"Defter Kapamada Süre 1 Güne İniyor"

Satış, tahsilat, ödemeler, maliyetler, persanel giderleri, krediler ve diğer işlemler… Şirketlerde bütün işlemleri gerçekleştirip, sonuçları tam olarak görebilmenin zamanı sürekli geriliyor. Bir za...

17 TEMMUZ, 20150
Paylaş Tweet Paylaş
Defter Kapamada Süre 1 Güne İniyor
Satış, tahsilat, ödemeler, maliyetler, persanel giderleri, krediler ve diğer işlemler… Şirketlerde bütün işlemleri gerçekleştirip, sonuçları tam olarak görebilmenin zamanı sürekli geriliyor. Bir zamanlar 1 aydan fazla olan bu süre, 20-25 güne kadar indi. Ancak, “hız” unsurunun bu kadar öne çıktığı bir dönemde, şirketler daha da kısa sürenin peşinde. İşin çözümü ise teknolojiden geçiyor. Teknolojiyi iyi kullanıp, “e-dönüşüm” sağlayan şirketlerde “defter kapama” süresi 1 güne kadar iniyor.  
 
Bill Gates, “Business @ the Speed of Thought: Using a Digital Nervous System” adlı kitabında şu önemli saptamayı yapıyordu: “Eskiden kuruluşlar kötü habere yavaş tepki vermek zorunda kalıyordu. Yöneticiler çoğu zaman sorunlar ciddileştikten sonra durumun farkına varabiliyorlardı. Bir sorunla uğraşmaya başlamadan önce dosyaların karıştırılıp kağıtların aranması ya da bir bilenin bulunması gerekiyordu. Dağınık bilgi parçacıklarını bir araya getirebilmek ve sorunun bütününü görebilmek imkansızdı.”  
 
Ona göre, kötü haberleri ilgili birimlere ulaştırmak dijital sinir sisteminin görevi. Bu yeni yöntemle kötü giden satışları, zararı, stoklardaki değer kaybını, ürünlerin zarara satılmasını ve kardaki düşüşü anında görmek mümkün. Eskiden bu bilgilere ulaşmak için şirketler ve yöneticiler Bill Gates’in de dikkat çektiği gibi uzun zaman beklemek zorunda kalırdı. Bu bilgilere günlük olarak ulaşılamadığı gibi günlük defter kapatmak da mümkün değildi. Yani, şirketlerin günlük performanslarını analiz etmeleri neredeyse imkansızdı.  
 
Bilgi sistemlerine yapılan yatırımlar defter kapama sürelerini güne, hatta bir tuşa basma süresine indirdi. Yani defter kapamada “sanal kapama” dönemi başladı. Artık, iyi ve kötü haberler bilgi teknolojileri sayesinde anlık olarak takip ediliyor, analizler yapılıyor. Kötü giden noktalara ise hemen müdahale ediliyor.  
 
Vestel Anlık İzliyor  
 
Dayanıklı tüketimde geniş bayi ağı nedeniyle satış ve kârın takibi gerçekten çok zor. Eskiden bu takipler 10-20 gün içersinde yapılabiliyordu. Ancak, teknolojik gelişmeler bu sektörü de değiştirdi. Artık, takipler anlık yapılıyor.  
 
Sektörün önemli oyuncularından Vestel, bayilere yapılan satışları anlık olarak izliyor. SAP üzerinde ürün maliyetleri her harekette hesaplandığından, fatura kesildiğinde satış tutarı ve maliyeti hesaplanabiliyor. Bu nedenle toplam satış tutarı ve ürün maliyeti anlık olarak bulunabiliyor. Ancak, bunların dışındaki reklam gibi diğer maliyetlerin de hesaba dahil edilebilmesi için faturaların toplanması bekleniyor ve aşağı yukarı ayın kapanışının ardından 1 hafta içerisinde gerçek kâr hesaplanabiliyor.  
 
Vestel Tüketici Hizmetleri, Servis ve Operasyondan Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Timur Tuncer, SAP öncesinde daha detaylı işlemler yaptıklarını söylüyor. Geçmişte ay sonlarında toplam satış adetleri, satış tutarları, aylık stoklara ürün giriş adetleri ve tutarları, diğer giderler ayrı ayrı hesaplanıyor sonra kârlılık bulunuyordu. Bu durumda satış bazında tutar, satış maliyeti karşılaştırması yapmak mümkün olmuyordu. Yapılan yatırım her türlü işlemi kolaylaştırırken, bilgilerin analizini de basitleştirdi.  
 
Arçelik Bayi Takibinde  
 
Satışları ve kârlılığı eş zamanlı takip eden şirketlerden biri de Arçelik… Şirket, 2002’de aldığı bir kararla, Arçelik ve Beko bayilerinden oluşan 5 bin satış noktasındaki işlemlerin elektronik ortamda ve anında yapabilmesi amacıyla bir proje oluşturdu. Geçen haziranda bir grup bayiinin altyapı işlemlerinin tamamlanmasıyla, elektronik ortamda çalışmalar başladı. Bu çalışma bittiğinde şirket, tüm satış noktalarındaki işlemlerin tamamını internet üzerinden yapabilir duruma gelecek.  
 
Arçelik Pazarlama ve Satış Grup Direktörü Şirzat Subaşı, “Geliştirilen bu proje ile bayilerimiz, istedikleri gün ve saatte, hatta aynı dakikada defter kapatma olanağına da sahip oldu. 4 yıldır bayilerimize bilgisayar altyapısı oluşturulması için gerekli desteği veriyorduk. Bu nedenle, defter kapatma işlemleri şimdiki gibi anında olmasa bile gene de kısa bir sürede tamamlanıyordu” diye anlatıyor.  
 
Bu proje Arçelik’e 1.5 milyon Euro’ya mal oldu. Bütün stoklar ve satış aynı anda görülebildiği için stok maliyeti azaldı. Aynı zamanda bayi hareketlerini anında izleme olanağı sağlandı.  
 
Marshall’da Süre 3 Gün  
 
Boya pazarının güçlü oyuncusu Marshall da bilgi sistemlerine önemli yatırımlar yaptı. Bu yatırımlar sayesinde aylık mizanlar 3 gün içersinde raporlanmaya başladı. Marshall Pazarlama Müdürü İrfan Çetindamar, geçmişte aylık mizanların oluşturulmasının 15 gün aldığını söylüyor.  
 
Şirket, iç departmanların kullanımına açık olan OLAP adlı bir yazılım kullanıyor. Bu yazılım mevcut yıl ve geleceğe yönelik analizleri kapsıyor. Buna ulaşım ise bir tuşla sağlanıyor. Dağıtım kanalları ile ise Extranet sistemi kullanıyor. Bayiler bu sistemle sipariş verebiliyor, ödemelerini görebiliyor.  
 
Bu sistem Marshall’a yaklaşık 300 bin dolara mal oldu. Ancak, bu tutarın çok üzerinde kazanımlar elde edildi. Bu yatırım şirkete çeşitli tasarruflar sağladı. Siparişlerin online alınması ile zamandan tasarruf edildi. Sipariş alımındaki hatalar azaldı. Banka kanalı ile ödeme sayesinde ödeme süreleri kısaldı ve karşılıksız çek oranında düşme yaşandı. Bayi otomasyonu ile zamanında üretim ve sevkıyatın planlanması şirkete yaklaşık 100 bin dolarlık değer artışı getirdi.  
 
Gima’da cepten takip  
 
Gima 78 mağazası, 650 kasası ile Türkiye geneline yayılmış durumda. Gima, 2000 yılında büyük bir e-dönüşüm projesi başlattı. Sanal market, kiosklar, süper puan gibi önemli projeler bu yatırım sonrasında hayata geçti. Yapılan yatırımlar mağazaların da etkin takip edilmesini sağladı. Mağazalarda yapılan satışlar, satışların maliyeti, yapılan indirimler, iadeler ve elde edilen brüt kâr gerçek zamanlı olarak intranet ve cep telefonlarından takip edilmeye başlandı.  
Gima IT Koordinatörü Nasuhi Sönmez, “Kendi kaynaklarımızla yarattığımız yazarkasa POS sistemi sayesinde satışlardan elde edilen gelirlerin nakit, kredi kartı ayrımını, kredi kartlı ödemelerin kaç taksitle yapıldığını da gerçek zamanlı olarak takip edebiliyoruz” diyor.  
Bu yatırımdan önce şirket en iyimser durumda bir sonraki gün öğle saatlerine doğru sadece toplam satış tutarlarını elde edilebiliyordu. Bu bilgilerin anlık izlenmesinin şirkete büyük faydaları oldu. Stratejik kararlar artık daha hızlı alınabiliyor. Bu da az hata ve zaman kazanımı olarak geri dönüyor.  
 
Efes’te Verimlik Arttı  
 
Efes Pilsen, tüm satış noktalarında toplam ne kadar satış gerçekleştiğini eş anlı olarak görüyor. Satış yapıldığı anda fatura kesilmesiyle birlikte miktarsal ve tutarsal tüm kayıtlar anında otomatik olarak muhasebeleştiriliyor. Satış hasılatları ve standart maliyetler üzerinden hesaplanan tahmini kâr, eş zamanlı olarak anında izleniyor.  
 
Ayrıca, şirket yaptığı bilgi sistemleri yatırımlarıyla dönem kapanış işlemlerinde ve yönetim raporlamalarında 15-20 günlük kısaltmalar sağladı. Şirket bu yatırımlarını 2000 yılında başlattı. Efes Pilsen Mali İşler Direktörü Volkan Harmandar şu bilgiyi veriyor:  
“Bu proje öncesinde, satış noktalarındaki miktarsal satış bilgisi bir günlük gecikmeyle takip edilebiliyordu. Gün içindeki hareketler anında izlenemiyordu. Satış yapıldıktan sonra müşterinin cari hesabına ilgili borç birkaç gün sonra yansırdı. Satış hasılat ve maliyet kayıtlarının muhasebeye yansıması ise yaklaşık 10 günü buluyordu.”  
 
Ona göre, bu uygulamalar tasarrufun yanında her alanda verimliliği getirdi. Artık defterler daha erken kapanıyor, bilgi daha kolay paylaşılabiliyor.  
 
İntema Da Değişti  
 
E-dönüşüm, Eczacıbaşı yapı grubundaki bütün şirketlerde aynı zamanda başladı. Şirketler birbirine entegre oldu. Eczacıbaşı İntema Bilgi Sistemleri Yöneticisi Sadık Tekin, SAP kârlılık analizi modülü ile satışları ve elde edilen geliri anlık olarak takip edebildiklerini söylüyor. Sadık Tekin, “Ayrıca, tüm şirketlerin aynı sistemi kurması sayesinde üretimden satışa tüm sürecin kârlılığını incelemek mümkün hale geldi. Aynı zamanda kârlılığın ürün, müşteri, satış bölgesi gibi pazarlama için gerekli son derece önemli bilgilere de artık ulaşabiliyoruz” diye konuşuyor.  
 
İntema ve diğer ilgili grup şirketleri proje öncesinde satış, kârlılık ve diğer bilgileri görebilmek için ayın tamamlanışından 15 gün sonrayı beklemek zorunda kalıyordu. Sadık Tekin, “Bu yatırımın sağladığı olanaklar sayesinde teklif aşamasında dahi doğru analizlerle satış ve pazarlama bölümlerinin yönlendirilmesi mümkün oldu. Tüm bunların getirileri uzun dönemde daha ne olarak ortaya çıkacak” diyor.  
 
“BÜTÜN SÜREÇLERİ ANLIK İZLİYORUZ”  
 
İzi Kohen/Arena Bilgisayar Genel Müdürü  
 
Her Şey Çok Farklı  
 
Yıl içinde ticaret yaptığımız bayi adeti 5 bindir. Her birinin iş yapma modeli farklı olabiliyor. 5 noktadan müşterilerimizle temas ediyoruz. 7 tane ürün grubumuz var. 200’e yakın marka veya tedarikçiden ürün alıyoruz. Bunların her birinin kârlılıkları, giderleri birbirinden farklı. Her ürünün kendi pazarı var. Satış anında bu tür bilgilerin hesaplara işlenmesi gerekiyor. Bunları anlık olarak izleyebiliyoruz.  
 
Risk Anlık Takipte  
 
Geçmişte de satışı anlık görüyorduk. Ama, geçmişte müşteri, ürün ve kanal bazında kârlılığı tam olarak sağlıklı bir şekilde aylık olarak görebiliyorduk. 4 yıldır günlük olarak izliyoruz. Biz küçük kâr marjlarıyla çalışan bir pazarız. Yaptığımız işte de çeşitli riskler var. Bu riskler çok ufak bir oynamada bütün kârı süpürebilir. Kur riski, stokların değer yitirme riski ve tahsilat riski bizim işimizde çok önemlidir. Dolayısıyla, her şeyi anlık olarak takip etmemiz gerekiyor.  
 
