Yeni toplantı kuralları

İş dünyasında başarının anahtarlarından biri de toplantı düzenleri...

19.01.2016 16:49:410
Paylaş Tweet Paylaş
Yeni toplantı kuralları
SORUN DEĞİL ÇÖZÜM BEKLİYORUM
DAVUT DOĞAN / DOĞANLAR HOLDİNG YÖNETİM KUR. BŞK.
KONUŞMADA DENGE

Bizde toplantılar önceden planlanır, saatinde başlar ve biter, çok konuşanların toparlamasını rica ederim. Hiç konuşmayanlara söz vererek mutlaka herkesin konuşmasını sağlarım. Sorundan ziyade çözüm önerilerini sunmalarını isterim. Toplantı odasında “Sorun değil, çözüm getirin” diye yazar. Çok sorun getiren olursa yazıyı gösteririm.
KÜLTÜR OTURDU
Toplantılarımızı her 3 ayda bir şirket dışında yaparız, bu da genelde Şile, Abant, Sapanca gibi bir tatil beldesi olur. Toplantı kültürümüz oturmuş oldu, her hafta pazartesi günü icra kurulları, komiteler toplantısı olur. Her ayın 3. haftası pazartesi yönetim kurulu olur. Sadece pazartesi günleri toplantı planlanır.
GÜNDEMİN İLK MADDESİ
Toplantıların verimli geçmesi için gündem önceden gönderilir. Kimin hangi konuda rapor sunacağı belirtilir. Son bölümde öneriler alınır. Kıdemce veya yaş olarak en küçük üye toplantı notlarını tutar ve 24 saat içinde ilgililere tutanak dağıtılır, bir sonraki toplantıda gündemin ilk maddesi bir önceki toplantı tutanağının okunmasıyla başlanır. Önümüzdeki dönemde toplantıların uzaktan katılımcılarla da sağlanması için telekonferansa tam olarak geçmek istiyoruz.

HİYERARŞİYİ AZALTARAK HIZ KAZANIYORUZ
BARIŞ KARAKULLUKÇU / MUDO GENEL MÜDÜRÜ
KATI KURALLARIM YOK

Toplantılar konusunda katı kuralları olan biri değilim. Fakat toplantının verimli geçmesi, kısa sürede sonuca varılması, gelecek adımların görülebilmesi benim için büyük önem taşıyor. Bu nedenle toplantılara hazırlık yapılarak, istediğim formatta önceden anlaştığımız şekilde gelinmesini bekliyorum. Hem toplantının süresi kısalıyor hem daha çabuk sonuca varıyoruz. Toplantı saatlerindeki aksamalar, sonuçlara daha geç varmamıza sebep olduğunda toplantı saatlerinden çok sapmamak gerek.
FARKLI PERSPEKTİF
Teknolojik gelişmeler, toplantı kültürüme farklı bir perspektif kazandırdı. Bulunduğumuz sektörde sahada çalışmak büyük önem taşıyor. Teknolojik gelişmeler sayesinde toplantı katılımcıları lokasyona bağlı kalmadan, mobil olarak katılım gösterebiliyor. Böylelikle katılım oranı yükseliyor ve merkezle saha arasında kesintisiz bir iletişim kuruluyor. Toplantı sonlarındaki onay süreçlerini hızlandırmak adına üst yönetimi çok dahil etmeden, hiyerarşiyi azaltarak, daha hızlı karar mekanizmaları kurmaya çalışıyor ve çalışanların karara etki etmelerini sağlıyoruz.
PERİYODİK TOPLANTILAR
Toplantılarda verimliliği maksimum düzeye ulaştırmak çok önemli. Tüm toplantılara, konularla ilgili plan çıkararak, hazırlık yaparak katılıyorum. Tüm ekibin belirlediğimiz formatlar doğrultusunda hazırlık yapıp gelmesini bekliyorum. Hazırlık yapılmadan gerçekleşen toplantıların çok uzun geçtiğini, etkisiz ve şirket için büyük bir zaman kaybı olduğunu düşünüyorum. Yönetim kurulu toplantılarımızı da hızlıca bir araya gelebilmek için merkezi yerlerde, Bebek Baylan ya da Emirgan Sütiş gibi mekanlarda bile yapabiliyoruz.

İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Yorum Yaz