1 yöneticiye kaç çalışan?

Özlem Aydın Ayvacı

Yaklaşık 40 yıl önce Amerikan otomotiv sektöründe organizasyonlarda oldukça hiyerarşik bir yapılanma vardı. Ford’da, fabrikada çalışan işçiden CEO’ya kadar uzanan 17 yönetim kademesi bulunuyordu. General Motors’ta fabrikasına göre 21 ya da 22 kademe söz konusuydu. Buna karşılık Toyota’da sadece 7 kademe vardı. Bir Toyota ustabaşısı doğrudan fabrika müdürüne rapor verirken bir Ford ustabaşısı fabrika müdürüne ulaşabilmek 3 kademeyi aşmak zorundaydı. Bu yapısıyla Toyota, üstün esnekliği, hızlı karar verme yeteneği ve düşük yönetim maliyetiyle Amerikalı rakiplerine karşı kesin bir üstünlük sağlıyordu. İşte Ford ve diğer otomotiv şirketleri yönetim kademesini azaltmaya ve yalınlaşmaya bu süreçte başladı. İş dünyasının önde gelen liderlerinden Jack Welch, CEO olduğunda General Electric’te (GE) 25 bin yönetici vardı. Welch, yürüttüğü yeniden yapılanma operasyonu sırasında, CEO ile bölüm müdürleri arasındaki kademeleri azaltarak 130 olan başkan yardımcılığı sayısını en aza indirmeye çalıştı. Kademe geçişlerini ise 4-6 basamakla sabitledi. Sadece bu şirketler değil. “Yöneticiye bağlı çalışan sayısı”, her dönem şirket yönetimlerinin öncelikli konuları arasında yer aldı. Bazı şirketler, yönetim yapılanmasında “hiyerarşi”, bazı şirketler ise olabildiğince “yalın ve yatay” organizasyonu tercih etti. Günümüzde bu iki yapının örneklerini sık görmek mümkün… Ancak çok sayıda şirket, özellikle dijitalleşme, yeni endüstri devrimi ve inovasyon çağında farklı yollar deniyor. Önemli bir kısmı ise yalın hiyerarşik yapılanmayı tercih ediyor. Bu da “yönetici sayısı” ve “kademe” düzeyini yakından etkiliyor.

RAPORLAYAN SAYISI ARTTI
Kendi sektöründe öncü rol oynayan 15 şirketi kapsayan araştırmamızda, son 5 yılda üst düzey ve orta düzeyde bir yöneticiye düşen çalışan sayısında yaşanan değişimi araştırdık. Sektöre ve kurum kültürüne göre değişmekle birlikte bazı şirketlerde bir yönetici başına düşen çalışan sayısı 300’ü aşarken bazılarında ise bu sayı 10’dan az. Capital’in araştırmasına katılan 15 şirketin 12’si son 5 yılda üst düzey yönetimde yönetici başına düşen çalışan sayısını artırdı. Sekiz şirkette ise orta düzey yöneticiye bağlı çalışan sayısı da önemli ölçüde arttı. Genel eğilim şirketlerin her geçen gün daha yalın organizasyonlara dönüşmek üzere çalıştığı yönünde. Global trendi LinkedIn Kurucusu Reed Hoffman şöyle anlatıyor: “Şirketlerin daha yenilikçi olabilmek için yaptıkları tercihler tamamen farklı örgütsel sonuçlara neden olabiliyor. Google ve Microsoft bu konuda ayrılan iki dev. Google çok düz kalmak istedi, öte yandan Microsoft ise çok fazla hiyerarşi inşa etti. Google’da üst düzey bir yönetici olmak için 8 direktörün kendisine rapor vermesi gerekiyordu, fakat bu konuda üst bir limit de yoktu. 10-15-20, hatta 100 doğrudan raporla orta yönetimi minimize ediyordu. Bir yöneticiye geleneksel yaklaşımı benimseyerek 8’den fazla çalışanı bağlamamak elbette yönetimsel anlamda daha verimli olurdu. Ancak Google düz bir yapı tercih ederek bu tür bir verimliliği feda etti. Böylece teknoloji gelişimi için son derece ciddi bir odaklanma sağladı. Microsoft ise klasik ve hiyerarşik bir yaklaşımı izlemeye devam etti.”

İDEAL SAYI VAR MI?
Peki bir yöneticiye bağlı olması gereken çalışan sayısında ideal bir rakam var mı? Saray Halı ve Saray Tarım İK Müdürü Tayfur Özlok, her organizasyonun ast sayısını saptarken kendi koşul ve durumuna göre işin tanımı, boyutu, karmaşıklığını dikkate alması gerektiğini belirtiyor. Özlok’a göre, bu sayı saptanırken, yöneticinin ve astların niteliği ve üst yönetimin karar alma süreciyle ilgili yaklaşımı da belirleyici olmalı. KPMG İnsan Kaynakları Direktörü Seçil Namruk, kendi uygulamalarından yola çıkarak ideal sayı konusundaki düşüncelerini şöyle ifade ediyor: “Yöneticiye doğrudan raporlayan çalışan sayısını etkileyen faktörler arasında, yöneticinin sorumluluk alanı, kıdem süresi, yönettiği organizasyonun içinde bulunduğu entegrasyon ve transformasyon gibi süreçler ve sorumlu oldukları teknik uzmanlık alanları bulunuyor. Bu kadar farklı değişken varken tek bir ideal raporlayan kişi sayısından bahsetmek doğru olmaz.” Alapala Grubu İnsan Kaynakları Müdürü Demet Özcan, bir yöneticiye bağlı çalışan sayısının pozisyondan pozisyona değişeceğini düşünüyor. Özcan, “Bu iş büyüklüğü, işin niteliği ile de ilgili bir durum. Düşünsel bir işte ve ilişki yönetiminin yoğun olduğu bir işte bu sayının çok artırılmasının doğru olduğu kanısında değiliz. Ancak standart bir iş sürecinde bu sayının artırılması doğal” diyor. ~HER ŞİRKETİN DURUMU FARKLI
Çoğu uzman bir yöneticiye bağlı çalışacak ideal çalışan sayısının her şirketin kendi yapısına ve dinamiklerine bağlı olarak değişebileceğini düşünüyor. Uludağ İçecek İnsan Kaynakları Müdürü Miraç Polatlı, kendi şirketlerindeki yaklaşımlarını “Bir yöneticiye az çalışanın bağlı olması bizler için daha verimli” diyerek anlatıyor. HRM Yönetici Ortağı Elif Ejdar Özel, iş dünyasının yalın organizasyon yapısını, daha az kademe ve daha az yönetici barındıran şekliyle daha çok tercih ettiğini belirtiyor. Artık çok yöneticiden daha çok verim alınır mantığının etkisini kaybettiğine dikkat çeken Özel, “Türkiye’deki bazı büyük şirketlerin nüfusu çok olmasına rağmen az yönetici ve az kadroyla organizasyon oluşturduklarını görüyoruz. Bu hem raporlama tarafındaki bilgi kirliliğini azaltıyor hem kadro enflasyonunun getirdiği hantallığı büyük oranda düşürüyor. Yapılan bir araştırmaya göre ise bir yöneticiye 7-11 kişi arasında çalışan bağlanması öngörülüyor” diyor. Reeder İK Danışmanı Begüm Coplugil, benzer fonksiyonlu pozisyonlarda bağlı çalışan sayısını artırdıklarını söylüyor ve “Çünkü yöneticinin iş yönetmeye daha az zaman ayırıp çalışanın eğitim gelişim ve motivasyonuna daha çok zaman harcamasını istiyoruz” diyor.

ALTERNATİF ESNEK HİYERARŞİ
Bazı şirketler esnek hiyerarşi tercih ediyor. Organizasyon yapısı olarak esnek hiyerarşiyi benimseyen şirketler de yöneticilere bağlı çalışan sayısını ihtiyaca göre artırıp azaltabiliyor. Bunlardan biri olan global tasarım şirketi I-AM’in global İK direktörü olan İpek Aslan, şirket kültürlerinin esnek bir hiyerarşiyi desteklediğini söylüyor ve yıllar içinde herkesin inisiyatif kullanabildiği bir yapıya dönüştüklerini belirtiyor. I-AM olarak Londra, İstanbul, Dubai ve Bombay ofislerinde operasyonlarını sürdürdüklerini belirten Aslan, “Yönetim yapımızın doğru şekillendirilmesi, insan gücümüzün doğru kullanılması ve işleyişin doğru yürüyebilmesi için de önem taşıyor. Klasik anlamda bir hiyerarşi yapımız yok, her bir çalışanımız süreçlere baştan sona dahil oluyor” diyor. UCB Pharma İK Direktörü Elçin Uzun, özellikle operasyonel ve satış pozisyonlarında ekip yönetimine ağırlık verildiğini söylüyor. Bu sayı ilgili departmanlarda yönetici başına 8-10 kişi olabilirken globale bağlı pozisyonlarda yönetici başına düşen çalışan sayısı 1-2 kişiyle sınırlı kalıyor. Uzun, esnek sistemlerinin detaylarını şöyle aktarıyor: “Burada verimlilik analizini yaparken her birim kendi içinde değerlendiriliyor. Perifer alan dağılımı, odak bölge dağılımı ve gerekli olması halinde örneğin lojistik ve operasyonel destek gerektiren konularda dış kaynak hizmeti veren şirketlerden de yararlanılıyor.”

DİJİTALLEŞME NASIL ETKİLEDİ?
Dijitalleşme süreci, raporlama ilişkilerini zayıflatırken ilişkide olunan kişi sayısını geometrik olarak artırıyor. Müşteriyle yakınlaşma stratejileri de tıpkı dijitalleşme fırsatları gibi organizasyondaki katmanları azaltarak yalınlaşırken doğrudan bağlı çalışan sayısını da artırıyor. Bu artışın her departmana yansıması farklı olabiliyor. Korn Ferry Hay Group Genel Müdürü Gökhan Toğrul, yaptıkları araştırmalara göre satış, operasyon veya üretim gibi fonksiyonlarda bağlı çalışan sayılarının diğer bölümlere göre gitgide arttığını söylüyor. Finans, İK, pazarlama gibi bölümlerde raporlama sayısının da matris organizasyonlarla arttığını ifade eden Toğrul, şöyle açıklıyor: “Bu grupta fonksiyonel anlamda satış, operasyon ve üretimdekilere göre daha az raporlayan pozisyon mevcut. Direktör veya yönetici başına 4-6 çalışan düşüyor. Ar-Ge, Ür-Ge, BT bölümlerinde doğrudan bağlı çalışan sayısının 8-10 arasında olduğu izlenirken matris yapılarla bağlı olunan yönetici sayısı bu tip bölümlerde daha fazla. Yani bir çalışan aynı anda proje lideri, kaynak planlama liderine de bağlı oluyor.” “Özellikle teknoloji, bilgi ve yönetim sistemlerindeki ilerlemeler yönetimin iyileşmesine imkan veriyor” diyen Aras Kargo İnsan Kaynakları Genel Müdür Yardımcısı Gökhan Ata Okutan, son 5 yılda şirketlerindeki yöneticilerin kontrol alanlarının nasıl değiştiğini şöyle anlatıyor: “Orta seviye yöneticilerimizde özellikle sahaya yakın olma ve çalışana dokunma hedefimiz kapsamında geçtiğimiz 6 yıl içinde yönetim alanında yüzde 15 iyileşme sağladık. Orta düzey yönetime bağlı çalışan sayısı 20’den 17’ye düştü. Son 5 yılda bir C seviye yöneticiye doğrudan bağlı ortalama 7 çalışan sayısı ise 13’e yükseldi. Böylece C seviyenin kontrol alanındaki kişi sayısı yönetim teorilerinin de kabul ettiği 8 ila 12 aralığına çok yakın bir seviyede etkin ve efektif bir hale geldi.”~SEKTÖRE ÖZEL RAKAMLAR
Her sektörün büyüme ve rekabet dinamiği farklı. Yıllar içinde değişen sektörel dinamikler yöneticilerin kontrol alanına giren çalışan sayısını da değiştirebiliyor. Son dönemde özellikle bankacılık sektörünün büyüme hızının yavaşlaması, şube sayısının azalması ve dijital bankacılık hizmetlerinin yayılmasıyla hem yönetici hem çalışan sayılarında önemli azalmalara yol açtı. HRM Yönetici Ortağı Elif Ejdar Özel, bu nedenle özellikle şube müdürlerinin daha az çalışanla hizmet vermeye devam ettiklerini belirtiyor. Penta Teknoloji İnsan Kaynakları Grup Müdürü Ayperi Atalay Cilvezoğlu, son 5 yılda zorlu bir süreç geçirdiklerini söylüyor. Altı şirketi bir araya getirdiklerini belirten Cilvezoğlu, “Toplam çalışan sayısı 800 kişiyken bugün aynı işi, dijitalleşmenin süreçlerimize kattığı verimlilikle yaklaşık 340 kişiyle gerçekleştiriyoruz. Bugün tüm yapımız 12 iş birimi üzerinde çalışıyor. Yapımızı iş birimlerine göre yönetmeye başlayınca dinamiklerimiz oldukça değişti. Farklı iş birimlerinde farklı gereksinimler doğdu. Matris organizasyon yapıları gerekti” diyor. Yalın ve süreçlerin net olduğu organizasyonların çok daha verimli olduğunu düşünen Cilvezoğlu, dijitalleşen dünyada bürokratik süreçler yerine yenilikçi, kolaylıkla değişip yenilenebilen, esnek, sade ve birbiriyle iş birliği içinde çalışıp fikir üreten, değer katan organizasyonlar yarattıklarını söylüyor. “Bu hem günümüz iş modellerinde çok daha etkin ve verimli hem yeni kuşak beklentileri için çok uygun” diyor.

RE-ORGANİZASYON YALINLAŞTIRDI
Şirketler bugün daha verimli ve daha yenilikçi olmak için yalın hiyerarşik sistemleri uyguluyor. Bu nedenle norm kadroların yapısını da ihtiyaçlara göre sürekli güncelliyorlar. Garanti Emeklilik de bu şirketlerden biri. Garanti Emeklilik Genel Müdür Yardımcısı Çağlayan Bakaçhan, bir C seviye yöneticiye bugün ortalama 6 kişinin raporladığını belirtiyor ve yaşanan değişim sürecini şöyle anlatıyor: “Şirketimizde çok yalın bir hiyerarşi yapısı benimsendi. CEO’ya raporlayan genel müdür yardımcıları, genel müdür yardımcılarına raporlayan birim ve bölge müdürleri ile onlara raporlama yapan yönetmen, yetkili ve bazı kadrolarda 5 basamaklı bir yapı var. 2011’de müdürlere raporlayan ortalama çalışan sayısı 3 iken, 2016 da bu sayı 4 civarında.” Mavi CHRO’su Can Yılmaz, 2011 yılında C seviye yöneticilere bağlı ortalama 46 çalışanları varken, 2016’da bu sayının 90 kişiye yükseldiğini belirtiyor. Orta düzey yönetimde ise bu rakamlar 5 yılda 161’den 390’a yükselmiş. Yılmaz, yöneticilere bağlı çalışan sayısındaki yükselişi şöyle açıklıyor: “2008’den bu yana istikrarlı olarak sürdürdüğümüz yüzde 30 ve üzerindeki büyüme rakamına paralel bugün dünyada 3.000’den fazla çalışanımız var. En verimli ve etkin organizasyon yapısı oluşturmayı hedefliyoruz. Bu nedenle her yıl norm kadroları bu doğrultuda revize ediyoruz.”

NEYİ YÖNETMEK ZORLAŞIYOR?
Pek çok şirket ve sektörde yöneticilere bağlı çalışan sayısı artıyor. Dijital iş modellerinin devreye alınması ise yöneticilere, çalışanların yönetiminde kolaylıklar yaratıyor. Ancak çalışanların bağlılık, motivasyon ve geribildirim alma ihtiyaçlarını yönetmek yöneticilerin işini daha zor ve karmaşık hale getirebiliyor. Egon Zehnder Yönetici Ortağı Murat Yeşildere, her yöneticiye bağlanacak çalışan sayısını artırmanın organizasyon için daha verimli olabileceğini söylüyor ama sakıncalarını şöyle anlatıyor: “Ancak yöneticiye bağlanan çalışan sayısından verimlilik elde etmeye çalışmak da, bunun analizini yapmak da bana anlamlı gelmiyor. Yöneticiye bağlanacak çalışan sayısı öncelikle yapılacak işin zorluk derecesi, karmaşıklığı ve organizasyonun ihtiyaçlarıyla orantılı olmak zorunda. Bu sebeple ideal sayılardan bahsetmek mümkün olamaz.” Yeşildere, bir yöneticinin liderlik kapasitesinin üzerinde çalışanı yönetmeye çalışmasının çıktıyı tehlike altına atarken, kişilerin de gelişimini yavaşlatan, hatta karmaşıklaştıran bir unsur olacağını söylüyor. Yeşildere, “Bu yüzden yöneticilerin optimize edilecek sayıda yöneticiyle çalışmasının sağlanması hem organizasyon hem bireyler için ideal uygulama olarak öne çıkıyor” diyor.~ORGANİZASYON BÜYÜRKEN ÇOĞALIYOR
ÖNDER ŞENOL / DE FACTO İK VE FİNANSTAN SORUMLU BŞK. YRD.
ARAŞTIRMALAR YOL GÖSTERİYOR
Yöneticiye bağlı çalışan sayısına karar verirken esas aldığımız konu bilimsel olarak yapılan araştırmalar ve “kontrol alanı” (span of control) diye tabir ettiğimiz o pozisyon için optimum yönetebilecek kişi sayısını belirleme çalışmaları. Bu sayıları ortaya çıkarmak için de iş analizi ve iş yükü analizi çalışmalarından faydalanıyoruz. Her bir yöneticiye bağlı kişi sayısını da bu çalışmalara göre netleştiriyoruz.
BAĞLI ÇALIŞAN ARTTI
2011 yılında üst düzey yöneticilerimize bağlı ortalama çalışan sayısı 3 iken 2016’da ortalama 6 kişi oldu. 2011 yılında orta düzey yöneticilerimize bağlı ortalama 4 çalışan vardı. 2016 yılında bu sayı ortalama 6 çalışan oldu. DÜZENLİ ARTIŞ DeFacto olarak son 10 yılda ciddi bir büyüme evresindeyiz. Organizasyon da buna paralel olarak büyüdüğü için üst düzey ve orta düzey yönetici çalışan sayımızda ve onlara bağlı kişilerin sayısında da düzenli olarak artış yaşanıyor.

AZALTMAYI TERCİH EDEN 2 ŞİRKET NE DÜŞÜNÜYOR?
Yapı malzemeleri sektörünün önemli temsilcisi Sika Türkiye ve Uludağ İçecek yönetici başına düşen çalışan sayısını neden azaltmayı tercih ettiklerini şöyle anlatıyor:
AŞIRI İŞ YÜKÜ RİSK YARATABİLİR
Sika Türkiye İK Müdürü Alper Erden, “Üst yönetim kademesine mümkün olduğunca az sayıda çalışan bağlamanın daha doğru olduğunu düşünüyorum. Aksi halde günlük rutin operasyonların içinde büyük resmi kaçırmak söz konusu olabiliyor. Ancak bu durumda da orta kademe yöneticilerin iş yükü fazlasıyla artabileceğinden, doğru delegasyonların yapılması önem kazanmaya başlıyor” diyor.
BİZİM İÇİN DAHA VERİMLİ
  Uludağ İçecek İnsan Kaynakları Müdürü Miraç Polatlı, son 5 yılda orta düzey yöneticilere bağlı ortalama çalışan sayısının 8’den 5’e düştüğünü belirtiyor. Polatlı, bu konunun her şirketin kendi yapısına ve dinamiklerine bağlı olarak değişebileceğini düşünüyor ve “İnsan kaynakları politikalarımız doğrultusunda kendi organizasyon yapımızda bir yöneticiye az çalışanın bağlı olması bizler için daha verimli. Her yöneticinin optimum çalışan sayısını yönetmesinin verimliliği artırdığı gözlemleniyor” diyor.

“YETKİNLİK ARTTIKÇA DAHA DA YALINLAŞIYORUZ”
ÖZLEM SALUR / ROCHE İLAÇ TÜRKİYE İK DİREKTÖRÜ
KONTROL ALANI GENİŞLEDİ
Şirketimizde 2011 yılında üst düzey yöneticilerimize doğrudan bağlı ortalama 5 çalışanımız vardı. 2016’da ise 7 çalışanımız var. 2011 ve 2016 yıllarında orta düzey yöneticilerimize doğrudan bağlı çalışan sayımız değişmedi. Son 5 yıldır orta düzey yöneticilere bağlı 5 çalışanımız bulunuyor. Üst düzey yöneticilere raporlayanların sayısındaki artış, bu yöneticilerin kontrol alanındaki genişlemeyi yansıtıyor.
YALIN ORGANİZASYON
2011’den sonra oluşan yeni pozisyonların dışında bir değişim olmadı. Üst düzey yöneticilere 78, orta düzey yöneticilere 203 kişi raporluyor. Bir yöneticiye daha az çalışan bağlamak mı daha verimli daha çok mu sorusuna yanıtım şöyle: Yöneticilerin liderlik yetkinlikleri arttıkça daha fazla çalışan bağlanarak daha yalın bir organizasyona gidilebilir.

“HİYERARŞİ AZALIYOR”
BETÜL ÇORBACIOĞLU / MERCEDES-BENZ TÜRK İK MÜDÜRÜ
EĞİLİM ARTIŞI GÖSTERİYOR
2011 yılında Mercedes-Benz Türk’te üst düzey yöneticilerimize bağlı olarak ortalama bire yedi oranında çalışanımız mevcuttu. 2016 yılında bu oran aynı şekilde korundu. Şirketimizde 2011 yılında orta düzey yöneticilerimize bağlı ortalama bire altı oranında çalışanımız vardı. 2016 yılında bu oranda artışların yaşandığını söyleyebiliriz. İş alanına ve fonksiyonuna bağlı olarak şirket içindeki hiyerarşi seviyesi azalıyor ve bir yöneticiye bağlı çalışan sayısında da artış eğilimi görünüyor.
POZİSYONA GÖRE DEĞİŞİYOR
Yönetici başına düşen çalışan sayısında şirket büyümesine bağlı olarak artış gözlemliyoruz. Bu durum tabii ki pozisyondan pozisyona da değişiklik gösteriyor. Operasyonel departmanlarda bir yöneticiye bağlı çalışan sayısı daha fazla oluyor. Yine mavi yakalı çalışanların çoğunlukta olduğu üretim ve servis departmanlarında da bir yöneticiye bağlı çalışan sayısı diğer departmanlara nazaran daha fazla.
ÇEVİKLİK SAĞLIYOR
Bir yöneticiye daha çok çalışan bağlamak, çalışanların işlerinde çok daha yetkin olmalarını gerektiriyor. Yetkin çalışanların varlığı hiyerarşide seviyenin azalmasıyla birleşince hızlı karar almanın ve çevik bir organizasyon olmanın da önünü açıyor. Bu aynı zamanda çalışan motivasyonunu da pozitif yönde etkiliyor.