"Akıllı İş Yazılımı Nasıl Değiştiriyor"

Şirketler için bilgi toplamak, son yılların gözde yöntemlerinden. Bazı şirketlerin oluşturduğu data miktarı 80 terabyte gibi inanılmaz boyutlara ulaştı. Ancak, bu kadar büyük “bilgi dağları”yla baş...

17 TEMMUZ, 20150
Paylaş Tweet Paylaş
Akıllı İş Yazılımı Nasıl Değiştiriyor
Şirketler için bilgi toplamak, son yılların gözde yöntemlerinden. Bazı şirketlerin oluşturduğu data miktarı 80 terabyte gibi inanılmaz boyutlara ulaştı. Ancak, bu kadar büyük “bilgi dağları”yla baş etmek de mümkün değil. O nedenle çok kritik bilgiler değerlendirilemiyor, atıl kalıyor. Bazı şirketler ise “Business Intelligence” adlı akıllı iş yazılımlarıyla başarılara imza atıyor. Bu şirketler arasında talep ve satış tahmini, müşteri profil analizi gibi kritik değerlendirmelerle başarıya ulaşanlar da var.  
 
Şirketler bilgi toplamak konusunda epey deneyim kazandı, uzmanlaştı. Bu alana milyonlarca dolar harcandı, çok sayıda ekipman ve yazılım satın alındı. Ancak, çoğu şimdilik bu bilgileri nasıl kullanabileceğini bilmiyor. Oysa,  sadece bilgileri toplamak ve depolamak şirketlere hiçbir fayda sağlamıyor. Onları analiz edebilen ve bu sonuçlardan karar alma sürecinde faydalanabilen şirketler kazanıyor. Bu gerçeği keşfedemeyen, bilgi yönetme işinin altından kalkmayan çok sayıda şirket şimdi çözüm arayışı peşinde.    
 
Bu sorunu yaşayan şirketlere dünyanın dört bir yanında rastlamak mümkün. ABD’li fast food zinciri Red Robin Gourmet Burgers’in yaşadıkları buna iyi bir örnek oluşturuyor. 196 restoranı olan bu zincir, Cognos şirketinden bir “Business Intelligence” yazılımı aldı.  
 
Pazarlamadan promosyonlara her şeyi takip etmeye başladı. Yazılımı kullanmaya başladıktan kısa bir süre sonra geçen zaman içinde 10 bin dolarlık kullanılmamış Alfredo sosunu çöpe attığını fark etti. Topladığı bilgileri işlemediği için, gereksiz malzeme alımına gitmişti.  
 
Ancak, başarısızlık örneğinin yanında Sears gibi iyi uygulama gerçekleştiren şirketler de var. Sears, Business Objects firmasının akıllı yazılımları sayesinde 183 mağazasından gelen satışları üçte bir oranında artırmaya başardı. Bu başarıda, şirketin akıllı yazılımları sayesinde gerçekleştirilen “satış tahminleri”nin rolü büyüktü.  
 
Örnekler çoğaltılabilir… Ortaya başarı örnekleri çıksa da, kullanılamayan “bilgi dağları” daha büyük sorunu oluşturuyor.  Şirketler müşterileri, ürünleri, iş süreçleri ile bilgileri toplamak için milyonlarca dolarlık yatırımlar yapıyorlar. Amerika’da ortalama büyüklükteki bir perakendecinin ürünleri ve müşterileri hakkında sahip olduğu bilgi 80 terabyte düzeyine ulaşıyor. Bu,  16 milyon dijital fotoğraf ve 320 mil uzunluğunda bir kitaplıkla eşit büyüklükte. Sears firması 70, Kmart 90’dan fazla, Unilever sadece Kuzey Amerika’da 106, Wal-mart ise 285 terabyte büyüklüğünde veri ambarlarına sahip.  
 
Ancak, uzmanlar bilginin büyüklüğünün günümüzde önemi kalmadığını söylüyor. Bilginin ulaşılması ve kullanılması bugün bilginin büyüklüğünden çok daha değerli.  
 
Bu nedenle günümüzde birçok firma topladığı bilgiden geri dönüş elde edebilmek, fayda sağlayabilmek için “Business Intelligence”  (BI) yazılımlarına yöneliyor.  
 
BI yazılımları yaygınlaşıyor  
 
Uzmanlar, 2003 yılında en çok yatırım yapılacak yazılımın Business Intelligence olacağını tahmin ediyorlar. Bu ilgi birazda bilgi teknolojileri yöneticilerinin üzerindeki baskıdan kaynaklanıyor. Çünkü, şirketler son 5 yıl içinde yaptıkları yatırımların geri dönüşünü ve somut faydalarını görmek için sabırsızlanıyor. BI yazılımları bu yatırımlara işlerlik kazandırıp, somut faydalar ortaya koyabilecek cazip çözümler olarak görülüyor.  
 
BI yazılımlarının maliyetleri de çok yüksek sayılmaz. Orta ölçekli firmalar için 35 bin ile 75 bin dolar arasında değişen bir maliyeti var. Büyük işletmelerde ise bu rakam milyon dolarlara ulaşabiliyor.  
 
Forrester Research şirketinin yaptığı bir araştırmaya göre, şirketlerin yüzde 44’ü 2003 yılı içinde “Business Intelligence” yazılımları almayı planlıyor. Merrill Lynch’in Aralık 2002’de gerçekleştirdiği araştırmaya göre, şirketlerin yazılım alım listelerinin başında BI bulunuyor. A.G. Edwards şirketinin tahminleri ise 2003 yılında 4.7 milyar dolar düzeyine ulaşacak bu yazılım pazarının,  2006 yılında 7,5 milyar doları yakalayabileceğini ortaya koyuyor.  
 
Business Objects, SAS Institute ve Cognos, pazarın büyük oyuncuları konumunda. SAS Institute’un cirosu 1,2 milyar dolar. Şirket, BI yazılımları da dahil olmak üzere 2002 yılında karını yüzde 6 oranında artırdı. Ottawa merkezli Cognos firmasının geçtiğimiz yıl cirosu 491 milyon dolar, Business Objects’in cirosu ise 454 milyon dolar idi. İki firma da geçtiğimiz 2 yılda yüzde 30’un üzerinde kâr artışı sağladı.  
 
Akıllı yazılımın yetenekleri  
 
Business Intelligence yazılımları, şirket içindeki tüm bilgileri analiz ediyor. Yazılım, gelen bilgilerde trendler, sorunlar  ya da yeni iş olanaklarını saptamaya çalışıyor.  
 
Amaç, şirketlerin topladıkları bilgileri doğru kullanabilmelerini sağlamak. Operasyon, müşteri, ürün ve satış cephesinden toplanan ürünler, şirketler tarafından BI yazılımına aktarılıyor. Bu yazılım da şirketlere özel analizler gerçekleştiriyor ve müşteri yönetiminden, ürün lansmanına çok sayıda alana yönelik tahminlere zemin hazırlayabiliyor.  
 
İlaç devi Pfizer, bu tür bir yazılımı  kullanmaya başlayan şirketlerden biri. Firma, dünya çapındaki Ar-Ge departmanlarında, Business Objects firmasının yazılımını kullanmaya başladı. Bu yazılım sayesinde şirket bilgiyi çeşitli yollardan izleyebilecek, anlayacak ve yönetebilecek. Böylece operasyon etkinliğini artıracak, kârlı müşteri ilişkileri sistemi geliştirebilecek ve farklılaştırılmış ürünler piyasaya sunabilecek.  
 
Business Objects’in ürünleri bu yazılıma ek olarak veri entegrasyon araçları ve kurumsal bir analitik uygulamalar takımını içeriyor. Ancak, geçtiğimiz 2 yıl içinde firmanın büyümesini business intelligence yazılımları sağlamış.  
 
BI yazılımı nasıl çalışıyor?  
 
Yazılım önce devasa büyüklükte olan veri ambarlarından verileri çekiyor ve “data-mart” adı verilen, birbirine benzer bilgilerin aynı yerde toplandığı pazar yerlerine getiriyor. Bu sayede yazılım kullanıcının trendleri, benzerlikleri, değişimleri görmesini, aradığı bir sorunun cevabını daha detaylı bulmasını sağlıyor. Kullanıcı ise bilginin analiz edildiği, toplandığı bu sürecin sadece yanıt kısmını görüyor.  
 
Bu yazılımları sadece bilgi teknolojileri departmanları kullanmıyor. Pazarlamadan muhasebeye, şirketler Business Intelligence yazılımlarını her çalışanın kullanımına açmak istiyor. Bu sayede yöneticiler de şirketlerini “Kokpit”ler (dashboard) aracılığı ile izleyebiliyor. Bilgiler otomatik güncelleniyor, karar alma süreçleri hızlanıyor.  
 
Uzmanlar, BI yazılımlarının arkasından, paket olarak satılması beklenen iş performansı yönetimi ve kurumsal performans yönetimi yazılımlarının gelmesi bekleniyor.  
 
Türkiye’de kim kullanıyor?  
 
Amerika’da hızla yaygınlaşan bu yazılımlar, Türkiye’de, sektörlerin önde firmaları tarafından kullanılıyor. Beymen, İpragaz ve Turkcell, BI yazılımlarını kullanan şirketler arasında yer alıyor.  
 
İpragaz, SAP'nin BI çözümü olan Business Information Warehouse (BW 3.0B) ürününü kullanıyor. İpragaz'da BW sistemi SAP'nin  kurumsal kaynak planlama (R/3 ),  müşteri ilişkileri yönetimi (CRM ) ve kurumsal portal (Enterprise Portal ) ürünleriyle entegre olarak çalışıyor. R/3 sisteminden satış ve muhasebe verileri, CRM sisteminden müşteri temsilcilerinin aktivite ve fırsat bilgileri ile müşteri sözleşme bilgileri BW’de hazırlanan bilgi küplerine günlük olarak aktarılıyor. Bu sayede, satış yöneticileri BW sorgularını Enterprise Portal'den analiz edebiliyor. Satış temsilcilerinin performans kriterleri hakkında detaylı raporlamalar yapılabiliyor.  
 
İpragaz Genel Müdürü Selim Şiper, “Yazılım, yöneticilerin karar verme sürecine ivme kazandırmaya başladı” diye konuşuyor. Şiper’e göre, satış temsilcileri, dizüstü bilgisayarlarına BW sisteminden müşteri satış, muhasebe ve kendi hedef ve performans bilgilerini çekerek Excel ile bunları raporlayabiliyor.  
 
Şiper, günlük hedef ve fiili satış, müşteri ziyareti, müşteri kazanma bilgilerini görebilen satış temsilcilerinin hedeflerini tutturmak adına ayrıca motive olduğunu belirtiyor.  
 
Turkcell nasıl kullanıyor?  
 
Turkcell'de BI altyapısında temel unsur Datawarehouse sistemi. Burada operasyonel sistemlerden alınan bilgi, belli transformasyonlardan geçirilerek entegre ve analize uygun bir yapıda depolanıyor. Bu altyapı üzerinde kullanıcıların analiz ve raporlamalarını yapabilmeleri için Discoverer ve bir OLAP ürünü olan Microstrategy'i kullanıyorlar. Datawarehouse  
aynı zamanda data mining uygulamaları için de bir altyapı oluşturuyor. Data mining uygulamaları için SAS Enterprise Miner ürünü kullanılıyor.  
 
Turkcell yetkilileri, kullandıkları BI yazılımlarının Turkcell'de karar verme desteğinin temelini oluşturduğunu söylüyor. Yazılım, birçok verinin bir arada yorumlanmasını gerektiren karmaşık sorgulamalara imkan veriyor. Bu sayede, ürünün çıkış noktasında ve şekillenmesinde, sonuçlarının değerlendirilmesinde birçok verinin bir arada analiz edilebileceği bir ortam sağlanmış oluyor.  
 
Turkcell yetkilileri, yazılımın firmaya mevcut durumu detaylı incelemeyi, sebep-sonuç ilişkisini kurmayı sağladığını söylüyor.  
 
STAPLES BI YAZILIMLARINDAN NASIL FAYDALANDI?  
 
Staples, ofis ve kırtasiye malzemeleri satan bir mağazalar zinciri. Business Intelligence yazılımlarından etkin olarak yararlanan şirketlerden biri olarak öne çıkıyor. Bu şirketin 1993’te şirketin 150 mağazası vardı. O yıl Alan Gordon şirkette satış tahminlerinden sorumlu direktör olarak çalışmaya başladı. Staples’ın üst düzey yöneticileri ona şirketin hangi yeni lokasyonlarda mağaza açması gerektiğini sordular. Gordon’un emlak ve gayrimenkul konusundaki bilgisi sıfırdı ama istatistik konusunda deneyimliydi.  
 
SAS Institute’un programlarını kullanarak bir modelleme sistemi geliştirdi. Bu modelleme sistemi içinde rakiplerin lokasyonlarından tutun o bölgedeki satış vergilerine kadar 40 farklı tipte veri analiz edilebiliyordu. Gordon, yılda 4 bin noktayı inceliyor ve bunlardan sadece 100 tanesi mağaza açmaya uygun bulunuyordu. 1993’ten bu yana Staples’ın mağaza sayısı 950’ye çıktı ve yeni mağazaların yerinin çoğu SAS yazılımı sayesinde saptandı.  
 
Staples, 1990’lı yılların sonunda finans departmanında Hyperion’a ait BI yazılımlarını kullanmaya başladı. Bu sayede mağazalardaki alanların verimli kullanılmadığı fark edildi.  
Mağazalarda masalar, dosya dolapları ve diğer ofis mobilyalarına çok geniş alan ayrılıyordu.  
Bu büyük ürünlerin daha fazla kâr marjı olduğu düşünülüyordu. Oysa, yeni yazılım bunun hatalı bir strateji olduğunu ortaya çıkardı. Depolama, dağıtım, sergileme alanının maliyeti, mobilyalardaki hasar ve benzeri kalemlerin hepsi alt alta toplandığında mobilya kategorisinin kârlılığının, daha az yer tutan diğer ürün kategorilerinden çok daha düşük olduğu anlaşıldı.  
 
Sonuç olarak bazı mağazalardaki mobilya bölümleri küçültüldü, bazılarındakiler ise tamamen kapatıldı. Şirket diğer ürün kategorilerine ağırlık verdi ve geçtiğimiz 5 yıl içinde yüzde 12’lik bir büyüme gösterdi.  
 
DONDURMACI BEN&JERRY ARTIK DAHA AKILLI…!  
 
Ben&Jerry, her gün tonlarca dondurma üreten bir Amerikan şirketi. Ürünlerini ABD’deki 50 bin dükkana ve 12 ülkeye gönderiyor. Şirket her bir kutuya Oracle veritabanı üzerinde bir numara vererek takip ediyor.  
 
HIZLI TAKİP Business Objects firmasının akıllı iş yazılımları sayesinde o gün çikolatalı –kurabiyeli dondurmanın satışlarının hangi şehirde ne durumda olduğunu görebiliyor ve böylece rakipleri arasından sıyrılıp bir numaraya oturup oturamayacağını anlayabiliyorlar. Finans departmanı bu akıllı yazılımı kullanmaya başladığından beri aylık hesaplarını çok daha kısa sürede kapatabiliyor.  
 
MEMNUN MÜŞTERİ Şirket müşteri memnuniyeti konusunda daha iyi analizler yapabilmeye başladı. Müşteri ilişkileri yetkililerine her hafta telefon ve e-posta ile 225 mesaj geliyor. Onlarda ürünün kodlarını öğrendikten sonra şikayetleri dinliyorlar. Bu şikayetlerin tedarikçilerden sağlanan yumurtalardan, sütten veya meyveden kaynaklanıp kaynaklanmadığını inceleyebiliyorlar. Çünkü, hangi kutu için hangi tedarikçilerin ürünlerinin kullanıldığı BI yazılımları sayesinde takip edilebiliyor.  
 
İLGİNÇ BİR HİKAYE Geçen yıl bahar aylarında Cherry Garcia adlı kirazlı dondurmayı alan müşterilerin şikayetlerinde bir artış görüldü. Arayanlar dondurmanın içindeki kiraz miktarının azlığından şikayetçiydi. Önce, şikayetler mal gönderme kayıtları ile karşılaştırıldı  
ve şikayet gelen yerler incelendi. Ülkenin belli bir yöresinden her tarafından şikayet geliyordu.  
 
Ardından üretim süreci ve malzemelerin bilgileri sorgulandı. Her şey normal gözüküyordu. Her türlü olasılık araştırıldıktan sonra sonuçta sorunun ürünün kutusu üzerindeki fotoğraftan kaynaklandığı anlaşıldı. Kutu da kirazlı dondurma değil kirazlı dondurulmuş yoğurt resmi vardı. Yoğurdun içindeki kiraz miktarı ise daha fazlaydı ve bu da müşterilerin beklentisini yükseltiyordu. Çözüm olarak kutunun üzerindeki resim değiştirilde ve ardından şikayetler kesildi.  
 

İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz