CEO'nun inbox mesaisi

Uzmanlar önümüzdeki dönemde liderlerin “e-iletişim” ve “inbox mesaisi”nin daha da artacağı görüşünde…

25.01.2022 14:58:000
Paylaş Tweet Paylaş
CEO'nun inbox mesaisi

Aslı Sözbilir

Pandemiyle birlikte iş ve özel hayat arasındaki sınırlar giderek kayboluyor. Uzaktan ve hibrid çalışmada baskın iletişim şekli olan ofis içi e-mail ve WhatsApp mesajlarının kullanımı da bu nedenle artmış durumda. McKinsey araştırmasına göre ortalama bir profesyonel bir iş gününün yüzde 28’ini e-mail yanıtlayarak geçiriyor. Bu da günde ortalama 2,6 saate ve 120 mesaja denk geliyor. Üst düzey yöneticilerin ortalamasının ise WhatsApp kanalı da dahil, bunun çok üzerinde olduğu tahmin ediliyor. Uzmanlar önümüzdeki dönemde liderlerin “e-iletişim” ve “inbox mesaisi”nin daha da artacağı görüşünde…

Eskiden sahada olmak ve yüz yüze iletişim, özellikle satış ağırlıklı sektörlerde büyük önem taşırdı. Son 5 yılda ise bariz şekilde e-iletişim kanallarını kullanan iş lideri sayısında artış var. Hatta bu durum pandeminin yüz yüze ziyaretleri ve toplantıları kısıtlayıcı etkisiyle daha da belirginleşti. Liderler de benzer görüşte. GittiGidiyor Genel Müdürü ve eBay MENA Bölge Direktörü Öget Kantarcı, pandemiyle artan ofis içi e-mesaj trafiğine ve bunun CEO’nun günlük ajandasında yarattığı yüke dikkat çekiyor ve ekliyor: “Ofis ortamında belki daha kısa sürede yüz yüze konuşulabilecek bir konu için artık uzun mesajlaşmalar yapıyoruz. Eskiden işle ilgili 5-6 tane WhatsApp grubum varken, şimdi bu sayı 20 civarında. Pandemi öncesinde mail ve mesajlara ayırdığım zaman 1-2 saatken şu an bu süre 3-4 saati bulabiliyor.” Kantarcı görüşlerinde yalnız değil… Peyman CEO’su Kaan Baral, pandemi öncesine göre e-iletişim trafiğinin ve bu trafiğe yanıt vermek için harcadığı zamanın bugün iki katına çıktığını söylüyor. Osram Türkiye CEO’su Can Dikmen de pandemi sonrası mail okuyup yanıtlamaya ayırdığı sürenin günde ortalama 2 saatten 4 saate çıktığını anlatıyor. Tüm bu trafiğe pandeminin kaçınılmazı Zoom toplantıları da eklenince yöneticiler açısından “dijital bitkinlik” kaçınılmaz oluyor. Janssen Türkiye Genel Müdürü Demet Russ, “Pandemi döneminde ekran süremin çok arttığı bir gerçek. Bu da dijital yorgunluğu beraberinde getiriyor. Bunun için akşamın belli saatlerini ekransız geçirmek, telefonumu yatarken sessize almak gibi yöntemler deniyorum” diyor. Artan mesaj yoğunluğuna da çözümü net: “Ne kadar çok mail gönderirsen evren sana o kadar çok e-mail ile geri döner. Bu nedenle telefonla halledebileceğim konuları telefonla konuşarak ilerletiyorum.” 

ZERO INBOX YÖNTEMİ

Tıpkı Russ gibi diğer iş liderleri de bu yeni yoğunluğu yönetebilmek için kendilerine has yöntemler geliştiriyor. Örneğin pandemi öncesinde aldığı günlük ortalama şirket içi mail adedinin ve dahil olduğu iş WhatsApp grubu sayısının 1/3 oranında daha az olduğunu söyleyen Doğanlar Holding Yönetim Kurulu Başkanı Davut Doğan, “geciktirmeden yanıtlama” metodunu kullanıyor. İş mesajlarını okuyup yanıtlamak için ayırdığı zamanın pandemi sonrası günde ortalama 2 saatten 3 saat civarına çıktığını söyleyen Doğan, “Gün içerisinde sık sık mail, mesaj kontrolü yapıyor, gerek araç içinde trafikte geçirdiğim zamanlarda, gerek farklı zamanlarda mutlaka mesajlarımı yanıtlıyorum” diyor. Yolda geçirdiği zamanı artan uzaktan iletişimi verimli yönetmek için kullanan bir diğer isim Kütahya Porselen Yönetim Kurulu Başkanı Sema Güral Sürmeli… Sürmeli, günlük ortalama 130-140 şirket içi mail alıyor. Ayrıca pandemi öncesi 15 kadar iş WhatsApp grubu varken, bu sayı pandemide 35’in üzerine çıkmış. Mesajlarını okuyup yanıtlamak için günlük ayırdığı sürenin eskiden ortalama 2,5 saatken şu anda 4 saate vardığını söyleyen Sürmeli, “Ben Eskişehir’de oturuyorum, hafta içi her gün Kütahya’ya fabrikaya gidip geliyorum. Yolda olduğum zamanlarda bile tüm maillerimi okuyor, gruplardan paylaşımlar yapıyorum” diyor. Sepaş Enerji Genel Müdürü Çağrı Poyraz da artan iletişimi yönetmek için “zero inbox” metodunu kullandığını anlatıyor. Poyraz, “E-posta kutumda hiç birikim yapmam, çok kısa sürede gerekli kararı verip, aksiyon alır ve iletimi yaparım” diyor. 

WHATSAPP AŞKINA

Poyraz, şirket içinden aldığı günlük mail sayısını pandemi öncesiyle aynı (50 adet) tutmak için düzenli rapor aldığı bazı mail listelerinden çıktı. Ama iş WhatsApp grubu sayısı pandemi öncesine göre 2 kat artarak 6’ya ulaştı. Poyraz, “Mailler için ayırdığım günlük sürenin 2 saati geçmemesi konusunda katı bir prensibim var. Öte yandan WhatsApp için ayırdığım günlük süre pandemi öncesine göre 2 katına çıksa da grupları çok etkin kullandığımızı düşünüyorum. Bu süre günde dört etkin ve karar alınan toplantı yapmaya eşdeğer” diyor. Poyraz’ın değindiği nedenlerle son dönemde yazılı iletişimin daha çok Inbox’tan WhatsApp kanalına kaydığı görülüyor. Örneğin ManpowerGroup Türkiye CEO Feyza Narlı, uzaktan çalışmayla birlikte alınan kararlar ve yanıtlanması gereken soruları artık ağırlıklı WhatsApp iletişimine taşıdıklarını söylüyor. Aon Türkiye Eş-CEO’su Selda Oknas Tanbay da uzaktan çalışmada ağırlıklı WhatsApp iletişimini tercih etmeleri nedeniyle pandemi öncesine göre e-mail trafiğini azalttıklarını anlatıyor. Tanbay, “Şirket içi hızlı haberleşmeyi kurumsal ve özel sohbet programları üzerinden yapıyoruz. Çünkü çevrimiçi belge, link paylaşılabiliyor, konuya bağlı olarak gruplar hızla organize edilebiliyor” diyor. Hager Group Türkiye Genel Müdürü İlker İşgör de benzer nedenlerle pandemi öncesine göre e-mail trafiğinin azaldığını söylüyor. İşgör, “Artık bir dosya üzerinde 5 kişinin çalışması gerekiyorsa aynı dosyayı defalarca e-mail ile paylaşmak yerine platformlar sayesinde ortak dosya üzerinde aynı anda çalışılabiliyor” diyor. 

