Bölünmenin yeni faturası

Stanford Üniversitesi’nin yaptığı araştırmaya göre ofis çalışanları, her 3 dakikada bir işe ara vermek zorunda kalıyor. Açık ofis ortamının getirdiği “kaotik” ortam, cep ve iş telefonları, e-mail gibi unsurlar bu bölünmenin ana nedenleri... Öyle ki istatistiklere göre 1 günde 100 e-mail okumak, bir iş gününün yarısını alıyor. Toplantı sırasında iPad, iPhone gibi tablet ve akıllı cihaz kullanımı, verimliliği azaltıyor. Tüm bunlar ise her yıl 759 milyar dolarlık kayıp anlamına geliyor. İşte bu nedenle bugünlerde tüm şirketler, çalışanlarının daha az bölünmesi için neler yapılabileceğine kafa yoruyor. Bu konuda ilginç çözümler bulanlar da var... İstatistiklere göre bir günde 100 e-mail okumak,  iş gününün yarısını alabiliyor. İş yeri telefonlarına her saat bakmak, uyku sorunu yaratıyor. Açık ofisler ise işbirliğinin sağlanması açısından iyi bir yöntem olarak düşünülse de aslında durmaksızın havadan sudan konuşmaya ya da dedikodu ortamı yaratılmasına neden oluyor. Toplantı sırasında iPad, iPhone gibi tablet ve akıllı cihazların kullanımı ise verimliliği düşürüyor. Sadece bu kadar da değil... İşle ilgili son dakika ricaları, ortam müziği, televizyon, e-mail alarmı, telefon zili, diğer insanların yaptıkları telefon konuşmaları, sesli fotokopi, mekan dışından gelen çeşitli çevresel gürültüler de çalışanların dikkatini dağıtan etkenlerden.... Stanford Üniversitesi’nin yaptığı araştırmaya göre, bu gibi nedenlerden ofis çalışanları her 3 dakikada bir bölünüyor. Bu bölünmeden sonra da çalışanların tekrar işe dönmesi 23 dakikayı buluyor. Salary.com’un araştırması da iş gününün yüzde 64’ünün dikkat dağıtan etkenler nedeniyle bölündüğünü ortaya koyuyor.

Tabloyu görmek için görsele tıklayın.
BÖLÜNMEYİ YÖNETMEK ÖNEMLİ!
Yönetim uzmanlarına göre, yeni dönemin şirket ortamında “bölünmeyi yönetmek” önemli... Şirketler de bu nedenle iş ortamında çalışmayı engelleyebilecek konulara kafa yorup buna çözüm bulmaya çalışıyor. Institute for Coaching’in kurucularından yönetim danışmanı Meredith Haberfeld, bölünmeyi yönetmenin yeni dönemde şirketlerin en önemli sorunlarından biri olduğunu söylüyor ve ekliyor: “Yaşamda olduğu gibi işte de engellemelerle karşılaşıyoruz. Burada önemli olan bu durumu insanların yönetmesini sağlamak.~
Çalışanlar zamanını doğru yönetirse bu durumun önüne geçebilir. Çalışanların en zor işlerini ilk bir saatte yapması iyi bir başlangıç olacaktır.” Kariyer koçu Phyliss Mufson ise tüm şirketleri çalışanlarını daha az bölecek ortamlar yaratmaları konusunda uyarıyor. “Eğer çalışanlar çok fazla engellenirlerse bu durum, odaklarını ciddi şekilde dağıtır, performanslarını düşürür ve stres seviyelerini artırır” diye konuşuyor. “From Graduation to Corporation” kitabının yazarı Andy Teach, iş yerinde dikkat dağıtan unsurların beynin yorulmasına neden olduğunu söylüyor, “Asıl sorun engellenmek değil, bu engellenmelerin çok fazla zaman alıyor olması” diye devam ediyor.

TOPLANTI VERİMLİLİĞİNE DİKKAT
Çalışanların dikkatinin dağılmasının şirketlere oldukça yüklü bir maliyeti de var. Speech Privacy Systems’ın yaptığı bir araştırmaya göre çalışanların iş yerinde bölünmesi, her yıl 759 milyar dolarlık verimlilik kaybı yaratıyor. Bu nedenle şirketler, odaklanmayı sağlamak için birtakım önlemler alıyor, Örneğin eBay, önemli toplantılara çalışanların herhangi bir cihaz getirmesine izin vermiyor. Şirket yetkilileri, bu şekilde toplantıların daha verimli geçtiğini söylüyor. Atos yönetimi ise çalışanların her gün 2 saatini e-mail’lerini düzenlemeye çalışarak geçirdiğini fark ettiği anda, şirket içi e-mail’leşmeyi sonlandırmaya karar verdi. Bazı şirketler ise yasaklama yerine farklı uygulamalarla bu durumun önüne geçmeye çalışıyor. Web’de dolaşmanın yaratıcılığı artırdığını ve iş yerindeki monotonluğun seviyesini düşürdüğünü düşünen Intel de bu şirketler arasında, 14 bin çalışanı olan dev şirket, çalışanlarının haftada birkaç iş saatini yaratıcı düşünceye ayırmasını istiyor. Bu zaman diliminde de çalışanlar e-maillerine cevap vermiyor, toplantılara katılmıyorlar. Türkiye’de de son dönemde pek çok şirket bu tür önlemler alıyor. Anadolu Sağlık Merkezi Pazarlama ve Kurumsal İletişim Müdürü Didem Derindere, toplantı sayılarını azalttıklarını ve özellikle şirket içindeki toplantı saatleri kısıtladıklarını söylüyor. “Ayrıca, toplantılarda gerekmediği sürece bilgisayar, telefon gibi araçların kullanılmamasına özen gösteriyoruz” diye konuşuyor.

OFİSLERDE YENİ DÜZEN
Ofis ortamının yarattığı karmaşadan çalışanları korumak isteyen şirketler de çalışma alanlarını yeniden düzenliyor, Akçansa, çalışanların öneri ve beklentilerini dikkate alarak geçtiğimiz yıl merkez ofisini taşıdı. Yeni binaya taşınırken ofis ortamında odaklanmayı zorlaştıran, dikkati dağıtan bazı unsurları da minimize etmeye çalıştıklarını belirten Akçansa Genel Müdür Yardımcısı Hakan Timur, “Buna ofis ortamımızda kullanılan renklerden, masa ve toplantı odaları düzenine, ışıklandırmadan teknik altyapıya kadar pek çok hususta dikkat etmeye gayret ettik” diyor.~
Gefco da çözümü ofis ortamını yeniden düzenlemekte bulan şirketlerden... Gefco Türkiye İnsan Kaynakları Müdürü Yasemin Uygun, oturma düzenini belirlerken departmanların iş verimliliklerini etkilemeyecek şekilde bir planlama yapmaya çalıştıklarını ifade ediyor, “Müşteriyle sürekli iletişimde olan kişiler için farklı bir yer planlaması yaparak, diğer kişilerin sesten etkilenmesini en aza indirdik. Yapmış olduğumuz uygulamalarla iş verimliliği ve kalitesinin arttığını, gereksiz zaman kayıplarının belli ölçüde önlendiğini düşünüyoruz” diye konuşuyor.

SOSYAL MEDYA KISITLANIYOR
Birçok şirket, sosyal medya kullanımının işte verimliliği olumsuz etkilediğini düşünüyor, Aras Kargo İnsan Kaynaklarından Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Gülçin Poyraz, son yıllarda yapılan verimlilik çalışmalarında çalışanların mesai saatleri içinde önemli bir süreyi sosyal medyada geçirdiklerinin ortaya çıktığını söylüyor. Bu nedenle de şirket genelinde sosyal paylaşım sitelerine çalışılan bilgisayardan erişimin kısıtlandığını belirtiyor. Graniser Seramik de mesai saatleri içinde Facebook, Twitter ve internet oyunları gibi sosyal iletişim ağlarına girişi engellemiş durumda. Graniser Seramik İK Müdürü Hüseyin Karaduman, çalışanların bu tür önlemlerden hoşlanmadığını ancak bu önlemlerin verimliliği artırdığını ifade ediyor. Hugent Satış Direktörü Çağlan Ünal Üzümcü de “Kişisel sosyal paylaşım sitelerinin kullanılmamasını tercih ediyoruz. Buraları iş saatleri içinde kullanmak, çalışanın sosyal hayatının da iş ortamına taşınması anlamına gelebiliyor” diyor. Kiğılı, TNT, Yeşim Tekstil ve DHL Express gibi birçok şirket de sosyal medyaya erişimi engelliyor. DHL Express Türkiye yetkilileri, “Şirketimizde internet kullanımında kota uygulamasıyla iş yerinde bir verim kaybı yaşanmasının önüne geçmiş oluyoruz” diyor. Yeşim Tekstil yetkilileri ise şirkette sadece sosyal medyayı yöneten kişilerin bilgisayarlarında sosyal medya erişiminin mümkün olduğunu belirtiyor.

ZAMANI NASIL YÖNETMELİ?
Zaman yönetimi de şirketlerin üzerinde hassasiyetle durduğu konulardan... Bu nedenle çalışanlara sürekli eğitimler düzenleniyor. Dikkat dağıtıcı unsurlara karşı çalışanların zaman yönetimiyle bu durumun üstesinden gelmeleri bekleniyor. BASF Türkiye, Ortadoğu ve Kuzey Afrika Bölgesi İnsan Kaynakları & İdari İşler Direktörü Jürgen Zier-ke, “Çalışanlar için huzurlu ve saygılı bir çalışma ortamı yaratmak ve zamanı iyi yönetmelerine yardımcı olmak için eğitimler düzenliyoruz” diyor. Yeşim Tekstil, çalışanlarına zaman yönetimiyle ilgili eğitimler aldırarak iş planı yapmada ve öncelikleri belirlemede şirkette ortak kültür yaratmaya çalışıyor. Vodafone Türkiye Yetenek Geliştirme Direktörü Bülent Bayram, çok sık toplantı yapılması, e-maillerin yoğunluğu ve günlük operasyonel işler nedeniyle çalışanların işleri zamanında tamamlayamadığı durumların ortaya çıktığını söylüyor ve ekliyor: “Çalışanlarımızı, operasyonel günlük iş dengesiyle uzun vadeli stratejik önem taşıyan işleri önceliklendirerek, her ikisine de doğru zamanı ayırmaları konusunda yönlendiriyoruz” diye konuşuyor.~ Rodimood ise çalışanlarının odağının dağılmaması için bir çalışanın birden çok projede çalışmasını engelliyor. Teleperformance, çalışanların kendilerine aylık ve günlük hedefler koyarak çalışmasını teşvik ediyor. Şirket yetkilileri, bu şekilde bireylerin zamanlarını bir uyarı mekanizması olmadan daha etkin kullanabildiklerini ifade ediyor.

TEK SUÇLU TEKNOLOJİ DEĞİL
Dikkat dağıtan unsurların çoğunlukla teknolojik gelişmelerden kaynaklı olduğu düşünülüyor. Oysa araştırmalar gösteriyor ki tek suçlu teknoloji değil. Öyle ki dikkat dağıtan süreçler kimi zaman işin kendi niteliğinden de kaynaklanıyor. Harmon.ie’nin yaptığı bir araştırmaya göre Amerika’da insanların yüzde 33’ü kendilerine verilen işin zorluğu nedeniyle bir türlü odaklanamıyor. Bu durum, onların dikkatlerinin dağılmasına neden oluyor. Yüzde 25’lik bir kesim ise yaratıcı düşünmek için zaman ayıramamaktan şikayetçi. Şirketlerinin böyle bir ortam sunmadığı için mevcut projeleriyle ilgili bile yaratıcı fikir geliştiremediklerini belirtiyorlar. Harvard Business School profesörlerinden Teresa Amabile, insanları en iyi performanslarında çalışmaya motive etmenin yaratıcı bir çalışma için hayati önem taşıdığını söylüyor. “Zihnini bir soruna konsantre edemeyen bir çalışanın mükemmel bir sonuçla ortaya çıkma ihtimali oldukça zayıftır” diye konuşuyor. Yönetim danışmanı Ali Özgenç de yaratıcılığın ortaya çıkabilmesi için özgür ortamların yaratılması gerektiğini söylüyor. “Büyük fikirlerin su yüzüne çıkabilmesinin önündeki engellerden biri şirketlerdeki bağışıklık sistemleri” diye konuşuyor. Araştırmaya katılan çalışanların yüzde 10’u ise gerçekçi olmayan deadline’lar nedeniyle işlerini bitirmekte zorlanıyor. Bu durumun işi yetiştirme stresini beraberinde getirdiğini ve dikkatlerinin dağılmasına neden olduğunu belirtiyorlar. Araştırmaya katılanların yüzde 21’i farklı kaynaklardan gelen bilgi yüklemesi nedeniyle odaklanmakta zorlandığını kabul ediyor.

PERFORMANSA DAYALI SİSTEMLER ARTMALI"
ALPER ARIDURU / FORTUNE DANIŞMANLIK
NEGATİF UNSURLAR
Her geçen gün çalışma ortamlarında dikkati dağıtan unsurlar artıyor. Bunda teknolojik gelişmelerin ve açık ofislerin etkisi çok büyük. iş yaşamında hatta özel hayatımızda e-postalarımız çok büyük yer tutuyor. Sosyal medya araçları da pek çok konuda takip odaklarımızı oluşturduğundan zamanımızın büyük bölümünü alıyor. Aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışmak ve uzun süren toplantılar da verimlilik ve performans üzerinde negatif etki yapıyor.~
ZAMAN PLANLAMASI
Bu durumda şirketler performansa dayalı çalışma sistemlerini artırmalı, verimliliğe, iş sonuçlarına ve performansa göre iş süreçleri belirlemeli. Bu da beraberinde kişileri kendi zaman planlamalarını etkin bir şekilde yapmaya zorlayacak ve kişiler oluşan engelleri kendi kendine yönetmek ve etkilerini minimum seviyeye ulaştırmaya çalışacak. Şirketler, teknolojinin verimli kullanılması, zaman planlaması, e-posta yönetimi ve iş yerinde saygı konularında çalışanlarına küçük seminerler verebilir.

“POLİSİYE ÖNLEMLER İŞE YARAMAZ"
MURAT YESİLDERE / EGON ZEHNDER INTERNATIONAL YÖNETİCİ ORTAĞI
ÖNCELİKLER KONUSU
Gelişen teknoloji ve iletişim kanallarının çeşitlenmesi, çalışanların dikkatlerinin dağılması için de birçok sebep yaratıyor. Özellikle sosyal medya yeni neslin hayatında giderek büyüyen bir yere sahip oluyor. Bu durum, şirket sahiplerini ve yöneticilerini "önceliklerin ne olduğu” konusunda düşünmeye sevk ediyor.
POLİSİYE ÖNLEMLER
Şirketlerin sıklıkla "polisiye” önlemlerle çözüm aradığını görüyorum. Yani belli seviyelerde sosyal medyaya ofis içinden ulaşımı kısıtlayabiliyorlar, Internet üzerinden sadece onaylı adreslere ulaşım sağlıyorlar. Bence bu tip önlemler, özgürlüğü kısıtladığı gibi teknolojinin sağladığı imkanlardan yararlanmamayı da beraberinde getiriyor. Motivasyonu düşürmesi de cabası.
TEK DOĞRU ÇÖZÜM
Bence her konuda olduğu gibi tek ve doğru çözüm, doğru insanların seçilmesi ve doğru yönlendirilmesi. Kurallar özgürlükleri kısıtladığı için motivasyonu ve verimliliği azaltacaktır. Bu yüzden olabildiğince kuralları asgaride tutma taraftarıyım. içselleştirilmiş değerler silsilesi performansı her anlamda artıracaktır.

BÖLÜNMENİN RAKAMSAL KARŞILIĞI
1- Harmon.ie’nin araştırmasına 1 göre çalışanların yüzde 45'i bölünmeden ancak 15 dakika çalışabiliyor.
2- Yüzde 53’ü ise gün içinde en azından 1 Saat bölündükleri için çalışamıyor.
3- Stanford Üniversitesi’ne göre, ofis çalışanları her 3 dakikada bir bölünüyor. Bu bölünmeden sonra da çalışanların tekrar işe dönmeleri 23 dakikalarını alıyor.
4- Salary.com’un araştırması da iş gününün yüzde 64’ünün dikkat dağıtan etkenler nedeniyle bölündüğünü ortaya koyuyor.~
5- ABD’de çalışanların iş günlerinden 1 Saat kaybetmeleri, çalışan başına 5 yılda ortalama 10 bin 375 dolarlık maliyet oluşturuyor.
6- İstatistiklere göre bir günde 100 e-mail okumak, o iş gününün yarısını alabiliyor.
7- “Online kompulsif bozukluk” nedeniyle 3 insandan 2'si, dijital ortamda başkasıyla iletişim haline geçmek için yüz yüze görüşmesini bölüyor.
8- Amerika’da şirketlerin yaklaşık 3'te 2'si dijital bölünmeleri engellemek için araçlar geliştirmeye çalışıyor.
9- Speech Privacy Systems’ın araştırmasına göre, çalışanların iş yerinde bölünmesi, her yıl 759 milyar dolarlık verimlilik kaybı yaratıyor.