Kritik sorulara çok özel yanıtlar
e-fatura dönemi diye nitelendirdiğimiz bu dönem, girişimcilerden şirketlere kadar çok sayıda kesim için büyük bir değişimi ifade ediyor.
Türkiye’de yeni bir dönem başlıyor... e-fatura dönemi diye nitelendirdiğimiz bu dönem, girişimcilerden şirketlere kadar çok sayıda kesim için büyük bir değişimi ifade ediyor. e-finans uzmanları, hazırladıkları rehber niteliğindeki çalışmada, herkesin kafasındaki kritik sorulara yanıtlar veriyor. e-fatura’nın ne olduğundan sistemin işleyişine, e-defterden kağıt faturanın devre dışı kalacağı döneme kadar çok sayıda konuyu kapsayan bu çalışmanın herkese yararlı olacağını düşünüyoruz.
Tabloyu görmek için görsele tıklayın.
1- e-Fatura nedir?
Türkiye’de 397 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu tebliğiyle hayata geçirilen ve 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamada olan e-Fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletişimin merkezi bir platform (Gelir İdaresi Başkanlığı-GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir. e-Fatura yeni bir belge türü olmayıp kağıt faturayla aynı hukuki niteliklere sahiptir.
e-Fatura Uygulaması, tanımlanan standartlara uygun e-Faturaların, taraflar arasında güvenli ve sağlıklı bir biçimde dolaşımını sağlamak amacıyla Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulan uygulamaların genel adıdır. Ticari firma olarak anonim şirket, limited şirket ve gerçek/şahıs şirketi statüsünde bulunan mükellefler e-Fatura uygulamasından yararlanabilmektedir. e-Fatura ile sistemde kayıtlı tüm kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir ve alınabilir. Gönderilen veya alınan e-Faturalar da bilgisayara veya arşiv izni olan kuruluşlara indirilerek elektronik ortamda muhafaza edilebilir ve istendiğinde ibraz edilebilir.
2- e-Fatura ticari hayata ne gibi katkılar getiriyor?
Saklandığı ve iletildiği ortam itibariyle e-Fatura çevre dostu olup kağıt tasarrufu sağlamaktadır. Ayda ortalama 1000 fatura kesen bir firma yılda 1200 ton karbon salınımını, 4 bin 800 ağacın kesilmesini, 15 bin litre atık su ve 156 bin litre sıvı atık oluşumunu engellemiş olur. e-Fatura düzenlemek satıcı için kağıt faturaya göre yüzde 57, alıcı için yüzde 62 daha fazla tasarruf sağlar.~
Geleneksel yöntemde faturanın oluşturulmasından ulaşmasına kadar ortalama 5 gün geçerken, e-Fatura sisteminde bu süre yaklaşık 22 saniyeye inmektedir. Ortalama basılı faturada maliyet Türkiye’de 6 TL kadar olup bu maliyete görünmeyen yönetsel ve işgücü maliyetleri de eklendiğinde e-Faturanın avantajı daha da yüksek seviyelere ulaşmaktadır. e-Fatura’nın dijital ortamda oluşu arşiv maliyetini azaltırken gerektiğinde ibraz sürelerini de kısaltmaktadır. Fatura kesiminden itibaren bütünlüğü korunan veri oluşu itibariyle anlık ve otomatik veri kaydıyla muhasebeye işleme ve ödemelerde hata ihtimalini en aza indirmektedir. Bu avantajla birlikte verinin işletmelerin sisteminde çoklu görüntülenebilme ve hızlı sirkülasyonu sayesinde faturaya ilişkin bilgiler anında kontrol edilebilir, doğrulanabilir durumdadır.
Online sistem üzerinden ret, onay ve iade yapılabildiği için anlık uyuşmazlık çözümlerine de yardımcı olmaktadır. Tüm bunlar şirketlerin tahsilat ve ödeme süreçlerinde hızlanma ve öngörülebilirliğe büyük katkılar getirmektedir. Firmaların ERP sistemlerine tam entegre olabilen e-Fatura, temel amaç olan en erken tahsilat ve en geç ödemeyi hataya mahal vermeden yaptırabilecektir. Böylece, işletmelerin tahsilat tarafından ihtiyacı olan temel unsur olan en erken ve uygun şartlarda ödemenin alınması, ödeme tarihlerinin yönetimiyle finansman ihtiyacı veya atıl hazır değerlerin en uygun şekilde değerlendirilmesi mümkündür.
Bugün Türkiye’de birçok kurumsal firma muhasebe sistemlerini hala tam entegre hale getirememiştir. Bu şekliyle finans birimleri nakit akışını yönetememekte, sadece ellerinden geldiğince verimliliği arttırmaya çalışmaktadır. Oysa e-Fatura sistemine geçişle birlikte ne kadar büyük olursa olsun finans birimleri kurumlarına gelen ve giden tüm faturaları tek bir ekranda görebilecek ve tüm nakit akışlarını günlük veya saatlik olarak yönetebilecekler.
e-Fatura ile geçilecek olan yapıda süreçlere dahil olan finans kuruluşlarıyla yapılacak işbirlikleri firmaların ödeme tarafından işletme sermayesi ihtiyacının daha iyi şartlarda karşılanmasını sağlayacaktır. İnternet portal ve mobil uygulamalar vasıtasıyla işletmeler bu tip ihtiyaçları anında ve finans kuruluşuna fiziken gitme zahmetine katlanmadan hızlı ve şeffaf şekilde yapabilir.
Dijital verinin temel üretim noktasında yaratılması ve alıcısının onayından geçirilerek ilerletilmesi her iki taraf için uzayan telefon konuşmalarıyla mutabakatları, düzeltmeleri, tahsilat gününde tahsilat/takibini süre ve iş gücü olarak azaltacaktır. Buradan edinilen tasarruflar işletmenin diğer faaliyetlerine yönlendirilebilir şekilde serbestleşecektir.~
Ülkemizde geleneksel ticari faaliyetin vazgeçilmezi haline gelmiş olan tahsilat günü telefonları ve işletmeleri zor duruma düşüren birçok durum e-Fatura sisteminde azaltılmış olacak, önümüzdeki yıllar içerisinde de ticaret daha şeffaf ve düzenli hale gelecektir.
e-Fatura ile denetim için harcanan masraf ve süre de azalacaktır. Dijital ortamlarda tutulan verilerin paket programlarla ön denetimden geçirilmesi gecikmeler veya basit hatalardan kaynaklanan vergi cezalarının önüne geçebilecektir. Ticari sırlarda önemli bir payı olan faturaların kurye ve posta gibi kişilerin müdahalesi ve gözlemlemesi mümkün süreçlerdense şifrelenmiş dijital ve merkezinde resmi kurum kontrolü de olan bir kanaldan akışının sağlayacağı katkı tutara çevrilemez.
e-Fatura’nın küresel dünyada bir önemli artısı da programlama dilinden kaynaklanan tercüme kolaylığıdır. Oluşturulan veriler dünyanın her yanında veriyi inceleyen kişinin elinde bulunan ulusal bir veri anahtarıyla anında istenen şekle bürünebilmektedir. Ülkemizde de UBL-TR formatı sayesinde kolaylaşan bu uygulamayla resmi kurumlar tarafından oluşturulan şablon, işletmeler arasında simultane bir tercüman gibi fayda sağlamaktadır.
Ticaret hayatında e-Fatura’nın etkileri, e-Fatura’nın ilerlediği ülkelerde açıkça görülebilir. Benelux ülkeleri bu alandaki liderler arasındadır. Belçika’da 35 bankanın katılımıyla yaratılmış olan Isabel platformu önemli bir örnektir. Bu platformda toplanan 100 bin kullanıcı elektronik ticaret işlemlerini sürdürürken anlık olarak istediği tüm bankalarla finansal ilişkiyi anında kurabilmektedir.
Sistem, işletmenin en iyi şartlarda finansmana ulaşmasını sağlamakta, aynı zamanda büyük işletmelerin önemli ihtiyaçlarından olan çalışanlar arası veri ve işlem yetkisini de yönetmektedir. Bu portalın ERP sistemleriyle de konuşabiliyor olması işletmelerin dahili sistemleri üzerinden birkaç tuşla finansal ve ticari dünyalarını anlık etkileşimle yönetmesini desteklemektedir. Benzer bir sistem Norveç’te eFaktura adlı uygulamada mevcuttur. İskandinav bölgesinde aktif olan bir şirkete ait bu uygulamada hem sadece e-Fatura alışverişi sağlayan servis sağlayıcıları hem de banka, leasing veya faktoring şirketleri dahil olabilmektedir.
3- Dünyada e-Fatura ne zaman ve nasıl kullanılmaya başlandı ?
İlk e-Fatura sistemlerinin gelişmesi telgraf ve teleksten daha karmaşık yapılara duyulan ihtiyaç ve gelişen bilgisayar işlem gücü neticesinde 1960’lı yıllarda EDI adı verilen şifrelenmiş elektronik veri transferi metodunun kullanılmasıyla başlamıştır.~
Ancak EDI’nin ilk dönemlerinde, metodunun geliştirme maliyetlerinin yüksekliği sebebiyle ancak çok büyük veya çok uluslu şirketlerde, coğrafi kısıtlar sebebiyle yetersiz kalan merkezi finans yönetimine çare olarak gelişmiştir. Bir diğer sorun da, EDI metodunun sadece firma içinde standartlaşması sebebiyle özel bir dil olarak gelişmesi ve dış denetim veya diğer şirketlerle gereken veri alışverişinde aynı dilden konuşulamaması olmuştur. Metot ancak bu maliyetleri dağıtmak ve iç süreçlerinde gelişen otomasyonu bozan dış kaynakları da standardize etmek için büyük firmalarca tedarikçilerinin veya bayilerinin bu sistemlere zorlanması sonucunda ilerlemiştir. Ancak karşımıza bu sefer de kendi standardını ticaret dünyasına ayrı ayrı direten birçok güçlü yapı çıkmıştır. EDI metodunun ABD’de standart bir şekle sokulması ancak 30 yıl öncesine ait bir gelişme olabilmiştir.
Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü (ANSI) tarafından oluşturulan bu standart, Birleşmiş Milletler tarafından oluşturulan UN/EDIFACT’e de öncülük etmiştir. Ancak tüm bu gelişmeler internetin önce askerî sonra da akademik alan tekelinden çıkıp kamuya yayılmasına kadar sadece kısıtlı çevrelerde etkili olabilmiştir.
Bu kısıtlılık günümüze değin bazı ara çözümlere de yol açmıştır. Teknolojik uygulamalarda lider ülkelerden ABD’de bu ara çözümlerden biri firmalara arşiv yönetimi amaçlı sunulmaktadır. Belge tarama üzerinden hareket eden bu sistemde, kağıt bazlı gelen faturalar arşivlerin dijitalleştirilmesi amacıyla taranmaktadır. Bu sistemlere gelen çok çeşitli kağıt faturalar öğrenen sistemlerce taranarak çeşitli faturalar dijital olarak kaynak planlama ve muhasebe yazılımlarına (ERP) otomatik olarak işlenebilir hale getirilebilmektedir. Bu çözüm için firmalar kendi sistemlerini pahalı geliştirmelerle kurmakta veya bu tip faturalara tarama yapan özel şirketlerden dış kaynak kullanmaktadır. Bu sistem firmaya arşivden bilgi çağırma ve otomasyon için güç sağlamaktadır. Ancak bu gücün temini için kapsamlı bir çalışma, hata yaparak öğrenen sistemlere yatırım gerekmektedir. Bu engel aşılsa bile firmanın karşısında halen en önemli sıkıntı olan arşivleme ve denetim unsuru çıkmaktadır. Bilgi dijitalleşse de basılı halinin resmiyetini taşımamakta veya basılı halinin ibraz yükümlülüğünü kaldırmamaktadır.
Değerlendirilmiş Satış Fişi Netleşmesi şeklinde tercüme edebileceğimiz Evaluated Receipt Settlement (ERS) adlı bir diğer ara çözümde, ödemeler sevk irsaliyesine dayanarak yapılmaktadır. Mal teslim alındığında sevk irsaliyesine dayalı kontrol yapıldıktan sonra ödeme yapılmakta ve fatura anlamında bu belge kullanılmaktadır. ABD, Kanada ve Avustralya gibi bazı ülkelerde görülen bu uygulamada fatura gerekliliği ortadan kalkmaktadır. Ancak denetim ve diğer açılardan bu metotta geleneksel faturada görülen basılı kağıdın V dezavantajları halen mevcuttur. Uygulama, ülkemizde geçerli bir yöntem değildir. Benzer biçimde Japonya’da büyük holdinglerin tedarikçilerine toplu~
ödemeleri için bir sistem mevcuttur. Kanban denilen Japon üretim sisteminin getirdiği anlık tedarik sisteminin hızlı olması gereğiyle yasal mevzuat aylık toplu faturalaşmaya müsaade eder bir yapıdadır. Kağıt israfı, ay sonu mutabakat, tedarik zinciri hızını düşürmeme açısından bakıldığında sistem faydalı bir yapıda olup esasında açık hesap faturalaşmadan farklı değildir. Tüm bunlarla beraber geleneksel sistemdeki hata riski ve kayıt girişine harcanan süreler açısından ek bir faydası mevcut değildir. Bu uygulama da ülkemizde resmi anlamda geçerli bir uygulama değildir.
e-Fatura uygulamaları dünyada gittikçe artmakta olup bu sistemlerde Şili, Danimarka, Finlandiya gibi ülkelerin oldukça ilerde olduğu görülmektedir. Kayıt dışı ekonomiden sıkıntılı Latin Amerika ülkelerinde sisteme zorlama en üst düzeyde olup e-Fatura tüm ticarette zorunludur. Avrupa örneklerini incelediğimizde ise devlet satın almalarının firmalar için önemi anahtar olarak görülmüştür. Norveç'te devlete kesilen faturaların e-Fatura olması günümüzde zorunludur. Avusturya, 2014'ten sonra devlete kesilecek faturalara e-Fatura olması zorunluluğunu getirecektir. Sisteme girişi zorlayıcı veya cezbedici birçok usul neticesinde 2010’da Avrupa'da kesilen 30 milyar faturanın 2.2 milyarı e-Fatura olmuş ve Avrupa'da e-Fatura adedi her yıl yüzde 40 artmaktadır. Türkiye’de ise EFKS olarak bilenen ara çözümle toplam 2.4 milyar e-Fatura kesilmiş olup bu sayı toplam kullanıcıların faturalarının yüzde 30’una tekabül etmektedir.
4- Türkiye’de e-Fatura sistemi nasıl işliyor?
Türkiye’de elektronik fatura konusunda iki uygulama mevcuttur: Bu uygulamalardan biri 2008 yılında Maliye Bakanlığı’nın izin verdiği bazı ulusal telekomünikasyon firmalarının aracılığıyla hayata geçirilmiş olan elektronik fatura sistemidir. EFKS adı verilen bu uygulama esasında hepimizin tanıdığı bir uygulamadır.
Elektronik posta hesaplarımıza telefon, internet hizmet faturaları PDF formatında ulaştırılabilmektedir. EFKS kurum ve kuruluşların düzenledikleri faturalarda bulunan bazı bilgilerin, belirlenen uygulama ve veri standartları çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarılması şartı ile faturalara ait ikinci nüshaların kağıt olarak saklanması zorunluluğunu ortadan kaldıran; ayrıca alıcılarına verilmek üzere hazırlanan birinci nüsha faturaların da güvenli elektronik imzalı dijital belge şeklinde oluşturulmasına imkan sağlayan pilot bir uygulama, geçici bir çözümdür.~
Uygulama pilot olarak kurulmasına rağmen bugün itibarıyla, Türkiye’deki faturalaşmanın yaklaşık yüzde 30’u bu kanaldan geçmektedir. EFKS, elektronik fatura gelişimi konusunda Türkiye’nin başlangıç adımı ve temel bir çözüm olarak kabul edilmektedir. Hem işletmelere (B2B) hem şahıslara yönelik (B2C) fatura tanzimini içermesi ve burada yapılandırılmamış format kullanılması ve sınırlı sayıda kullanıcının bu sisteme dahil olması sistemin denetimi açısından riskidir. Bu uygulamada faturalardaki bilgiler, alıcı tarafından muhasebelerine kağıt fatura almış gibi elle işlenmeli ancak ibraz açısından dijital hali e-imza içerecek şekilde tutulmalıdır. Bu yöntemdeki dijital saklanacak bilginin boyutu ve dijital arşiv taramasına müsaade etmeyen dosya tipleri oluşu mükellef tarafındaki en büyük dezavantajdır. Bu nedenle sistemin değiştirilmesi için Maliye Bakanlığı tarafından adımlar atılmıştır.
Ülkemizin geçtiği ikinci ve yeni e-Fatura sistemi, XML formatında ve UBL-TR sistemiyle standartlaşmış tanımlarıyla bu faturaların işletmelerin ERP yazılımlarına otomatik olarak bilginin girişi aşamasında insan hatasından arınmış bir kayıt kolaylığı getirmektedir. Bu yeni sistem, 397 No.lu VUK tebliğiyle (ve devamında değişiklikleri içeren 416, 421 ve 424 numaralı tebliğlerle) getirilen e-Fatura uygulamasıdır. Bu, elektronik ortamda gerçekleşecek ticari fatura sürecinin düzenlendiği uygulamadır. Uygulama, 05.03.2010 yılında yürürlüğe girmiştir. 2010 yılından bu yana bazı büyük perakende firmaları ve tedarikçi/bayi ağı bu sistemi gönüllü olarak uygulamaya başlamıştır.
28.06.2012’de yayınlanan 416 numaralı VUK Genel Tebliği’yle isteyen gerçek kişi ve mükelleflerin 5070 sayılı kanun ile getirilen elektronik imza ile e-Fatura uygulamasından yararlanmalarının önü açılmıştır. 14.12.2012 tarih ve 28497 sayılı Resmi Gazete'de yayınlanan 421 numaralı VUKGT'nin 3. Bölümü’nde e-Fatura zorunluluğu ile ilgili iki ayrı kriter getirilmiştir.
Bu kriterlerle 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden, 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari brüt 25 Milyon TL satış hasılatına sahip olan, 4760 sayılı ÖTV Kanunu’na ekli III sayılı listedeki malları (alkollü içecekler, kolalı gazozlar ve tütün mamulleri) imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari brüt 10 Milyon TL satış hasılatına sahip olan firmaların 01.09.2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvurması ve e-Fatura uygulamasına 01.01.2014 itibariyle geçmeleri zorunlu tutulmuştur. Bu tebliğle yaklaşık olarak 30 bin firma e-Fatura sistemine geçmek zorundadır.~
Ancak tüm bu adımlar arasında en önemlisi ve firmaların bu seviyede büyük bir değişikliğe ayak uydurmalarını kolaylaştıracak değişikliklerin sisteme özel entegratör adı verilen servis sağlayıcısı firmalar aracılığıyla girilmesinin yolunun açılmasıdır. 424 numaralı VUK Genel Tebliği’yle gelen yeniliklerden biri mükelleflerin özel entegratörlerin mali mühürlerini kullanarak imzalama yapmalarına imkan sağlanmasıdır. Yüksek sayıda faturanın güvenli bir şekilde dolaşabilmesini ve arzu eden firmaların mali mühürlerini firma dışına çıkarmama isteği bu düzenlemeyle karşılanmıştır. Dünyadaki örnekler temel alınarak Türkiye’de de özel entegratör firma imzasının kullanılabilmesine izin verilmiştir. Tüm bu yapı ile elektronik faturalama alternatif olmaktan çıkarılıp gelecek yıllarda asli faturalama haline gelecek bir yapıya kavuşturulmuştur.
5- Kağıt fatura ne zamandan itibaren devre dışı kalacak?
01.01.2014’ten itibaren diğer e-Fatura mükelleflerine düzenlenen faturalar kağıt fatura olamayacaktır. Diğer e-Fatura mükelleflerinden gelen faturalar elektronik ortamda gelecektir. Bir e-Fatura mükellefine kağıt fatura düzenlendiğinde kağıt fatura yok hükmünde sayılacaktır. Bununla birlikte bir e-Fatura mükellefine hem e-Fatura gönderilir ve sonrasında kağıt fatura da düzenlenirse kağıt fatura naylon fatura olarak kabul edilecektir.
Bu kullanıcılar arasındaki fatura alışverişi için iki faturalaşma senaryosu Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. Bu senaryolardan ilki olan temel faturada, klasik faturada olduğu gibi sadece faturanın gönderen sistemden alıcıya ulaşması durumu söz konusudur. Bu senaryoda firma kendisine gönderilen e-Fatura’da teknik (zorunlu alan eksikliği, veri bozulması, imza geçersizliği gibi) bir sorun yoksa e-Faturayı kabul etmek zorundadır. Elektrik, telefon, su, doğalgaz gibi kamu hizmeti olan birçok fatura kağıt ortamda da bu kabul zorunluluğu ile işlemektedir. Ancak e-Fatura mükelleflerince dikkat edilmesi gereken önemli bir husus, temel faturaların kendilerine herhangi bir satıcıdan gelebileceğidir. Gelir İdaresi Başkanlığı temel fatura kullanımı seçimini faturayı oluşturan mükellefin tasarrufuna bırakmıştır. Bu durum e-Fatura kullanıcılarının en verimli ve hızlı takip sistemlerini kullanması için önemli bir sebeptir.
Diğer senaryo olan ticari faturaya itiraz edilmesi, faturanın teyit edilmesi veya faturanın iade edilmesi gibi durumlara uygun şekilde, ilgili mesajın e-Fatura uygulaması içerisinden gönderilebilmesi amacıyla geliştirilmiştir. Kabul veya ret bildirimi yeni bir e-Fatura gönderilmesinde olduğu gibi imzalanarak iletilmeli ve arşivlenmelidir.~
Mesajlar, “application response-uygulama yanıtı” belgesi düzenlenerek iletilmektedir. Kabul ve ret şeklinde mesajların gönderilmesiyle ilgili açıklamalar, senaryolar kılavuzunda yapılmıştır. Bu durum mesajlarının takibi Gelir İdaresi Başkanlığı Merkez Uygulaması tarafından alıcı ve satıcıya iletilen mesajlarla yapılmaktadır. eFİNANS müşterileri tüm bu faturaların anlık olarak iletilme, onaylanma ve ret durumlarını yine anlık olarak uyumlu ERP sistemi, web arayüzü veya mobil arayüzden takip edebilmektedir.
6- e-Faturanın muhafazası nasıl yapılmaktadır?
Türk Ticaret Kanunu’na göre 10, Vergi Usul Kanunu’na göre 5 yıl elektronik faturaların saklanması mecburidir. Elektronik faturada e-Fatura’nın muhafaza ve ibraz yükümlülüğü mükellefin kendisine aittir. Başkanlıktan izin almış, 421 sıra numaralı tebliğde açıklanmış saklamacı kuruluşların sisteminde saklama yapılabilirliği konusunda bir düzenleme yapılmıştır. Bu firmalar özel entegratör olabilir veya ayrı bir saklama kuruluşu olabilir ya da ikisi birden olabilir. Anlaşma yapılması kaydıyla bu kuruluşlarda saklama yapılabilir. Saklama Türkiye sınırları içerisinde yapılmalıdır. Yurt dışında veya yabancı bir bulutta saklanması kanunen mümkün değildir. Yurt içinde saklama yapmak şartı ile yurt dışında ikincil bir arşiv tutulabilir.
Gelecekte elektronik fatura ile ilgili beklenen gelişmelerle mevcut halinde yurtiçi e-Faturalaşmaya imkan veren uygulamanın yurtdışı e-Faturalaşmayı da desteklemesi söz konusudur. Bu konuda pilot çalışmalar Gelir İdaresi Başkanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından başlatılmıştır. e-İrsaliye ile ilgili düzenlemenin de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yakın bir dönemde yayınlanması beklenmektedir. e-Fatura uygulaması bankacılık sistemleri entegrasyonu ile e-Ödeme imkanını da sunacaktır.
7- e-Fatura sistemine nasıl dahil olunur?
e-Fatura ve kolaylıklarından yararlanmak isteyen firmaların www.efatura.gov.tr adresinden veya doğrudan GİB’e başvuru yapması şarttır. e-Fatura uygulaması 3 temel yöntemle yürütülmektedir.
1) GİB Portalı
Portal yöntemi, az sayıda fatura kesen/alan, küçük çaplı ve yeterli bilgisayar altyapısına sahip olmayan firmalar için kurulmuştur. Burada e-Faturalar, GİB’in web tabanlı portalı üzerinden manuel olarak elle giriş yapılarak düzenlenir ve yine gelen e-Faturalar da portal üzerinden alınır, lokal sisteme manuel indirilir. Portalde e-Fatura’nın güvenliğini sağlayan mali mühür ve imza platformu yani elektronik imzadır.~
Bir diğeri de fatura şemasını oluşturan standartlar bütünü platformudur. Bu üç yapının oluşmasıyla uygulamanın işlevselliği sağlanmaktadır. Mesajlaşma Platformu, Gelir İdaresi Başkanlığı’nca işletilen yazılımdır. Bu yapı güvenli ve sadece kayıtlı kullanıcıların içerisine dahil olduğu bir ağ şeklinde tasarlanmıştır. Bu ağdaki bağlantı yapısı entegratör firmalar ve özel entegratör firmalarla bağlantı sağlayanlar için web servis bağlantı modeliyle kuruludur. Bu sisteme Gelir İdaresi Başkanlığı Merkez Uygulaması adı verilmektedir. Buradaki bağlantı yöntemi GİB Portalı aracılığıyla sisteme entegre olunmasıdır. Kullanıcılar GİB Portalına bağlanarak oluşturdukları ve kendilerine gelen faturaları bu ağ üzerinden alıp gönderebilmektedirler.
Portalin en önemli kısıtı ise mükellef başına aylık 5 bin adet fatura trafiği sınırıdır. Portalde kullanıcılara arşivleme hizmeti de verilmekte, faturalar gelen kutuları hesabında tutulmaktadır. Ancak GİB’in bu faturaları uzun süreli tutması gibi bir durum oldukça zor görünmektedir. Mükellefler bu verinin arşivini kendi sistemlerinde tutmakla yükümlüdür.
2)Entegrasyon
Entegrasyon yöntemi, çok sayıda fatura kesen/alan orta ve büyük ölçekli firmalar için oluşturulmuştur. Burada, yeterli bilgisayar altyapısına sahip firmaların kendi bilgi işlem sistemleri Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura sistemi ile doğrudan entegre olarak çalışır. Bu yöntemde mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerini başkanlık sistemine web servis yöntemiyle bağlaması gereklidir. Entegrasyon yapacak mükellefin kendi yazılımını oluşturması veya hazır bir yazılımı kurması gerekmektedir. Bu yazılım içerisinde posta kutuları ve gönderici birimler mükellefin bünyesinde tutulmaktadır. Bu yazılımı oluşturanların GİB’e başvurarak yazılımı test ettirmeleri ve özel yazılı izinle sisteme kayıtlı kullanıcı olarak dahil edilmeleri gerekmektedir.
GİB, entegrasyon yöntemi ile bağlanan mükelleflerin sistemlerinin 7 gün 24 saat hizmet verebilir olmasını şart koşmaktadır ve 15 dakikada bir sistemleri sorgulamaktadır. Bilgi vermeden sistemini kapatmış olan mükellef önce uyarılacak, tekrarında e faturaları portale yönlendirilecektir. Bu durumda yüzlerce fatura işlemi olan mükellefler tek kullanıcıyla tüm bu faturaları işlemek zorunda kalacaklardır. Entegrasyon yazılımı her ne kadar çok fatura gönderen ve alan, BT altyapısı kuvvetli olan firmalar tarafından tercih edilebilir şeklinde görünse de GİB söz konusu mükelleflerin server konfigürasyonlarının ve güvenlik derecelerinin yakın gelecekte kuvvetlendirilmesini isteyebilecektir. Zira an itibarıyla çok basit konfigurasyonlar ve güvenlik seviyeleriyle sistem açılabilmektedir. Bu da içeride tutulan datanın güvenliğini tehdit etmektedir.~
3) Özel Entegrasyon
e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, e-Fatura uygulamasını özel entegratör aracılığıyla kullanmak istemeleri halinde özel entegrasyon izni almış şirketlerle bu konuda sözleşme yapmaları gerekmektedir. Entegrasyon sistemine ihtiyacı olan, 7/24 sistemlerini açık tutabilecek, çok sayıda fatura üretecek firmaların entegrasyon yöntemini kullanması geçerli bir yatırım sebebiyken mükellefin özel entegrasyon yöntemi ile sisteme girmesi pahalı başlangıç ve bakım maliyetlerinden uzak durulmasını sağlayacaktır.
8- e-Fatura’da iş ortağı seçerken nelere dikkat etmelisiniz?
e-Fatura’ya geçiş süreci 2010’dan bu yana devam etmekte olup bu süreç içerisinde çözüm sunan firma sayısı önemli oranda artmıştır. Bu artış e-Fatura çözümünü sunan firmayı seçerken titiz davranılması gereğini de beraberinde getirmiştir. Sürekli olacak bir işlem için çözümünü sağlayacak firma da sürekli olmalıdır. Süreklilik ise finansal ve organizasyonel olarak güç yani uzun vadede destek sunabilecek kaynaklar gerektirmektedir. İkinci olarak çözümü sunan firmanın GİB tarafından yapılacak olan mevzuat, tebliğ ve kapsam güncellemelerini ne kadar yakından takip ettiği ve çözümüne entegre ettiği önemlidir. Son olarak da e-Fatura hizmeti sunan firmayla olası anlaşmazlıkların nasıl çözüleceği değerlendirilmelidir. Zira bu durumda e-Fatura gönderemez veya alamaz hale gelebilirsiniz. Çözüm sunan firma eğer sadece e-Fatura çözümünü gönder-al modeliyle çalışmak üzere kurulmuş ve bu işten kâr elde etmek amacıyla var olmuşsa söz konusu firma beklediği kâra ulaşamadığında ya da e-Fatura çözüm hizmetini sunmaktan vazgeçtiği anda satış sonrası destek sorunları yaşanacaktır.
Firmanın e-Fatura çözümünü aktif kullanan referanslarının varlığı yukarıda belirtilen unsurlara haiz olup olmadığını gösteren temel bir göstergedir. Firmanın kurduğu sistem çalışan ve denenmiş, kanıtlanmış bir akış olmalıdır. Referanslar titizlikle incelenmeli, canlı sisteme geçmiş müşteri referanslarıyla görüşülmelidir. Yeni kurulan bir çözüm firmasıyla projelendirilen e-Fatura sistemi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tanımış olduğu yasal sürede hazır hale gelmezse, mükellefin gecikmenin yanı sıra cezai yaptırımlardan da sorumlu olması söz konusudur.~
Firmaların en hassas bilgilerinden olan fatura verisinin nerede ve kim tarafından saklandığı da bir başka önemli konudur. GİB tarafından saklama izni gerekliliği yanı sıra hosting hizmetini kendi bünyesinde tutup tutmadığı, data center ve sunucularının kapasitesi, bu birimlerin nerede konuşlandırıldığı ve benzeri özellikli işlem hacimlerinin artmasının muhtemel olduğu ileriki dönemlerde kritik önem taşımaktadır. Bu öneme eş şekilde cevap verecek bir çözüm ortağı, çalışmanın sonlandırılması durumunda dahi, arşivin ve fatura verisinin güvenliğini sağlayabilecektir.
Yeni Türk Ticaret Kanunu gereği faturaların 10 yıl arşivlenmesi gerekmektedir. Bu uzun süreli arşivlemenin e-Fatura çözümünü sunan firmaca karşılanabiliyor olması mükellefin bazı yatırımlardan uzak durabilmesini sağlayacaktır. E-Defter, e-İrsaliye, e-Konşimento ve benzeri belgelerin de ticari hayata dahil olacağı göz önüne alındığında, sadece e-Fatura değil bahsedilen bu belgeler ile ilgili çözümler geliştiren/geliştirme vizyonu olan bir firmayla çalışılması, tüm bu belgelerin yarattığı yeni ticaret hayatını tek bir noktadan takip edilmesi açısından yararlı olacaktır.
9- e-Defter nedir?
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan 1 numaralı e-Defter Genel Tebliği’ne göre e-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul ve/veya Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünü olarak tanımlanabilir. e-Defter sayesinde kağıt ortamdaki basım, tasdik ve saklama maliyetlerini ortadan kaldırmak, vergi uygulamalarını iyileştirerek gönüllü katılımı teşvik etmek, elektronik denetim için uygun altyapıyı oluşturmak ve yerleştirmek, uzaktan denetim yapılabilmesinin önünü açmak, uluslararası ortak bir dil ve denetim altyapısı oluşturmak mümkün olacaktır.
Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesini sağlayan sistemi kullanabilmek için bir e-Defter uygulamasına sahip olmak gerekir. Bu uygulama bazı mükellefler için e-Fatura’da olduğu gibi zorunlu kılınmıştır. 421 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile bu mükelleflere zorunluluk getirilmiştir. Bu tebliğe göre aşağıdaki özelliklere haiz olanlar e-Defter tutmak zorundadır:~
a) 04.12.2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
b) 06.06.2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. Bu firmalar aylık dönemler itibarıyla e-Defter oluşturmalı, 01.09.2014 tarihine kadar e-Defter’e başvurmalı, 31.12.2014 tarihine kadar ise en az 1 ayını yazdırmalıdır. Eski defterlere ise kapanış tasdiki yaptırılacaktır. Bilanço esasına göre defter tutan gelir vergisi mükellefleri ile anonim ve limited şirket gibi kurumlar vergisi mükellefleri oluşturdukları yevmiye ve büyük defterleri elektronik ortamda tutabilirler. Ancak serbest meslek erbabı mükelleflerin serbest meslek kazanç defteri ile işletme hesabı esasındaki mükelleflerin işletme hesabı defterlerini bugün itibariyle e-Defter şeklinde tutma imkânları mevcut değildir.
1 numaralı Elektronik Defter Tebliği’ne göre e-Defter yazılımı geliştirmek için, 397 numaralı VUK Genel Tebliği’ne göre e-Fatura uygulamasını kullanmak ve bu kapsamda mali mühür edinmek gerekmektedir. Bu çerçevede e-Defter uygulamasına dahil olan işletmeler, e-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcılara e-Fatura göndermek ve onlardan e-Fatura almak zorundadırlar. e-Defter uygulamasında portal, özel entegrasyon gibi kavramlar söz konusu olmayıp sadece entegrasyon yapılabilmektedir. eFİNANS, e-Defter müşterilerine e-Defter oluşturulması, arşivlenmesi ve sorgulanması hizmetlerini sunulmaktadır. e-Defterde kritik olan, defter kayıtlarınızın zaman ve değişmezlik damgasıyla mühürlenmesi ve GİB tarafından berat edinmesidir. e-Defteri, e-Defter beratını aldıktan sonra e-Defter uygulamasından geçirmek ve bu berata Gelir İdaresi Başkanlığı mührünü vurarak asıl mührü almak gerekmektedir. Aksi takdirde kanuni olarak oluşturulan e-Defter hiçbir hüküm ifade etmemektedir. e-Defter beratıyla birlikte mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanacaktır. e-Defter uygulaması için başvuruyu takiben e-Defter yazılımı almak gerekmektedir. e-Deftere geçişin 2014 yılı içinde tamamlanması gereği göz önüne alındığında, e-Fatura çözümü sunan firmanın e-Defter çözümü de sunabiliyor olması önemli oranda zaman ve kaynak tasarrufu sağlayacaktır.
e-Defter esasta e-Fatura için kullanılan alt yapıya benzer bir yapıdadır. e-Defter’de UBL’den farklı olarak veri formatı XBRL (extensible Business Reporting Language-Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili) olarak istenmektedir.~
Defterleri mükelleflerin kendi bilgisayar sistemlerinden oluşturduktan sonra elektronik defter oluşturmaya uyumlu yazılımlar aracılığıyla elektronik defteri üretip bu defterin elektronik defter beratı ile birlikte www.edefter.gov.tr adresindeki sisteme bağlanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mali mührü ile onaylattığı anda elektronik defter otomatik olarak oluşur. Dolayısıyla kağıt ortamda tutulan defterlere gerek kalmayacaktır. Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderdiğiniz berat bilgisi o defterin kimlik bilgilerinden ibarettir. Herhangi bir tutarsal veri içermemektedir yani ilgili defterin türü, dönemi, kimin tarafından oluşturulduğu gibi bilgileri tutmaktadır.
10- e-Defter akışı ne şekilde gerçekleşir?
Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratlarıyla birlikte muhafaza edilmek zorundadır. E-Defter ve beratlar, mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmelidir. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurtdışında muhafaza GİB açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.
Yakın bir gelecekte mükelleflerin beyanname hazırlamalarına gerek kalmadan bilanço, gelir tablosu gibi verilerin bir kısmı, BA/BS gibi belgelerin bütünüyle e-Fatura kapsamına geçen firmalar için ortadan kaldırılması mümkün hale gelecektir. E-Fatura ve e-Defter uygulamaları ülkemizde yaygınlaştıkça yakın gelecekte pek çok güncelleme gelecek ve bu güncellemeler kapsamında ticari belgelerin büyük bir kısmı elektronik ortamda oluşturulur, ibraz edilir duruma getirilecektir. Bu kapsamda mükelleflerin kendilerini bu sürece hazırlamaları gerekmektedir.
e-Defter kayıtları max 200 Mb büyüklükte dosyalar halinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilebilmektedir. Mükelleflerin buna dikkat etmesi gerekmektedir. Hali hazırda söz konusu dosyalar tek tek portal üzerinden iletildiğinden yüklü adette dosyası olan mükellefler bu dosyaları tek tek yükleyip, beratlandırıp daha sonra kendi sistemlerinde arşivlemelidir.
Tabloyu görmek için görsele tıklayın.
1- e-Fatura nedir?Türkiye’de 397 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu tebliğiyle hayata geçirilen ve 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamada olan e-Fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletişimin merkezi bir platform (Gelir İdaresi Başkanlığı-GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir. e-Fatura yeni bir belge türü olmayıp kağıt faturayla aynı hukuki niteliklere sahiptir.
e-Fatura Uygulaması, tanımlanan standartlara uygun e-Faturaların, taraflar arasında güvenli ve sağlıklı bir biçimde dolaşımını sağlamak amacıyla Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulan uygulamaların genel adıdır. Ticari firma olarak anonim şirket, limited şirket ve gerçek/şahıs şirketi statüsünde bulunan mükellefler e-Fatura uygulamasından yararlanabilmektedir. e-Fatura ile sistemde kayıtlı tüm kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir ve alınabilir. Gönderilen veya alınan e-Faturalar da bilgisayara veya arşiv izni olan kuruluşlara indirilerek elektronik ortamda muhafaza edilebilir ve istendiğinde ibraz edilebilir.
2- e-Fatura ticari hayata ne gibi katkılar getiriyor?
Saklandığı ve iletildiği ortam itibariyle e-Fatura çevre dostu olup kağıt tasarrufu sağlamaktadır. Ayda ortalama 1000 fatura kesen bir firma yılda 1200 ton karbon salınımını, 4 bin 800 ağacın kesilmesini, 15 bin litre atık su ve 156 bin litre sıvı atık oluşumunu engellemiş olur. e-Fatura düzenlemek satıcı için kağıt faturaya göre yüzde 57, alıcı için yüzde 62 daha fazla tasarruf sağlar.~
Geleneksel yöntemde faturanın oluşturulmasından ulaşmasına kadar ortalama 5 gün geçerken, e-Fatura sisteminde bu süre yaklaşık 22 saniyeye inmektedir. Ortalama basılı faturada maliyet Türkiye’de 6 TL kadar olup bu maliyete görünmeyen yönetsel ve işgücü maliyetleri de eklendiğinde e-Faturanın avantajı daha da yüksek seviyelere ulaşmaktadır. e-Fatura’nın dijital ortamda oluşu arşiv maliyetini azaltırken gerektiğinde ibraz sürelerini de kısaltmaktadır. Fatura kesiminden itibaren bütünlüğü korunan veri oluşu itibariyle anlık ve otomatik veri kaydıyla muhasebeye işleme ve ödemelerde hata ihtimalini en aza indirmektedir. Bu avantajla birlikte verinin işletmelerin sisteminde çoklu görüntülenebilme ve hızlı sirkülasyonu sayesinde faturaya ilişkin bilgiler anında kontrol edilebilir, doğrulanabilir durumdadır.
Online sistem üzerinden ret, onay ve iade yapılabildiği için anlık uyuşmazlık çözümlerine de yardımcı olmaktadır. Tüm bunlar şirketlerin tahsilat ve ödeme süreçlerinde hızlanma ve öngörülebilirliğe büyük katkılar getirmektedir. Firmaların ERP sistemlerine tam entegre olabilen e-Fatura, temel amaç olan en erken tahsilat ve en geç ödemeyi hataya mahal vermeden yaptırabilecektir. Böylece, işletmelerin tahsilat tarafından ihtiyacı olan temel unsur olan en erken ve uygun şartlarda ödemenin alınması, ödeme tarihlerinin yönetimiyle finansman ihtiyacı veya atıl hazır değerlerin en uygun şekilde değerlendirilmesi mümkündür.
Bugün Türkiye’de birçok kurumsal firma muhasebe sistemlerini hala tam entegre hale getirememiştir. Bu şekliyle finans birimleri nakit akışını yönetememekte, sadece ellerinden geldiğince verimliliği arttırmaya çalışmaktadır. Oysa e-Fatura sistemine geçişle birlikte ne kadar büyük olursa olsun finans birimleri kurumlarına gelen ve giden tüm faturaları tek bir ekranda görebilecek ve tüm nakit akışlarını günlük veya saatlik olarak yönetebilecekler.
e-Fatura ile geçilecek olan yapıda süreçlere dahil olan finans kuruluşlarıyla yapılacak işbirlikleri firmaların ödeme tarafından işletme sermayesi ihtiyacının daha iyi şartlarda karşılanmasını sağlayacaktır. İnternet portal ve mobil uygulamalar vasıtasıyla işletmeler bu tip ihtiyaçları anında ve finans kuruluşuna fiziken gitme zahmetine katlanmadan hızlı ve şeffaf şekilde yapabilir.
Dijital verinin temel üretim noktasında yaratılması ve alıcısının onayından geçirilerek ilerletilmesi her iki taraf için uzayan telefon konuşmalarıyla mutabakatları, düzeltmeleri, tahsilat gününde tahsilat/takibini süre ve iş gücü olarak azaltacaktır. Buradan edinilen tasarruflar işletmenin diğer faaliyetlerine yönlendirilebilir şekilde serbestleşecektir.~
Ülkemizde geleneksel ticari faaliyetin vazgeçilmezi haline gelmiş olan tahsilat günü telefonları ve işletmeleri zor duruma düşüren birçok durum e-Fatura sisteminde azaltılmış olacak, önümüzdeki yıllar içerisinde de ticaret daha şeffaf ve düzenli hale gelecektir.
e-Fatura ile denetim için harcanan masraf ve süre de azalacaktır. Dijital ortamlarda tutulan verilerin paket programlarla ön denetimden geçirilmesi gecikmeler veya basit hatalardan kaynaklanan vergi cezalarının önüne geçebilecektir. Ticari sırlarda önemli bir payı olan faturaların kurye ve posta gibi kişilerin müdahalesi ve gözlemlemesi mümkün süreçlerdense şifrelenmiş dijital ve merkezinde resmi kurum kontrolü de olan bir kanaldan akışının sağlayacağı katkı tutara çevrilemez.
e-Fatura’nın küresel dünyada bir önemli artısı da programlama dilinden kaynaklanan tercüme kolaylığıdır. Oluşturulan veriler dünyanın her yanında veriyi inceleyen kişinin elinde bulunan ulusal bir veri anahtarıyla anında istenen şekle bürünebilmektedir. Ülkemizde de UBL-TR formatı sayesinde kolaylaşan bu uygulamayla resmi kurumlar tarafından oluşturulan şablon, işletmeler arasında simultane bir tercüman gibi fayda sağlamaktadır.
Ticaret hayatında e-Fatura’nın etkileri, e-Fatura’nın ilerlediği ülkelerde açıkça görülebilir. Benelux ülkeleri bu alandaki liderler arasındadır. Belçika’da 35 bankanın katılımıyla yaratılmış olan Isabel platformu önemli bir örnektir. Bu platformda toplanan 100 bin kullanıcı elektronik ticaret işlemlerini sürdürürken anlık olarak istediği tüm bankalarla finansal ilişkiyi anında kurabilmektedir.
Sistem, işletmenin en iyi şartlarda finansmana ulaşmasını sağlamakta, aynı zamanda büyük işletmelerin önemli ihtiyaçlarından olan çalışanlar arası veri ve işlem yetkisini de yönetmektedir. Bu portalın ERP sistemleriyle de konuşabiliyor olması işletmelerin dahili sistemleri üzerinden birkaç tuşla finansal ve ticari dünyalarını anlık etkileşimle yönetmesini desteklemektedir. Benzer bir sistem Norveç’te eFaktura adlı uygulamada mevcuttur. İskandinav bölgesinde aktif olan bir şirkete ait bu uygulamada hem sadece e-Fatura alışverişi sağlayan servis sağlayıcıları hem de banka, leasing veya faktoring şirketleri dahil olabilmektedir.
3- Dünyada e-Fatura ne zaman ve nasıl kullanılmaya başlandı ?
İlk e-Fatura sistemlerinin gelişmesi telgraf ve teleksten daha karmaşık yapılara duyulan ihtiyaç ve gelişen bilgisayar işlem gücü neticesinde 1960’lı yıllarda EDI adı verilen şifrelenmiş elektronik veri transferi metodunun kullanılmasıyla başlamıştır.~
Ancak EDI’nin ilk dönemlerinde, metodunun geliştirme maliyetlerinin yüksekliği sebebiyle ancak çok büyük veya çok uluslu şirketlerde, coğrafi kısıtlar sebebiyle yetersiz kalan merkezi finans yönetimine çare olarak gelişmiştir. Bir diğer sorun da, EDI metodunun sadece firma içinde standartlaşması sebebiyle özel bir dil olarak gelişmesi ve dış denetim veya diğer şirketlerle gereken veri alışverişinde aynı dilden konuşulamaması olmuştur. Metot ancak bu maliyetleri dağıtmak ve iç süreçlerinde gelişen otomasyonu bozan dış kaynakları da standardize etmek için büyük firmalarca tedarikçilerinin veya bayilerinin bu sistemlere zorlanması sonucunda ilerlemiştir. Ancak karşımıza bu sefer de kendi standardını ticaret dünyasına ayrı ayrı direten birçok güçlü yapı çıkmıştır. EDI metodunun ABD’de standart bir şekle sokulması ancak 30 yıl öncesine ait bir gelişme olabilmiştir.
Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü (ANSI) tarafından oluşturulan bu standart, Birleşmiş Milletler tarafından oluşturulan UN/EDIFACT’e de öncülük etmiştir. Ancak tüm bu gelişmeler internetin önce askerî sonra da akademik alan tekelinden çıkıp kamuya yayılmasına kadar sadece kısıtlı çevrelerde etkili olabilmiştir.
Bu kısıtlılık günümüze değin bazı ara çözümlere de yol açmıştır. Teknolojik uygulamalarda lider ülkelerden ABD’de bu ara çözümlerden biri firmalara arşiv yönetimi amaçlı sunulmaktadır. Belge tarama üzerinden hareket eden bu sistemde, kağıt bazlı gelen faturalar arşivlerin dijitalleştirilmesi amacıyla taranmaktadır. Bu sistemlere gelen çok çeşitli kağıt faturalar öğrenen sistemlerce taranarak çeşitli faturalar dijital olarak kaynak planlama ve muhasebe yazılımlarına (ERP) otomatik olarak işlenebilir hale getirilebilmektedir. Bu çözüm için firmalar kendi sistemlerini pahalı geliştirmelerle kurmakta veya bu tip faturalara tarama yapan özel şirketlerden dış kaynak kullanmaktadır. Bu sistem firmaya arşivden bilgi çağırma ve otomasyon için güç sağlamaktadır. Ancak bu gücün temini için kapsamlı bir çalışma, hata yaparak öğrenen sistemlere yatırım gerekmektedir. Bu engel aşılsa bile firmanın karşısında halen en önemli sıkıntı olan arşivleme ve denetim unsuru çıkmaktadır. Bilgi dijitalleşse de basılı halinin resmiyetini taşımamakta veya basılı halinin ibraz yükümlülüğünü kaldırmamaktadır.
Değerlendirilmiş Satış Fişi Netleşmesi şeklinde tercüme edebileceğimiz Evaluated Receipt Settlement (ERS) adlı bir diğer ara çözümde, ödemeler sevk irsaliyesine dayanarak yapılmaktadır. Mal teslim alındığında sevk irsaliyesine dayalı kontrol yapıldıktan sonra ödeme yapılmakta ve fatura anlamında bu belge kullanılmaktadır. ABD, Kanada ve Avustralya gibi bazı ülkelerde görülen bu uygulamada fatura gerekliliği ortadan kalkmaktadır. Ancak denetim ve diğer açılardan bu metotta geleneksel faturada görülen basılı kağıdın V dezavantajları halen mevcuttur. Uygulama, ülkemizde geçerli bir yöntem değildir. Benzer biçimde Japonya’da büyük holdinglerin tedarikçilerine toplu~
ödemeleri için bir sistem mevcuttur. Kanban denilen Japon üretim sisteminin getirdiği anlık tedarik sisteminin hızlı olması gereğiyle yasal mevzuat aylık toplu faturalaşmaya müsaade eder bir yapıdadır. Kağıt israfı, ay sonu mutabakat, tedarik zinciri hızını düşürmeme açısından bakıldığında sistem faydalı bir yapıda olup esasında açık hesap faturalaşmadan farklı değildir. Tüm bunlarla beraber geleneksel sistemdeki hata riski ve kayıt girişine harcanan süreler açısından ek bir faydası mevcut değildir. Bu uygulama da ülkemizde resmi anlamda geçerli bir uygulama değildir.
e-Fatura uygulamaları dünyada gittikçe artmakta olup bu sistemlerde Şili, Danimarka, Finlandiya gibi ülkelerin oldukça ilerde olduğu görülmektedir. Kayıt dışı ekonomiden sıkıntılı Latin Amerika ülkelerinde sisteme zorlama en üst düzeyde olup e-Fatura tüm ticarette zorunludur. Avrupa örneklerini incelediğimizde ise devlet satın almalarının firmalar için önemi anahtar olarak görülmüştür. Norveç'te devlete kesilen faturaların e-Fatura olması günümüzde zorunludur. Avusturya, 2014'ten sonra devlete kesilecek faturalara e-Fatura olması zorunluluğunu getirecektir. Sisteme girişi zorlayıcı veya cezbedici birçok usul neticesinde 2010’da Avrupa'da kesilen 30 milyar faturanın 2.2 milyarı e-Fatura olmuş ve Avrupa'da e-Fatura adedi her yıl yüzde 40 artmaktadır. Türkiye’de ise EFKS olarak bilenen ara çözümle toplam 2.4 milyar e-Fatura kesilmiş olup bu sayı toplam kullanıcıların faturalarının yüzde 30’una tekabül etmektedir.
4- Türkiye’de e-Fatura sistemi nasıl işliyor?
Türkiye’de elektronik fatura konusunda iki uygulama mevcuttur: Bu uygulamalardan biri 2008 yılında Maliye Bakanlığı’nın izin verdiği bazı ulusal telekomünikasyon firmalarının aracılığıyla hayata geçirilmiş olan elektronik fatura sistemidir. EFKS adı verilen bu uygulama esasında hepimizin tanıdığı bir uygulamadır.
Elektronik posta hesaplarımıza telefon, internet hizmet faturaları PDF formatında ulaştırılabilmektedir. EFKS kurum ve kuruluşların düzenledikleri faturalarda bulunan bazı bilgilerin, belirlenen uygulama ve veri standartları çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarılması şartı ile faturalara ait ikinci nüshaların kağıt olarak saklanması zorunluluğunu ortadan kaldıran; ayrıca alıcılarına verilmek üzere hazırlanan birinci nüsha faturaların da güvenli elektronik imzalı dijital belge şeklinde oluşturulmasına imkan sağlayan pilot bir uygulama, geçici bir çözümdür.~
Uygulama pilot olarak kurulmasına rağmen bugün itibarıyla, Türkiye’deki faturalaşmanın yaklaşık yüzde 30’u bu kanaldan geçmektedir. EFKS, elektronik fatura gelişimi konusunda Türkiye’nin başlangıç adımı ve temel bir çözüm olarak kabul edilmektedir. Hem işletmelere (B2B) hem şahıslara yönelik (B2C) fatura tanzimini içermesi ve burada yapılandırılmamış format kullanılması ve sınırlı sayıda kullanıcının bu sisteme dahil olması sistemin denetimi açısından riskidir. Bu uygulamada faturalardaki bilgiler, alıcı tarafından muhasebelerine kağıt fatura almış gibi elle işlenmeli ancak ibraz açısından dijital hali e-imza içerecek şekilde tutulmalıdır. Bu yöntemdeki dijital saklanacak bilginin boyutu ve dijital arşiv taramasına müsaade etmeyen dosya tipleri oluşu mükellef tarafındaki en büyük dezavantajdır. Bu nedenle sistemin değiştirilmesi için Maliye Bakanlığı tarafından adımlar atılmıştır.
Ülkemizin geçtiği ikinci ve yeni e-Fatura sistemi, XML formatında ve UBL-TR sistemiyle standartlaşmış tanımlarıyla bu faturaların işletmelerin ERP yazılımlarına otomatik olarak bilginin girişi aşamasında insan hatasından arınmış bir kayıt kolaylığı getirmektedir. Bu yeni sistem, 397 No.lu VUK tebliğiyle (ve devamında değişiklikleri içeren 416, 421 ve 424 numaralı tebliğlerle) getirilen e-Fatura uygulamasıdır. Bu, elektronik ortamda gerçekleşecek ticari fatura sürecinin düzenlendiği uygulamadır. Uygulama, 05.03.2010 yılında yürürlüğe girmiştir. 2010 yılından bu yana bazı büyük perakende firmaları ve tedarikçi/bayi ağı bu sistemi gönüllü olarak uygulamaya başlamıştır.
28.06.2012’de yayınlanan 416 numaralı VUK Genel Tebliği’yle isteyen gerçek kişi ve mükelleflerin 5070 sayılı kanun ile getirilen elektronik imza ile e-Fatura uygulamasından yararlanmalarının önü açılmıştır. 14.12.2012 tarih ve 28497 sayılı Resmi Gazete'de yayınlanan 421 numaralı VUKGT'nin 3. Bölümü’nde e-Fatura zorunluluğu ile ilgili iki ayrı kriter getirilmiştir.
Bu kriterlerle 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden, 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari brüt 25 Milyon TL satış hasılatına sahip olan, 4760 sayılı ÖTV Kanunu’na ekli III sayılı listedeki malları (alkollü içecekler, kolalı gazozlar ve tütün mamulleri) imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari brüt 10 Milyon TL satış hasılatına sahip olan firmaların 01.09.2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvurması ve e-Fatura uygulamasına 01.01.2014 itibariyle geçmeleri zorunlu tutulmuştur. Bu tebliğle yaklaşık olarak 30 bin firma e-Fatura sistemine geçmek zorundadır.~
Ancak tüm bu adımlar arasında en önemlisi ve firmaların bu seviyede büyük bir değişikliğe ayak uydurmalarını kolaylaştıracak değişikliklerin sisteme özel entegratör adı verilen servis sağlayıcısı firmalar aracılığıyla girilmesinin yolunun açılmasıdır. 424 numaralı VUK Genel Tebliği’yle gelen yeniliklerden biri mükelleflerin özel entegratörlerin mali mühürlerini kullanarak imzalama yapmalarına imkan sağlanmasıdır. Yüksek sayıda faturanın güvenli bir şekilde dolaşabilmesini ve arzu eden firmaların mali mühürlerini firma dışına çıkarmama isteği bu düzenlemeyle karşılanmıştır. Dünyadaki örnekler temel alınarak Türkiye’de de özel entegratör firma imzasının kullanılabilmesine izin verilmiştir. Tüm bu yapı ile elektronik faturalama alternatif olmaktan çıkarılıp gelecek yıllarda asli faturalama haline gelecek bir yapıya kavuşturulmuştur.
5- Kağıt fatura ne zamandan itibaren devre dışı kalacak?
01.01.2014’ten itibaren diğer e-Fatura mükelleflerine düzenlenen faturalar kağıt fatura olamayacaktır. Diğer e-Fatura mükelleflerinden gelen faturalar elektronik ortamda gelecektir. Bir e-Fatura mükellefine kağıt fatura düzenlendiğinde kağıt fatura yok hükmünde sayılacaktır. Bununla birlikte bir e-Fatura mükellefine hem e-Fatura gönderilir ve sonrasında kağıt fatura da düzenlenirse kağıt fatura naylon fatura olarak kabul edilecektir.
Bu kullanıcılar arasındaki fatura alışverişi için iki faturalaşma senaryosu Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. Bu senaryolardan ilki olan temel faturada, klasik faturada olduğu gibi sadece faturanın gönderen sistemden alıcıya ulaşması durumu söz konusudur. Bu senaryoda firma kendisine gönderilen e-Fatura’da teknik (zorunlu alan eksikliği, veri bozulması, imza geçersizliği gibi) bir sorun yoksa e-Faturayı kabul etmek zorundadır. Elektrik, telefon, su, doğalgaz gibi kamu hizmeti olan birçok fatura kağıt ortamda da bu kabul zorunluluğu ile işlemektedir. Ancak e-Fatura mükelleflerince dikkat edilmesi gereken önemli bir husus, temel faturaların kendilerine herhangi bir satıcıdan gelebileceğidir. Gelir İdaresi Başkanlığı temel fatura kullanımı seçimini faturayı oluşturan mükellefin tasarrufuna bırakmıştır. Bu durum e-Fatura kullanıcılarının en verimli ve hızlı takip sistemlerini kullanması için önemli bir sebeptir.
Diğer senaryo olan ticari faturaya itiraz edilmesi, faturanın teyit edilmesi veya faturanın iade edilmesi gibi durumlara uygun şekilde, ilgili mesajın e-Fatura uygulaması içerisinden gönderilebilmesi amacıyla geliştirilmiştir. Kabul veya ret bildirimi yeni bir e-Fatura gönderilmesinde olduğu gibi imzalanarak iletilmeli ve arşivlenmelidir.~
Mesajlar, “application response-uygulama yanıtı” belgesi düzenlenerek iletilmektedir. Kabul ve ret şeklinde mesajların gönderilmesiyle ilgili açıklamalar, senaryolar kılavuzunda yapılmıştır. Bu durum mesajlarının takibi Gelir İdaresi Başkanlığı Merkez Uygulaması tarafından alıcı ve satıcıya iletilen mesajlarla yapılmaktadır. eFİNANS müşterileri tüm bu faturaların anlık olarak iletilme, onaylanma ve ret durumlarını yine anlık olarak uyumlu ERP sistemi, web arayüzü veya mobil arayüzden takip edebilmektedir.
6- e-Faturanın muhafazası nasıl yapılmaktadır?
Türk Ticaret Kanunu’na göre 10, Vergi Usul Kanunu’na göre 5 yıl elektronik faturaların saklanması mecburidir. Elektronik faturada e-Fatura’nın muhafaza ve ibraz yükümlülüğü mükellefin kendisine aittir. Başkanlıktan izin almış, 421 sıra numaralı tebliğde açıklanmış saklamacı kuruluşların sisteminde saklama yapılabilirliği konusunda bir düzenleme yapılmıştır. Bu firmalar özel entegratör olabilir veya ayrı bir saklama kuruluşu olabilir ya da ikisi birden olabilir. Anlaşma yapılması kaydıyla bu kuruluşlarda saklama yapılabilir. Saklama Türkiye sınırları içerisinde yapılmalıdır. Yurt dışında veya yabancı bir bulutta saklanması kanunen mümkün değildir. Yurt içinde saklama yapmak şartı ile yurt dışında ikincil bir arşiv tutulabilir.
Gelecekte elektronik fatura ile ilgili beklenen gelişmelerle mevcut halinde yurtiçi e-Faturalaşmaya imkan veren uygulamanın yurtdışı e-Faturalaşmayı da desteklemesi söz konusudur. Bu konuda pilot çalışmalar Gelir İdaresi Başkanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından başlatılmıştır. e-İrsaliye ile ilgili düzenlemenin de Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yakın bir dönemde yayınlanması beklenmektedir. e-Fatura uygulaması bankacılık sistemleri entegrasyonu ile e-Ödeme imkanını da sunacaktır.
7- e-Fatura sistemine nasıl dahil olunur?
e-Fatura ve kolaylıklarından yararlanmak isteyen firmaların www.efatura.gov.tr adresinden veya doğrudan GİB’e başvuru yapması şarttır. e-Fatura uygulaması 3 temel yöntemle yürütülmektedir.
1) GİB Portalı
Portal yöntemi, az sayıda fatura kesen/alan, küçük çaplı ve yeterli bilgisayar altyapısına sahip olmayan firmalar için kurulmuştur. Burada e-Faturalar, GİB’in web tabanlı portalı üzerinden manuel olarak elle giriş yapılarak düzenlenir ve yine gelen e-Faturalar da portal üzerinden alınır, lokal sisteme manuel indirilir. Portalde e-Fatura’nın güvenliğini sağlayan mali mühür ve imza platformu yani elektronik imzadır.~
Bir diğeri de fatura şemasını oluşturan standartlar bütünü platformudur. Bu üç yapının oluşmasıyla uygulamanın işlevselliği sağlanmaktadır. Mesajlaşma Platformu, Gelir İdaresi Başkanlığı’nca işletilen yazılımdır. Bu yapı güvenli ve sadece kayıtlı kullanıcıların içerisine dahil olduğu bir ağ şeklinde tasarlanmıştır. Bu ağdaki bağlantı yapısı entegratör firmalar ve özel entegratör firmalarla bağlantı sağlayanlar için web servis bağlantı modeliyle kuruludur. Bu sisteme Gelir İdaresi Başkanlığı Merkez Uygulaması adı verilmektedir. Buradaki bağlantı yöntemi GİB Portalı aracılığıyla sisteme entegre olunmasıdır. Kullanıcılar GİB Portalına bağlanarak oluşturdukları ve kendilerine gelen faturaları bu ağ üzerinden alıp gönderebilmektedirler.
Portalin en önemli kısıtı ise mükellef başına aylık 5 bin adet fatura trafiği sınırıdır. Portalde kullanıcılara arşivleme hizmeti de verilmekte, faturalar gelen kutuları hesabında tutulmaktadır. Ancak GİB’in bu faturaları uzun süreli tutması gibi bir durum oldukça zor görünmektedir. Mükellefler bu verinin arşivini kendi sistemlerinde tutmakla yükümlüdür.
2)Entegrasyon
Entegrasyon yöntemi, çok sayıda fatura kesen/alan orta ve büyük ölçekli firmalar için oluşturulmuştur. Burada, yeterli bilgisayar altyapısına sahip firmaların kendi bilgi işlem sistemleri Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura sistemi ile doğrudan entegre olarak çalışır. Bu yöntemde mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerini başkanlık sistemine web servis yöntemiyle bağlaması gereklidir. Entegrasyon yapacak mükellefin kendi yazılımını oluşturması veya hazır bir yazılımı kurması gerekmektedir. Bu yazılım içerisinde posta kutuları ve gönderici birimler mükellefin bünyesinde tutulmaktadır. Bu yazılımı oluşturanların GİB’e başvurarak yazılımı test ettirmeleri ve özel yazılı izinle sisteme kayıtlı kullanıcı olarak dahil edilmeleri gerekmektedir.
GİB, entegrasyon yöntemi ile bağlanan mükelleflerin sistemlerinin 7 gün 24 saat hizmet verebilir olmasını şart koşmaktadır ve 15 dakikada bir sistemleri sorgulamaktadır. Bilgi vermeden sistemini kapatmış olan mükellef önce uyarılacak, tekrarında e faturaları portale yönlendirilecektir. Bu durumda yüzlerce fatura işlemi olan mükellefler tek kullanıcıyla tüm bu faturaları işlemek zorunda kalacaklardır. Entegrasyon yazılımı her ne kadar çok fatura gönderen ve alan, BT altyapısı kuvvetli olan firmalar tarafından tercih edilebilir şeklinde görünse de GİB söz konusu mükelleflerin server konfigürasyonlarının ve güvenlik derecelerinin yakın gelecekte kuvvetlendirilmesini isteyebilecektir. Zira an itibarıyla çok basit konfigurasyonlar ve güvenlik seviyeleriyle sistem açılabilmektedir. Bu da içeride tutulan datanın güvenliğini tehdit etmektedir.~
3) Özel Entegrasyon
e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, e-Fatura uygulamasını özel entegratör aracılığıyla kullanmak istemeleri halinde özel entegrasyon izni almış şirketlerle bu konuda sözleşme yapmaları gerekmektedir. Entegrasyon sistemine ihtiyacı olan, 7/24 sistemlerini açık tutabilecek, çok sayıda fatura üretecek firmaların entegrasyon yöntemini kullanması geçerli bir yatırım sebebiyken mükellefin özel entegrasyon yöntemi ile sisteme girmesi pahalı başlangıç ve bakım maliyetlerinden uzak durulmasını sağlayacaktır.
8- e-Fatura’da iş ortağı seçerken nelere dikkat etmelisiniz?
e-Fatura’ya geçiş süreci 2010’dan bu yana devam etmekte olup bu süreç içerisinde çözüm sunan firma sayısı önemli oranda artmıştır. Bu artış e-Fatura çözümünü sunan firmayı seçerken titiz davranılması gereğini de beraberinde getirmiştir. Sürekli olacak bir işlem için çözümünü sağlayacak firma da sürekli olmalıdır. Süreklilik ise finansal ve organizasyonel olarak güç yani uzun vadede destek sunabilecek kaynaklar gerektirmektedir. İkinci olarak çözümü sunan firmanın GİB tarafından yapılacak olan mevzuat, tebliğ ve kapsam güncellemelerini ne kadar yakından takip ettiği ve çözümüne entegre ettiği önemlidir. Son olarak da e-Fatura hizmeti sunan firmayla olası anlaşmazlıkların nasıl çözüleceği değerlendirilmelidir. Zira bu durumda e-Fatura gönderemez veya alamaz hale gelebilirsiniz. Çözüm sunan firma eğer sadece e-Fatura çözümünü gönder-al modeliyle çalışmak üzere kurulmuş ve bu işten kâr elde etmek amacıyla var olmuşsa söz konusu firma beklediği kâra ulaşamadığında ya da e-Fatura çözüm hizmetini sunmaktan vazgeçtiği anda satış sonrası destek sorunları yaşanacaktır.
Firmanın e-Fatura çözümünü aktif kullanan referanslarının varlığı yukarıda belirtilen unsurlara haiz olup olmadığını gösteren temel bir göstergedir. Firmanın kurduğu sistem çalışan ve denenmiş, kanıtlanmış bir akış olmalıdır. Referanslar titizlikle incelenmeli, canlı sisteme geçmiş müşteri referanslarıyla görüşülmelidir. Yeni kurulan bir çözüm firmasıyla projelendirilen e-Fatura sistemi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın tanımış olduğu yasal sürede hazır hale gelmezse, mükellefin gecikmenin yanı sıra cezai yaptırımlardan da sorumlu olması söz konusudur.~
Firmaların en hassas bilgilerinden olan fatura verisinin nerede ve kim tarafından saklandığı da bir başka önemli konudur. GİB tarafından saklama izni gerekliliği yanı sıra hosting hizmetini kendi bünyesinde tutup tutmadığı, data center ve sunucularının kapasitesi, bu birimlerin nerede konuşlandırıldığı ve benzeri özellikli işlem hacimlerinin artmasının muhtemel olduğu ileriki dönemlerde kritik önem taşımaktadır. Bu öneme eş şekilde cevap verecek bir çözüm ortağı, çalışmanın sonlandırılması durumunda dahi, arşivin ve fatura verisinin güvenliğini sağlayabilecektir.
Yeni Türk Ticaret Kanunu gereği faturaların 10 yıl arşivlenmesi gerekmektedir. Bu uzun süreli arşivlemenin e-Fatura çözümünü sunan firmaca karşılanabiliyor olması mükellefin bazı yatırımlardan uzak durabilmesini sağlayacaktır. E-Defter, e-İrsaliye, e-Konşimento ve benzeri belgelerin de ticari hayata dahil olacağı göz önüne alındığında, sadece e-Fatura değil bahsedilen bu belgeler ile ilgili çözümler geliştiren/geliştirme vizyonu olan bir firmayla çalışılması, tüm bu belgelerin yarattığı yeni ticaret hayatını tek bir noktadan takip edilmesi açısından yararlı olacaktır.
9- e-Defter nedir?
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan 1 numaralı e-Defter Genel Tebliği’ne göre e-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul ve/veya Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünü olarak tanımlanabilir. e-Defter sayesinde kağıt ortamdaki basım, tasdik ve saklama maliyetlerini ortadan kaldırmak, vergi uygulamalarını iyileştirerek gönüllü katılımı teşvik etmek, elektronik denetim için uygun altyapıyı oluşturmak ve yerleştirmek, uzaktan denetim yapılabilmesinin önünü açmak, uluslararası ortak bir dil ve denetim altyapısı oluşturmak mümkün olacaktır.
Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesini sağlayan sistemi kullanabilmek için bir e-Defter uygulamasına sahip olmak gerekir. Bu uygulama bazı mükellefler için e-Fatura’da olduğu gibi zorunlu kılınmıştır. 421 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile bu mükelleflere zorunluluk getirilmiştir. Bu tebliğe göre aşağıdaki özelliklere haiz olanlar e-Defter tutmak zorundadır:~
a) 04.12.2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
b) 06.06.2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. Bu firmalar aylık dönemler itibarıyla e-Defter oluşturmalı, 01.09.2014 tarihine kadar e-Defter’e başvurmalı, 31.12.2014 tarihine kadar ise en az 1 ayını yazdırmalıdır. Eski defterlere ise kapanış tasdiki yaptırılacaktır. Bilanço esasına göre defter tutan gelir vergisi mükellefleri ile anonim ve limited şirket gibi kurumlar vergisi mükellefleri oluşturdukları yevmiye ve büyük defterleri elektronik ortamda tutabilirler. Ancak serbest meslek erbabı mükelleflerin serbest meslek kazanç defteri ile işletme hesabı esasındaki mükelleflerin işletme hesabı defterlerini bugün itibariyle e-Defter şeklinde tutma imkânları mevcut değildir.
1 numaralı Elektronik Defter Tebliği’ne göre e-Defter yazılımı geliştirmek için, 397 numaralı VUK Genel Tebliği’ne göre e-Fatura uygulamasını kullanmak ve bu kapsamda mali mühür edinmek gerekmektedir. Bu çerçevede e-Defter uygulamasına dahil olan işletmeler, e-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcılara e-Fatura göndermek ve onlardan e-Fatura almak zorundadırlar. e-Defter uygulamasında portal, özel entegrasyon gibi kavramlar söz konusu olmayıp sadece entegrasyon yapılabilmektedir. eFİNANS, e-Defter müşterilerine e-Defter oluşturulması, arşivlenmesi ve sorgulanması hizmetlerini sunulmaktadır. e-Defterde kritik olan, defter kayıtlarınızın zaman ve değişmezlik damgasıyla mühürlenmesi ve GİB tarafından berat edinmesidir. e-Defteri, e-Defter beratını aldıktan sonra e-Defter uygulamasından geçirmek ve bu berata Gelir İdaresi Başkanlığı mührünü vurarak asıl mührü almak gerekmektedir. Aksi takdirde kanuni olarak oluşturulan e-Defter hiçbir hüküm ifade etmemektedir. e-Defter beratıyla birlikte mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde saklanacaktır. e-Defter uygulaması için başvuruyu takiben e-Defter yazılımı almak gerekmektedir. e-Deftere geçişin 2014 yılı içinde tamamlanması gereği göz önüne alındığında, e-Fatura çözümü sunan firmanın e-Defter çözümü de sunabiliyor olması önemli oranda zaman ve kaynak tasarrufu sağlayacaktır.
e-Defter esasta e-Fatura için kullanılan alt yapıya benzer bir yapıdadır. e-Defter’de UBL’den farklı olarak veri formatı XBRL (extensible Business Reporting Language-Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili) olarak istenmektedir.~
Defterleri mükelleflerin kendi bilgisayar sistemlerinden oluşturduktan sonra elektronik defter oluşturmaya uyumlu yazılımlar aracılığıyla elektronik defteri üretip bu defterin elektronik defter beratı ile birlikte www.edefter.gov.tr adresindeki sisteme bağlanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mali mührü ile onaylattığı anda elektronik defter otomatik olarak oluşur. Dolayısıyla kağıt ortamda tutulan defterlere gerek kalmayacaktır. Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderdiğiniz berat bilgisi o defterin kimlik bilgilerinden ibarettir. Herhangi bir tutarsal veri içermemektedir yani ilgili defterin türü, dönemi, kimin tarafından oluşturulduğu gibi bilgileri tutmaktadır.
10- e-Defter akışı ne şekilde gerçekleşir?
Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratlarıyla birlikte muhafaza edilmek zorundadır. E-Defter ve beratlar, mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmelidir. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurtdışında muhafaza GİB açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.
Yakın bir gelecekte mükelleflerin beyanname hazırlamalarına gerek kalmadan bilanço, gelir tablosu gibi verilerin bir kısmı, BA/BS gibi belgelerin bütünüyle e-Fatura kapsamına geçen firmalar için ortadan kaldırılması mümkün hale gelecektir. E-Fatura ve e-Defter uygulamaları ülkemizde yaygınlaştıkça yakın gelecekte pek çok güncelleme gelecek ve bu güncellemeler kapsamında ticari belgelerin büyük bir kısmı elektronik ortamda oluşturulur, ibraz edilir duruma getirilecektir. Bu kapsamda mükelleflerin kendilerini bu sürece hazırlamaları gerekmektedir.
e-Defter kayıtları max 200 Mb büyüklükte dosyalar halinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilebilmektedir. Mükelleflerin buna dikkat etmesi gerekmektedir. Hali hazırda söz konusu dosyalar tek tek portal üzerinden iletildiğinden yüklü adette dosyası olan mükellefler bu dosyaları tek tek yükleyip, beratlandırıp daha sonra kendi sistemlerinde arşivlemelidir.