Bu Disiplin İşidir  
 
1999’da oluşturduğumuz ArenaOpen stratejisinin bir sonucu gereği yatırım yaptık. Ancak, bunun sadece bir yazılım değil, disiplin işi olduğunu söylemem gerekiyor. Aldığımız program bütün süreçlerimizin yönetilmesini sağlıyor. Yaptığımız tüm işler birbirine entegre. Bu süreçleri müşterilerimize kadar uzattık. Siparişlerimizin yüzde 60’ını bayilerimiz internet üzerinden giriyor. Tedarikçilerimizle sürekli bir raporlamamız var. Bu sistem için 2000’de yaklaşık 1.5 milyon dolar harcamamız oldu.    
 
“DEFTERLERİMİZİ GÜNLÜK KAPATIYORUZ”  
 
Ahmet Hasan Beşeoğlu/Cısco İnternet İş Çözümleri Danışmanı  
 
14 Günde Kapanıyordu  
 
Cisco, finansal raporlama sistemlerini, kayıtlardan kâr marjlarına ve harcamalara kadar günlük ve hatta saatlik raporlar üretmek üzere tasarladı. Bunu yaparken finansal bilgi raporlama sürecini standardize etti ve finansal veriler için bir standart yarattı. Bu zaman aldı.  
1995 yılında Cisco’nun dünya çapında defterlerini kapaması 14 gün alıyordu. Çünkü, şirket standart bir raporlama yöntemi belirlememişti. Süreç standardize edildi ve bir ERP sistemi ile tüm şirket için tek bir veri grubu belirlendi. 1998’e kadar defter kapama süreci 2 güne indi.  
 
Sanal Kapama Dönemi  
 
Yapılan daha ileri standardizasyonla birlikte şimdi şirket defterlerini günlük olarak kapatabiliyor. Sanal kapama, Cisco’nun üst düzey yöneticilerinin şirketin operasyonlarına daha önce hiç olmadığı kadar yakından ve detaylı bakabilmelerini sağlıyor. Standardizasyon, aynı zamanda 1995’te yüzde 2 olan finansal operasyonlarının yönetim maliyetini, bugün yüzde 1.4’e kadar düşürülmesine yardımcı oldu.  
 
Elektronik Teklif  
 
Cisco, 1996’da üretim dışı varlıklarının ve hizmet araçlarının tekliflerini standardize edecek bir program çıkardı. Bu harcamalara yılda onlarca milyon dolar gidiyordu. Üstelik satın alınan şeyler üzerinde çok az bir kontrole sahipti. İlk olarak süreç standardize edildi. Daha sonra süreci işletmek için Ariba yazılımı kullanıldı. Adaptasyon ve entegrasyon arttıkça sistemin yararları da arttı. 2002’de elektronik teklif sistemi 150 milyon dolarlık bir menfaat sağladı.  
 
SATIŞLARINIZI ANLIK NASIL GÖRÜRSÜNÜZ?  
 
Murat Yılmaz/Sap Türkiye Satış Direktörü  
 
Bütün Süreçler İzleniyor  
 
SAP’ın ERP ürünü ile müşterilerimiz satışlarını dağıtım modeli içersinde gerçekleştiriyor. Satış dağıtım modeli içersinde bütün ürünler, kanallar ve müşteriler tanımlandığı için satışlar eş zamanlı olarak izlenebiliyor. Yapılan her şeyin online kaydı tutuluyor. Dolayısıyla, günün sonunu beklemeye gerek yok. Toplam satış miktarı, hangi ürünün, hangi bölgede, hangi kanalda satıldığı anlık olarak takip edilebilir. İstenilen her türlü detayda bilgi izlenebilir.  
 
Entegrasyon Önemli  
 
Bu sistem müşteri, tedarikçi, bayi ve firma arasında bir network oluşturuyor. Malzemenin fabrikadan çıkışından itibaren hangi müşteriye hangi kanal üzerinden gideceği izleniyor. Stok takibi de yapılıyor. Bütün bunlar finansal modüllerle entegre olarak çalışıyor. Böyle olunca sadece satışları takip etmekle kalmıyor, aynı zamanda hangi ürünlerinizin veya hangi müşterilerinizin kârlı olduğunu da görebiliyorsunuz. Çünkü, içinde kârlılık analizi modülü de var.  
 
Maliyeti Ne Kadar?  
 
Maliyet sektörden sektöre değil, şirketin büyüklüğüne göre değişiyor. Bu maliyetin içinde lisans ve danışmanlık ücreti yer alıyor. Lisans maliyetleri kullanıcı bazlıdır. Yani 500 kullanıcılı bir şirketin maliyeti 15 kullanıcılı firmaya göre daha yüksektir. Ama elde ettiği kazanımlar açısından bir fark yoktur. Lisans bedeline danışmanlık maliyeti de eklenerek yatırım tutarı bulunuyor. 10-15 kullanıcı için danışmanlık maliyeti de dahil olmak üzere 100 bin -150 bin Euro aralığında bir yatırım gerektirir. Kullanıcı sayısı arttıkça maliyet de artıyor.  
 
Orta Ölçekli İlgi  
 
Bu sistemler, 1997-1998 yıllarından itibaren büyük şirketler tarafından kullanılmaya başlandı. Unilever, Henkel gibi uluslararası şirketlerde bu daha eskilere gider. Son dönemde orta ölçekli şirketlerin de bu sistemlere kaymaya başladıklarını görüyoruz. Ciroları 10-15 milyon dolar arasında değişen orta ölçekli şirketler de bu sistemlere yatırım yapmaya başladı.    
 
RAHMİ KOÇ’U ŞAŞIRTAN DEFTER KAPAMA ZAMANI  
 
Türkiye’de şirketlerin bilgi teknoloji kullanımıyla yaptıkları dönüşümü ortaya koyan ilginç başarı öyküleri var. Bunlardan biri de “e-dönüşüm” ve “defter kapama” konusuyla ilgili. Koç Holding’in onursal başkanı Rahmi Koç’la ilgili bu anekdotu gazeteci Şelale Kadak, köşesinde şöyle aktarıyor:  
 
“Cisco'nun Rahmi Koç ve kurmaylarını bilgi teknolojileri konusunda yatırım yapmaya nasıl ikna ettiğine ait anekdot, sanırım iş dünyasına da rehber olacak nitelikte. Koç Grubu'nu bilgi teknolojileriyle tanıştıran Ali Koç'un girişimleriyle Cisco yönetimi, Rahmi Koç'u Londra'ya davet eder. Amaç, Koç'a teknolojinin geldiği son nokta gösterilerek ikna edilmesidir. Cisco yöneticileri, Rahmi Bey'e bilgilendirme toplantısı sırasında, piyasa değeri 200 milyar dolara ulaşan Cisco'nun artık defterlerini 1 günde kapatabildiğini söyler. Bütün dünyada 130'a yakın ofisi olan Cisco'nun CEO'su John Chambers'un, akşam vakti şirketin ne kadar gelir elde ettiğini, karının ne olduğunu görmek isterse bir tuşa dokunması yeterlidir neticede.  
 
Bunu duyan Rahmi Koç şaşırır. Sonra döner yanındaki kurmaylarına kendilerinin kaç günde defter kapattıklarını sorar. Cevap hemen verilemez ama Türkiye'de defterlerin kapanmasının 20-25 günden önce olmadığını da herkes bilir. Türkiye'ye dönen Rahmi Koç'un ilk işi ne olur dersiniz? Hemen bilgisayarın başına geçer ve bütün Koç çalışanlarına ilk elektronik posta mesajını gönderir. Rahmi Koç mesajında çalışanlara Koç Grubu'nun e-dönüşüm hadisesi için düğmeye bastıklarını söylemektedir.  
 
Rahmi Koç'un ilk e-mesajı  
 
Koç'un ilk e-mail mesajını göndermesinden bugüne Türkiye'nin en büyük holdinginde neler olduğuna bir bakalım. Başlangıçta 4.5 milyon dolarlık bir yatırım yapan Koç Grubu'nda, bayi teşkilatının internet üzerinden iletişim kurması sağlandı. İnternet teknolojisinin alt yapısı güçlendirildi. Bütün süreçler elektronik ortamda tanımlandı. Son duyurulan rakamlara göre, Koç, e-dönüşümü sağlayarak 45 milyon doların üzerinde bir tasarruf sağladı.”  

İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz