Liste zamanı
CEO’lar, etkinlik ve başarı için "CHECK LIST” hazırlıyor
Eskiden birkaç sektörle uğraşan şirket CEO’ları şimdi onlarca sektörün
verisini tutmak zorunda. Pek çok projeyle uğraşıp, yüzlerce insanla ve
paydaşla ilişkilerini yönetmeleri gerekiyor. Teknolojinin sunduğu
nimetler, CEO’lara bu konuda yardımcı olsa da sonuçta her gün binlerce
yeni bilgiyi yorumlamak zorunda kalmaları onları sıkıştırıyor.
“Checklist Manifesto” kitabının yazarı Atul Gawande, “Her geçen gün daha
da karmaşıklaşan iş hayatında çözümün ve işleri daha iyi yapabilmenin
yolu mütevazı bir kontrol listesi tutmaktan geçiyor” diyor. İşte
Gawande’yi haklı çıkaran kontrol listeli CEO’lar...
YIL 2007... KALİFORNİYA'DA KURULU Pabrai Yatırım Fonları şirketinin yönetici ortağı Mohnish Pabrai, 500 milyon dolarlık bir portföyü yönetiyor. Pabrai, yatırım yapmadan önce yüzlerce işi inceliyor, hemen her hafta para kazanacağını düşündüğü bir iş için heyecanlanıyor. Ancak ne kadar titiz davransa da bazı yatırım kararları başarısız oluyor. Bir gün, 650 bin dolar bağış karşılığında Warren Buffett’la bir akşam yemeğine çıkıyor. Buffett’ın potansiyel yatırımları değerlendirirken zihinsel bir kontrol listesi tuttuğunu öğreniyor. “Ben Warren değilim, IQ’m da 300 değil” diye düşünüp, zihinsel değil yazılı bir kontrol listesi geliştiriyor.
Pabrai, bu yolu denedikten sonra oldukça başarılı oldu. Hatta bir yılın sonunda servetini 2’ye katlayarak dikkatleri üzerinde topladı. En önemlisi kontrol listesi kullanırken yatırım kararlarını daha hızlı ve daha sistemli verebildiğini gördü. 2008 sonlarına doğru piyasalar inişe geçerken ve hissedarlar panik içinde hisselerini elden çıkarmaya çalışırken ilgilenilecek çok sayıda iş vardı. Pabrai, bir mali dönem içinde 100’den fazla şirketi inceleyip bunlardan 10 tanesini portföyüne kattı. Kontrol listesi olmasaydı o sırada analiz işinin üstesinden gelemeyeceğinin de farkındaydı. Bir yıl sonra Pabrai’nin yatırımları yüzde 160 değer kazandı. Tek bir hata bile yapmamıştı. Bunu da kendi deyimiyle “yazılı kontrol listesinin gücüne” borçluydu.
HATALARI AZALTIYOR
Sadece Pabrai değil, son dönemde pek çok üst düzey yönetici kontrol listesi tutuyor. Kontrol listeleri onların hata oranını azaltıyor ve işin daha sistematik ilerlemesini sağlıyor. Boydak Holding CEO’su Memduh Boydak da kontrol listesinin gücüne inanan isimlerden biri. Boydak, hemen her süreçte kontrol listesi kullanıyor. Grup için önem taşıyan konu başlıklarından uzak kalmamak, hata yapmamak ve kritik önemdeki konuları atlamamak için bu listelere büyük önem verdiğini söylüyor. Kontrol listesi tutmanın faydasını her zaman gördüğünü ifa-
de eden Boydak şöyle devam ediyor:~
“15 günde bir kontrol listelerimi güncelliyorum. Özellikle inovasyon, tasarım, yeni yatırımlar gibi konularda mutlaka kendi kontrol listemi tamamlamaya özen gösteriyorum.” İnoksan Yönetim Kurulu Başkanı Vehbi Varlık da her işini zamanında ve doğru şekilde yapmak için kontrol listesi tutuyor. Kontrol listesinin hızlı akan iş hayatında takip veya kontrol etmesi gereken görevleri önceden belirlemek için faydalı olduğuna dikkat çeken Varlık, “Hem zamanı verimli kullanabilmek hem süregelen işleri takip edebilmek için kontrol listesi büyük katkı sağlıyor” diye konuşuyor. Kontrol listesini her gün yeniden asistanıyla birlikte oluşturan Varlık, tamamladığı işleri siliyor, yerine yeni gelenleri ekliyor. Ayrıca, her pazartesi kontrol listesini gündemine göre revize ediyor ve haftalık, aylık olarak düzenliyor. Genel programları ise yıllık takvime işliyor.
HER PROJEYE BİR LİSTE
Bazı iş insanları kontrol listesiz yaşayamayacak kadar listesine bağlı. Örneğin Turgut Aydın Holding CFO’su Can Ersöz, her projede bir kontrol listesi kullandığını söylüyor. Kontrol listesinin işin takibini ve buna yönelik toplantıların verimliliğini artırdığını belirten Ersöz şöyle devam ediyor:
“Her konuya göre kontrol listemi yeniden oluşturuyorum. Kontrol listesinin en önemli özelliği hangi işi, kimin, ne zamana kadar yapacağını göstermesi. Ciddi koordinasyon gerektiren işler başta olmak üzere şirket alımı, satımı gibi işlemlerde muhakkak kontrol listesi kullanıyorum. Kontrol listelerimi de özellikle avukat,
mali müşavir, denetçi ve ilgili iş liderleriyle birlikte oluşturuyorum. Sürecin her aşamasında da eksikleri ekliyorum.���
Teknosa Genel Müdürü Mehmet Nane, hataları en aza indirgemek için kontrol listesi tuttuğunu belirtiyor. Nane, “Böylelikle işleri önem sırasına göre sıralayabiliyor, zamanı daha verimli kullanabiliyorum” diye konuşuyor. Her gün kontrol listesini yenileyen Nane, her proje için de ayrı kontrol listesi tutuyor. Üstelik bu listelerinin tamamını aksiyona geçiriyor. Nane, bir süreci başlatırken kontrol listesinde mutlaka yer verdiği maddeleri ise şöyle ifade ediyor: “Planlama toplantısı, ekibin oluşturulması ve görev dağılımı, yol haritasının hazırlanması, belirli periyodlarla süreç ve gelişim toplantıları organize edilmesi, test aşaması, projenin hayata geçirilmesi, sonuç ve değerlendirme.”
SADECE HAYATİ KONULAR
Ode Yalıtım Yönetim Kurulu Başkanı Orhan Turan, kontrol listelerini çok önemsediğini söylüyor. Her şeyin çok çabuk değiştiğine dikkat çeken Turan, kontrol listesi tutmanın gerekliliğine şöyle dikkat çekiyor: “Bu kadar esnek koşullarda sayısız değişkeni değerlendirip karar vermek elbette çok zor. Dolayısıyla yapabileceğiniz en önemli şey her zaman hazırlıklı olmak, hızlı karar vermek ve bunu uygulamaya geçirmek için bir eylem planını hazır tutmak. Kontrol listelerini hızlı karar vermeye olanak sağladığı için önemsiyorum.” Kontrol listesinde sadece hayati konulara yer verdiğini belirten Turan, ayrıntıları eleyip, esas hedef için önemli kriterleri belirleyip buna göre bir kontrol listesi hazırlamanın çok faydalı olabileceğini düşünüyor. Turan, şöyle devam ediyor:
“Kontrol listelerimin aralığı esas olarak, projenin ya da takip ettiğim işin niteliğine bağlı olarak değişir. Günlük rutin işlerin dışında bazı projeler için aylık bazıları için yıllık kontrol listeleri kullanıyorum. Kapasite
kullanım oranı, verimlilik, maliyet, pazar payı gibi göstergeleri aylık takip ederken bazı konulardaki kontrollerimi ise daha uzun zaman aralıkları ile yaparım.”
NE KADARI UYGULANIYOR?
Peki kontrol listelerinin ne kadarı hayata geçiriliyor? İnci Holding Yönetim Kurulu Üyesi Meral İnci Zaim, kontrol listelerinin yüzde 90’ını uyguladığını söylüyor. Kontrol listesini Microsoft Outlook üzerinde şirket ve konulara göre giren Zaim, “Zamanımı ve önceliklerimi iyi planlamam için kontrol listesi çok önemli” diyor. Zaim, her sabah gününü verimli geçirmek, yapması gereken işleri unutmamak ve düzene koymak için kontrol listesini gözden geçiriyor. Yaptığı işleri listeden çıkarıp, yeni işleri listeye ekliyor. Zaim ayrıca günlük kontrol listelerinin yanı sıra bazı projeler için makro düzeyde kontrol listesi hazırladığını söylüyor ve “Böylece süreçleri iyi takip ediyor ve nereden verimlilik elde edebileceğimi daha rahat görebiliyorum” diye konuşuyor.Hyundai Türkiye Genel Müdürü Ümit Karaarslan da kontrol listeleri konusunda hassas.~
Karaarslan, “Güncel değişimler ve pazardaki hareketlilik iç ve dış dinamiklerin birlikte yürütülmesini gerektiriyor. Bu nedenle kontrol listeleri çok önemli” diyor. Kontrol listelerini yıl sonlarında, yeni yıl için yıllık ve yıllık listenin ay ve haftalara bölünmüş ve güncellenmiş haliyle kullandığını belirtiyor. Projelerde de mutlaka rakamsal hedefler doğrultusunda kontrol listesi oluşturduğunu vurgulayan Karaarslan, kontrol listesinin en az yüzde 80’ini hayata geçirdiğini belirtiyor.
Kiğılı CEO’su Hilal Suerdem de kontrol listesine sadık yöneticilerden. Suerdem, kontrol listelerinin yüzde 90’ını hayata geçirdiğini söylüyor ve devam ediyor: “İşin yapısına göre kontrol listemin başlıkları değişir. Olmazsa olmazlar arasında, proje başlama-bitiş çizelgeleri, zamanlama, uygulama, kontrol etme başlıkları var.”
NEREDE TUTULUYOR?
Özdoğan Grubu Yönetim Kurulu Üyesi Ali Özdoğan tam bir teknoloji tutkunu. Bu nedenle kontrol listelerini de elektronik aletler üzerinde tutuyor. Bu yöntemin arşivleme ve her yerden ulaşım konusunda avantaj sağladığını düşünen Özdoğan, “Kontrol listesinin özellikle zaman odaklı çalışma ve istenilen süreçlerde hatırlatma özelliklerinden faydalanıyorum” diyor. Özdoğan “Bu sayede takip etmem gereken konulardan kopmuyor ve yürütme sürecinde almam gereken aksiyonları, önceden öngörebiliyor ve erken önlem alma avantajını kullanıyorum” diye devam ediyor.
AE Arma-Elektropanç, 3 kıtada, 8 ülkede, 26 şantiyede çalışmalarını sürdüren bir şirket. Şirketin yönetim kurulu başkanı Kemal Kızılhan, birden fazla projeyi tek dokümanda kolayca görebilmek için temel bir kontrol listesi kullandığını söylüyor. Kızılhan, bu listede her ülke adının altında projelerin adları, başlangıç tarihleri, yapım aşamasında takip edilmesi gereken önemli noktalar ve teslim tarihlerinin bulunduğunu belirtiyor.
Bilkom Genel Müdürü Cömert Varlık ise 360 derece Apple altyapısını ofisinde kullandığı için Mac, iPad ve iPhone cihazlarında iCloud üzerinden senkronize iCalendar uygulamasıyla kontrol listesi tutuyor. “Reminders” uygulamasını ise küçük notları için yine cihazlarında senkronize şekilde kullanıyor. Varlık, ayrıca her toplantı ve planlamasında mutlaka not kağıtları, defter ve kalemlerini de yanında bulunduruyor. ~
DR. MERİÇ BEBİTOĞLU / ATLAS HALI GN. MD.
"BÜYÜK RESME ODAKLANMAMI COK KOLAYLAŞTIRIYOR"
ÖNCELİK SIRALAMASI
Özellikle stratejik çalışmalar öncesi kontrol listesi tutuyorum. Şirket yönetimi bir bütün. Bu nedenle kontrol listesi, paralel yürümesi gereken işlerin görünmesini ve öncelik sıralaması yapmayı sağlıyor. Böylece çalışmalarımda daha düzenli bir yol izleyebiliyorum. Ayrıca büyük resme odaklanmayı kolaylaştırıyor.
HAFTALIK TUTUYORUM
Kontrol listelerimi haftalık olarak hazırlıyorum. Bitmeyen işler yeni haftaya devrediyor ve ajandamdan çıkana kadar güncellenerek yerini korumuş oluyor. Kontrol listesi hazırlamak konunun tümüne hakim olmayı da beraberinde getiriyor. Konuyla ilgili bir eksik olduğunda devreye girmek ve kontrol kolaylaşıyor.
EKSİKSİZ TAMAMLANMALI
Hazırlanan kontrol listesini eksiksiz olarak tamamlamak çok önemli. Bu nedenle listemi yüzde 100 oranında aksiyona geçirdiğimi söyleyebilirim. Çünkü henüz tamamlanmayan işler, güncel bitiş tarihleriyle birlikte yeni kontrol listesine devrediyor. Kontrol listemde yerine getirilmesi gereken işlerin son bitiş tarihleri ve kimin sorumluluğunda olacağının belirlenmesi somut sonuçlar elde edilmesi bakımından olmazsa olmazlarım.
ATUL GAWANDE / CHECKLIST MANIFESTO YAZARI
"KONTROL LİSTESİ HAYAT KURTARIR"
TEKNOLOJİNİN YAPAMADIKLARI
Teknolojinin yapabileceklerimizin kapasitesini artırdığı kesin. Bununla birlikte teknolojinin yapamadığı pek çok şey var: Öngörülemez olanla başa çıkmak, belirsizliği yönetmek, yüksek bir binayı inşa etmek, hayat kurtaran bir ameliyat yapmak gibi.
İNSAN HATA YAPAR
Ne kadar uzmanlaşsak, ne kadar konumuza hakim olsak ve en iyi teknolojileri kullansak da karar verici hep insan. insan da her zaman hata yapar. Hataları minimum düzeye indirebilmenin, verimi artırabilmenin en kolay yolu iş süreçleri için kullanılacak bir kontrol listesi. Her geçen gün daha karmaşıklaşan iş hayatında çözümün ve işleri daha iyi yapabilmenin yolu mütevazı bir kontrol listesi tutmaktan geçiyor.
KAZANIMI ÇOK
Bir işi sadece kontrol listesi ile takip etmek, maddi ve manevi büyük kazançlar sağlayabildiği gibi meslek gruplarına göre değişkenlik gösterebilecek çok daha farklı kazanımları da mümkün kılıyor. Her meslekten çalışan, özellikle karar verici pozisyondaki yöneticiler kontrol listesi tutmalı. Aslında işini doğru yapmak isteyen herkesin kontrol listesi olmalı.
KÖSTEK OLMAMALI
Şüphesiz kontrol listeleri destek yerine köstek olan, kemikleşmiş zorunluluklar haline gelmemeli. En basit kontrol listesinin bile sıkça gözden geçirilmesi ve sürekli geliştirilmesi gerekir. Havayolu şirketlerinin bütün kontrol listelerinin üzerine tarih atmaları boşuna değil. Listelerin zaman içinde değiştirilmesi gerekir. Kontrol listesi bir yardımcı. Eğer yardım edemiyorsa doğru değildir.
ŞENOL ŞANKAYA / YEŞİM TEKSTİL CEO’SU
"TÜM İSLERİM İÇİN KONTROL LİSTESİ KULLANIYORUM
DAHA VERİMLİ
Görev alanıma giren konuları zamanında ve atlamadan takip etmek için kontrol listesi tutuyorum. Liste sayesinde takip ettiğim konuları doğru zamanda yaparak daha verimli çalışıyorum.~
DETAYLI PLANLAR
Kontrol listelerimi daha çok aylık, haftalık ve günlük olarak tutuyorum. Aylık listemde genel olarak yapılacak konular başlıklar halinde yer alırken haftalık ve günlük kontrol listelerimde yapacağım işlerin alt aksiyonları oluyor. Özellikle günlük listemde yer alan maddeler daha detaylı oluyor.
TAMAMINI GERÇEKLEŞTİRİYORUM
Proje bazında da yapılacak işleri zaman zaman ayrı bir kontrol listesi olarak tutuyorum. Tüm işlerim için kontrol listesi kullanıyorum. Planlı bir kişi olduğum için genelde kontrol listemi birebir aksiyona geçiriyorum.