“TATİL KALMADI” 

Genel olarak trafikte geçirilen zamandan ve operasyonel giderlerden tasarruf sağladığı gerekçesiyle uzaktan iletişimin artışı olumlansa da iş liderleri arasında konuya farklı yaklaşımlar mevcut. Örneğin Saray Holding Yönetim Kurulu Başkanı Sami Özdağ ortaya çıkan durumdan çok memnun; “Hem WhatsApp grup sayılarımızda hem de e-mail trafiğimizde pandemi öncesine göre yüzde 40’lara varan artışlar oldu. Tabii ki bunları takip etmek için eskiye göre daha fazla süre ayırıyoruz. Ancak zamanla hem bunlardan hem dijital toplantılardan aldığımız iş çıktılarının arttığını gözlemledik” diyor. Sun Tekstil Yönetim Kurulu Başkanı Elvan Ünlütürk ise özellikle artan dijital toplantıların iş yaşam dengesini bozmasından şikâyetçi: “Eskiden yüz yüze toplantılar için daha fazla seyahat etmek gerekiyordu. Şimdi seyahatler azaldı ama tatilimiz kalmadı. Toplantılar online olunca hafta sonu bile yapılabiliyor. Yüz yüze toplantılar artınca tekrar bir dengeye kavuşacak diye umuyorum.” Bir diğer şikayetçi isim Dedeman Holding Yönetim Kurulu Başkanı Rıfat Dedeman. Dedeman, günde ortalama 30 mail alıyor ve iş özelinde kullandığı 10 WhatsApp grubu var. Pandemi öncesinde Dedeman’ın aldığı günlük ortalama mail sayısı 15, WhatsApp grup sayısı ise 4 civarındaydı. Pandemiden önce mesajları cevaplamak için yaklaşık 3 saat ayırırken, şimdi 4 saati aşkın zamanı bu iş için kullandığını anlatıyor. Dedeman, “Pandemiyle birlikte uzaktan iletişim ekstra yük getirdi. Özellikle akşam saatleri ve hafta sonlarında online iletişim için daha fazla vakit harcamaya başladım” diyor. 

MENTAL YÜK

Yeşim Grup CEO’su Şenol Şankaya, artan uzaktan iletişimin ekstra zaman ihtiyacıyla birlikte mental bir yükü beraberinde getirdiğini söylüyor. Şankaya, “Mail sayılarımda pandemi öncesine göre fazla bir artış olmamış olabilir. Ancak WhatsApp gruplarına birkaç grup daha eklendi. Günlük ortalama 2-3 saatim bu mail ve mesajları okumak ve yanıtlamakla geçiyor. Pandemi öncesi zaten mevcut bir yoğunluğum vardı, pandemiyle birlikte bu arttı” diyor. Şankaya, bu yeni yoğunluğu nasıl yönettiğini şöyle anlatıyor: “Genelde sabahları erken kalkıp ilgili mesajlarımı kontrol etmeyi ve güne ondan sonra başlamayı tercih ederim. Gece yatmadan önce de son mesajları gözden geçirerek günü kapatıyorum.” Inbox mesaisine erken saatte başlayan bir diğer isim Pegasus Hava Yolları Genel Müdürü Mehmet T. Nane. Günde ortalama 150 ila 200 e-posta alan Nane, “Gelen e-postaları okumak ve yanıtlamak için günde ortalama 4 saat vakit ayırıyorum. Erken saatlerde henüz günün yoğunluğu tam anlamıyla başlamadan posta kutumu kontrol etmek zaman yönetimi açısından avantaj sağlıyor” diyor. Osram Türkiye CEO’su Can Dikmen de sabahçı… Dikmen, “Sabah ilk olarak mailleri kontrol ediyorum ve büyük oranda geri dönüyorum. Eğer söz konusu mail ile ilgili yapılması gereken çalışma varsa tamamladıktan sonra geri dönerim” diyor. 

“2’ŞER SAAT ARAYLA” 

Özdilek Holding CEO’su Sertaç Ünal da Inbox yönetiminde disiplinden yana. Ünal, günde şirket içi ortalama 80 e-mail alıyor ve iş için kullandığı 9 WhatsApp grubu var. “Bunları okumak yaklaşık 1,5-2 saatimi alıyor” diyen Ünal, mesai saatini verimli kullanabilmek için gün içinde belli aralıklarla mesaj kontrolü yapıyor: “Bilgi akışı sürekli olduğu için akşam evdeyken birkaç kez e-postalarımı kontrol edip önemli olanlara bakıyorum. Sabah kalkınca tekrar bakıyorum ve acil olan varsa cevaplıyorum. İşe geldiğimde ise genel olarak bakıyorum, öncelikli ve acil olanları belirleyip 30-45 dakika içinde hallediyorum. Diğerlerini yaklaşık 2’şer saat arayla önceliğe göre gün içinde tamamlıyorum.” Önceliklendirme, IFS Türkiye CEO’su Ergin Öztürk’ün de artan e-iletişimi yönetmek için tercih ettiği yöntem. Öztürk, “Eskiye oranla iki kat daha fazla vaktimi mesaj ve e-posta cevaplamakla harcıyorum. Bunları okuyup acil olduğunu düşündüklerimi gün içinde kesin vakit ayırıp cevaplıyorum. Diğerlerine ise akşam ya da ertesi günün erken saatlerinde dönüyorum” diyor. KFC Türkiye CEO’su Feliks Boynuinceoğlu ise pandemi öncesinde olduğu gibi gün boyu mail ve WhatsApp mesajlarını kontrol edip ekiplerle iletişimde kaldığını söylüyor. Boynuinceoğlu, “Bu dönemde kâğıdın ve ıslak imzanın hayatımızdan kalkması sürecin daha hızlı ilerlemesine sebep oldu. Ancak ilişki yönetimi ve ekipler arası iletişimin kuvvetlenmesi noktasında eskisinden daha kısıtlayıcı bir ortam oluştuğu bir gerçek” diyor 

“KALİTE DÜŞTÜ” 

Häfele Türkiye ve Bölgesi İcra Kurulu Başkanı Hilmi Uytun’un da artan uzaktan iletişim konusunda çekinceleri var. Uytun’un e-posta ve WhatsApp iletişimine harcadığı süre pandemide 2 kat artmış; “Elektronik iletişim bazı konularda avantaj olurken bazen de dezavantaj olabiliyor. İletişim ve anlaşma kalitesinin çok düştüğünü de gözlemledim” diyor. Koroplast CEO’su Bekir Türkoğlu, pandemiyle birlikte birden artan elektronik iletişimi normalleştirmek için bazı adımlar attıklarını söylüyor. Süreci şöyle anlatıyor: “Önceden yüz yüze görüşmelerle konularımızı çözerken pandemiyle birlikte çoğu zaman mailleri okuyarak, Teams üzerinden mesajlaşarak günü bitirmeye başladık. Bu duruma çözüm bulmak için belirli periyotlarda yaptığımız kısa süreli online görüşmeler ve devamında işimizle ilgili aldığımız hızlı aksiyonlar doğrultusunda süreçlerimizi iyileştirdik. Böylece pandemi öncesi döneme geri döndük ve bir iki saatte maillerimizi toparlayabilir duruma geldik.”


BİRÇOK TOPU BİR ARADA ÇEVİREBİLİYORUM
NEŞE GÖK / İNCİ HOLDİNG YKB

AĞIRLIK WHATSAPP’TA
Yaklaşık günde 200-300 arası işle ilgili e-posta alıyorum. Herhalde yaklaşık 20 tane kadar işle ilgili WhatsApp grubunda yer alıyorum. WhatsApp kullanımım arttıkça e-mail kullanımım azaldı diyebilirim. Bu da her boş olduğum anda, cep telefonumdan birçok topu çevirebilmem için bana fırsat tanıdı.

“BİRİKTİRMİYORUM” 
Bu yüzden, eğer bir seyahatte değilsem hiç e-mail’im birikmez. Eğer uzaktan halledebileceğim bir konu varsa süreçlerin, kararların, işlerin bende takılmamasına özen gösteririm. “Yapılacaklar” listemi hep kısa tutmaya çalışırım. Mail okumak günde 1-2 saatimi alıyor.

ÖZEL YAŞAMA SAYGI 
Böyle bir yaşam tarzıyla, WhatsApp mesajı ve e-posta gönderme konusunda da saat kısıtlamam yok. Ancak herkesin benim gibi olmak zorunda olmadığının farkındayım ve özel hayata saygı duyuyorum. Bu nedenle çok acil bir şey olmadığı sürece, mesai saatleri dışında gönderdiğim mesajlara cevap verilmesini beklemiyorum. Böyle bir beklentim olmadığını benimle çalışanlar da bilir.



MESAJLARI ÖNCELİKLENDİRİYORUM
GÖKHAN SIĞIN / BSH TÜRKİYE CEO’SU

TEKNOLOJİ DESTEĞİ 
Günlük yaklaşık 100’ün üzerinde elektronik posta alıyorum. Bunların yaklaşık yüzde 60-70’i şirket içinden oluyor. Gelen mesajlarla ilgilenirken zamanımı verimli kullanmak adına yine teknolojiden faydalanıyorum. Gelen mesajların ve içeriğin tasnifi için önceden yazdığım kurallar, öncelikli ele almam gereken kişileri ve konuları öne çıkarıyor.

SABAH İLK İŞ Günlük yaklaşık 1 saati gelen mesajlar için harcıyorum. Bu genelde sabah ilk işim oluyor. Pandemi döneminde mesajlara daha çok zaman ayırmam gerekti. Bunun nedeni salgın yüzünden yapılması gereken işler ve alınması gereken kararların çokluğu oldu. Şu anda mesaj kutusu trafiği salgın öncesine dönmüş durumda.

SADECE MESAİ SAATİNDE
Hızlı iletişim adına sürekli açık olan posta kutularına mesajlar gönderilmesi pratik gözükse de aslında sürdürmesi zor bir uygulama. Örnek olmak adına, olağanüstü bir hal olmadıkça hangi mecrayı kullanırsam kullanayım iletişimimi sadece mesai saatleri dahilinde yapıyorum. Mesajlarımı nasıl takip ettiğimi ve önceliklendirdiğime dair kurallarımı direkt çalışma arkadaşlarımla da paylaşıyorum ki yoğun trafik içinde e-posta iletişimini en verimli şekilde kullanabilelim.



"TRAFİKTEKİ ZAMANI KULLANIYORUM “
İNAN EKİCİ / OTOKOÇ OTOMOTİV GENEL MÜDÜRÜ

ABARTILI DEĞİL 
Şirket içinde günlük ortalama 70-80 e-posta alıyorum. Üye olduğum mesaj gruplarının sayısı ise yaklaşık 20-30. Pandemi öncesinde şirket içinde günlük 50’ye yakın e-posta alıyordum ve 15 civarında iş WhatsApp grubu vardı. Pandemiyle elektronik iletişim yoğunluğumuz artsa da dijital dönüşüme uzun süre önce başladığımız için bu oran abartılı bir düzeye ulaşmadı.

1 SAAT YETER
E-postalarımı okumak, yanıtlamak ve delege etmek için pandemi öncesinde de olduğu gibi günün belli aralıklarında 1 saat zaman ayırıyorum. Ağırlıklı olarak da ev-iş arasındaki yol zamanını kullanmaya gayret ediyorum. Öncelikli durumlar için kullanmayı tercih ettiğimiz hızlı mesajlara ise daha sık aralıklarla ancak daha kısa zaman ayırıyorum.

OTONOMİ ARTTI Dijital iletişim, pandemi öncesine kıyasla çok hızlı artmış olsa da bunun ekstra bir yük yarattığını düşünmüyorum. Tam tersi, ekibin birbirine daha fazla güvendiği, otonominin arttığı bir ortam yarattı ve bu da verimliliği arttırdı. Bu dijital kanallar sayesinde müşterilerimize ve diğer iş ortaklarımıza daha hızlı cevap verebiliyoruz.




İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz