Kayıtlı e-posta ne getirecek?

E-Tebligat Yönetmeliği, iş dünyası için önemli bir milat oldu. Gerek kamu gerek özel tüm şirketlere “kayıtlı e-posta (KEP) adresi” alma zorunluluğu getirildi. Uygulama sayesinde ihbarnamelerden sözleşmelere kadar tüm yasal evraklar, hiçbir güvenlik riski taşımadan, taraflar arasında iletilebilecek. Gerek maddi gerek zaman açısından ciddi tasarruflar sağlanacak. Şu anda binlerle ifade edilen KEP abone sayısının, yakın zamanda milyonlara çıkması hedefleniyor. Hizmet, PTT, Noterler Birliği Vakfı’na ait olan TNB KEP ve tek özel girişim olan TÜRKKEP olmak üzere 3 akredite kurum tarafından sağlanıyor. Merak edilenleri, TÜRKKEP’in CEO’su YÜKSEL SAMAST yanıtladı.

1- Kayıtlı e-posta sistemi ne zaman uygulamaya geçti? Neden ihtiyaç duyuldu?
Aslında çok yeni diyebiliriz. E-Tebligat Yönetmeliği ile 19 Ocak 2013 tarihinden itibaren tüm kamu kurumlarına, anonim şirketlere ve limited şirketlere kayıtlı e-posta (KEP) hesabı alma ve bu hesabı, talep eden kurumlara bildirme zorunluluğu getirildi. Şimdiye kadar 100’ün üzerinde kamu kurumu KEP adresi edindi. E-posta, temelinde güvenlik ve güvenilirlik açısından bazı sorunlar barındırıyor. Bunlardan biri, gönderici ve alıcının gerçekten o kişi olup olmadığının kesin olarak tespit edilememesi. Diğeri, gönderilen iletilerin gönderim zamanlarının garanti altına alınamaması. Bir diğeri ise gönderilen içeriklerin yolda değiştiğinin, başka bir tabirle değiştirildiğinin tespit edilememesi. KEP, çok önemli bir ihtiyaç olarak ortaya çıkıyor.

2- KEP sisteminin özellikleri neler? Sistem nasıl işliyor?
KEP sistemi, standart e-postanın sorunlarını ortadan kaldıran çok daha güvenli bir iletişim aracıdır. Bir e-postanın gönderen ve alan taraflarının gerçekten kim olduğunun bilinmesini sağlar. Alıcıya iletim zamanını garantiler, gönderilen iletinin içeriğinin yoldayken veya daha sonradan değiştirilmediğinin kesin olarak tespit edilmesini, inkar edilmesini önler ve bu süreçle ilgili senet hükmünde yasal geçerli kesin delilleri sağlar. Öncelikle sistemin işlemesi için göndericinin de alıcının da KEP adresi sahibi olması gerekiyor. Çünkü KEP adresinden standart e-posta adresine gönderim yapılamıyor. Göndericilerin e-imza kullanması zorunlu, alıcıların ise zorunluluğu yok. Hizmet sağlayıcılar olarak bireylerin ve kurumların kayıtlı e-posta adreslerini resmi belgelere dayalı kimlik kontrolü yaparak tescil ediyoruz. Tüm gönderilerin alıcılarına güvenli bir şekilde teslim edilmesini sağlıyoruz. Alıcıya, teslim zamanını ve içeriğin yolda değişmediğini yüzde 100 garanti ediyoruz. Bunun için senet hükmünde kesin delil ve kayıt üretiyoruz. Bu kayıtları en az 20 yıl saklıyoruz. Kullanıcıların gönderilerini saklamıyor veya kopyalamıyoruz.

3- Bireysel kullanıcılar KEP adresini nasıl alabilir?
Bireylere dönük en az 4 ayrı başvuru seçeneği var. Online başvuru, yerinde başvuru, imza beyannamesi ile başvuru, TÜRKKEP ofislerine veya başvuru merkezlerine gelerek başvuru. İmza beyannamesi ile başvuru ve bayilerden başvuru haricindeki yöntemlerimizde, KEP adreslerini belgeler merkezimize ulaştığı gün içinde açıyoruz.~
Bireyler ise online başvuru yaparak TÜRKKEP’ten veya başvuru merkezlerinden kayıt yetkilisi talep ederek, başvuru halinde bilgi ve belgelerinin kontrolünde bir eksiklik olmadığı takdirde, KEP adreslerini anında alabiliyorlar. Online başvuruda ise herhangi bir belgeye ihtiyaç duymaksızın, sadece e-imzalarını kullanarak KEP adreslerini kolayca alabilirler.

4- Kurumsal başvurularda nasıl bir yol izleniyor?
Kurumsal başvurularda yerinde kayıt hizmeti veriliyor. Ayrıca ofislerimize ve başvuru merkezlerimize yetki belgeleriyle birlikte gelerek başvuru yapabilirler. Kurumsal KEP Hizmetleri Sözleşmesi ve başvuru formunu ilgili şirket veya kurumun yetkilisinin eksiksiz ve hatasız doldurup imzalaması gerekiyor. Kayıt yetkililerimiz, faaliyet belgesi ve imza sirküleri gibi gerekli diğer belgelerin aslını görüp kopyasını alarak şirketlerin, odaların, derneklerin, vakıfların ve kamu kurumlarının kurumsal KEP adresi başvurularını hızlıca alabilir ve anında KEP adreslerini açabilirler.

5- Şu anda kaç KEP abonesi var?
Çok yeni olduğundan şimdilik binlerle ifade edilecek düzeyde. Ancak çok yakın zamanda yüz binlerle ifade edilmeye başlanacak. TÜRKKEP olarak bu yılın sonunda 250 bin kullanıcıyı geçeceğimizi düşünüyoruz.

6- Kayıtlı e-posta adresinin yenilenmesi gerekiyor mu?
Online başvuru, yerinde kayıt, ofisimize ya da başvuru merkezlerimize gelerek yapılan başvurularda KEP adreslerini anında kullanıma açıyoruz. Diğer yöntemlerle başvuru yapıldığında ise hesaplar ertesi gün açılıyor. 1, 2 ve 3 yıllık sürelerle açılabiliyor. Süresinin bitiminden önce yenilenmesi gerekiyor. İstenildiği anda da kapatılabiliyor. Bir kişi adına tescil edilen bir KEP adresi, kapatılsa bile başka bir kişiye verilemiyor. Tekrar açtırmak istediğinde yine aynı kişiye verilebiliyor.

7- Kişisel bilgilerin ve gönderilerin güvenliği nasıl sağlanıyor?
KEP sistemi tamamen kriptografik teknolojilere dayalı çalışıyor. Avrupa Telekom Standartları Enstitüsü’nün KEP sistemi için geliştirilmiş ETSI TS 102 640 numaralı özel bir standardına uyumlu sistemler ve süreçlerle hizmet veriyoruz. KEP delillerini ve kayıtlarını yüksek güvenlikli ve bir kez yazıldığında verilerin değiştirilemediği ya da silinemediği özelliklere sahip özel elektronik arşivleme sistemlerinde tutuyoruz. Virüslü iletileri kabul etmiyor ve iletmiyoruz.

8- KEP'in paket ücretleri ne kadar? Nasıl hizmetler dahil?
Bireyler için yıllık 40 TL’den başlayan ve 1.500 TL’ye kadar çıkan seçenekli paketlerle sunuluyor. Kurumsal KEP hizmetleri ise yıllık 80 TL ile 2.500 TL arasında değişiyor. Büyük kurumsal yapılar için ise özel fiyatlandırmış hizmetler var.

9- Hangi sektörlerin ilgi göstermesini bekliyorsunuz?
Bankacılık, finans, enerji ve telekom sektörleriyle holdingler, yaygın bayi ve tedarikçi ağı olan yapıların öncü olduğunu görüyoruz. Özellikle yüksek sayıda müşteri, tedarikçi veya çalışan sayısına sahip kurumların ilgisi yüksek. Bu ilginin süreceğini öngörüyoruz.

10- Kayıtlı e-posta adresiyle ne tür işlemler yapılabilecek?
Elektronik ortamda yazışma, kredi kartı ekstresi, hesap ekstresi, sigorta poliçesi, dekont ve makbuz, talimat, ödeme emri, tebligat, ihtar, ihbar, mutabakat, itiraz, fatura, kira kontratı, beyanname, sözleşme işlemleri gibi birçok işlem, KEP sistemiyle yapılabiliyor. Bireyler ve kurumlar, mesai saatlerine bağlı kalmaksızın, ister ofisten ister tatildeyken 24 saat, yasal geçerli ve güvenli olarak bu işlemleri ve daha birçok işlemi kolaylıkla yapabilecekler. Ayrıca, ekonomik verimliliğe ve çevreye de büyük katkı sağlıyor.~
Bu sistem ABD'de 10 yıldır, Fransa ve İtalya'da 6 yıldır, Belçika, İspanya, Slovenya, İsveç, Avusturya gibi ülkelerde son birkaç yıldır, Almanya'da da 1 yıldır yoğun olarak kullanılıyor. Şu anda dünyada milyarlarca belge KEP sistemiyle gönderilip alınıyor.