TARİH SIRALAMASI
Bir süreci başlatırken kontrol listemde mutlaka hangi işi ne zaman yapacağıma dair tarih sıralamam olur. Ayrıca yapılacak işlerle ilgili kimlerle görüşeceğim ve neleri delege edip, neleri kendimin takip edeceğine dair başlıklar bulunur.
YIL 2007... KALİFORNİYA'DA KURULU Pabrai Yatırım Fonları şirketinin yönetici ortağı Mohnish Pabrai, 500 milyon dolarlık bir portföyü yönetiyor. Pabrai, yatırım yapmadan önce yüzlerce işi inceliyor, hemen her hafta para kazanacağını düşündüğü bir iş için heyecanlanıyor. Ancak ne kadar titiz davransa da bazı yatırım kararları başarısız oluyor. Bir gün, 650 bin dolar bağış karşılığında Warren Buffett’la bir akşam yemeğine çıkıyor. Buffett’ın potansiyel yatırımları değerlendirirken zihinsel bir kontrol listesi tuttuğunu öğreniyor. “Ben Warren değilim, IQ’m da 300 değil” diye düşünüp, zihinsel değil yazılı bir kontrol listesi geliştiriyor.
Pabrai, bu yolu denedikten sonra oldukça başarılı oldu. Hatta bir yılın sonunda servetini 2’ye katlayarak dikkatleri üzerinde topladı. En önemlisi kontrol listesi kullanırken yatırım kararlarını daha hızlı ve daha sistemli verebildiğini gördü. 2008 sonlarına doğru piyasalar inişe geçerken ve hissedarlar panik içinde hisselerini elden çıkarmaya çalışırken ilgilenilecek çok sayıda iş vardı. Pabrai, bir mali dönem içinde 100’den fazla şirketi inceleyip bunlardan 10 tanesini portföyüne kattı. Kontrol listesi olmasaydı o sırada analiz işinin üstesinden gelemeyeceğinin de farkındaydı. Bir yıl sonra Pabrai’nin yatırımları yüzde 160 değer kazandı. Tek bir hata bile yapmamıştı. Bunu da kendi deyimiyle “yazılı kontrol listesinin gücüne” borçluydu.
HATALARI AZALTIYOR
Sadece Pabrai değil, son dönemde pek çok üst düzey yönetici kontrol listesi tutuyor. Kontrol listeleri onların hata oranını azaltıyor ve işin daha sistematik ilerlemesini sağlıyor. Boydak Holding CEO’su Memduh Boydak da kontrol listesinin gücüne inanan isimlerden biri. Boydak, hemen her süreçte kontrol listesi kullanıyor. Grup için önem taşıyan konu başlıklarından uzak kalmamak, hata yapmamak ve kritik önemdeki konuları atlamamak için bu listelere büyük önem verdiğini söylüyor. Kontrol listesi tutmanın faydasını her zaman gördüğünü ifa-
de eden Boydak şöyle devam ediyor:~
“15 günde bir kontrol listelerimi güncelliyorum. Özellikle inovasyon, tasarım, yeni yatırımlar gibi konularda mutlaka kendi kontrol listemi tamamlamaya özen gösteriyorum.” İnoksan Yönetim Kurulu Başkanı Vehbi Varlık da her işini zamanında ve doğru şekilde yapmak için kontrol listesi tutuyor. Kontrol listesinin hızlı akan iş hayatında takip veya kontrol etmesi gereken görevleri önceden belirlemek için faydalı olduğuna dikkat çeken Varlık, “Hem zamanı verimli kullanabilmek hem süregelen işleri takip edebilmek için kontrol listesi büyük katkı sağlıyor” diye konuşuyor. Kontrol listesini her gün yeniden asistanıyla birlikte oluşturan Varlık, tamamladığı işleri siliyor, yerine yeni gelenleri ekliyor. Ayrıca, her pazartesi kontrol listesini gündemine göre revize ediyor ve haftalık, aylık olarak düzenliyor. Genel programları ise yıllık takvime işliyor.
HER PROJEYE BİR LİSTE
Bazı iş insanları kontrol listesiz yaşayamayacak kadar listesine bağlı. Örneğin Turgut Aydın Holding CFO’su Can Ersöz, her projede bir kontrol listesi kullandığını söylüyor. Kontrol listesinin işin takibini ve buna yönelik toplantıların verimliliğini artırdığını belirten Ersöz şöyle devam ediyor:
“Her konuya göre kontrol listemi yeniden oluşturuyorum. Kontrol listesinin en önemli özelliği hangi işi, kimin, ne zamana kadar yapacağını göstermesi. Ciddi koordinasyon gerektiren işler başta olmak üzere şirket alımı, satımı gibi işlemlerde muhakkak kontrol listesi kullanıyorum. Kontrol listelerimi de özellikle avukat,
mali müşavir, denetçi ve ilgili iş liderleriyle birlikte oluşturuyorum. Sürecin her aşamasında da eksikleri ekliyorum.���
Teknosa Genel Müdürü Mehmet Nane, hataları en aza indirgemek için kontrol listesi tuttuğunu belirtiyor. Nane, “Böylelikle işleri önem sırasına göre sıralayabiliyor, zamanı daha verimli kullanabiliyorum” diye konuşuyor. Her gün kontrol listesini yenileyen Nane, her proje için de ayrı kontrol listesi tutuyor. Üstelik bu listelerinin tamamını aksiyona geçiriyor. Nane, bir süreci başlatırken kontrol listesinde mutlaka yer verdiği maddeleri ise şöyle ifade ediyor: “Planlama toplantısı, ekibin oluşturulması ve görev dağılımı, yol haritasının hazırlanması, belirli periyodlarla süreç ve gelişim toplantıları organize edilmesi, test aşaması, projenin hayata geçirilmesi, sonuç ve değerlendirme.”
SADECE HAYATİ KONULAR
Ode Yalıtım Yönetim Kurulu Başkanı Orhan Turan, kontrol listelerini çok önemsediğini söylüyor. Her şeyin çok çabuk değiştiğine dikkat çeken Turan, kontrol listesi tutmanın gerekliliğine şöyle dikkat çekiyor: “Bu kadar esnek koşullarda sayısız değişkeni değerlendirip karar vermek elbette çok zor. Dolayısıyla yapabileceğiniz en önemli şey her zaman hazırlıklı olmak, hızlı karar vermek ve bunu uygulamaya geçirmek için bir eylem planını hazır tutmak. Kontrol listelerini hızlı karar vermeye olanak sağladığı için önemsiyorum.” Kontrol listesinde sadece hayati konulara yer verdiğini belirten Turan, ayrıntıları eleyip, esas hedef için önemli kriterleri belirleyip buna göre bir kontrol listesi hazırlamanın çok faydalı olabileceğini düşünüyor. Turan, şöyle devam ediyor:
“Kontrol listelerimin aralığı esas olarak, projenin ya da takip ettiğim işin niteliğine bağlı olarak değişir. Günlük rutin işlerin dışında bazı projeler için aylık bazıları için yıllık kontrol listeleri kullanıyorum. Kapasite
kullanım oranı, verimlilik, maliyet, pazar payı gibi göstergeleri aylık takip ederken bazı konulardaki kontrollerimi ise daha uzun zaman aralıkları ile yaparım.”
NE KADARI UYGULANIYOR?
Peki kontrol listelerinin ne kadarı hayata geçiriliyor? İnci Holding Yönetim Kurulu Üyesi Meral İnci Zaim, kontrol listelerinin yüzde 90’ını uyguladığını söylüyor. Kontrol listesini Microsoft Outlook üzerinde şirket ve konulara göre giren Zaim, “Zamanımı ve önceliklerimi iyi planlamam için kontrol listesi çok önemli” diyor. Zaim, her sabah gününü verimli geçirmek, yapması gereken işleri unutmamak ve düzene koymak için kontrol listesini gözden geçiriyor. Yaptığı işleri listeden çıkarıp, yeni işleri listeye ekliyor. Zaim ayrıca günlük kontrol listelerinin yanı sıra bazı projeler için makro düzeyde kontrol listesi hazırladığını söylüyor ve “Böylece süreçleri iyi takip ediyor ve nereden verimlilik elde edebileceğimi daha rahat görebiliyorum” diye konuşuyor.Hyundai Türkiye Genel Müdürü Ümit Karaarslan da kontrol listeleri konusunda hassas.~
Karaarslan, “Güncel değişimler ve pazardaki hareketlilik iç ve dış dinamiklerin birlikte yürütülmesini gerektiriyor. Bu nedenle kontrol listeleri çok önemli” diyor. Kontrol listelerini yıl sonlarında, yeni yıl için yıllık ve yıllık listenin ay ve haftalara bölünmüş ve güncellenmiş haliyle kullandığını belirtiyor. Projelerde de mutlaka rakamsal hedefler doğrultusunda kontrol listesi oluşturduğunu vurgulayan Karaarslan, kontrol listesinin en az yüzde 80’ini hayata geçirdiğini belirtiyor.
Kiğılı CEO’su Hilal Suerdem de kontrol listesine sadık yöneticilerden. Suerdem, kontrol listelerinin yüzde 90’ını hayata geçirdiğini söylüyor ve devam ediyor: “İşin yapısına göre kontrol listemin başlıkları değişir. Olmazsa olmazlar arasında, proje başlama-bitiş çizelgeleri, zamanlama, uygulama, kontrol etme başlıkları var.”
NEREDE TUTULUYOR?
Özdoğan Grubu Yönetim Kurulu Üyesi Ali Özdoğan tam bir teknoloji tutkunu. Bu nedenle kontrol listelerini de elektronik aletler üzerinde tutuyor. Bu yöntemin arşivleme ve her yerden ulaşım konusunda avantaj sağladığını düşünen Özdoğan, “Kontrol listesinin özellikle zaman odaklı çalışma ve istenilen süreçlerde hatırlatma özelliklerinden faydalanıyorum” diyor. Özdoğan “Bu sayede takip etmem gereken konulardan kopmuyor ve yürütme sürecinde almam gereken aksiyonları, önceden öngörebiliyor ve erken önlem alma avantajını kullanıyorum” diye devam ediyor.
AE Arma-Elektropanç, 3 kıtada, 8 ülkede, 26 şantiyede çalışmalarını sürdüren bir şirket. Şirketin yönetim kurulu başkanı Kemal Kızılhan, birden fazla projeyi tek dokümanda kolayca görebilmek için temel bir kontrol listesi kullandığını söylüyor. Kızılhan, bu listede her ülke adının altında projelerin adları, başlangıç tarihleri, yapım aşamasında takip edilmesi gereken önemli noktalar ve teslim tarihlerinin bulunduğunu belirtiyor.
Bilkom Genel Müdürü Cömert Varlık ise 360 derece Apple altyapısını ofisinde kullandığı için Mac, iPad ve iPhone cihazlarında iCloud üzerinden senkronize iCalendar uygulamasıyla kontrol listesi tutuyor. “Reminders” uygulamasını ise küçük notları için yine cihazlarında senkronize şekilde kullanıyor. Varlık, ayrıca her toplantı ve planlamasında mutlaka not kağıtları, defter ve kalemlerini de yanında bulunduruyor. ~
DR. MERİÇ BEBİTOĞLU / ATLAS HALI GN. MD.
"BÜYÜK RESME ODAKLANMAMI COK KOLAYLAŞTIRIYOR"
ÖNCELİK SIRALAMASI
Özellikle stratejik çalışmalar öncesi kontrol listesi tutuyorum. Şirket yönetimi bir bütün. Bu nedenle kontrol listesi, paralel yürümesi gereken işlerin görünmesini ve öncelik sıralaması yapmayı sağlıyor. Böylece çalışmalarımda daha düzenli bir yol izleyebiliyorum. Ayrıca büyük resme odaklanmayı kolaylaştırıyor.
HAFTALIK TUTUYORUM
Kontrol listelerimi haftalık olarak hazırlıyorum. Bitmeyen işler yeni haftaya devrediyor ve ajandamdan çıkana kadar güncellenerek yerini korumuş oluyor. Kontrol listesi hazırlamak konunun tümüne hakim olmayı da beraberinde getiriyor. Konuyla ilgili bir eksik olduğunda devreye girmek ve kontrol kolaylaşıyor.
EKSİKSİZ TAMAMLANMALI
Hazırlanan kontrol listesini eksiksiz olarak tamamlamak çok önemli. Bu nedenle listemi yüzde 100 oranında aksiyona geçirdiğimi söyleyebilirim. Çünkü henüz tamamlanmayan işler, güncel bitiş tarihleriyle birlikte yeni kontrol listesine devrediyor. Kontrol listemde yerine getirilmesi gereken işlerin son bitiş tarihleri ve kimin sorumluluğunda olacağının belirlenmesi somut sonuçlar elde edilmesi bakımından olmazsa olmazlarım.
ATUL GAWANDE / CHECKLIST MANIFESTO YAZARI
"KONTROL LİSTESİ HAYAT KURTARIR"
TEKNOLOJİNİN YAPAMADIKLARI
Teknolojinin yapabileceklerimizin kapasitesini artırdığı kesin. Bununla birlikte teknolojinin yapamadığı pek çok şey var: Öngörülemez olanla başa çıkmak, belirsizliği yönetmek, yüksek bir binayı inşa etmek, hayat kurtaran bir ameliyat yapmak gibi.
İNSAN HATA YAPAR
Ne kadar uzmanlaşsak, ne kadar konumuza hakim olsak ve en iyi teknolojileri kullansak da karar verici hep insan. insan da her zaman hata yapar. Hataları minimum düzeye indirebilmenin, verimi artırabilmenin en kolay yolu iş süreçleri için kullanılacak bir kontrol listesi. Her geçen gün daha karmaşıklaşan iş hayatında çözümün ve işleri daha iyi yapabilmenin yolu mütevazı bir kontrol listesi tutmaktan geçiyor.
KAZANIMI ÇOK
Bir işi sadece kontrol listesi ile takip etmek, maddi ve manevi büyük kazançlar sağlayabildiği gibi meslek gruplarına göre değişkenlik gösterebilecek çok daha farklı kazanımları da mümkün kılıyor. Her meslekten çalışan, özellikle karar verici pozisyondaki yöneticiler kontrol listesi tutmalı. Aslında işini doğru yapmak isteyen herkesin kontrol listesi olmalı.
KÖSTEK OLMAMALI
Şüphesiz kontrol listeleri destek yerine köstek olan, kemikleşmiş zorunluluklar haline gelmemeli. En basit kontrol listesinin bile sıkça gözden geçirilmesi ve sürekli geliştirilmesi gerekir. Havayolu şirketlerinin bütün kontrol listelerinin üzerine tarih atmaları boşuna değil. Listelerin zaman içinde değiştirilmesi gerekir. Kontrol listesi bir yardımcı. Eğer yardım edemiyorsa doğru değildir.
ŞENOL ŞANKAYA / YEŞİM TEKSTİL CEO’SU
"TÜM İSLERİM İÇİN KONTROL LİSTESİ KULLANIYORUM
DAHA VERİMLİ
Görev alanıma giren konuları zamanında ve atlamadan takip etmek için kontrol listesi tutuyorum. Liste sayesinde takip ettiğim konuları doğru zamanda yaparak daha verimli çalışıyorum.~
DETAYLI PLANLAR
Kontrol listelerimi daha çok aylık, haftalık ve günlük olarak tutuyorum. Aylık listemde genel olarak yapılacak konular başlıklar halinde yer alırken haftalık ve günlük kontrol listelerimde yapacağım işlerin alt aksiyonları oluyor. Özellikle günlük listemde yer alan maddeler daha detaylı oluyor.
TAMAMINI GERÇEKLEŞTİRİYORUM
Proje bazında da yapılacak işleri zaman zaman ayrı bir kontrol listesi olarak tutuyorum. Tüm işlerim için kontrol listesi kullanıyorum. Planlı bir kişi olduğum için genelde kontrol listemi birebir aksiyona geçiriyorum.
TARİH SIRALAMASI
Bir süreci başlatırken kontrol listemde mutlaka hangi işi ne zaman yapacağıma dair tarih sıralamam olur. Ayrıca yapılacak işlerle ilgili kimlerle görüşeceğim ve neleri delege edip, neleri kendimin takip edeceğine dair başlıklar bulunur.
