Google Ventures’ın 3 ortağı JAKE KNAPP,
JOHN ZERATSKY ve BRADEN KOWITZ,
şirketlerdeki sorunları çözme, verimlilik
ve hız konularına çözüm getiren “Sprint”
adını verdikleri bir program geliştirdi.
Ardından da bu programı kitaplaştırıp iş
dünyasının dikkatine sundular. “Sprint:
Büyük Problemleri Nasıl Çözersiniz
ve Yeni Fikirleri Nasıl Test Edersiniz”
adlı kitapta, 5 gün gibi kısa bir sürede,
tıpkı “kısa mesafe koşusunda” olduğu
gibi, fikirlerin nasıl hayata geçirildiği,
sorunların ne tip yaklaşımlarla çözüldüğü
ortaya konuluyor. Jake Knapp, “Sprint,
başarıyı garanti etmiyor, başarıya
ulaşmanız için gereken fikirleri bulmanız
için çok fazla şans sunuyor” diyor.
Son dönemde iş dünyasında önemli
bir trend var. Bu trendin adı Sprint…
Sprint’in kelime anlamı olarak hızlı koşu
demek. Şirketler çözemedikleri büyük
problemler ya da bir ürün lansmanı için
5 günlük bir programla adeta hızlı bir şekilde
çözüme ya da büyük bir fikre bu
süreçte ulaşabiliyor. Normalde aylarca
süren fikir tartışmaları, toplantılar yerine
5 günlük konsantre bir çalışma süreci olarak tanımlayacağımız
Sprint uygulamasıyla şirketler hem
zamandan hem maliyetten tasarruf sağlarken iş süreçlerine
de büyük hız kazandırıyorlar. Peki Sprint
nasıl ortaya çıktı? Google Ventures’ın 3 ortağı Jake
Knapp, John Zeratsky ve Braden Kowitz’in ortak
çözümü olarak Sprint, bugüne kadar birçok şirkette başarılı uygulamalarla hayat buldu. Hatta bu üç
isim “Sprint: Büyük Problemleri Nasıl Çözersiniz
ve Yeni Fikirleri Nasıl Test Edersiniz” (How to Solve
Big Problems and Test New Ideas/Sprint) adını
taşıyan bir kitapla da bu deneyimi tüm dünya ile
paylaştı. Biz de Jake Knapp ile iş dünyasında büyük
yankı uyandıran bu sistemi konuştuk. Sprint’i,
nasıl uygulandığını ve sunduğu avantajları kendisinden
dinledik:
* Yeni ürün lansmanları, hizmetler, problem
çözmek gibi konular pek çok şirket için kritik, zaman
zaman da sorunlu ve riskli süreçler. Bu noktada
Sprint’in öneminden bahseder misiniz?
Sprint, sürecimiz yanlış bir çözüme ulaşmadan
önce, takımların birden fazla riski hızlıca ele
almalarını sağlıyor. Bir ürün ya da hizmeti başlı başına oluşturmak yerine, prototiplerden
faydalanmayı sağlıyor.
George Mason Üniversitesi’nde
yapılan araştırmaya göre, dikkati dağılan
kişiler daha düşük kalitede yazı
yazıyor. Kaliforniya Üniversitesi’nin
yaptığı bir araştırmaya göre dikkati
dağılan bir kişinin işine dönmesi ortalama
23 dakika alıyor. İlginin dağılması
verimliliğe zarar veriyor.
Sprint ise size net bir zamanlama
ve önemli bir hedef veriyor. Sadece
5 gün içinde yeni ürün lansmanının
ya da probleme ulaşan çözümün
doğru olup olmadığını görmenizi sağlıyor. Projeler
arasında sıkışıp kalmıyorsunuz.
Sabah 10’dan akşam 5’e kadar 5 gün boyunca
çalışıyorsunuz. Arada bir saatlik öğle yemeği için
mola veriyorsunuz. Sprint gününde
sadece 6 saat çalışıyorsunuz. Daha
uzun saatler çalışmak daha iyi sonuç
almanızı sağlamıyor. Doğru insanları
bir araya getirirseniz ve sizi engelleyen
şeylerden kurtulursanız, programa
tâbi kalabilirsiniz. 5 gününüzü
kitliyorsunuz. Haftasonları yapılmıyor,
çünkü devamlılığı sağlanamayabiliyor.
Ayrıca Sprint gününe laptop, cep
telefonu veya iPad alınmasına izin
verilmiyor. Molalarda telefonunuza
ya da laptopunuza bakabilir, kontrol
edebilirsiniz ya da istediğiniz zaman
çıkıp bakabilirsiniz. Bu verimliliği
etkilemez.
* Şirketler yaşadıkları sorunları
bu yöntemle 5 gün içinde nasıl çözüyor?
Adım adım bu sürecin nasıl işlediğinden
bahseder misiniz?
Sprint’in en önemli fikri, haftayı tamamen boşaltmak
ve sadece bir önemli probleme odaklanmak. Pazartesi
günü, problemin haritasını çıkarıp odaklanacak
önemli bir yer seçiyorsunuz. Salı günü, bir kağıda birbiriyle
rekabet eden çözümleri yazıyorsunuz. Çarşamba
günü, fikirleri test edilebilir şekilde bir hipotez haline
dönüştürerek zor kararları veriyorsunuz. Perşembe
günü, prototipinizi hayata geçiriyorsunuz. Cuma günü
insanlara test ettiriyorsunuz.
* Başarılı bir örnek verir misiniz?
Mayıs 2014’te Sprint kitabının yazarlarından John
Zeratsky, Kaliforniya’da bir binadan içeri girdi. John,
oraya Google Ventures’ın en yeni icadı olan Savioke
Labs ile ilgili görüşmek için gelmişti. Dolambaçlı koridorlardan
ve birkaç merdiven çıktıktan sonra kapının
önüne geldi, içeri girdi ve makineyi gördü.
Savioke Labs’in kurucusu Steve Cousins, “Bu Relay
Robot” dedi. Relay Robot, otellerin dağıtım hizmetleri
için yapılmıştı. Bu robot kendiliğinden yönünü bulan,
diş fırçası, tuvalet kağıdı ve çerezleri misafirlerin odasına
götüren bir robottu.
Savioke Labs, dünya klasmanında mühendis ve tasarımcılardan
oluşan bir ekibe sahip. Ortak vizyonları,
robotları insanların günlük yaşamını kolaylaştırması
üzerine kurulu. Steve’in işe otellerden başlamak istemesinin
nedeni ise onların değişmeyen, sabit sorunları
olmasıydı.
Bir sonraki ay, Relay robotu gerçek bir otelde çalışmaya
başladı. Eğer diş fırçası unutulmuşsa, robot oraya
yardım için gidebiliyordu. Ancak, bir sorun vardı: Misafirler
bir robottan hizmet almamayı tercih eder miydi ya da bu robot onları korkutabilir miydi? Robot, misafirlerle
nasıl iletişim kuracaktı? Nasıl bir kişiliği olmalıydı?
Savioke’nin tasarım ve mühendislik ekibi bu sorulara
yanıt bulmak için Starwood Otelleri ile görüştü, ancak
hala akıllarında yanıtlanamayan birçok soru vardı. İşte
bu Sprint’i uygulamak için mükemmel bir zamandı. Google
Ventures’ın kendine has 5 günlük uygulamanın ve
önemli sorulara yanıt almanın tam zamanıydı. Çok kısa
bir zamanda müşterilerle prototip ve fikrin testini yapacaklardı.
Sprint, bir şirketin strateji, inovasyon, tasarımve
davranış bilimlerini adım adım uygulayabileceği
mükemmel bir işlemdi. Üstelik herhangi bir takım da
rahatlıkla uygulayabilirdi.~*Fikirleri nasıl ayrıştırdılar? Onlarca fikir arasından nasıl bir seçim yaptılar?
Savioke Labs ekibinin robotla ilgili binlerce fikri vardı ama amaç en güçlü çözümü seçmekti. Sadece bir günde gerçekçi bir prototip yaptılar. Sprint’in son adımında ise hedef kitleyi eğitmek ve otel yakınında geçici bir araştırma alanı yaratmak vardı. Öncelikli olarak, takım tüm ajandasını temizledi. Pazartesi gününden cumaya kadar tüm toplantıları iptal ettiler. E-mail’lerine “iş dışında” olarak otomatik yanıt verdirdiler. Ve tek bir
soruya odaklandılar: Robotlar etraftaki insanlara nasıl
davranmalı?
Bir diğer adım, kendilerine bir deadline (hedef tarih)
belirlediler. Savioke, cuma gününe kadar ‘sprint
haftası testi’ olarak otelle birlikte bazı düzenlemeler
yaptı. Bu şu demek oluyor: Tasarım ve prototipin çalışması
için sadece 4 gün var. Pazartesi günü, Savioke
problemle ilgili her şeyin özetini çıkardı. Steve, misafir
memnuniyetinin öneminden bahsetti. Eğer Relay Robotu,
memnuniyet sayısını pilot programda artırmayı
başarırsa, otel daha fazla robot talep edecekti. Ama
eğer memnuniyet rakamı aynı kalır ya da düşerse talep
gelmeyecekti. Birlikte en büyük riskleri içeren bir harita
yarattık. Bu haritayı bir hikaye gibi düşünün: Misafirler
robotlarla buluşuyor, robot misafire diş fırçasını veriyor
ve misafir robota aşık oluyor. En kritik anlardan
biri robotun misafirle ilk karşılaştığı an... Bu da lobide,
asansörde, koridorda olabilir.
* Starwood Oteli için geliştirilen Robot Relay ile
ilgili karşılaşılan sorunlar nasıl bir yaklaşımla hızla çözüldü?
Sadece 5 günlük sprint için çok spesifik bir odağınız
olmalı. Doğru yapın ve müşteriyi memnun edin.
Yanlış yaparsanız, muhtemelen kendinizi kafası karışmış
misafirlerin sorularını cevaplarken bulacaksınız.
Salı günü, takım problem aşamasından çözüm aşamasına
geçti. Çarşamba sabahı, taslaklar ve notlar konferans
odasında konuşulmaya başlandı. Bazı fikirler
yeniydi, bazıları eski ama gözden kaçırılmış olanlardı.
Toplamda, birbiriyle rekabet eden 23 çözüm bulduk.
Daha sonra bu çözümlerin sayısını nasıl daraltacağımızı
düşündük? Birçok organizasyonda, bu durum
haftalarca toplantı ve bitmeyen e-mail yazışmaları demekti.
Ama bizim tek bir günümüz vardı. Cuma test
günüydü ve herkes bunu görecekti. Kararların hızlı
ve tartışılmadan verilebilmesi adına oylamaya sunduk.
Örneğin Savioke’nin tasarımcılarından Adrian Canoso,
“Robot mutlu olduğunda dans etsin” diyordu. Ancak
Steve, “Kişilik vermek çok riskli ancak risk alma zamanı”
diyordu.
* Prototipi yaratmak için çok az zamanınız vardı.
Onu nasıl oluşturdunuz?
Perşembe geldiğinde ertesi gün otelde test aşamasından
geçebilmek için prototipi yaratmaya sadece
8 saatleri vardı. Cuma ise test için sabah 7’de otelin
bir odasında geçici bir araştırma laboratuvarı kuruldu.
Nihayet saat 9.00’da ilk misafirle görüşme başladı. Otel
misafirleri diş fırçasını alırken bir sorun yaşamıyorlardı.
Hatta insanlar robotu tekrar görebilmek için ikinci hizmete
çağırıyordu. Ancak kimse robotla iletişim kurmak için çaba sarf etmiyordu. Günün sonunda robot geçer
not almıştı. Her bir detay mükemmel değildi elbette...
Düzeltilmesi gereken birkaç problemin dışında başarılı
bulundu. Tam 3 hafta sonra robot otelde tam zamanlı
çalışmaya başladı ve Relay çok popülerleşti. Büyülü robotla
ilgili hikayeler NY Times ve Washington Post gibi
yayınlarda çıktı. İlk ay medyada 1 milyar medya izlenimi
oldu ama en önemlisi misafirler sevdi. Yaz sonunda
Savioke Labs, yeni robot teklifleri aldı ve üretime zor
yetiştirdiler. Savioke için robota kişilik vermesi tam bir
kumardı. Ama emin oldukları tek şey, sprint haftasında
fikirlerinin riskini hızlıca test edebilmesiydi.
* Sprint’i uygulayan şirketlerin yaşadığı avantajlardan
bahseder misiniz? Sizler Google Ventures’ın yatırımcıları
olarak neden böyle bir program kurguladınız?
Sprint, şirketlerin problemleri hızlıca çözmesini
sağlıyor ve müşterilerinin kim olduklarını neye ihtiyaç
duyduklarını ortaya çıkarıyor. Aynı zamanda, bu, işi
yapmanın çok eğlenceli bir yolu.
İyi fikirleri bulmak zordur. Ve iyi fikirler gerçek dünyada
bilinmeyen bir yolda yürür. Google Ventures’ın
ortakları olarak biz saatle para alan danışmanlar değiliz.
Biz yatırımcıyız ve şirketlerimiz başarılı olursa biz de
başarılı oluyoruz. Problemleri en hızlı ve yeterli derecede
çözebilmek ve en iyi sonucu yakalamak için Sprint
sürecini devreye soktuk. En iyi şey, bu süreç her takımda
var olan insanlara, bilgiye ve araçlara dayanıyor.
* Sprint sürecinde takımın rolü çok büyük. Sprint
takımını şirketler nasıl oluşturmalı?
Takım, sprint için aşırı önemli. 7 kişiden fazla kişinin
takımda yer almamasını öneriyoruz. Ve projenin karar
vericisini mutlaka dahil etmeniz gerekiyor. Sprint mükemmel
bir orkestra gerektiriyor.
* Bir şirket sprint uygulamasına rağmen başarısız
olabilir mi?
Sprint, günün sonunda mutlaka başarıya ulaşacağınızı
garanti edemiyor. Ama sprint size başarıya ulaşmanız
için gereken kazanan fikirleri bulmanız için çok
fazla şans sunuyor.~“SÜPER GÜÇ VERİYOR”
HIZLI TEPKİ ÖLÇÜMÜ Start up’larla sprint yapmak
demek, bitmek bilmeyen tartışmaların sonu ve
aylarca sürecek olan işlerin bir haftaya sığması
demek. Minimal bir üründen yola çıkarak fikrin doğru
olup olmadığını anlamayı beklemek yerine şirketler
realistik prototipten bilgi alabiliyor. Sprint, startup’lara
süper güç veriyor: Pahalı maliyetler yerine gelecekte
bitmiş bir ürünün nasıl bir tepkiyle karşılaşacağını
hızlı bir şekilde görebiliyorlar. Eğer riskli fikir sprint
sürecinden başarıyla geçtiyse maliyet açısından
süper avantajlı demek.
KİMLER KULLANABİLİR?
Google Ventures’da biz
Foundation Medicine, Nest ve Blue Bottle Coffee gibi
şirketlerle çalıştık. Sprint sürecini yeni bir fikrin yaşayıp
yaşayamayacağını ölçmek için yapıyoruz. Örneğin
yeni bir mobil uygulama, milyonlarca kullanıcısı
olan ürünlerin geliştirilmesi, pazarlama stratejilerinin
belirlenmesi ve medikal testlerin tasarım raporları için
kullanıyoruz. Sprint aynı zamanda yatırım bankacıları
tarafından gelecek stratejisini belirlemek için
kendi kendine giden Google’ın arabası için ve lise
öğrencisinin matematik ödevi için kullanılabilir.
“SADECE TEKNOLOJİ DEĞİL,
KAHVE ŞİRKETİ DE SPRINT’İ
UYGULAYABİLİR”
2002’de klarnet çalgıcısı James Freeman,
profesyonel müzik hayatından vazgeçip bir kahve
işinin kurucusu oldu. Dikkatlice evde kahve
çekirdeklerini kavuruyor, ardından Berkeley ve
Oakland’daki çiftçi pazarlarına götürüyordu.
Bardakta kahve satıyordu. Şirketin ismini Blue Bottle
Coffee (Mavi Şişe Kahve) koydu.
ZİNCİR BÜYÜYOR
Birkaç yıl sonra iş büyüdü ve
yavaş yavaş birçok kafe açmaya başladı. 2012
yılından itibaren Blue Bottle’ın birçok şehirde şubeleri
oldu. Piyasada en iyi kahvelerden biri olarak
sıralanıyordu. Baristalar çok arkadaşça ve bilgiliydi.
James, Blue Bottle deneyimini birçok kahve severle
paylaşmak, daha fazla kafe açmak istiyordu.
2012’de Blue Bottle Coffee Silikon Vadisi’ndeki bir
grup yatırımcıdan 20 milyon dolar topladı.
ONLINE KAHVE MAĞAZASI FİKRİ
Bu
yatırımcıların arasında Google Ventures’dan James
de vardı. James’in bu parayla ilgili birçok planı vardı.
Ama en net olanlarından biri taze kahve çekirdeği
satacak daha iyi bir online mağaza yaratmaktı. Blue
Bottle bir teknoloji şirketi değildi ve James’in online
perakendecilik konusunda uzmanlığı da yoktu.
Kafelerin sihrini akıllı telefonlara ve bilgisayarlara
nasıl taşıyacaktı?
SPRINT YAPMA KARARI
Aralık ayında, Google
Ventures’den Braden Kowitz ve John Zeratsky, James
ile buluştu. Online mağaza şirket için önemliydi.
Doğru işi yapabilmek zaman ve para gerektirecekti.
Online mağaza işi bir software/yazılım projesiydi. Bu
da Google Ventures’ın çok iyi bildiği işlerden biriydi.
Sprint haftamızın pazartesi günü, Blue Bottle takımı
Google Ventures’ın San Fransico’daki konferans
odasında toplandı. Kahve alıcılarının online
mağazada nasıl davranacaklarına ilişkin bir çizelge
çıkardılar. Blue Bottle takımı, kahve çekirdeğini satın
alan yeni müşterileri hedefliyordu. Cuma gününe
kadar sprintin tüm basamaklarını başarıyla geçtiler.
5 GÜNDE DOĞRU STRATEJİ DOĞDU
Takım
müşteri görüşmelerini izledi. Ekip sprinte çok
güveniyordu ve online mağazalarının nasıl çalışması
gerektiği fikrine yavaş yavaş geliyorlardı. Online
mağazalarını kurdular ve büyümeleri iki katına
çıktı. Daha büyük takım ve yeni teknolojiler
kurmaya başladılar. Yeni taleplere yanıt aramaya
başladılar. Eskiden online mağaza kurmak ve onun
geri dönüşünü almak çok uzun zaman ve maliyet
alabilecekken, sprint ile kısa zamanda doğru yolu
seçtiler.
“HİÇBİR PROJE
ZOR DEĞİLDİR”
İYİ BİR BAŞLANGIÇ Eğer bir haftalığına ajandanızı
yeterince boşaltabiliyorsanız, Sprint’i uygulamak için
iyi bir başlangıç demek. Sıkışıp kalmış bazı önemli
projelere başlamak zordur. Bazıları proje yolunda
ilerlerken dengesini kaybediyor. Burada
Sprint çok önemli bir güç. Pompa ve
püskürtme aracı satan Graco, yeni bir
endüstriyel pompa üretmek istiyordu.
Ancak karar veremiyordu. Şirketin
başkan yardımcısı David Lowe, sprinti
projenin riskini azaltması için uygulamak
istiyordu.
MİLYON DOLARLIK MALİYET
Bu
ürünün tasarımı ve üretimi milyon
dolarlara mal olacaktı ve işe yarayıp
yaramadığını da bilemeyeceklerdi...
Sprint yaparak bir pompayı bir
haftada tasarlamak da çok güç
olacaktı. Ancak ekip vazgeçmedi.
Eğer 5 gün gibi sınırlı bir zaman varsa,
prototipini broşüre bastıracaklar ve
satış ziyaretlerini de müşterilerine
soracaklardı. Test etme aşamasında
ise var olan pompalara 3D’den çıkan
yeni özelliği ekletip test ettireceklerdi.
Nitekim 5 günde tamamlanan bir süreç
oldu. Burada sprint için hiçbir projenin
zor olmadığını görüyoruz.
Türkiye ve dünya ekonomisine yön veren gelişmeleri yorulmadan takip edebilmek için her yeni güne haber bültenimiz “Sabah Kahvesi” ile başlamak ister misiniz?