Şirket maili alma, isminize ya da şirkete özel mail (E-Posta) adresi nasıl alınır?

Ücretsiz şekilde sahip olabileceğiniz e-posta adreslerinde, e-posta servis sağlayıcınızın hizmeti durdurması durumunda yapacağını herhangi bir şey yoktur. Bir anda bütün e-posta verilerinizi kaybedebilirsiniz. Fakat isminize ya da şirketinize özel bir e-posta adresine sahip olduğunuzda, tüm kontrol sizdedir.

Peki tüm kontrolün sizde olmasını sağlayan şirket maili tam olarak nedir?

Şirket Maili Nedir?

Şirket maili, bir işletmeden geldiği açıkça anlaşılan ve o işletmenin marka uzantısına sahip bir e-posta adresidir. Şirketinizin web sitesi www.isletmeadiniz.com ise, şirket maili aşağıdaki örneklerden birine benzer:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Bir şirket e-posta’sına sahip olmak, işletme alan adınızı kaydettikten sonra ayarlayabileceğiniz bir adımdır. Ancak işletmeniz için bir alan adınız olduğunda, bir sonraki adım olarak e-posta’nızı ayarlayabilirsiniz.

İsminize ya da Şirkete Özel Mail (E-Posta) Adresi Nasıl Alınır?

Şirkete özel mail adresi almak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:

1. Alan adınızı kaydedin

Alan adınız, insanların web sitenize ulaşmak için bir tarayıcıya yazacağı URL'dir. Örneğin, Apple, www.apple.com alan adını kaydettirebilir. Alan adınızı kaydettirmek, hem web sitenizin olmasını istediğiniz alan adının sahibi olmanızı sağlar hem de şirket e-posta adresinizin son kısmı olarak alan adını kullanmanıza olanak tanır.

Bu noktada .com alan adı uzantısı için pek çok seçenek zaten alınmış olduğundan, doğru alan adını bulmak zor olabilir. Şirketinizin adını .com olarak alamıyorsanız, .net veya .biz alan adı uzantısının işe yarayıp yaramadığını düşünebilirsiniz.

2. Web hosting için kaydolun

Alan adınız için bir e-posta adresi oluşturmak üzere gerekli araçlara erişmek için bir web hosting hizmetine ihtiyacınız vardır. Web hosting, bir şirket maili kurmanıza olanak sağlamanın yanı sıra web sitenizi çevrimiçi hale getirmek için de gerekli bir unsurdur.

3. Şirket maili oluşturmak için hosting sağlayıcınızın talimatlarını izleyin

Bu sonraki adımın ayrıntıları, hosting için hangi şirketi seçtiğinize bağlı olarak biraz farklılık gösterebilir, ancak genel süreç benzerdir:

• cPanel'e giriş yapın. E-posta bölümünü bulun ve e-posta Hesapları'na tıklayın.
• Görünen formda, şirket mailiniz için istediğiniz adı e-posta alanına yazın.
• Domain alanında açılan menüden mail adresinin son kısmı için istediğiniz domaini seçiniz.
• E-posta hesabınız için güvenli bir parola seçin. 
• Hesap Oluştur'a tıklayın.

4. E-posta istemcinizi seçin

Artık iş e-postanız oluşturulduğuna göre, maillerinize nereden ve nasıl erişeceğinize karar verebilirsiniz.

Bu noktada web hosting hesabınız, gelen kutunuzu kontrol etmek ve doğrudan cPanel aracılığıyla e-posta göndermek için kullanabileceğiniz temel bir web postası seçeneğiyle birlikte gelir. Bu genellikle bir web hosting planıyla birlikte ücretsiz olarak gelir. Ancak çoğu kişi, e-postaların üçüncü taraf bir e-posta istemcisine iletilmesini tercih eder. E-posta istemcileri için birkaç popüler seçenek arasında G Suite, Office 365 vb. seçenekler bulunur.

İsminize ya da Şirkete Özel Mail Oluştururken Yararlanabileceğiniz En İyi İpuçları

Bir şirket maili oluşturmak, işletmenizin meşruiyetini doğrulamak ve iletişim kurduğunuz insanlara profesyonel olduğunuzu göstermeniz için büyük bir adımdır. Ancak aşağıdaki birkaç ek adım, işletme mailinizin daha da profesyonel görünmesine yardımcı olur:

1. Tutarlı seçimler yapın

Tek kişilik bir işletmeniz varsa, bu adım oldukça basittir: Tek yapmanız gereken kendi iş e-posta’nızın ne olacağını bulmaktır.

Çalışanlarınız varsa veya işiniz büyüdükçe insanları işe almayı düşünüyorsanız, şirketiniz için şirket e-postalarının nasıl görünmesini istediğinize karar vermek için biraz zaman ayırmanız gerekir. İşletmeniz büyüdükçe e-postalarınız için tutarlı bir biçime sahip olmak, hem gelecekteki çalışanlar hem de e-posta iletişimi kurmak isteyen herkes için iletişimi kolaylaştırır.

2. Kısa tutun

Kullanılacak e-posta adresini hatırlayabilirlerse, insanlar sizinle ve çalışanlarınızla daha kolay iletişim kurar. Uzun ve karmaşık bir e-posta adresi bunu zorlaştıracaktır. 

3. Sayı kullanmaktan kaçının

Bir e-posta adresinin sonuna numara eklemek, alıcılar için temiz ve basit görünen bir e-posta adresinden daha az güvenilir görünebilir.

Bunun yerine, adlandırma kuralınıza bir istisna yaparak [email protected] gibi bir opsiyonla devam etmek daha mantıklı olabilir.

4. Takma adlardan kaçının

Takma ad, bir çalışanın günlük yaşamında kullandığı ad olarak işlev görmedikçe, e-posta adresinde bu adın kullanılması büyük olasılıkla kafa karışıklığına neden olabilir ve çalışanınızı ya da sizi profesyonellikten koparabilir. 

5. Genel departmanlar veya işlevler için e-posta adresleri ayarlayın

Bir kişinin adını araştırmak yerine birçok kişi [email protected] adresine gönderilecek bir e-postanın satış ekibine gideceğini ve [email protected] adresinin bir müşteri hizmetleri çalışanının gelen kutusuna ulaşacağını tahmin edebilir. Bu, müşterilerinizin ihtiyaç duyduklarında doğru e-postayı bulmalarını kolaylaştırır.

Bu noktada tüm satış görevlileriniz [email protected] adresine giden e-postaları alırsa, içlerinden biri en kısa sürede geri dönüş sağlayabilir, böylece markanızla ilgilenen potansiyel müşteriler hızlı bir şekilde yanıt alabilir.

6. Adınızı ve resminizi ekleyin

Şirket maili hesabınıza adınızı ve fotoğrafınızı ekleyerek insanların gelen kutularında nasıl görüneceğini daha da kişiselleştirebilirsiniz. 

7. Bir e-posta imzası oluşturun

Profesyonel bir şirket maili oluşturmanın son adımı, e-posta imzanızı ayarlamaktır. Bu noktada iyi bir e-posta imzası, size ulaşmak için en iyi iletişim bilgilerini içermelidir.

Bir e-posta imzası ayarlamak, bu bilgilerin gönderdiğiniz her e-postanın altında görünmesini sağlayarak müşterilerin ve iş bağlantılarının ihtiyaç duyduklarında bu bilgileri bulmalarını kolaylaştırır.

BU BİR REKLAMDIR.