10 yıl önce Bili Gates, günde 4 milyon e-mail alıyordu. Şimdilerde işten elini eteğini çeken Gates’in e-mail kutusuna ancak günde 40 ila 50 e-mail düşüyor. Gates’in aksine yoğun iş hayatı devam eden CEO’ların e-mail kutularıysa dolup taşıyor. Apple’ın CEO’sunun günlük e-mail trafiği 700 ila 800 civarında.
Türkiye’de de CEO’lar bir günde 200 ila 300 arasında e-mail alıyor. CarrefourSA Genel Müdürü Mehmet Nane ve Kiğılı CEO’su Hilal Suerdem’in günlük e-mail trafiği 300’ü buluyor. Ayda 9 bin e-mail alan CEO’ların yıllık iletişim trafiği ise 100 binin üzerinde.
Apple’ın CEO’su Tim Cook, her gün 700 ila 800 arasında e-mail alıyor, Sabahları 3:45 gibi kalkıp 1 saatini e-maillerini yanıtlamaya ayıran Cook, her gün kendisine gelen elektronik postaların büyük bölümünü okumaya çalıştığını söylüyor,
Starbucks’ın CEO’su Howard Schultz da sabah 4:30’da uyanıyor ve güne e-mail kutusuna düşen yüzlerce e-posta okuyarak başlıyor. Bain&Company’nin araştırması da CEO’la-nn iletişim trafiğindeki müthiş artışa dikkat çekiyor.
Araştırmaya göre, 2000’li yılların başında üst düzey yöneticiler günde ortalama 60 kişiyle iletişim kuruyorken, 2010’da bu sayı 80’e son dönemde de 200’e çıkmış durumda, CEO’ların yıllık e-mail trafiği ise 70 bini geçiyor.
Araştırmada eskiye göre bugün daha fazla sayıda kişiyle iletişimde bulunan CEO’ların haftada en az bir günlerinin e-mailleri yanıtlamak, iki günlerinin de toplantılarla geçtiği belirtiliyor.
Artan iletişim trafiği Türkiye’de de CEO’ları en fazla yoran konuların başında yer alıyor. Türkiye’de CEO’lar günde en az 80 ila 100 e-mail alıyor. İşler arttıkça gün içinde alınan e-mailler 200 ila 300’lere kadar çıkıyor.
Şirketin cirosuna, sektörüne ve büyüme hızına göre üst düzey yöneticilerin yoğunluğu, iletişim trafiğinin hızı değişiyor. Mobil teknolojilerdeki gelişmelerle birlikte gün içinde daha fazla kişiyle iletişimde bulunmak zorunda kalan CEO’ların artan iletişim trafiğini yönetmek için farklı çözümleri var. Zaman yönetimi yapan CEO’lar gelen e-mailleri klasörlere koyup filtreliyor. CEO asistanları da yetkilendirilip elektronik posta yönetimi yaptırmak kullanılan yöntemler arasında.~
GÜNLÜK İLETİŞİM ARTTI
Eskiye göre liderlerin gün içindeki iletişim trafiğinde müthiş bir artış söz konusu. Bain&Company’nin araştırmasına göre 1970’lerde yılda 1.000 kişiyle iletişim kuran tepe yöneticiler, bugün yılda ortalama 72 binden fazla kişiyle iletişim halinde. Birden fazla şirketin yönetimini üstlenen, yurtdışı görevleri olan yöneticilerin iletişim trafiğiyse daha yüksek.
Index Grup’un CEO’su Erol Bilecik de gelişen teknoloji sayesinde gün içinde eskiye göre daha fazla kişiyle iletişimde olduğunu söylüyor. Bilecik, “Gün içinde 150’ye yakın kişiyle irtibat halindeyim” diyor. 150 kişinin 3’te 2’siniyse grup dışındaki kişiler oluşturuyor.
Daikin’in CEO’su Hasan Önder’in de gün içinde oldukça yoğun bir iletişim trafiği var. Önder, gün içinde sadece yurtiçinde 70 ila 80 kişiyle iletişimde olduğunu belirterek son birkaç yılda iletişim trafiğinin 2 katına çıktığını söylüyor.
“İş dışındaki elektronik postalarımı önemsiz kutusuna atıyorum” diyen Yalçınlar Group Yönetim Kurulu Başkanı Hakan Yalçın da akıllı telefonlarla birlikte gün içindeki iletişim trafiğinin 10 kat arttığını belirtiyor.
İnşaatın dışında 5 farklı sektörde faaliyet gösteren Dumankaya’nın yönetim kurulu başkanı Uğur Dumankaya da eskiye göre çeşitlenen iletişim araçları sayesinde gün içinde ortalama 25 ila 30 kişiyle iletişim halinde olduğunu söylüyor. Dumankaya, “Eskiden daha yüz yüze iletişimler kurabiliyorduk. Bundan dolayı kısıtlı sayıda kişiyle görüşüyorduk. Şimdiyse çeşitlenen iletişim araçları sayesinde gün içinde görüştüğümüz kişi sayısı önemli ölçüde arttı” diyor,
BÜYÜYEN İŞLER ETKİLİYOR
CEO’ların gün içindeki iletişim trafiğinin artmasının en önemli nedenlerinin başında işlerin büyümesi, ilgili yöneticinin sorumluluğun artması ve teknolojinin gelişmesi bulunuyor. Günlük işlerin yoğunluğu da iletişimde bulunulan kişi sayısını artırıyor. Erkunt Traktör Genel Müdürü Zeynep Erkunt Armağan, toplantılarının ve sıkıntılı dönemlerin olduğu zamanlarda gün içinde görüştüğü kişi sayısının 100’e çıktığını söylüyor.~
Türkiye’nin en büyük 500 şirketi arasında yer alan Akyürek Pazarlama’nın genel müdürü Uğur Özden de hızlı büyümelerinin günlük iletişim trafiğini her yıl yüzde 30 artırdığını belirtiyor. Özden, günde ortalama 60 kişiyle iletişimde bulunuyor.
Kiğılı CEO’su Hilal Suerdem de son yıllarda hızlı büyümelerinin gün içindeki iletişimi artırdığını belirtiyor. Suerdem, “Zaman geçtikçe hem benim pozisyonum hem de Kiğılı büyüdü. Bu nedenle iletişimde bulunduğum kişi sayısı arttı” diye konuşuyor.
Starpet Yönetim Kurulu Başkanı Murat Okalin de iş ortakları ve projelerin artışına paralel olarak gün içinde iletişimde olduğu kişi sayısının 150’ye çıktığını söylüyor. Amway Avrupa Dış İlişkiler Bölge Müdürü Candan Çorbacıoğlu ise Türkiye’yle birlikte 11 ülkeden sorumlu olmasının iletişimde bulunduğu kişi sayısını artırdığını belirtiyor. Çorbacıoğlu, “ Eskiye göre daha fazla ülkeden sorumlu olmam iş hayatımda yoğun bir iletişim süreci yaşamama neden oldu” diye konuşuyor.
TRAFİK ÇOĞALDI
Yöneticileri artan iletişim trafiğinde en çok yoran konuysa sayısı her gün artan e-mailler oluyor. ABD’nin önde gelen şirketlerinin CEO’ları günde ortalama 200 e-mail alıyor. Türkiye’deki CEO’lar da benzer bir e-mail trafiğine sahip. Hatta Türkiye’deki birçok CEO’nun günlük e-mail trafiği 200’ün üzerine çıkabiliyor.
Twigy’nin yönetim kurulu başkanı Sinan Öncel, her gün ortalama 300 e-mail aldığını söylüyor. Öncel’in aylık e-mail trafiği 9 bini, yıllıksa 100 bini geçiyor. Türkiye’de en fazla e-mail alan üst düzey yöneticilerden biri de işinin dışında çok fazla sosyal sorumluluk projesinde yer alan CarrefourSA Genel Müdürü Mehmet Nane.
