Tamamen açık mı?

Aslında hep vardı ama son yıllarda daha sık duyuyoruz. Bazı liderler, “Benim kapım hep açıktır” diye yaklaşımını ortaya koyar. “Benim kapım bazen kapalıdır” diyen Murat Ülker gibi liderler de tam tersini düşünüyor. Onlara göre hem çalışanları motive etmek hem zamanı iyi yönetmek gerekiyor. Peki içinde bulunduğumuz dönemde liderler açısından en doğrusu hangisidir? Uzmanlar ve CEO’lar, “açık kapı politikasını” yeniden gözden geçiriyor, kendi yaklaşımlarını paylaşıyor. Yıldız Holding’in başkanı Murat Ülker, “İyi bir yöneticinin kapısı açık olmalı denir” diye söze başlıyor ve ardından Harvard Business School’dan Prof. Elizabeth Gıace Saundeıs’in makalesindeki şu görüşe dikkat çekiyordu: “İyi bir yönetici zaman zaman kapısını kapalı tutmalı.” Ülker, kendi yaklaşımını ise “Benim kapım da bazen kapalıdır. Hem çalışma arkadaşlarımın motivasyonuna hem zaman yönetimine özen gösteriyorum” sözleriyle ortaya koyuyordu.


Efsane yönetim gurusu Peter Drucker da bu konuyu yıllar önce ele almış ve şu unutulmaz değerlendirmeyi yapmıştı: “Etkili yönetici, takım arkadaşlarının kendisiyle iletişim kurabilmesi için kapısını açık tutar. Ancak, açık kapı yöneticinin engellenmesi anlamına da gelmez. Çünkü, iyi yönetici nasıl engellenmeyeceğini bilir. Örneğin bir liderin her gün 2 saat boyunca kesintisiz çalışması gerekir. Geri kalan zamanda da şirkette neler olup bittiğinden haberdar olmak için kapısını açık tutar...”

Tabloyu görmek için görsele tıklayın.
Ünlü yönetim düşünürünün yıllar önce yaptığı bu açıklama bugün de geçerliliğini koruyor. İletişimin önemli araçlarından biri olarak kabul edilen açık kapı politikasında amaç yöneticilerin ulaşılabilir hale gelmesi. Aslına bakılırsa açık kapı yönetimi, liderlerin kendilerini bir köşede izole etmelerine, hesap tabloları ve raporlar arasında sıkışmasına çözüm olarak ortaya çıktı. Böylelikle yöneticilerin şirkette olan bitenden uzak kalmaması da hedefleniyordu.~

AÇIKLIĞIN YARARLARI
Bugün de açık kapı politikası birçok şirkette kullanılıyor. Bu politikayı benimseyen yöneticiler de sıra dışı liderler olarak görülüyor. Dünyaca ünlü yönetim gurularından Peter Fisk de bu yaklaşımın yöneticileri daha Murat Kolbaşı, "Ofisimiz şeffaf ofis olarak dizayn edildiği için çalışanlar bana her şekilde ulaşabilir" diyor.
ulaşılabilir, şirketleri de daha iletişime açık hale getirdiğini düşünüyor:

“Bir yönetici benim ‘Açık kapı politikam var’ dediğinde, bu genellikle ‘Evet ben seninle çalışmak istiyorum, seni dinlemek ve işinin bir parçası olmak istiyorum. Benden korkmayın, ben de insanım’ mesajını veriyor. Bu sistemin en önemli avantajı takım çalışmasını desteklemesi, şirkete hız ve eşitlik kazandırmasıdır.”

Egon Zehnder International Yönetici Ortağı Murat Yeşildere de açık kapı politikasının çalışanların sıkıntılı durumlarda kendilerine destek olacak, çare bulacak yöneticilere ulaşmasını mümkün kıldığını belirtiyor. “Yöneticilerin de organizasyonun farklı noktalarından bilgi akışı sağlayabilecek bir kanalı açık tutmasını sağlıyor. Açık ofislerde duvarların kalktığı yeni iş dünyasında açık kapı politikası bir metafor olarak kalmakla
birlikte önemini devam ettiriyor” diye konuşuyor.

KAPI KİMLERE AÇIK?
Birçok şirkette açık kapı politikasından ağırlıklı olarak orta ve alt düzey yöneticiler daha çok yararlanıyor. Öte yandan bazı uzmanlara göre açık kapı politikasının zararları da var. Örneğin Novus Stratejik Yönetim Danışmanlığı’nın kurucusu Gül Akçasoy, bu uygulama nedeniyle organizasyonlarda insan sermayesinin, problem çözme becerisinin geliştirilemeyeceğine dikkat çekiyor ve kayıtsız şartsız açık kapı politikasının risklerini şöyle sıralıyor:
- “Organizasyonun ilk ve orta kademe yöneticileriyle çözümleyebileceği problemlerin, çoğunlukla üst yönetim tarafından çözümlenmesinin yönetim maliyetlerinin artmasına neden olabilir.
- Çalışanların açık kapılardan girip yöneticilere aktardıkları sorun, görüş, şikayet, önerileri karşısında, her defasında ‘call center’ cevapları gibi aynı çıkmaz cevapları alıp, içlerine kapanmalarıyla organizasyonun geri beslemeden eksik kalmasına da yol açabilir.
- Ayrıca açık kapı politikası, kısa zamanda bir dedikodu ve espiyonaj mekanizması haline gelip organizasyon içi çatışmalar artırabilir.”~

AÇIK-KAPALI DENGESİ
Uzmanların da belirttiği gibi açık kapı politikası bazen yöneticilerin bölünmelerine de neden oluyor, Bu nedenle bazı tedbirler alınması gerekiyor. “Kapı ne zaman açık, ne zaman kapalı olmalı” sorusu bu nedenle kritik öneme sahip, Yönetici koçu ve strateji uzmanı Joan Lloyd, “Yöneticiler bu durumda kendi kurallarını belirlemeli, Örneğin, insanların size problemlere çözüm üretmeninizi bekleyerek gelmelerini durdurun, Kendi fikirlerinizi verme refleksini ortadan kaldırın, Onun yerine onlara fikirlerini söyleme konusunda fırsat verin, Haftanın belli günlerinde de kapalı kapı politikası uygulayın” diyor, Peter Fisk de açık kapının 3 kuralı olduğunu söylüyor ve bunları da şöyle açıklıyor: “İlk olarak önemli bir proje üzerinde çalışıyorsanız, toplantı odası veya engellenmeyeceğiniz bir yere gitmelisiniz. İkinci kural ise yatırım kararları, İK konuları gibi gizli bilgilerin konuşulacağı durumlarda kapınızı kapatmak. Son olarak CEO’ların kendilerine zaman ayırması, önemli konuları düşünmek ve önceliklendirmek için sessiz ortamlarda çalışması da gerekiyor. Böyle zamanlarda işyerinden uzaklaşılmak.”

Murat Yeşildere, zaman verimliliğini olumsuz etkileyecek durumları da yöneticinin kendisinin yönetmesi gerektiğini savunuyor. Bir de uyarıda bulunuyor: “Açık kapı politikasının bireylerin duygusal ihtiyaçlarını tatmin edilmesi için de uygulanacağı durumların sayısı hiç de az olmaz. Yöneticinin bu duygusal ihtiyacı karşılaması gereken durumları verimliliği azaltacağı endişesiyle geri çevirmesi, konuyu tamamen amacından saptırabilir.”

CEO'LARIN YAKLAŞIMI
Türk iş dünyasında da birçok üst düzey yönetici açık kapı politikası uygulayarak çalışanların kendisine ulaşmasını kolaylaştırıyor. Bunu araştırmalar da ortaya koyuyor. CEO Club üyesi 145 lider arasında yaptığımız araştırma, Türkiye’de “kapıların” genelde açık olduğunu ortaya koyuyor. Ankete katılanlardan yüzde 97’si ‘kapım açık’, yüzde 3’ü de “kapalı” yanıtını veriyor. Araştırmaya katılanların yaklaşık yüzde 93’ü de “kapıların 10 yıldır” açık olduğunu belirtiyor.

Arzum Genel Müdürü Murat Kolbaşı da yüzde 97’lik bölümde yer alıyor. Kolbaşı, şeffaf ofis ortamında tüm çalışanların kendisine her şekilde ulaşabildiğini söylüyor. “Belli bir zaman sınırım yok. Çalışanlar işlerin kapsamına göre karar almak, bilgi ve görüş alışverişi yapmak amacıyla bana ulaşabiliyor” diyor.~

Şölen Yönetim Kurulu Başkanı İsmail Çoban, kapısını açık tutan yöneticilerden. Kardeşleri, aile üyeleri ya da icra kurulu üyelerinin istediği zaman odasına gelebileceğini söyleyen Çoban, “Diğer ekip arkadaşlarımızın da önemli konularda illa ki randevu almasına gerek yok, geldiklerinde uygunsam istedikleri konularda görüşebiliyoruz” diye konuşuyor.

ING Emeklilik CEO’su Jetse de Vries’in kapısı da tüm çalışanlara açık. “İstedikleri zaman fikirlerini benimle kahve içerek paylaşmalarından mutluluk duyacağımı belirten mesajlar veriyorum” diyen Vries, toplantıda olmadığı her an herkesin odasına gelebileceğini söylüyor. Tek sınırının ise görüşmelerin çok uzun olmaması olduğunu dile getiriyor.

Barilla Türkiye, Ortadoğu ve Afrika Bölge Direktörü Güneş Karababa da “Prensip olarak herkes kapımı çalabilir” diyor ve hemen ardından şöyle bir eklemede bulunuyor: “Ancak, belirli bir seviyenin altındaki çalışma arkadaşlarım hem anlayışlı oldukları hem bazen çekindikleri için çoğu zaman direkt odama gelmez. Bana direkt raporlayan grup bu anlamda çok daha rahat.”

CEO'YA ULAŞMA YOLU!
Aldığımız görüşler, hala birçok çalışanın, yöneticilere ağırlıklı olarak asistanları aracılığıyla ulaştığını ortaya koyuyor. Şölen Yönetim Kurulu Başkanı İsmail Çoban da farklı kademelerde çalışanların kendisine en çok asistanı aracılığı ile ulaşmaya çalıştığını belirtiyor ve kullanılan diğer yöntemlerle ilgili şunları söylüyor:

“Asistanım üzerinden ulaşamadıklarında e-posta ya da telefon da kullanıyorlar. Çalışanların bana ulaşma nedeni de ağırlıklı olarak işlerin yönetimi ve kapsamıyla ilgili danışmak ve sorunları iletmek oluyor." Barilla Türkiye, Ortadoğu ve Afrika Bölge Direktörü Güneş Karababa ise çalışanların ancak özel bir konu görüşmek istediklerinde ve konu acil olduğunda randevu aldıklarını anlatıyor.

E-mail de CEO ve ekibi arasında önemli bir iletişim aracı. ING Emeklilik CEO’su Jetse de Vries, çalışanların kapısı açık olduğunda yanına doğrudan geldiklerini ya da e-mail ile kendisine ulaştıklarını belirtiyor. “Bana somları ve sorunları olduğunda, bir başarı hikayesi paylaşmak istediklerinde ve kişisel paylaşımlar için ulaşıyorlar” diye konuşuyor.~

DHL Express Türkiye CEO’su Markus Reckling, “Telefon açarak, e-mail atarak veya randevu alarak bana kolaylıkla ulaşabilirler” diyor ve devam ediyor: “Ayrıca düzenli olarak tüm çalışanlarımızla bir araya geldiğim toplantılar düzenliyoruz, ‘Markus Cevaplıyor’ diye bir uygulamamız var. Bu uygulamayla çalışanlarımız her konuda istediği zaman bana somlarını yöneltebiliyor.”

STEVE JOBS'UN ÖRNEK STRATEJİSİ
Steve Jobs’un hayatını yazan Aspen Institute’ın CEO’su olan Walter Isaacson, kitabında Apple’ın yaratıcısının “açık kapı” stratejisini şu sözlerle aktarıyordu:
ÜZ YÜZE İLETİŞİM
Jobs daima yüz yüze yapılan toplantıları tercih ederdi. Bana, “Ağlarla örülü çağımızda fikirlerin e-postalar ve iChat ile geliştirilebileceğine dair yaygın bir inanış var. Bu çılgınlık. Asıl yaratıcılık, kendiliğinden yapılan toplantılardan ve rastgele tartışmalardan çıkar. Birine denk gelirsiniz, ne yaptığını sorarsınız ve ‘Vay canına!’ dersiniz ve o anda çeşit çeşit fikirler kafanızda fokurdamaya başlar” demişti.
PIXAR ÖRNEĞİ
Plansız karşılaşmaları ve işbirliklerini teşvik etmek için Pixar binasının tasarımını bizzat kendisi yaptırtmıştı. “Şayet bir bina bu dediklerimi cesaretlendirmiyorsa, o zaman tesadüfen ortaya dökülebilecek çok sayıda inovasyon ve hayal gücünden mahrum kalırsınız. İşte bu yüzden biz bu binayı, insanları kendi çalışma odalarından dışarı çıkaracak ve aksi halde asla karşılaşmayacakları insanlarla merkezi bir avluda birbirlerine karışacak şekilde tasarladık” demişti.
BİNALAR DA UYGUN OLMALI
Ön kapılar ve merdivenler ile koridorların hepsi bu avluya açılıyor; kafeteryalar ve posta kutuları da orada; konferans salonlarında bu avluyu görebileceğiniz pencereler var; içinde 600-kişilik bir sinema salonu ile iki küçük gösteri odası var. Lasseter, “Steve’in teorisi daha ilk günden işe yaramıştı. Orada sürekli olarak aylardır görmediğim insanlara denk geliyordum. Bunun kadar işbirliğini ve yaratıcılığı destekleyen bir binayı hayatımda görmedim” diyor.
RESMİ SUNUMU SEVMEZDİ
Jobs resmi sunumlardan nefret ederdi. Oysa pervasızca yüz yüze yapılan toplantılara bayılırdı. Resmi ajandada yer almayan fikirleri tartışmak için haftada bir üst düzey yönetici ekibini bir araya getirir ve her çarşamba öğleden sonrasını aynısını pazarlama ve reklam ekipleriyle yapmaya ayırırdı. Burada slayt gösterileri yapmak yasaktı. ‘Ben onlardan gereksiz slaytlar göstermeleri yerine sorunun kendisiyle ilgilenmelerini ve masada diğerleriyle onu yüz yüze tartışmalarını istiyorum. Ne konuştuğunu bilen insanların PowerPoint sunumlarına hiç ihtiyacı olmaz” derdi.~

GÜLDEM BERKMAN / NOVARTİS ÜLKE BAŞKANI VE İLAÇ SEKTÖRÜ GM
AÇIK İLETİŞİME YÜREKTEN İNANIYORUM
BİRBİRİMİZE SAYGI DUYMAK
Novartis olarak herkesin birbirine rahatça ulaşabildiği, fikirlerini açıklıkla paylaşabildiği bir kültürü benimsiyoruz. Kendimden örnek verecek olursam, toplantılar dışında kapım her zaman açıktır. Açık iletişimin önemine yürekten inanan bir yöneticiyim. Ekip arkadaşlarımı dinlemek ve karşılıklı görüş alışverişinde bulunmak önem verdiğim bir husus. İş akışımızı aksatmayacak bir biçimde, birbirimizin alanlarına saygı duyarak, her zaman görüş alışverişinde bulunabilmek bizleri daha iyisini yapmaya teşvik ediyor.
TEKNOLOJİK KANALLAR DA AÇIKLIK
Birlikte çalıştığım arkadaşlarım bana hem randevu alarak hem de e-posta yolu ile her zaman ulaşabilir. Bana gelen tüm mesajları en kısa sürede cevaplarım. Çalışanlarımızın blogumdan da bana düşüncelerini/önerilerini iletebilecekleri bir bölüm bulunuyor. Novartis olarak teknolojiyi çok iyi kullanan bir yapımız var. Zamanı iyi yönetmek ve kesintisiz çalışabileceğimiz vakitleri yaratmak adına hem iç iletişim için kullandığımız online platformlardan hem video konferans, telekonferans gibi diğer araçlardan en üst seviyede yararlanıyoruz.

ELIZABETH GRACE SAUNDER / REAL LIFE ECEO’SU
KAPILARI İSTEDİĞİNİZDE KAPATIN
KAPILAR HER ZAMAN AÇIK OLMALI MI?
Ofisteyken iyi bir yöneticinin, her zaman ulaşılabilir olması gerektiğini düşünebilirsiniz. Ancak, her dakika birileri kapıdan içeriye girip de dikkatinizi dağıtıyorsa o zaman hiçbir işi tam olarak yapamamış olursunuz.
STANDARTLARI DEĞİŞTİRİN
Etkili bir patron için standartlarınızı değiştirin. Aslında iyi bir yönetici olmanın özelliklerinden biri yüksek önem taşıyan işe odaklanabilmektir. Bazen kapınızın kapalı kalması gerekebilir. istediğiniz zaman kapıları kapatın. Kendinize sınırlarınızı koyun.~
NASIL SINIR KOYULMALI?
Ayrıca neden sınır koyduğunuzu da her zaman açıklamak zorunda değilsiniz. Kısaca “gitmem gerekiyor” veya “ üzgünüm ancak şu anda yardımcı olamam, lütfen e-posta gönderin” diyebilirsiniz.

AYSEN ZAMANPUR / SILK&CASHMERE CEO’SU
"HER AN HERKES İÇİN ULAŞILABİLİRİM"
KISA SÜRE KİLİTLERİM
Ben hep açık kapı politikası uyguluyorum. Sadece belirli zamanlarda kapıma bir işaret koyuyor ve kısa süre kilitliyorum. Bunun nedeni de toplantılarım. Bizim işimiz yurtdışıyla olduğu için her zaman telefonun ucunda acil sorular olabiliyor.
ACİL İSE ARAYA GİRERLER
Yapılacak toplantı çok acilse zaten o kapıyı kilitlerim, değilse kapı aralıktır. İsteyen hemen tıklatıp, girip meselesini anlatır, danışır. Eğer konu acilse toplantım dahi olsa araya girilebilir. Aşırı yoğun olduğum günler dışında her an herkes için ulaşılabilir olduğumu düşünüyorum.
HAL HATIR SORARIM
Merkez çalışanlarına zaten her zaman, “Kapım size açık” derim. Mağazacılara da özel mailimi verdim. Sık sık onları arayıp, “Benden ne istersiniz” diye sorarım. Yurtdışı mağaza yöneticilerinin hemen hepsine her sabah mail atar hal hatır sorarım. İletişim kanallarının kesintisiz bir şekilde açık olması gerektiğine inanırım.