Fatura herkese emanet edilecek basit bir belge değil

eFinans Genel Müdürü Sadi Abalı, e-fatura’ya geçiş surecinde özel entegratörün seçiminde veri güvenliğinin en önemli unsurlardan biri olduğunu söylüyor. Faturanın bir şirketin temel belgesi olduğunu hatırlatan abalı, “bu işe sadece bir dosya transferi olarak bakmak doğru değil” diyor. Finansbank, eFİNANS ile şirketlere e-Fatura, özel entegrasyon, e-Defter ve arşivleme konusunda çözümler sunuyor. eFİNANS’la ilgili çalışmalar Ocak 2013’te başladı.

Cybersoft ile e-Fatura alanında faaliyet gösterecek ortak bir girişimde bulunma konusunda görüşmeler yapan Finansbank, ortaklığa karar verip hem kendi organizasyonu içerisinde hem de denetleyici kuruluşlar tarafında gerekli onayları hızla gerçekleştirdi. Şirket, 10 Eylül 2013 tarihinde resmen kuruldu. Artık firmaların iş süreçlerinin elektronik transformasyonunda yanlarında finansal, teknolojik ve operasyonel açıdan her yönüyle güçlü bir hizmet şirketi olduğunu söyleyen eFİNANS Genel Müdürü Sadi Abalı, “Müşterilerimizi dinleyerek onları başarıya götürecek ve en uygun çözümleri sunabilmek için sürekli bir çaba içindeyiz. Vizyonumuz ‘Yeni Dünya’ ticareti ve bu ticaretin finansmanında Türkiye’yi başarıya taşıyacak elektronik uygulamalarda pazar lideri olmak” diyor.

eFlNANS’ın hizmet alanları hakkında bilgi verir misiniz?
eFİNANS temel olarak e-Fatura entegrasyon, özel entegrasyon, e-Defter ve arşivleme çözümleri sunuyor. Ancak Finans Yıldızı uygulamamızla birlikte elektronik faturaları bizim üzerimizden transfer edilen firmaların toplu ödemeleri, banka hesapları ile muhasebe entegrasyonu da e-Finans portalı üzerinden yapılabiliyor. Doğrudan borçlandırma işlemleri (DBS), tedarikçi finansmanı gibi finansman ve nakit akış ürünleri de Finansbank ile entegre şekilde portalımız üzerinde kullanıma sunulacak. Bireysel e-Fatura, e-İrsaliye, e-Arşiv gibi tebliğlerle gelecek yeni uygulamalarda da pazarda yerimizi muhakkak alacağız.

eFlNANS’ın sunduğu hizmetlerden kimler faydalanabiliyor?
GİB’e başvurup e-Fatura mükellefi olan kurumsal veya KOBİ ayırımı olmadan her şirket yararlanabiliyor.

eFİNANS şirketlere ne gibi avantajlar sağlayacak?
eFİNANS şirketlere e-Fatura’nın ötesinde ticari süreçler kolaylaştırıcı ve hızlandırıcı birçok hizmeti tek elden sunmaktadır.~
e-Fatura ve e-Defter çözümleriyle birlikte toplu ödeme, DBS, tedarikçi finansmanı, e-Fatura iskontosu ürünlerini de sunuyor olacak. Nakit akışının yönetimine ilişkin çözümlerimizin şirketler tarafından hızla benimseneceğine inanıyoruz. Tüm gelen faturaların elektronik onay süreçlerine hızla dahil olması, ERP uygulamalarıyla tam entegrasyon sayesinde hızlı ve ekonomik bir şekilde muhasebeleştirilebilmesi, arşive hızlı erişim gibi özellikler sayesinde şirketler verimliliklerini artıracak. Şu an kaç şirkete hizmet veriyorsunuz? eFİNANS’ın, e-Fatura ve e-Defter uygulamalarını 2011 yılından beri Cybersoft markasıyla yaklaşık 50 firma kullanılıyor. Şu an piyasada bu kadar uzun süredir çalışan ve denenmiş başka bir e-Fatura ve e-Defter uygulaması bulunmuyor.

e-Defter uygulaması konusunda sunduğunuz hizmetler nedir?
Bu uygulamayla şirketler defter kayıtlarını artık tonlarca kağıt, toner ve yazıcı kullanmadan kolayca düzenleyebiliyor ve saklayabiliyor. Piyasada yılda 1,5-2 milyon sayfa defter üreten şirketler var. Bu da yıl boyunca tonlarca kağıt tüketimi, daha sonra bu kağıda basılmış defterlerin 10 yıl boyunca arşivlenmesi sebebiyle oluşan gereksiz bir maliyet demek. Oysa e-Defter uygulamasında şirketlerimiz aylık olarak defter kayıtlarını elektronik ortama taşıyabilecek, noter masraflarından kurtulacak ve arşivlenmesi için elektronik ortamlardan yararlanabilecek. Bugüne kadar hayata geçirilen uygulamalara baktığımızda e-Defter uygulamasına geçen şirketlerin 6 ay-1,5 yıllık bir süre içerisinde sadece kağıt ve noter maliyetinden yaptıkları tasarrufla bu sisteme geçerken harcadıkları bedelleri geri aldıklarını görüyoruz. Bu uygulama ayrıca denetim ve raporlama açısından da önemli avantajlar getiriyor.

Bu avantajlardan bahseder misiniz?
Şu an için bu uygulama GlB’in geliştirdiği bir portal üzerinden yapılıyor ve maksimum 200 MB büyüklüğünde dosyaların tek tek yüklenmesi GlB tarafından beratı ve sonrasında şirket sunucularında arşivlenmesi şeklinde yapılıyor. Bu süreç büyük defter hacimleri olan firmalar için her ne kadar kağıt deftere göre daha kolay olsa da yine de doğru bir uygulamayla desteklenmediği takdirde manuel işlemlerin sürdürülmesini gerektirebilecek bir süreçtir. eFİNANS’ın e-Defter çözümü oluşturulan defter kayıtlarını otomatik olarak gerekli büyüklüklere böler ve GlB’in portalına yüklenmesine imkan sağlar. Bu süreç, uygulamamızda otomatik olarak çalışır.

Entegratör firma seçilirken nelere dikkat edilmeli? Özel entegrasyon seçen firmalar ağırlıklı olarak arşivlemesinin de özel entegratörde yapılmasını istiyorlar, doğru olan da bu. Ancak kullandığınız özel entegratör firmanın nerede arşivleme yaptığı önemli. Biz dosyalarımızı Finansbank sunucuları ile aynı veri merkezlerinde tutuyoruz.~
eFlNANS ve banka verilerinin işlendiği ve saklandığı sistemler aynı personel tarafından işletiliyor, aynı veri merkezi ve network altyapıları kullanılıyor. Kısacası Türkiye’deki banka müşterilerinin hesapları ne kadar güvendeyse verilerimiz de aynı derecede güvende.

Entegratör firma seçerken bir diğer önemli husus kullanılan uygulama. Kullanılan yazılım mükellefe faturayla ilgili her türlü özelliği ve entegrasyonu sunabilmelidir. Bunun içinde kağıda basılı fatura entegrasyonundan fatura sorgulamaya, faturaların toplu ödenmesinden hareketlerin otomatik olarak muhasebeleştirilmesine kadar çok uzun bir liste var. Kullanılan yazılımlar bunları yapabiliyor olmalı. Aksi takdirde e-Fatura size sadece kağıt fatura maliyetinden kurtulmanızı sağlar.

Diğer bir husus ise entegratör firma seçiminde teknik altyapı, personel ve bilgi seviyesi. Şirketimizin ortağı ve kullandığımız uygulamaları geliştiren firma olan Cybersoft uzun yıllardır Türkiye’nin en büyük e-Devlet uygulama projelerini gerçekleştiren bir yazılım devi. Çok yüksek nitelikli ve geniş bir teknik ekibe sahibiz. Organizasyon ağı da önemli. Diğer ortağımız Finansbank yurt çapında 656 şubesiyle bu işe destek veriyor. Kısaca e-Fatura sistemine girecek olan şirketler entegratör şirket seçerken sadece fiyata değil bütün bu noktalara dikkat etmeli. Fatura bir şirketin temel belgesi, ticaret buradan dönüyor, yasallaşıyor. Fatura herkese emanet edilecek basit bir belge değil.

"E-FATURAYA GEÇİŞTE ÜÇ FARKLI YÖNTEM VAR"
FATURA ADETİ AZ İSE
e-Fatura sistemine geçişte şirketler öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) başvurmak zorunda. Yapılan başvuruda şirket e-Fatura sistemine ne şekilde girmek istediğini belirtiyor. e-Fatura sistemine geçiş için üç yöntem bulunuyor. Birincisi GİB Portalı. Portal, GİB tarafından geçiş sürecinde sisteme girecek mükelleflere ücretsiz hizmet vermek amacıyla kurulmuş, basit fatura gönderme ve alma yapılabilecek bir uygulama. Fatura adedi az olan firmalar kullanabilir ama ERP’lerle entegre çalışamadığı, otomasyon imkanları fazla olmadığı için bu yöntemi tavsiye etmiyoruz.
İLK YATIRIM MALİYETİ YÜKSEK
İkinci yöntem ise entegrasyon. Bu yöntemde şirket kendi sunucusuna satın aldığı bir e-Fatura yönetimi uygulamasını kuruyor ve bu sistemin çalışmasını 7 gün 24 saat boyunca sağlıyor. Bu yöntem, mükellef şirkete çok sorumluluk yüklediği ve ilk yatırım maliyeti yüksek olduğu için çok yüksek fatura adedi ve güçlü bir BT organizasyonu olan şirketler için uygun olan bir yöntemdir.
SORUMLULUK ÖZEL ENTEGRATÖRDE
Özel entegrasyon yönteminde ise şirket daha küçük bir yatırımla elektronik faturaya geçebiliyor ve elektronik fatura sisteminin 7 gün 24 saat fatura almaya hazır olması, faturaların 10 yıl saklanması, yeni tebliğlerin getireceği değişikliklerin uygulanması gibi sorumluluklar özel entegratör firmaya bırakır.~
Daha hızlı fatura işleme ve mali mühür uygulama kapasitesine sahip iş sürekliliği açısından genellikle daha üstün durumda olan bir altyapıyı kullanılmaktadır.
TÜBİTAK’TAN MALİ MÜHÜR
GİB’e başvuran mükelleflerin, TÜBİTAK’a yönlendirilerek mali mühür almaları sağlanıyor. GİB’e yapılan başvuruları kabul edilip mali mühürlerini edinen mükellefleri, seçtikleri yönteme ve seçtikleri çözüm veya servis sağlayıcıya göre elektronik fatura kullanımında ERP’lerinde gerekli değişiklikleri yapmaları gerekmektedir. Bu çalışmalarda önemli bir husus da mükellef firmanın elektronik faturalarla ilgili olarak gerçekleştirmek istediği otomasyon seviyesidir.