Günde önemsizler hariç 250 ila 300 arasında email aldığını söyleyen Nane, bunun için iş ve özellerle birlikte 4 farklı e-mail adresi kullanıyor. En fazla email alan CEO’lar arasında Doğuş Otomotiv’in CEO’su Ali Bilaloğlu da var. Spam’ler hariç günde 200 e-mail alan Bilaloğlu, yılda 72 bin e-maile yanıt veriyor.~
Teknolojinin gelişmesiyle eskiye göre gün içinde iletişim kurduğu kişi sayısının çok arttığını söyleyen Akdağlar Group Yönetim Kurulu Başkanı Mehmet Ak-dağlar da gün içinde 150 ila 200 arasında e-mail aldığını belirtiyor.
Baltalı Gıda Yönetim Kurulu Başkanı Funda Özer Baltalı da günde ortalama 75 ila 100 e-mail aldığını belirterek “Eskiye kıyasla e-mail trafiğim artarken toplantı sayım azaldı” diye konuşuyor.
KLASÖRE KOY YÖNET
Gün içinde alınan e-maillerin sayısı arttıkça üst düzey yöneticiler için en önemli konu bu trafiği yönetmek ve e-maillere hızlı yanıt vermek oluyor. Human Group Genel Müdürü Gaye Özcan, “Gün içinde mesajın hangi iletişim diliyle gönderileceğini, gelen e-maillere nasıl yanıt verileceğini bilmek, liderin imaj yönetiminin çok önemli bir parçası oldu” diyor.
Özcan, e-mail yönetimi konusundaysa e-maillerin önemine göre bir sıralama yapmak gerektiğini söylüyor ve ekliyor: “E-maillerin acil, önemli ve stratejik olanlarını önce, diğerlerini daha sonra yanıtlamak gerekiyor. İş ve özel hayat için ayrı e-mail adresleri kullanmak lazım.”
Artan e-mail trafiğini yönetmek için her CEO kendi yöntemini geliştirse de en çok tercih edilen uygulamaların başında klasörleme ve filtreleme bulunuyor. Akdağlar Group Yönetim Kurulu Başkanı Mehmet Akdağlar, “E-maillerimi adreslerine göre gruplandırırım.
Bu yöntem sürekli takip ettiğim konular ve sık yazıştığım adreslere ait e-mailleri diğerleri arasından kolaylıkla ayırmamı ve vakit kazanmamı sağlıyor” diyor. Akyürek Pazarlama Genel Müdürü Uğur Özden de e-maillerini departman bazında filtreliyor. Özden’in outlook’unda satış, mali işler, pazarlama gibi şirketteki her bir departmanın ayrı bir dosyası bulunuyor.
ASİSTANLAR TAM YETKİLİ
Index Grup CEO’su Erol Bilecik de dört ana filtre üzerinden yazışmalarını yönettiğini belirtiyor. Daikin CEO’su Hasan Önder ise e-maillerini yönetirken iş üniteleri bazlı filtreleme yönetimi kullandığını söylüyor. Önder, sabah ve akşam saatlerinde e-mailleri yanıtlamak için kendine özel zaman da ayırıyor.~
Gün içinde 250’ye yakın e-mail aldığını söyleyen CSC Türkiye Genel Müdürü Alev Alp Esen, e-maillerini öncelik sırasına göre yönettiğini söylüyor. İlk önce müşterilerden gelen e-mailleri yanıtladığı söyleyen Esen, çok uzun metinleri olan e-mailleriyse öncelik sırasında arka sıralara koyduğu da itiraf ediyor.
Yönetici asistanlar da CEO’ların e-mail yönetiminde önemli bir yer tutuyor. Birçok kurumda asistanların CEO’ların e-maillerine direkt ulaşım ve yanıt verme yetkisi bulunuyor. Günde 150’nin üzerinde e-mail aldığını söyleyen Tofaş CEO’su Kamil Başaran da gün içindeki yoğun e-mail trafiğini yönetirken asistanından yardım alıyor.
Başaran, “Çoğu zaman işle ilgili e-maillerimi yoğun iletişim trafiğim içinde asistanım yönetiyor” diyor. Daikin’in CEO’su Hasan Önder’in de biri teknik diğeri de özel olmak üzere 2 asistanı bulunuyor.
WHATSAPP KULLANIMI ARTTI
Son dönemde liderler arasında hızla kullanımı artan iletişim araçlarından bir diğeri de WhatsApp. Dumankaya Yönetim Kurulu Başkanı Uğur Dumankaya’dan CarrefourSA Genel Müdürü Mehmet Nane’ye kadar son dönemde teknolojiyi yakından takip eden birçok yönetici günlük iletişim trafiğine sosyal medyanın dışında WhatsApp’ı da eklemiş durumda.
Dumankaya Yönetim Kurulu Başkanı Uğur Dumankaya, “İş e-mailimin dışında başka e-posta adresi kullanmıyorum. Genellikle aile ve arkadaş grubumuzla WhatsApp üzerinden haberleşiyoruz. Bazen işle ilgili yazışmalarda bile şirket içinde yöneticilerimizle WhatsApp üzerinden iletişim kuruyoruz” diyor.
WhatsApp’ı aktif kullanmayan üst düzey yöneticilerin bir kısmıysa telefonlarını ve e-mail adreslerini iş ve özel olarak ikiye ayırmış durumda. Bu gruptakilerin e-mail adreslerinin sayısı 2 ila 4 arasında değişiyor. Hisar Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı İsmail Erdoğan’ın, İGDAŞ Genel Müdürü Bilal Aslan’ın 3 farklı email adresi bulunuyor.~
Günlük 250 ila 300 arasında e-mail trafiği bulunan Kiğılı CEO’su Hilal Suerdem de kişisel ve kurumsal olmak üzere iki farklı e-mail adresi kullanıyor. Suerdem, “Kurumsal e-mail adresimi şirket bünyesinde diğeriniyse kişisel e-maillerim için kullanıyorum” diye konuşuyor.
Buna karşın son dönemde iş ve özel olarak ayrım yapmadan iletişim trafiklerini tek e-mail üzerinden yöneten liderler de var. Index Grup CEO’su Erol Bilecik, “index.com.tr uzantılı e-posta adresimin dışına çıkmamaya özen göstererek, tüm iletişimimi tek bir e-posta adresi ve telefon hattı üzerinden idare ediyorum” diyor.
BU RİSKLERE DİKKAT
Akıllı cihazların hayatımızdaki yeri arttıkça iş yeri sınırları da kaybolmaya başladı. Daha önce yalnızca bilgisayar başında okuyup cevap verebildiğimiz e-mailler artık her an elimizin altında. Uzmanlara göre e-maillere her an ve her yerde hızlı geri dönüş yapmak üst düzey yöneticilerin üzerindeki baskıyı ve iş yükünü artırıyor.
Akıllı telefonlarla birlikte eskiye göre gün içinde iletişimde bulunduğu kişi sayısının arttığını ve yorucu hale geldiğini söyleyen Erkunt Traktör Genel Müdürü Zeynep Erkunt Armağan, “Akıllı telefonlar çıktıktan sonra iletişim içinde bulunduğum kişi sayısı çok arttı. Bu sayı gerçekten yorucu olarak nitelenebilecek kadar çok” diyor ve ekliyor: “Hatta bu durum özel hayata ayırılan zamanları bile çok daralttı.”
Peppers&Rogers Group Finansal Hizmetlerden Sorumlu Proje Yöneticisi Emre Yayıcı da bugün iş hayatında daha fazla kişiyle iletişim halinde bulunmanın birçok sorunu da beraberinde getirdiğini söylüyor. Yayıcı’ya göre bu durumun yol açtığı en önemli sorunların başında verimsizlik geliyor. Yayıcı, “Birçok yöneticinin çok önemli toplantılarda dahi telefonlarına gelen e-mailleri okuyup yanıtladığını görüyoruz. Bu durum her ne kadar işlerin hızlı devam etmesi için yapılıyorsa da yöneticilerin ilgilendikleri konuya olan dikkatlerinin dağılmasına neden oluyor” diyor.~
Konsantrasyon ve verimlilik kaybının dışında yöneticilerin üzerindeki artan iletişim trafiği başta stres olmak üzere diğer psikosomatik rahatsızlıklara da yol açabiliyor. DBE Davranış Bilimleri Enstitüsü Danışmanı Şebnem Ergül, “İletişimden kaynaklanan tüm sorunların temelinde aşırı bilgiye maruz kalma, yukarıdan stratejik bakışla küçük operasyonel sorunlar arasında sıkışma, ‘cc’ de yer alma nedeniyle her şeye vakıf olma ve kontrol etme çabasının getirdiği stres yükü yer alıyor” diyor.
Ergül, bunların sonucunda kişinin bedeninde psikosomatik rahatsızlıklar ortaya çıkabildiği faust (kaçış) sendromu ve anhedoni gibi belirtiler de görülebildiğini söylüyor. Anhedoni durumunda kişi yaşamdan zevk almamaya başlıyor.
MEHMET NANE / CARREFOURSA GENEL MÜDÜRÜ
“ARTIK WHATSAPP'TAN YAZIŞIYORUM"
“FİLTRELEME YAPIYORUM”
E-mail’lerimi önem ve öncelik sırasına göre filtreliyorum. Filtrelemede CarrefourSA özelinde oluşturduğum alt konu başlıkları bana oldukça yardımcı oluyor.
VİDEO KONFERANS
Artık bir toplantıda fiziki olarak bulunmanız gerekmiyor. Video konferans, telekonferans gibi teknolojik olanaklar sayesinde istediğiniz toplantıya gerek yurtiçinde gerekse yurtdışında rahatlıkla entegre olabilmek mümkün.
“TEKNOLOJİ İSİMİ KOLAYLAŞTIRIYOR”
Teknolojinin bana sunduğu fırsatları kendi iş hayatımı kolaylaştırmak için kullanıyorum. E-mailin yanı sıra Whatsapp Messenger gibi anında mesajlaşma olanağı sağlayan mobil uygulamaları da işte sıklıkla kullanıyorum.~
İLETİŞİM İLGİ ÇEKİCİ OLMALI
Çağımızdaki hızlı veri akışını ve artan iletişim trafiğini yönetmek, veriyi insanların ilgisini çekebilecek ve insanları harekete geçirebilecek şekle dönüştürebilmeyi gerektiriyor. Bunun yanında hızlı kararlar almak da önemli.
EROL BİLECİK / INDEX GRUP CEO’SU
"GÜNDE 250'DEN FAZLA E-MAIL ALIYORUM"
DAHİLİ SİSTEM
Günde ortalama olarak 250 nin üzerinde e-mail alıyorum. Bu yazışmaları, dahili bir sistem kapsamında grup iştiraklerimize göre filtreliyorum. Sivil toplum örgütlerindeki gönüllü faaliyetlerimle ilgili gelen e-postaları da yine ayrı bir ana grupta filtreliyorum.
24 SAAT KURALI
Her geçen gün artan iletişim trafiği içinde her şirketin, her bireyin e-mail yönetiminde kendine özgü yöntem ve uygulamaları olması gerekir. Bizim de Index Grup bünyesinde uyguladığımız bazı temel kurallar var. Örneğin, grup iştiraklerimizde en geç 24 saat içinde e-maile yanıt verilmesi gerekiyor.
BİNLERCE E-MAIL
Yüzlerce, hatta binlerce e-mail okumak gerektiğinden bunu gerçekleştirmek zaman zaman zor olabiliyor. Bu nedenle çalışan yöneticilerimiz arasında e-mail trafiğini düzenlerken mutlaka akıllı telefon kullanımını teşvik ediyoruz. Özellikle iş saatleri içinde çalışanlarımızdan en fazla 2 veya 3 saat içinde yanıt bekliyoruz.~
KISA VE HIZLI YANIT
E-mail trafiğinin bilgisayar veya tabletiniz yanınızda olmasa bile akıllı telefonlar sayesinde kısa yanıtlar ve doğru e-mail iletme biçimleriyle etkin bir şekilde yönetilmesi gerekiyor.
BİLAL ASLAN / İGDAŞ GENEL MÜDÜRÜ
"GÜNDE 2'DEN FAZLA TOPLANTI YAPMIYORUM"
E-MAİL TRAFİĞİ
Günlük e-mail akışım oldukça yoğun. Gün içinde yaklaşık 100 ila 150 arasında e-mail alıyorum. E-maillerimin takibine belirli bir zaman diliminde yetişebilmem mümkün değil. Bu konuda asistanımın benim için yaptığı filtreleme yöntemine güveniyorum.
ZAMAN YÖNETİMİ
Zamanımın kıymetini bilerek, çalışma verimliliğimi bozmayacak bir düzende çalışmayı seviyorum. Bu nedenle haftalık çalışma programıma sadık kalmaya gayret ediyorum. Şirket toplantılarımız sunumlu ve kalabalık katılımlı olduğundan gün içinde 2’den fazla toplantı yapmamaya çalışıyorum.
TRAFİK ARTARSA TEHLİKELİ
Müşterilerimizden direkt bana gelen e-maillerin artması kurumumuzda bir yerlerde bazı şeylerin alarm verdiğini düşündürür. Bunlarla ilgili ivedilikle ilgili birimle değerlendirme yaparım.
ÇÖZÜM ODAKLI OLMAK
İletişimde gereksiz zaman kayıplarının yaşanmaması adına, muhatapla çözüm merciini doğru bir şekilde buluşturmaya dikkat ediyorum. Ayrıca iletişim sorunları yaşamamak için çözüm odaklı, konusuna hakim arkadaşlarla çalışıyorum.~
ALİ BİLALOĞLU / DOĞUŞ OTOMOTİV İCRA KUR. BŞK.
"E-MAILLERİMİ GÜNLÜK TAKİP EDİYORUM"
“DÜZENLİ TEMİZLİYORUM”
E-maillerimi sürekli ve gününde takip ediyorum. Daha sonrası için önem arz edecek e-maillerim içinse arşivleme yöntemini kullanıyorum. Süreci tamamlanmış, ilerisi için gerekli olmayan e-maillerimi hemen aynı gün içinde siliyorum. Böylelikle posta kutuma takip edilmesi gereken önemli isleri bırakıyorum.
“AJANDAMA BAĞLIYIM”
Takibi gerekli ve operasyon süreci devam eden konulara iliskin e-maillerimi ise sonuçlanana kadar posta kutumda tutuyorum. İş yoğunluğumdan ötürü ajandama bağlı kalarak iletişim trafiğimi yönetiyorum. Zaman yönetimi oldukça kritik...Yoğun iş temposundan dolayı her anımı değerlendiriyorum.
PLANSIZ GÖRÜŞME SORUN
Ancak pozisyonum itibarıyla o gün için planımda olmayan görüşmeler çıkabiliyor. Planda olmayan görüşmeler, zaman yönetiminde sıkıntı olan toplantılar ve randevulara geç kalan kişiler beni iletişim trafiğimde zorlayan en önemli konular oluyor. Ajandam paralelinde iş planımı yapıyorum ve buna sıkı bir şekilde uymaya çalışıyorum.
Türkiye ve dünya ekonomisine yön veren gelişmeleri yorulmadan takip edebilmek için her yeni güne haber bültenimiz “Sabah Kahvesi” ile başlamak ister misiniz?