İK'da dijital dönem

Dijitalleşme son dönemin en önemli konusu…

12.02.2020 11:55:000
Paylaş Tweet Paylaş
İK'da dijital dönem

Nil Dumansızoğlu

[email protected]

Pek çok şirket ise bu alanda yatırıma İK departmanından başlamış durumda. İşe alımdan başlamak üzere performans değerlendirme, anket ve öneri yönetimi, kurum içi iletişim ve çalışan memnuniyeti faaliyetlerinin birçoğu dijital platformlarda gerçekleşiyor. İK süreçlerini dijitale aktararak iş yükünü bazı departmanlarda yüzde 20 oranında azaltan şirketler var. Bu şirketler, dijitalleşme süreciyle operasyonel yüklerini de azaltıyor. En önemlisi zaman ve maliyet tasarrufu sağlıyorlar.

Dijitalleşmedeki baş döndürücü gelişim, şirketlerin pek çok sürecini teknolojik altyapıya kavuşturmak için yatırım yapmasına neden oluyor. Araştırmalara göre dijitalleşmeden en fazla etkilenen üç departman ise operasyon, BT ve insan kaynakları. Mercer’ın insan kaynaklarının dijitalleşmesi üzerine global düzeyde gerçekleştirildiği araştırma da bu savı destekliyor. Katılımcılarının yüzde 40’ı, yazılı ve yapılandırılmış bir insan kaynakları stratejisinin olduğunu söylüyor. Yüzde 33’ü ise insan kaynakları bulut teknolojilerini yeni dönemde hayata geçirmeye başladıklarını belirtiyor. Şirketlerin yüzde 20’si dijitalleşme sürecinin henüz başında, yüzde 57’si sürecin ortasında ve çok az bir kısmı süreci tamamlamış durumda. Mercer Yetenek Yönetimi ve Toplam Ödüllendirme Türkiye Yöneticisi Goncagül Çamur Uğurlu, insan kaynakları fonksiyonunun henüz dijitalleşmeye yön veren konumda olmadığını söylüyor. “Dijitalleşme konusunda farkındalığın oluşması sürecinde, değişimi yaratan ve yönetmesi beklenen fonksiyonun İK olduğunu görüyoruz” diye konuşuyor. Peki Türkiye’nin önde gelen şirketleri İK departmanlarında bu dönüşümün neresinde? İK’da hangi süreçleri dijitalleştirmeyi başardılar ve bundan nasıl kazanımlar elde ettiler? İşte yanıtlar...

DİJİTALE TAŞINAN SÜREÇLER 

İnsan kaynakları organizasyonun, geleceğin değerlerine göre yeniden tasarlanması, son dönemin en önemli gündemi. Şirketlerin çalışmalarına bakıldığında, işe alımdan başlamak üzere performans değerlendirme, kurum içi iletişim ve çalışan memnuniyeti faaliyetlerinin birçoğunun dijital platformlara geçiş yaptığı gözlemleniyor. Örneğin Doğuş Otomotiv, İK departmanında manuel takip edilen ve operasyonel yük yaratan birçok süreci dijital platformlarda yürütüyor. Akbank, doğal dil işleme (NLP) tabanlı İK Chatbot “1Bilen” üzerinden çalışanlarının İK uygulamalarına çok kısa sürede ulaşarak işlemlerini gerçekleştirebilmesini sağlıyor. LC Waikiki Merkez İK Direktörü Hande Özdağdeviren, öncelikle doğru kişiyi işe almak için süreçleri dijitalleştirdiklerini belirtiyor. “İK metriklerini dijitalleştirilerek dashboardlara taşıdık. Çalışanlar da önemli özlük bilgilerini ve onay süreçlerini mobil uygulamalardan takip edebilir hale geldi” diyor. P&G Türkiye, Kafkasya ve Orta Asya İK Direktörü Berna Yener Aksu, VR içerikli kampüs aktiviteleri, dijital işe alım süreci, dijital eğitim programları, ödüllendirme sistemleri, kariyer ve performans yönetim gibi tüm süreçlerinin dijital araçlarla ilerlediğini belirtiyor. PepsiCo Türkiye Yetenek Kazanımı ve İşveren Markası Ekip Lideri Aylin Sönmez ise şunları söylüyor: “Değerlendirme merkezi uygulamamızı dijitalleştirdik. İK içinde shared service (İK Çözüm Merkezi) yapısı kuruldu ve İK üzerine gelen tüm soruları dijital platformdan alarak çalışanların ilgili cevaplara ulaşımını sağlıyoruz ve bunları takip ederek raporlayabiliyoruz.” 

MOBİL UYGULAMALAR ÖNE ÇIKIYOR

Dijitale taşınan süreçlerde mobilin avantajları da kullanılıyor. Özellikle iş başvurularında QR kod uygulamalarının arttığı gözlemleniyor. Örneğin Migros, önceden mağazalardan alınan iş başvurularını, QR kodla adayları için pratik hale getiriyor. Bununla beraber çalışanların süreçlerini hızlandırmak için 2016 yılında İK Mobil uygulamasını hayata geçirdiklerini söyleyen Migros Ticaret İnsan Kaynakları ve Endüstri İlişkileri Genel Müdür Yardımcısı Olcay Yılmaz Nomak, yöneticilerin ise çalışanlarına özel tüm onay işlemlerine ve departmanlara özel İK raporlamalarına, İK Mobil uygulamasından erişebildiğini söylüyor. Benzer şekilde Abdi İbrahim de mavi yaka iş başvuruları için internet üzerinden QR kod ya da bir linkle oluşturduğu başvuru formunu kullanılıyor. Çalışanların izin, e-bordro gibi talep ya da dokümanlara mobil uygulama üzerinden ulaşabildiğini belirten Abdi İbrahim İnsan Kaynakları Genel Müdür Yardımcısı Hakan Onel, “Bunların yanında takdir ve ödüllendirme platformunda çalışanlar, puanlarını sistem üzerinden hediye çeklerine dönüştürebiliyor” diyor. Biziz App adında bir mobil uygulama geliştirdiklerini söyleyen Mercedes-Benz Türk İnsan Kaynakları Direktörü Betül Çorbacıoğlu ise şöyle konuşuyor: “Çalışanlarımız şirketten en güncel haberlere ve çalışanlara özel indirim oranlarına hızlıca ulaşabilirken aynı zamanda günlük yemek menüsü ve servis saatleri ile ilgili güncel bilgi alabiliyor. Bunun yanında, şirket içi iletişim platformumuz üzerinden çalışanlarımız tüm dünyadaki şirket çalışanlarıyla iletişim kurup ilgi alanlarına yönelik gruplarda bilgi ve deneyimlerini paylaşabiliyor.” 

DÖNÜŞÜM NEDEN ÖNEMLİ?

Şirketler için İK süreçlerinin dijitalleşmesi, operasyonel yoğunluğun dengelendiği, verimliliğin arttığı bir ortam yaratmak açısından çok önemli. Dijitalleşerek hem süreçlerini daha verimli hale getirmeyi hem de maliyetlerden tasarruf etmeyi düşündüklerini belirten Maxion Wheels Türkiye Operasyonları İK ve Ortak Fonksiyonlar Direktörü, dijitalleşmenin önemi hakkında şu bilgileri paylaşıyor: “Yurt dışında yapılan bir araştırma, performans süreçlerinde 500 çalışanı olan bir işletmede, yılda yaklaşık 3 bin saatlik bir zaman kaybı yaşandığını gösteriyor. Bu rakam parasal olarak yılda yaklaşık 200 bin dolarlık bir maliyet oluşturuyor. Başka bir araştırma, dijitalleşmenin İK süreçlerinde iş yükünü yaklaşık yüzde 30 oranında azaltacağını öngörüyor.” İK departmanları, özellikle verimlilik kazanmak açısından dijitalleşme süreçlerine önem veriyor. En büyük kazanımın da zaman tasarrufu olduğu gözlemleniyor. ManpowerGroup Türkiye Genel Müdürü Feyza Narlı, dijitalleşen şirketlerin, faaliyet gösterdikleri sektördeki diğer şirketlerden yüzde 20 ve üzerinde kârlılıklarının olduğunu söylüyor. Bu ihtiyaçtan yola çıkarak SabancıDx’in dijital insan kaynakları ve bordrolama çözümü olan HR-Web’i geliştiren SabancıDx, kendi İK süreçlerini de bu ürünle yürütüyor. SabancıDx Genel Müdürü Burak Aydın, HR Web’in robotik süreç otomasyonunun, işe alım-işten çıkış, eğitim ve sağlık kayıtları düzenleme, SGK teşvik hesaplamaları gibi süreçlerde departman performansının 7-15 kat yükselmesini sağladığını belirtiyor. 

İŞ YÜKÜNÜ AZALTIYOR 

Mercer’ın Global Yetenek Trendleri Araştırması’na göre işe alım süreçlerinin dijitalleştirilmesi hem zaman hem maliyet yönetimi anlamında şirketlere önemli verimlilik sağlıyor. Bu şekilde iş yükünü de azaltan İK departmanları, artık yılda bir veya iki defa yapılan performans değerleme görüşmeleri yerine, anlık online olarak geribildirim verebiliyor. Bu da çalışanın kendini geliştirme yolunda çok daha görünür bir etki yaratıyor. Burada enerji harcamak yerine İK yöneticileri, odaklarını stratejik gelişimlere yönlendiriyor. Bu konuda BSH Türkiye Kıdemli İK Direktörü Ayça Kaşıkçı, şöyle konuşuyor: “Kadro hesaplamaları ve raporlamaları sürecinde birçok farklı kanaldan manuel veri girişi yaparak dikkate değer bir iş gücü ve zaman sarf ediyorduk. Ancak bu sürecimizi dijital platformlara taşıyarak çok daha kısa zamanda ve daha az iş gücüyle hatayı minimuma indirdik. Bu sayede çalışanlarımızın ve potansiyel yeteneklerin ihtiyaçları doğrultusunda katma değer yaratabileceğimiz alanlara odaklanıyoruz.” Schneider Electric Türkiye, Orta Asya ve Pakistan Bölgesi İnsan Kaynakları Genel Müdür Yardımcısı Neslihan Ogan Gümrükçü ise dijitale geçen süreçler sayesinde İK departmanının şirket içindeki diğer iş birimlerine daha fazla zaman ayırabildiğini söylüyor. 

ÇALIŞAN BEKLENTİSİ DEĞİŞTİ 

Dijital çağda yetişmiş Z kuşağının iş hayatına katılımının söz konusu olduğu yeni dönemde insan kaynaklarının geleneksel iş yapma modellerini bırakması büyük önem taşıyor. Yetenekleri çekmek ve elde tutmak için çağın gerekliliklerine uygun hareket edilmesi gerektiğinin altını çizen ManpowerGroup Türkiye Genel Müdürü Feyza Narlı, “Örneğin insan kaynaklarının oryantasyon sürecinde çalışana yapması gereken rutin bilgilendirmeleri veya işletmeyle ilgili çalışanların merak ettiği soruların yanıtlanmasını İK çalışanı yerine bir chatbot gerçekleştirebilir. Böylece İK çalışanları üzerindeki iş yükü azalabilir” diyor. Yeni neslin teknolojiyi yoğun bir şekilde kullanması nedeniyle işletmelerin dijital dönüşümü daha da önem kazandığını belirten TAB Gıda Genel Müdür Yardımcısı Gökhan Asok ise şöyle konuşuyor: “Dijital platformların sağladığı kolaylıklar İK iş yükünün azalmasını değil, daha kıymetli uygulamalara evirilmesini sağladı. Bu uygulamaların başında bizim için yeni neslin iş hayatından beklentilerini karşılayacak uygulamalar geliyor. Perakende sektörünün ağırlıklı olarak yeni nesille çalışması, yüksek turnover oranları ve özellikle bizim gibi şube konseptinde hizmet vermesi nedeniyle eğitim tekniklerinizde dijitalleşmeyi kaçınılmaz bir iyileştirme olarak tavsiye ediyoruz. Online eğitimlere geçtiğimizden beri çalışanlarımızdan birçok olumlu geri bildirim alıyoruz.”


“Kağıtsız dijital ortam kullanıyoruz”
AYLİN YÜKSEL GENÇYÜREK YAŞAR HOLDİNG İNSAN KAYNAKLARI DİREKTÖRÜ

NASIL BAŞLADI?
İK’da dijitalleşme süreci 2003 yılında SAP HR modülünün personel yönetimi ve personel gelişimi fonksiyonlarının toplulukta kullanıma alınmasıyla başladı. Çalışanların işlerini hızla yürütebilmeleri için self-servis uygulama kapsamında kağıtsız dijital ortam kullanıyoruz. SAP’yle entegre olan bu sistem mobil uygulamaya da taşınıyor. İŞE ALIMLAR Yıllardan beri aday havuzumuzla iş ve staj başvurularını yönettiğimiz Yaşar Kariyer platformunun yanı sıra çeşitli istihdam süreçlerinde süreçleri dijital platform aracılığıyla yürütüyoruz. Yönetim kademelerinin süreçlerini desteklemek için ise SAP bazlı İK yönetim raporları oluşturuyoruz.
KAZANIM Dijitale taşınma şirketteki tüm birimlerin zaman ve iş takibi açısından verimli oldu. Bu verimliliği sağlanmamızda ve hızlı hareket edebilmemizdeki önemli faktörlerden biri de topluluk şirketlerimizden biri olan Yaşar Bilgi’dir. Sadece İK süreçleri değil, pek çok alanda dijital sistemler konusunda hizmetler sunan şirketimizle birlikte güzel kazanımlar sağlıyoruz.



“Yüzde 20 verimlilik sağladık”
BAHATTİN AYDIN / YILDIZ HOLDİNG İNSAN KAYNAKLARI GENEL MÜDÜR YARDIMCISI

HEDEF
Son yıllarda dijitalleşme konusu gündemimize daha güçlü bir şekilde girince ilk olarak Paperless HR adında bir proje başlattık. Şimdi 50’den fazla süreçte formları dijital ortama taşıyoruz ve sürdürülebilirlik politikamız çerçevesinde ofislerdeki kağıt kullanımını en aza indireceğiz. Ayrıca, İK’nın bordro süreçlerinin önemli bir kısmını robotik süreç otomasyonu (RPA) teknolojisiyle yapmaya başladık. Alımda adayların performansını ve kurum kültürüne uyumunu tahmin edebileceğimiz bir yapay zekâ üzerinde çalışıyoruz.
KATKI Eskiden bu süreçler ayda 54 saatimizi alırken şimdi saatte tamamlayabiliyoruz. Sürecin hızlanmasının ve mevcut personelimizi farklı işlere yönlendirmenin yanında RPA ve sistemsel karşılaştırmalar aracılığıyla yıllık ortalama 1 milyon TL’den daha fazla EBITDA katkısı sağladı. İş yükümüz bazı departmanlarda yüzde 20 oranında azaldı. Eskiden bordro süreçleriyle ilgilenen bir arkadaşımız, şu an bu iş için kullandığımız robotun operatörü oldu. Dijitalleşmeyle bazı işler yok olurken bazı yeni roller de doğuyor.



“Tüm süreçler dijitalde olacak”
NURSEL ÖLMEZ / BORUSAN HOLDİNG İNSAN KAYNAKLARI VE KURUMSAL İLETİŞİM GRUP BAŞKANI

MOBİL UYGULAMA
Borusanlılarla kurduğumuz iletişimde farklı bir kanal yarattık ve Borusan İnsan Mobil Uygulamayı hayata geçirdik. Borusan İnsan Dashboard ile veriye dayalı analizler, raporlamalar ve executive dashboard’ların yer aldığı mobil uyumlu insan kaynakları analitik uygulamamızla tüm raporlar ve analizlere tek bir sistem üzerinden hızlıca erişiyoruz.
ÇALIŞANA KOLAYLIK Borusan İnsan Chatbot, çalışanlardan gelen soruların yapay zeka aracılığıyla yanıtlanabildiği chatbot uygulamamız. İK süreçlerimizle ilgili 4 binden fazla soruyu anında yanıt vererek hem İK ekiplerinin hem de çalışanların hayatını kolaylaştırıyoruz. Bununla beraber tüm insan kaynakları süreçlerinin yöneticiler, çalışanlar ve İK tarafından yürütülebileceği mobil uyumlu bir dijital platform, 2020’nin ilk ayında hayata geçiyor.


İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz