemleri de dikkate almanın zamanı geldi. Belki bir kısım şirket için hiyerarşik yönetim de doğrusu olabilir ama her global veya ufak şirket bu soruyu sormalı.
* Bu sistemin şirketlerin kârlılığını artırabileceğini söyleyebilir miyiz? 
* Kesinlikle öyle olduğunu düşünüyorum. Holakrasi şirket çalışanlarının fikirlerini daha iyi kullanabilmesini ve değerlendirebilmesini sağlıyor. Şirket içinde herhangi birinin maliyetleri azaltma, ürünü iyileştirme veya kârı artırma konusunda iyi bir fikri varsa bu fikrin organizasyona dahil edilmesi önemlidir. Holakrasi, bir fikri olan herkese sesini duyurabilme şansı verir. 
* Holakrasi veya başka bir yatay yönetim modeli uygulamak isteyen geleneksel şirketlere tavsiyeleriniz nelerdir? 
* İlk olarak bu yeni yönetim sistemi hakkında bilgi edinsinler. Sonra da direkt bir tecrübe edinmeye çalışın, Zappos’un 2 günlük workshop’ı gibi bir tecrübe bir başlangıç olabilir. Yani şirket ne kadar ilk elden tecrübe edinirse o kadar iyi olur. Bu değişimi sadece bir kitap okuduktan sonra yapmaya çalışırlarsa bu çok zor olur. İyi bir koç bulunmalı. Yeni bir spor dalını öğrenirken size oyunun kurallarını öğretecek iyi bir hoca nasıl önemliyse onun gibi... Her şeyi dibine kadar analiz etmeye ve her şeyi doğru yapmaya gerek yok, hocanız iyiyse yaparken de öğrenebilirsiniz.

HOLAKRASİ SİSTEMİ NASIL ÇALIŞIR?
1 Bu tip şirketlerde “yöneticiler” yoktur, ne yapmasını bilen çalışanlar var. 
2 Her çalışan rolünün getirdiği yetkiyi ve onun sınırlarını bilir, ona göre iş yapar. 
3 Herkes sistemsizlik diye düşünür ama hiyerarşiden daha fazla sisteme sahiptir. 
4 Gerektiğinde ise mahalle bilinci, yani şirket ruhu devreye girer ortak işlere imza atılır. 
5 Birbirimizin sınırlarını biliyor ve o sınırlar içerisindeki liderliğine saygı duyuyoruz. 
6 Ancak, “Yaptım, oldu” denilebilecek bir sistem değil, denetimi de var. 
7 Ücretler, yatırımlar gibi kritik kararları almakla yükümlü roller vardır. 
8 Organizasyon daha çevik hale gelir, insanlar yaratıcılıklarını ortaya çıkarma olanağı bulur. 
9 Daha çok sahiplenme, daha çok hesap verebilirlik ve daha çok liderlik vardır. Bir CEO vardır ama bu kişi daha çok şirketin sözcüsü gibi davranır. 
10 Yönetim kuruluna karşı sorumlu bir “lead link” (Lider halka) rolü var. Sistemi o yürütür. 
~
"CEO hazır olmazsa holakrasi çalışmaz"
LİDERE BAĞLI
Holakrasiyi sadece tepedeki lider ya da CEO’nun böyle bir şeye hazır olmadığı şirketler için önermiyorum. Bu, gerçekten de o lidere bağlı… Lider halihazırda uyguladığı sisteme bağlıysa ve değişmek istemiyorsa holakrasi işe yaramaz. Yani bu yeni sistemin başarılı olup olmaması şirkete veya sektöre değil lidere bağlı. Eğer o lider diğerlerini etkilemenin yeni bir yoluna hazır değilse yapılabilecek çok bir şey yok.
İSTEK ŞART
Örneğin lider bu sistemi kullanmaya zorlanıyorsa ama aslında uygulamak istemiyorsa sistem çalışmaz. Veya lider sistemi şirketin geri kalanına uygulamak istiyor ama kendisi uygulamak istemiyorsa sistem yine çalışmaz. Yani yeni metotlar öğrenmeye ve uygulamaya istekli ve hazır bir lider olması şart. Bu yeni bir spor dalını öğrenmeye benziyor. Lider halihazırda uğraştığı spor dalından mutluysa holakrasi çalışmaz.

Apple'in başarısı holakrasiye ters değil mi?
KARARLARI JOBS VERİYORDU
Apple müthiş bir şirket! Ben kimim ki onlara nasıl yönetilmeleri gerektiğini söyleyeyim ama sorunuzu anlıyorum. Holakrasi bir kişinin anahtar kararlar aldığı bir yapıyla çok uyumludur. Ancak değişik alanlarda değişik insanlar karar verir. Bildiğim kadarıyla Apple bir dereceye kadar da öyle çalışıyor. Önemli tasarım kararlarını Jonathan Ive veriyor, başka kararları da başkaları. Yani holakraside de anahtar bir liderin olduğu bir yapı kurulabilir, sadece doğru roller belirlenmeli ve bu rollere gereken yetkiler verilmeli. 
HİYERARŞİ ŞART MI?
Ancak, Apple dahil her şirket “Doğru kararları vermek için hiyerarşik yönetim tarzı doğru mu” sorusunu sormalı. Çoğu kez her kararı en iyi verebilen kişi şirketin tepe yöneticisi olmuyor. CEO’ların verdiği dizayn kararlarının şirketin sonunu getirdiği örnekler var. Bu kararları CEO’nun vermemesi gerektiğini açıkça belirlemiş olsalar çok iyi yapmış olurlar. Veya bunun tam tersi de olabilir. CEO çok iyi bir tasarımcı olabilir ama önemli iş kararlarını vermemesi gerekebilir. Yani hangi sistem kullanılırsa kullanılsın kararları kimin vermesi gerektiğini açıkça tanımlamak çok önemlidir. 
~
GELENEKSEL VE HOLAKRATİK YÖNETİM ARASINDAKİ FARKLAR
GÖREVLER
Geleneksel şirketlerde herkesin tek bir işi vardır. İş tanımları genelde muğlak ve nadir olarak güncellenir. Holakraside ise roller kişiler değil işler etrafında tanımlanır. İnsanlar birden fazla rolü üstlenir.
YETKİ
Geleneksel şirketlerde yöneticiler yetkilerini çok az delege ederler. Sonunda hep onların dedikleri olur. Holakraside ise yetki, takımlar ve roller arasında dağıtılmıştır. Kararlar hangi birimle ilgiyse kararı da onlar verir.
ORGANİZASYON
Geleneksel şirketlerde genelde büyük ve hiyerarşik bir organizasyon söz konusudur. Yapı nadiren güncellenir. Holakraside ise organizasyon düzenli tekrarlarla güncellenir. Her takım kendisi organize olur.
OFİS POLİTİKALARI
Geleneksel şirketlerde yazılı olmayan kurallar değişimi yavaşlatır ve bu kuralları iyi bilen kişilerin lehine işler. Holakraside ise kurallar net ve yazılıdır. CEO dahil herkes bu kurallara bağlıdır.

Zappos'ta herşey iyi gidiyor
PİLOT PROGRAM
Zappos holakrasi sistemini duymuş ve bizi üst yönetimleriyle iki günlük bir workshop’a davet ettiler. Bu workshop’ta onlara önerdiğimiz bu yeni sistemin halihazırda uğraştıkları sorunlara nasıl cevaplar verebileceğine dair fikir verdik. Bu iki günün sonunda holakrasi hakkında daha fazla bilgi edinmek istediklerine karar verdiler ve bir departmanlarıyla birkaç ay süren ve 100 çalışanı içeren bir pilot program uyguladık.
KOÇLUK HİZMETİ
Bu pilot program esnasında Zappos çalışanlarına koçluk ve toplantı düzenleme hizmeti verdik. Zappos’un holakrasi sistemi içinde iki ana toplantı çeşidi olan “yönetişim” ve “taktik” toplantılarını düzenledik. Şirkete eğitim vermek üzere birkaç çalışanımızı yolladık ve bu da bir diğer adımdı.
ANAHTAR ÇALIŞANLAR
Tüm bunlar pilot program içinde 4 ay kadar sürdü ve Zappos sistemi tüm şirket için uygulamak istediğine karar verecek bilgiye sahip olana kadar devam etti. Zappos programı tüm şirkete yaymaya karar verince de tüm şirket çalışanlarını eğitmeleri için Zappos’un anahtar çalışanlarını eğittik. Tüm şirketi bizim eğitmemiz imkansızdı.
UZUN VADELİ BİR PROGRAM
Daha fazla eğitim verdik ve Zappos’un kendi koçlarına koçluk hizmeti sunduk. Zappos’da şu an her şey çok iyi gidiyor. Program iki yıldır sürüyor ve varmayı umdukları yere varana kadar daha birkaç yıl daha gerekiyor. Çünkü bu uzun vadeli bir değişim programı ve program onlara şu anda da kısa vadeli faydalar sağlıyor.