Yeni toplantı kuralları

İş dünyasında başarının anahtarlarından biri de toplantı düzenleri...

19.01.2016 16:49:410
Paylaş Tweet Paylaş
Yeni toplantı kuralları
 İNTERAKTİF VE EYLEM ODAKLI
İnteraktif, herkesin fikrini söyleyebildiği ve bir kararla sonlandırılan toplantılar L’Oréal Türkiye Genel Müdürü Claude Rumpler’a göre en ideal toplantılar. L’Oreal’de dinamik bir çalışma ortamı olduğunu belirten Rumpler, toplantıların da buna yanıt verecek şekilde organize edildiğini söylüyor ve şöyle devam ediyor: “İnteraktif, zamanın ve içeriğin herkes için etkin ve verimli bir şekilde yönetildiği toplantılar yapmaya özen gösteriyoruz. Toplantılarımızı karar alarak sonlandırmayı çok önemsiyoruz. Anlık ihtiyaçlar haricindeki toplantıların konusunu, tarih ve içeriğini önceden planlayarak, duyurarak ilerliyoruz. En önemlisi bunları mutlaka belirlenen zamanlamalarda yapmaya çalışıyoruz. Pragmatik ve eylem odaklı notlar aldığımızı söyleyebilirim.” Rumpler’ın önümüzdeki dönemde toplantılara dair bir gündemi de var. Bu da daha az, öz ve etkisi büyük toplantılar yapmak.
“GEREKLİYSE YAPILMALI ”
“Toplantı, gerçekten gerekli olduğu için yapılmalı, yapmış olmak için yapılmamalı” diyen Saica Ambalaj Ülke Müdürü Kaan Özkan için de en önemli toplantı kuralı zamanında başlayıp zamanında bitmesi. Özkan, toplantıya katılanların sadece fiziksel değil zihinsel olarak da tamamen orada olmaları gerektiğini düşünüyor. Bunun için katılımcılardan cep telefonlarından veya laptoplarından e-posta kontrolü yapmamalarını telefonla konuşmamalarını veya başka evraklarını karıştırmamalarını istiyor. Bir toplantıda dikkat ettiği diğer unsurları da şöyle sıralıyor: “Toplantının bir sahibinin olması ve bütün süreci onun yönlendirmesi gerekiyor. Bu sayede toplantının konusu olmayan ve iki kişi arasında olan, toplantı sırasında ortaya çıkan yeni bir konu farklı bir toplantıya ertelenebiliyor. Ve belki de en önemlisi toplantının nasıl bittiği. Toplantının sonunda hedef tekrar hatırlatılmalı ve toplantı notlarında yer alacak aksiyon konuları kısaca özetlenmeli.”
“GÜNDEMİN DIŞINA ÇIKILMAMALI”
British American Tobacco Türkiye Genel Müdürü Gökhan Bilgiç, toplantıya başlamadan önce bir gündem oluşturulması ve bu gündeme sadık kalınmasının en önemli kurallardan biri olduğunu ifade ediyor ve şöyle devam ediyor: “Gündemimizde yer almayan maddeleri başka bir toplantıda görüşmek üzere mutlaka not alıyoruz. Toplantı sırasında ise telefonu kontrol etmek, e-postaları okumak veya yanıtlamak kesinlikle istemediğimiz bir şey. Toplantıda gündem dışında bir şeylerle ilgilenilmesinin dikkat dağıtıcı bir unsur olduğunu düşünüyoruz. Tüm gündem maddeleri tartışıldıktan ve kararlar alındıktan sonra bu kararlara paralel bir eylem planı belirliyoruz. Bu kurallar aslında bizim manifestomuz gibi işimizin doğru şekilde yapılması için birer yol gösterici” diyor. BAT’da bir de yazılı olmayan kurallar var. Bu kuralların başında gerekmedikçe toplantı yapılmaması bulunuyor.
İŞ TAKVİMİNE TEKNOLOJİYLE UYUM
Toplantı kurallarının olmazsa olmazı “etkin zaman yönetimi”. Bu kural, CarrefourSA Genel Müdürü Mehmet Nane için de öyle... CarrefourSA’da tercih edilmeyen bir önemli kural ise toplantı sürelerine olan sadakat. Nane şöyle devam ediyor: “Eskiden ajanda oluşturmak bile bir iş yükü gibi gelirken bugün için mevcut teknoloji sayesinde çok kolay bir şekilde iş takvimimizi düzenleyebiliyoruz. Kültürel anlamda en büyük değişiklik, bahsettiğim teknolojinin hayatımıza entegrasyonu oldu. Örneğin toplantı odalarımızı son teknolojiyle donatarak her anlamda çok daha verimli bir iş akışı olmasına özen gösterdik, göstermeye de devam ediyoruz.” Bir önemli konu ise toplantı öncesi gündem hazırlığı, toplantı notu tutulması ve toplantıya katılan kişilerle paylaşılması.

İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz