"Kağıtsız Ofis Bir Hayal Mi?"

Richard Harper / Surrey Üniversitesi Digital World Research Yöneticisi   İnternetin yükselişi, gelişen teknoloji ve beraberinde kullanılmaya başlanan yeni cihazlar, “Kağıtsız ofisler” yakla...

17 TEMMUZ, 20150
Paylaş Tweet Paylaş
Kağıtsız Ofis Bir Hayal Mi?

Richard Harper / Surrey Üniversitesi Digital World Research Yöneticisi

 

İnternetin yükselişi, gelişen teknoloji ve beraberinde kullanılmaya başlanan yeni cihazlar, “Kağıtsız ofisler” yaklaşımını öne çıkardı. Bazı uzmanlar, gelecekte, bu tür ofislerin yaygınlaşacağını öne sürerken, İngiltere’de yapılan araştırma farklı sonuçlar ileri sürüyor.

 

Surrey Üniversitesi’nden Richard Harper’ın yaptığı araştırma, internet, email ve yeni teknolojilerin, kağıt tüketimini yüzde 40 artırdığını ortaya koyuyor. Bu çalışmalarını “The Paperless Office Myth” (Kağıtsız Ofis Söylencesi) adıyla kitaplaştıran Harper, Digital’e özel söyleşisinde ilginç tahmin ve analizler yaptı.

 

Teknoloji hayatımıza girdiğinden beri yeni alışkanlıklar kazandık. Geçmişte yaptığımız pek çok şeyden de vazgeçtik. Mektubun, faksın yerini elektronik postalar aldı. Artık sokaktayken telefon etmek için bir telefon kabini aramıyoruz. Onun yerine cebimizdeki telefonları kullanıyoruz. Ve tabi bilgisayarlar... Onlar olmadan nasıl çalışıyorduk hatırlayanınız var mı?

 

Son dönemde ise tartışmalar “kağıt” üzerine yoğunlaşmış durumda. Acaba kağıt kullanmaktan da vazgeçecek miyiz? Okurlarımız hatırlayacaklardır. Capital’in geçmiş sayılarında bu konuya yer vermiş, değişimi ortaya koyan rakamların yanı sıra, çeşitli görüşleri bir araya getirmiştik. Kimileri elektronik doküman sistemlerinin çoktan kağıdın yerini almaya başladığını söyledi. Kağıt kullanımını azaltarak ya da  tamamen ortadan kaldırarak ne kadar kar ettiklerini anlatan şirketler de oldu. Bazı yöneticiler, “kağıtsız ofislere” doğru nasıl ilerlediklerini anlattı. Önümüzdeki dönem hayatımızın ne kadar “kağıtsızlaştığını” daha net göreceğimiz söylendi. Bu arada kağıttan vazgeçemeyeceğimizi söyleyenler de oldu.

 

Üzerinde en çok durulan ise, sanılacağının aksine teknolojik gelişmelerin, kağıt kullanımını azaltmak yerine daha da artırdığı gerçeği oldu.

 

Biz bu araştırmayı yaparken, aynı zamanda İngiltere’de bir başka çalışmanın sonuçları kamuoyuna açıklandı. Açıklamayı yapan ise Richard Harper adlı bir bilim adamı idi. Uzun yıllardır İngiltere’de teknolojik gelişmelerin etkileri üzerine araştırmalar yapan Harper, Surrey Üniversitesi’nde Digital World Research araştırma merkezini yönetiyor.

 

Harper, kağıtsız ofis fikrinin çok da akla yatkın olmadığını düşünüyor. Düşünmekle kalmayıp bu konuda bir dizi de araştırma yapıyor ve ne kadar haklı olduğunu ortaya koyuyor. Harper, psikolog Abigail J. Sellen ile birlikte Hewlett Packard laboratuarlarında kağıt üzerine gerçekleştirdiği bir dizi araştırmanın sonuçlarını “The Myth of Paperless Office” adlı kitapta topladı.

 

Kağıtsız ofis fikrini bir “myth” (söylence) olarak kabul eden Harper ve Sellen’e göre, gelecekte, eskisi gibi kağıt yığınları, dosya raflarıyla dolu ofislerimiz olamayacak ama kağıdı bir yerde bir biçimde mutlaka kullanıyor olacağız. “The Myth of Paperless Office”e kaynak olan araştırmaların sonuçlarını Capital için değerlendiren Richard Harper, geleceğin ofislerine ilişkin önemli ipuçları verdi:

 

Kitabınızda yer alan araştırma sonuçları nelere işaret ediyor?

 

Son 5 yıldır bilgi teknolojileri üzerine araştırmalar yapıyoruz. Bu araştırmalarla profesyonellerin bilgisayarlarını nasıl kullandıklarını, ofislerinde günlük işlerini nasıl yürüttüklerini, bunun için hangi araçları kullandıklarını tespit etmek istedik. Ve araştırmalarımızı bu doğrultuda geliştirdik.

 

Sonuçta profesyonellerin çalışırken çoğunlukla kağıt kullandıklarını gördük. 25 yıl önce Xerox firması kağıt üzerine ilk araştırmayı yaptığında, ofiste kağıt kullanımının son derece yaygın olduğu sonucu ortaya çıkmıştı. 25 yıl sonra bizim yaptığımız araştırmada da şaşırtıcı bir biçimde ofislerde hala kağıdın önemli bir yer teşkil ettiğini gördük.

 

<b>Araştırma sonuçları neyi ortaya koyuyor?

 

Bugün ofis ortamında çalışma ile ilgili üç temel bulgudan söz edebiliriz. Birincisi, insanlar kağıdı, yeni teknolojilerin eksik kaldığı bazı durumlarda sıkça kullanıyorlar. Örneğin elektronik dokümantasyon sistemlerinden bazıları, eksik tasarımlarından dolayı kullanıcıya sorun yaratabiliyorlar. Örneğin sistemler henüz birbirine uyumlu çalışmadığı için, bir dokümanı elektronik ortamda paylaşmak mümkün olmuyor. Böyle durumlarda doküman kağıt üzerinde paylaşılıyor.  Bugün elbette daha gelişmiş, birbirleriyle uyumlu çalışabilen sistemler yaygınlaşıyor. Beş yıl önce böyle değildi.

 

İkinci bulgu ise insanlar, kağıdı, elektronik dokümanların kullanıma elverişsiz olduğu durumlarda tercih ediyorlar. Bir şey okurken, okuduğumuzu anlamak için genellikle cümlelerin, kelimelerin altını çizerek ilerleriz. Bunu dijital doküman üzerinde yapmak oldukça zor. Bazı yeni uygulamalar buna olanak sağlıyor ama yine de kağıt üzerindeki etkinliği yakalamak zor. Bu uygulamaların çok yakında daha gelişmiş versiyonlarını göreceğiz ama bunlar yaygınlaşıncaya kadar kağıt üzerinden, bir tükenmez kalem ya da marker ile okumayı tercih edeceğiz.

 

Üçüncü bir bulgu da, dijital doküman üzerinden bir metni anlamanın, kağıt üzerinde okuyup anlamaktan daha güç olduğunu gösteriyor. Bundan başka dijital ortamda yapılması mümkün olmayan bazı işler var ve insanlar bu işleri de kağıt üzerinde yapmayı tercih ediyorlar.

 

Örneğin birden fazla doküman üzerinde çalışırken kağıt tercih ediliyor. Bir makale ya da sunum hazırlıyorsunuz diyelim. Elinizde iki ayrı doküman var, bunlardan notlar alarak ve üçüncü bir doküman hazırlamaya çalışıyorsunuz. Dijital ortamda bunu yapmak mümkün ama son derece sistematik olmanız gerekiyor. Anlayacağınız bu çok da efektif değil üstelik yaptığınız işi de yavaşlatıyor. Oysa elinize bir kalem alıp kağıt üzerine bu işi gerçekleştirmek çok daha kolay ve hızlı olabiliyor.

 

Dokümanla ilgili işler için bir “life cycle” söz konusu. Burada dokümanlar yaratılıyor, paylaşılıyor, dağıtılıyor vs. İşte bu süreç içerinde bazı durumlarda kağıt, bazı durumlarda dijital dokümanlar kullanışlı oluyor. Örneğin bilgi edinme söz konusu ise, dokümanda yer alan bilgiyi anlamak için kağıt dijital dokümandan çok daha elverişli, hatta bu iş için en uygun araç.

 

Diğer yandan dokümanın oluşturulmasında, paylaşımında, dağıtımında dijital teknolojiler çok daha efektif olabiliyor. Sonuç olarak gelecek için kağıdın yerini alacak teknolojiler değil, kağıtla birlikte kullanılabilen teknolojiler geliştirmek önem kazanıyor.

 

Bugün pek çokları “kağıtsız ofisler” fikrini benimsemiş durumda. Sizin bu görüşün karşısında durma sebebiniz nedir? Örneğin neden bu fikri bir “myth” olarak değerlendiriyorsunuz?

 

Burada bir noktayı aydınlatmakta fayda var. Yaptığımız araştırmada, profesyonel çalışma ortamını, yani bilgiye dayalı çalışma ortamını inceledik. Avukatların, doktorların, ekonomistlerin çalışmalarına baktık. Teknoloji bu kişilere her zaman, her istediklerini sağlayamıyor. Çoğu zaman kağıt kullanarak daha geniş düşünüp daha verimli çalışabiliyorlar.

 

Öte yandan örneğin Oracle’ın sunduğu e-bankacılık, call center (çağrı merkezi) gibi işlem bazlı ortamlarda kağıt kullanımına gerek olmayabilir. Kitapta da söylemek istediğimiz bu.

 

Farklı çalışma ortamlarında farklı tarzlar stiller söz konusu olabilir. Bazı ortamlarda hiç kağıt kullanılmazken, bazı ortamlarda kesinlikle kağıtsız olmaz denebilir. Buysa kesinlikle kültürle ya da alışkanlıklarla ilgili bir değil. Tamamen insanların bilgiyi nasıl kullanmaya ihtiyaç duyduklarıyla ilgili.

 

Sonuç olarak kağıtsız ofislerin olanaksız olduğunu düşünmüyoruz. Diğer yandan, 1970’lerden bu yana şirketler IT’ye büyük yatırımlar yapıyorlar. Kağıtsız ofisler de bu yatırımlarının bir getirisi olarak ortaya çıktı. Bunu da göz önünde tutmak gerekiyor.

 

Kitapta üzerinde durduğumuz ve araştırma sonuçlarından ortaya çıkan bir başka bulgu da şirketlerin, kağıtsız bir ofis ortamı istemeden önce iş süreçlerini dikkatlice gözden geçirmeleri gerekliliği. Bugün genellikle buna dikkat edilmediğini görüyoruz. Şirketler iş süreçlerinin neresinde kağıt kullanmaları, neresinde elektronik ortama başvurmaları gerektiğini bilmiyorlar. Oysa bunu bilmek şirketlerin iş süreçlerini ciddi biçimde etkiliyor, çok daha efektif olmalarını sağlıyor. Dolayısıyla her firmada, her farklı iş yapma biçiminde kağıdın oynadığı rol değişiyor.

 

İnternetle birlikte çok çeşitli elektronik doküman hayatımıza girdi. Sizce bu durum iş yapma biçimlerinizi nasıl etkiledi?

 

Bilgi, internet sayesinde hiç olmadığı kadar erişilebilir oldu. Şimdi artık bu bilgiye ulaşmaktan başlayarak paylaşmak, kullanmak için teknolojiye ihtiyacımız var. Ancak, bu artık kağıda ihtiyacımız yok anlamına gelmiyor. Aksine, araştırmada profesyonellerin interneti kullanırken kağıt kullanımını da artırdıklarını gördük.

 

İnternette arama yapıyorlar, aradıkları bilgiye ulaşıyorlar ama bu bilgiyi okumak, anlamak hatta bazen saklamak için kağıt kullanıyorlar. Burada internetin masalarımızın üzerindeki kağıdın sayısını artırdığını söyleyebiliriz. Bu kötü bir durum değil, sadece bir gerçek.

 

<b>Yeni teknolojilerin kağıt kullanımı üzerindeki etkisini nasıl açıklıyorsunuz?

 

Kitapta bu etkiyi açıklamak için görüşlerimizden başka araştırma sonuçlarına ve istatistiklere de yer verdik. Örneğin, ABD’de 150 şirketi kapsayan bir araştırmada, IT yöneticileri, internet ve intranet gibi teknolojilerin kurum içinde kağıt kullanımını ciddi biçimde artırdığını ortaya koydu. International Data araştırma şirketinin verilerine göre de, şirketlerde kağıt kullanımı e-mail kullanılmaya başladığından bu yana yüzde 40 düzeyinde artış kaydetti.

 

Peki sizce geçmişten bugüne kağıt kullanımında belirgin değişiklikler oldu mu?

 

Daha önce böyle bir soruyla karşılaşmamıştım ama bana göre geçmişle bugün arasındaki en önemli farklılık bugün artık kağıda kullandıktan sonra atılan bir eşya olarak bakıyor olmamız. Eskiden kağıt daima saklanan bir dokümandı oysa şimdi insanlar internetten bir dokümanı kağıt üzerine yazdırıyorlar ve bir saat içinde bu kağıt çöpe gidiyor.

 

Dijital ortamda sakladığımız bir şeyi kağıt dünyasında yani fiziksel dünyada gerçek yaşamda atıyoruz. Burada aslında paradoksal bir durum var. Bir de bugün kullandığımız dijital teknolojilerin hiçbiri geri dönüşümü olan sistemler değil. Oysa kağıdın geri dönüşümü var.

 

İşyerinde kağıt kullanımına etki eden unsurlar neler? Kağıt kullanımının kurum kültürü ya da kişisel alışkanlıklarla ilgili olmadığını söylediniz. Peki ne ile ilgili?

 

Evet ikisi ile de ilgili değil. Biz bunun bilgiyi anlama mekanizması ile ilgili bir şey olduğunu düşünüyoruz. Yani asıl gerekçesinin bunlardan çok daha önemli bir temeli var. Kağıdı kullanırken öncelikle mekanik kadar temel kurallara dayalı olan iş süreçlerini belirlemek gerekiyor. Kağıt kullanımı da bu süreçlere bağlı, yoksa kurum kültürü ile ya da kişisel alışkanlıklarla ilgili bir durum değil. Tabi bu genellikle kolay anlaşılmıyor ve haliyle de kolay kavranamıyor.

 

İçinde yaşadığımız zamana “dijital çağ” deniyor. Şirketler böylesi bir ortamda işlerini mümkün olduğunca dijitalize etme yoluna gidiyorlar. Sizce bu durum kağıtsız ofis fikrini desteklemiyor mu?

 

Hayır. Çünkü, dijital teknolojilerle çalışıyor olmamız, kağıt kullanmayacağımız anlamına gelmiyor. Ne kadar çok dijital teknolojilerle çalışırsak çalışalım kağıt kullanma ihtiyacımız kaçınılmaz olacaktır. Örneğin, bilgi edinmek için interneti kullandığınız sürece kağıda ihtiyacınız olacaktır. Dolayısıyla bugün dijital çağ ve kağıt el ele. Bundan sonra da bu böyle olacak.

 

Biliyorsunuz artık bilimsel yöntemlerle insanların anlama düzeyini ölçmek mümkün. Uzun bir dokümanı kağıt üzerinde anlama düzeyi ile bilgisayar ekranında anlama düzeyi farklı olduğunu da bu ölçümle gördük. Yapılan ölçümler insanların kağıt üzerinde okurken daha kolay ve daha iyi anladıklarını gösteriyor. Dolayısıyla benim daha önce de sözünü ettiğim bu tespitler kültüre ya da alışkanlıkları temel alan tespitler değil, bizzat bilimsel analizlere dayalı tespitler.

 

Yapılan analizler gösteriyor ki, kağıt kullanımı ya da kağıt üzerinden bir şeyi okuyup anlamada zihnimizin çalışma mekanizması devreye giriyor. Yoksa davranış biçimlerimiz değil. Dijital çağla birlikte değişen çok şey olacağı kağıt gibi, kağıt gibi değişmeden kalacak şeyler de olacaktır.

 

Bugün veri depolama sistemleri gibi teknolojilerle dokümanları dijital ortama taşımak şirketlere önemli tasarruflar sağlıyor. Kağıt kullanımı ise çok daha masraflı. Kağıt kullanımını maliyet açısından nasıl değerlendiriyorsunuz?

 

Evet, dijital dokümanın kağıtla aynı maliyetlerde olmadığı doğru ama zaten burada bir eşitlikten söz etmek de mümkün değil. Kağıt dokümanlar ya da dijital ortamdan kağıda yazdırılan dokümanlar, yüksek değerli dokümanlardır. Size gelen her e-mail’den print alırsanız, bu elbette hiç de “cost effective” olmaz. Ancak önemli bulduğunuz dokümanların çıkışını alırsınız. Kağıdın kullanımı da bu şekilde olmalı.

 

Dijital sistemleri kağıda tercih etme tezini haklı çıkarmak için kişisel bir üretimde ne kadar daha ucuz oldukları söyleniyor. Bu doğru ama burada iyi ve doğru bir karşılaştırma yapılmıyor. Oysa toplam faydayı değerlendirmek, kağıt ve dijital sistemleri maliyet açısından karşılaştırırken toplam bu değerlendirmeyi temel almak gerekiyor. 1970’lerden bu yana bilgi teknolojilerine yapılan yatırımı düşünün. İnsanlar bu yatırımların geri dönüşümünü son 2-3 yıldır almaya başladı. Oysa kağıdın geri dönüşümü kağıdı elinizde tutmaya başladığınız anda başlıyor.

 

Kağıdın bundan sonra da ofislerimizdeki önemini koruyacağını, yeni teknolojilerin iş süreçlerini iyileştirmek üzere kağıt ile birlikte hareket edeceğini söylüyorsunuz. Bu nasıl gerçekleştirilecek?

 

Bir yandan kurumların kağıdı ne için, dijital dokümanların ne için uygun olduğunu anlaması gerekiyor. Bazı kurumlar diğerlerinden daha fazla kağıt kullanımına ihtiyaç duyabilir, bazıları da kağıt kullanmaya hiç gerek duymayabilirler. Diğer yandan, yeni teknolojilerle birlikte yeni yönetim ve iş yapma biçimlerinin de gerekliliği de ortaya çıkıyor.

 

Bunlar kağıt ile dijital dokümanın birlikte kullanımı destekler biçimde olmalı. Bugün dijital ortamdan kağıda geçmek çok kolay ancak kağıttan dijital ortama geçmek zor. Dolayısıyla, bundan sonra artık kağıttan dijital ortama, dijital ortamdan kağıda kolaylıkla geçmeye olanak sağlayan teknolojilere ihtiyacımız var. Bunları geliştirmek, bunlar üzerinde çalışmak gerekiyor.

 

<b>GELECEĞİN İDEAL OFİSLERİNİ HANGİ TEKNOLOJİ ŞEKİLLENDİRECEK?

 

KAĞIDIN ROLÜ DE DEĞİŞECEK: Geleceğin ofislerinin, kesinlikle bugünkülerden farklı olacağını söyleyebiliriz. Yeni teknolojiler geliştirilmeye ve geleceğin ofislerindeki yerlerini bulmaya devam edecek. Aynı şekilde kağıdın ofislerimizdeki rolü de gelişim ve değişimine devam edecek. Öncelikle teknolojik yeniliklerin neler olabileceğine bakalım...

 

<b>TALBETS EKRANA DİKKAT: Gelecekte “tablets” adı verilen düz ekran teknolojileri yaygınlaşacak. Bu bilgisayar ekranlarının monitörde değil, çalışma masanızın üzerinde olacağı anlamına geliyor. Yani gelecekte masamızın üzerinden monitörler kalkacak ve bu sayede kağıt doküman ile dijital dokümanı yan yana koyup bir arada değerlendirme şansınız olacak. Çalışma masamızın sağında solunda kablolar da olmayacak.

 

<b>BROADCAST SİSTEMİ YAYILACAK: Broadcast iletişimden yararlanılacak. Böylece çok daha rahat ve etkin olabileceğimiz bir çalışma ortamımız olacak. Klasik çalışma masamızda daha çok bilgisayar teknolojisini kullanıyor olacağız ama görüntüde bilgisayarlar gelmeden önceki çalışma masalarımıza kavuşmuş olacağız.

 

<b>DAHA ÇOK MULTIMEDYA: Bundan başka gelecekte, şimdikinden çok daha fazla multimedya dokümanı kullanıyor olacağız. Multimedya dokümanları aslında bugün henüz kağıtla desteklenemeyen dokümanlar ama gelecekte bu dokümanlardan da kağıt üzerinde olduğu kadar efektif bir biçimde yararlanabileceğiz. Bugün ne şirketler ne müşteriler multimedya dokümanlarından nasıl yararlanacaklarını henüz tam olarak kavramış değiller ama gelecekte son derece iyi kavranıp yaygın biçimde kullanacaklar diye düşünüyorum.

 

Multimedya sonsuz olanaklar sağlıyor. Bugün elbette bu olanakların nerelere varacağını tam olarak kestirmek mümkün değil.  Örneğin bugün şimdiye kadar okuduğunuz Jane Austin kitaplarını multimedya olarak görmediniz ama gelecekte Jane Austin’in de bir multimedya kitap yazmayacağını nereden bilebilirsiniz ki... Austin de kitaplarını yazarken günün birinde kelimeler yerine ses ve görüntüyü kullanmak isteyebilir. Sonuç kağıdın gelecekte de hayatımızda bir yeri olacak ama belki şimdikinden biraz daha az.

 

<b>BİR KAĞITSIZ OFİS HİKAYESİ

 

Richard Harper, Abigail J. Sellen ile kaleme aldıkları “The myth of paperless office” kitabında kağıtsız ofis mitini incelerken araştırma sonuçlarından başka örnek uygulamaları da incelediklerini belirtiyor. Kitapta “case” olarak geçen iki şirket örneği var. Bunlardan biri merkezi Kopenhag’da bulunan ve ileri teknoloji ürünleri üreten Danimarkalı Dan Tech. firması. Harper, kağıtsız ofis sürecini yaşayan Dan Tech firmasının öyküsünü şöyle anlatıyor:

 

<b>BÜYÜK DEĞİŞİM BAŞLIYOR: Bu firma bize kağıtsız ofisten çok ‘geleceğin ofisi’nin nasıl olacağını gösterdi. Dan Tech’e yaptığımız ziyarette, sadece kağıtsız ofise ilişkin olarak değil, kurumsal değişim sürecine, teknolojinin bu değişimi nasıl desteklediğine ilişkin de pek çok şey öğrendik.

 

Şirketi ziyaret etmeden önce tarihine ilişkin küçük bir araştırma yaptık. Bugün alanında lider olan bu firmanın, 1970’lerde pek çok yeni teknoloji firmasının arkasına düşmüştü. İşte şirket ilk radikal değişim kararını, bu durumu değiştirmek, kaybettiği pazar payını yeniden kazanmak üzere 1980’lerde aldı. 

 

<b>YENİ İŞ SÜREÇLERİ: İlk olarak eski kurumsal yapıdan tamamen kurtarıp yeni bir yapının oluşturulması hedeflenmişti. Yeni süreçlerin anahtarı, iş süreçlerini küçük proje grupları olarak yeniden organize etmek olarak belirlendi. Bunun için öncelikle her proje grubu en az iki iş için eğitilecek, böylece grupların yeniden düzenlenmesi söz konusu olabilecekti. Proje gruplarının bir arada efektif bir biçimde çalışabilmeleri de önemli olduğunda bunu sağlamak için de, proje gruplarının aynı mekan içerisinde yan yana masalarda çalışmaları öngörüldü.

 

Yöneticiler bunun, üretkenliği, hızı ve verimliliği artıracağına inanıyorlardı. Böylece yeni iş süreçleri esneklik, hareket edebilirlik üzerinde durmakta, proje gruplarının ihtiyaç duyulduğu zaman bir araya getirilebilmesine ihtiyaç duyulmaktaydı.

 

<b>İKİ TEMEL ADIM: Bu değişimleri gerçekleştirmek için iki pratik adım gerekiyordu. İlk olarak, yeni iş süreçlerini destekleyecek ve bu süreçlerin hayata geçirilmesini kolaylaştıracak yeni bir mekana taşınmak gerekiyordu. İkinci adım, proje gruplarının bu yeni mekan içerinde hareket edebilirliklerini sağlamak için teknolojik araçların sağlanama oldu.

 

Bunun bir sonucu olarak çalışanların topladıkları kağıt miktarında ciddi sınırlamalar getirildi. Tüm şirketlerde olduğu gibi, kağıt, Dan Tach için de kurum içinde bir “anchor”, yani bir güven kaynağıydı.

 

Eğer bu anchor, dokümanlara erişimi engellemeden çözülebilirse proje gruplarının da ofis içindeki mobiliteleri yani hareket kabiliyetleri sağlanmış olacaktı. Kağıtsız ofise geçmek Don Tech yöneticilerinin planladıkları bir şey değildi. Ancak, biriktirilen kağıt miktarını sınırlama hedefi, kağıtsız ofis sloganını benimsemelerine sebep oldu.

 

<b>18 AY SONRA: Firmayı ziyaretimiz, değişim programına başladıktan 18 ay sonraydı. Don Tech yöneticileri bize, radikal bir kurumsal değişimi gerçekleştirmelerinde en önemli rolü yeni bir mekana taşınmanın oynadığını söylediler. Rahat ve gayet samimi bir ofis ortamı sunan bu yeni mekanda, yine her yerde bilgisayarlar açıktı ama çok az sayıda telefon vardı. Çünkü, çalışanlar genellikle mobil telefon kullanıyorlardı. Daha önemlisi etrafta kağıt yığınları yoktu. Dosyalarla dolu dolaplar çekmeceler de yoktu. Ofiste kağıdın kullanıldığına dair tek kanıt çok dikkatli bakınca görebileceğiniz birkaç dosyaydı. Evet Dan Tech’in ofisinde hala kağıt kullanılmaktaydı ama bu kağıtlar ofisteki diğer malzemeler kadar göz önünde değildi. Kağıt, üzerine yazmak, üzerinden okumak ya da bir proje grubunun, etrafına oturup tartışması için vardı.

 

<b>KAĞITSIZ OFİS Mİ?

 

Dan Tech’in yeni ofis ortamında pek çok başka yeniliği de gördük. Bunlar daha çok teknolojinin kullanımına ilişkin yeniliklerdi. Hepsini anlatmaya gerek yok ama şunu sorabiliriz; Sonuçta bütün bunlar Don Tech’i kağıtsız bir ofise taşımış mıydı? Yanıt: Hayır. Dan Tech ofiste kullanılan ve saklanan kağıdın miktarını azaltan başarılı bir süreç gerçekleştirdi. Şirketin bu deneyimi, nasıl kağıtsız bir ofis yaratılırdan çok kağıt nasıl her durumda ofis ortamında kendine yer bulur sorusunu yanıtladı. Don Tech örneğinden çıkardığımız en önemli ders, kağıtsız ofise geçmenin bir değişim sebebi olmaktan ziyade bir değişim sembolü olduğuydu.

 

Bir ikincisi bu deneyim Don Tech çalışanlarına hangi dokümanı nasıl kullanacaklarını, hangi dokümanı saklayıp hangisini saklamayacaklarını gösterdi. Daha da önemlisi, Don Tech çalışanları bu deneyimden bir projeden diğerine geçerken bilgileri dokümanlarda değil akıllarında taşıma alışkanlığı kazandılar. Önemli olan projelerdi, ekip çalışmasıydı ve proje süresince kullanılan dokümanlar, proje bittikten sonra ortada kalmıyordu.

 

<b>CEO ÜCRETLERİ NEDEN DÜŞTÜ?

 

İşte tüm dünyada üst düzeye yöneticilere tanınan jestiyonların azaltılması ya da tamamen kaldırılmasıyla ücretlerde yaşanan düşüşün başlıca nedenleri...

 

<b>Hisse senetleri değer kaybetti Özellikle uluslararası ve halka açık şirketlerde CEO’lar ücretlerinden daha yüksek miktarda geliri stock option adı verilen hisse senedi opsiyonlarından kazanıyorlar. Dünya ekonomisinde yaşanan gerileme borsa endekslerine olumsuz yansırken, pek çok şirketin hisse senetleri de ciddi biçimde değer kaybetti. Yapılan bir araştırmaya göre, aralarında Enron’un CEO’su Kenneth Lay, AMR’nin CEO’su Donald Carty gibi isimlerin bulunduğu 200 lider firmanın üst düzey yöneticilerinin dörtte biri 2001 yılını sıfır hisse geliriyle kapattı.

 

<b>Şirketler kar edemedi 2001 yılında şirketler karlılıklarını önemli ölçüde kaybettiler. Sözleşmelerle kardan pay alan CEO’lar, şirketleri kar edemeyince bu bonusu da unutmak zorunda kaldılar. Geçtiğimiz yıl içinde özellikle ABD’de, National Semiconductor gibi güçlü firmalar dahil pek çok firma, CEO’larından başlayarak tüm üst düzey yöneticilerine tanıdıkları jestiyonları, şirketin kar edemeyişini sebep göstererek, kaldırma kararı aldı.

 

<b>Güç dengesi değişti Geçmişte CEO’lar şirketlerde tıpkı gemi kaptanları gibiydiler. Ortaklar dahil tüm çalışanlar CEO’nun arkasından giderdi. Oysa şimdi durum değişti. Patronlar,  karlılığın azalmasından, hisse senetlerinin sürekli değer kaybetmesinden fena halde huzursuz oldular. Bu durum dümenin sorumluğunun kaptandan alınıp, sırayla diğer yöneticilere dağıtılmasına sebep oldu.


İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz